Fylgdu þessum skrefum til að stjórna stafrænum eignum þínum betur

Þegar kemur að því að reka fyrirtæki muntu fljótlega uppgötva að margir þættir krefjast sérstakrar athygli og greiningar. Stafræn eignastýring vísar til þess að skipuleggja stafrænar eignir fyrirtækis. Þetta felur í sér lógóið, myndir, hvítblöð, dæmisögur og nokkrar aðrar tegundir af efni. Þar sem þau eru verðmæt fyrir fyrirtæki, verður það mjög nauðsynlegt að geyma þau og hafa eftirlit með þeim. Þess vegna ætlum við að kynna þér ótrúleg ráð um stjórnun stafrænna eigna.

Innihald

• 1 1. Byggja bókasafn
• 2 2. Haltu öryggi efst á gátlistanum
• 3 3. Gerðu það auðvelt að sigla
• 4 4. Notaðu fyrirtækissamþykkt sniðmát
• 5 5. Losaðu þig við gamalt efni
• 6 6. Ráðfærðu þig við teymið þitt
• 7 7. Viðhald er lykillinn

1. Byggja bókasafn

Það getur verið erfitt að finna mikilvægar skrár ef þú ert ekki með miðlæga möppu sem geymir öll nauðsynleg gögn. Að auki eykur það einnig líkurnar á að skjöl sem innihalda nauðsynlegar upplýsingar séu rangt sett. Svo, vörumerki verða að byggja upp bókasafn og halda öllu á einum stað. Hins vegar, ef þú vilt gera ferlið enn straumlínulagaðra, er best að fara með minna er meira þula. Þannig geturðu veitt mismunandi starfsmönnum takmarkaðan gagnaaðgang.

2. Haltu öryggi efst á gátlistanum

Hvort sem það er nafnspjald eða PDF fyrirtækis, þá er hver stafræn eign jafn mikils virði. Þess vegna er mjög mikilvægt að vernda þá. Gakktu úr skugga um að þú fjárfestir góðan tíma í að veita lykilorðsvarðan aðgang að skrám þínum og möppum. Að auki, haltu áfram að breyta lykilorðunum reglulega. Þetta tryggir að fyrrverandi starfsmenn hafi ekki snefil af upplýsingum um fyrirtækið þitt.

3. Gerðu það auðvelt að sigla

Oftast er það tímafrekt fyrir starfsmenn að fletta í gegnum hundruð skráa og möppna bara til að finna eina mynd. Þess vegna, til að forðast rugling, vertu viss um að þú stjórnar og flokkar innihaldið á einfaldasta hátt.

Án áþreifanlegs stafræns eignastýringarkerfis geta viðkvæm gögn fyrirtækis þíns verið í húfi. Því verður mikilvægt að fylgjast með þeim starfsmönnum sem hafa aðgang að skránum. Ef þú vilt stjórna vörumerkjaeignum þínum , þá er besta leiðin til að gera það með því að fjárfesta í hugbúnaði sem gerir ferlið mun auðveldara að sigla. Þú munt komast að því að það eru trúverðugir valkostir á netinu sem þú verður að skoða.

Þetta felur í sér að bæta við dagsetningum, merkjum, leitarorðum og hafa ákjósanlegt möppustigveldi sem gerir það auðvelt að sérsníða innihaldið. Þetta geta aðrir liðsmenn líka notað síðar.

4. Notaðu fyrirtækissamþykkt sniðmát

Hvort sem um er að ræða PowerPoint kynningu eða Word skjal, hefur hvert fyrirtæki eða fyrirtæki stranga uppbyggingu sem þarf að fylgja. Það besta við þessi mannvirki er að þau eru forsmíðuð og þar með þurfa starfsmenn þínir ekki að endurvinna þau aftur og aftur. Það heldur þeim líka frá því að fremja meiriháttar mistök.

Þrátt fyrir að vera með fyrirtækissamþykkt sniðmát er alltaf pláss til að bæta við smá snúningi og sérsníða kynningarnar eða skjölin.

5. Losaðu þig við gamalt efni

Nauðsynlegt er að uppfæra núverandi eignir og hafa þær aðgengilegar. Hins vegar finnst mörgum fyrirtækjum ekki þörf á að losa sig við úreltar upplýsingar. Þeir ofhlaða kerfunum, sem kemur að lokum niður á framleiðni starfsmanna þeirra.

Meginmarkmið stafræns eignastýringarkerfis er að hjálpa teyminu þínu að finna gögn fljótt. En þegar kerfið er ofhlaðið af óæskilegum gögnum getur það reynst gríðarlegur hindrun þegar kemur að því að mæta tímamörkum og ljúka verkum. Að auki tekur það einnig mikið pláss sem hægir enn á skilvirkni leitar.

6. Ráðfærðu þig við teymið þitt

Áður en þú setur upp DAM kerfi fyrir fyrirtæki þitt er betra að ræða við starfsmenn þína um það. Þetta mun skýra efasemdir þeirra og þeir munu hafa betri innsýn í hvernig það virkar. Að auki skaltu fara í gegnum hvaða leiðbeiningar sem er sem hvetja þá til að vinna skynsamlega meðan þeir nota sameiginlegar möppur. Gefðu þeim stutt um hverjir allir hafa aðgang að mismunandi skrám og möppum til að forðast rugling.

7. Viðhald er lykillinn

Þegar stafræna eignastýringarkerfið þitt er tilbúið til að virka þarftu að halda því við. Það hjálpar til við að greina minniháttar vandamál og kemur í veg fyrir að þau breytist í mikið sóðaskap. Þar sem stafrænar eignir munu aldrei hætta að vaxa, er einnig ráðlagt að vera uppfærður með tækni og hugsanlegum ógnum.

Stafrænt eignastýringarkerfi hjálpar fyrirtækjum að taka stjórn á mikilvægum gögnum í rauntíma. Það gerir kleift að skila réttu efni til rétta fólksins. Að auki geta starfsmenn auðveldlega fylgst með og athugað hvort kerfið virki á skilvirkan hátt. Ef þú ert að hugsa um að samþætta það í fyrirtækinu þínu skaltu taka hjálp frá skrefunum sem nefnd eru hér að ofan.