Að skilja hlutverk og ábyrgð upplýsingatækniráðgjafa

Mjög algengt er að verkefnastjóri ráði sér upplýsingatækniráðgjafa sem mun geta veitt þá þekkingu og færni sem þarf til að ljúka tilteknu verki. Í flestum tilfellum ætti þetta að vera venjubundið verkefni sem krefst lítillar tíma og fyrirhafnar af þinni hálfu. Hins vegar getur það oft látið þig klóra þér í hausnum þegar þú reynir að ákveða hvaða hlutverk ætti að falla á herðar verktaka þíns.

Til þess að allir aðilar sem taka þátt í þessari tegund atburðarásar komist frá reynslunni og séu ánægðir, verða allir að skilja hlutverk þeirra og ábyrgð fyrirfram. Þannig verður enginn ruglingur eða rangtúlkun þegar eitthvað fer úrskeiðis.

Hér eru öll þau hlutverk og skyldur sem þú ættir að búast við frá upplýsingatækniráðgjafa þínum:

Innihald

• 1 1. Leggðu til aðferð
• 2 2. Innleiða lausnina
• 3 3. Stjórna og fylgjast með verkefninu
• 4 4. Prófaðu og samþættu
• 5 5. Viðhalda og fylgjast með innviðum og lausn
• 6 6. Skipuleggja og stjórna öryggisverkefnum
• 7 7. Tryggja að farið sé að öllum reglum og reglugerðum

1. Leggðu til aðferð

Upplýsingatækniverktaki þinn ætti að geta lagt til aðferð sem uppfyllir allar upplýsingatækniþarfir þínar. Tillagan ætti að innihalda þjónustustig upplýsingatækni sem þú ert að leita að ásamt ábyrgðarstigi, fjárhagsáætlun og tímaramma.

Þegar hún hefur verið móttekin mun þessi tillaga gefa þér skýra hugmynd um hvað er væntanlegt frá upplýsingatækniráðgjafa þínum áfram. Þegar þú ert að leita að bestu upplýsingatækniþjónustunni ættirðu alltaf að leita fyrst til fyrirtækisins sem getur lagt til lausn sem uppfyllir allar þarfir þínar. Til dæmis, ef þú ert að leita að fullu upplýsingatæknistuðningsfyrirtæki, þá ætti verktaki þinn að geta gefið þér tillögu sem inniheldur upplýsingatæknistuðning frá enda til enda.

Á hinn bóginn, ef þú ert að leita að ákveðinni upplýsingatæknilausn, svo sem innleiðingu á nýjum vélbúnaði, þá ætti verktaki þinn að geta gefið þér tillögu sem inniheldur aðeins nauðsynlega þjónustu og launakostnað.

2. Innleiða lausnina

Upplýsingatækniráðgjafi ber ábyrgð á því að koma upp upplýsingatækniinnviðum eða -kerfi sem hefur verið samþykkt af þér. Þetta felur venjulega í sér auðlindirnar; hugbúnaður; vélbúnaður; tæknimenn; og ráðgjafarþjónustu sem þarf til að klára þetta verkefni. Það er mikilvægt að öll upplýsingatækniráðgjöf skilgreini með skýrum hætti hvaða úrræði þarf til að uppfylla upplýsingatækniþarfir þínar.

Þetta ætti að innihalda nákvæma útskýringu á því hvað er fólgið í því að koma á hverjum þætti upplýsingatækniinnviða, hver mun gera það, hversu langan tíma það mun taka og hvenær því verður lokið. Þú getur líka spurt þá spurninga um áhættu sem fylgir því að framkvæma þetta verkefni, ásamt viðbragðsáætlunum ef einhver upplýsingatækni hamfarir verða.

Þetta ætti að gefa þér skýra hugmynd um hvers konar þjónustu þú ert að fá frá upplýsingatækniverktaka þínum. Hlutverk upplýsingatækniráðgjafa er að gera þér eins auðvelt og mögulegt er að nálgast upplýsingatækni.

3. Stjórna og fylgjast með verkefninu

Þetta getur verið jafn mikilvægt og að innleiða upplýsingatækniinnviðina því það mun upplýsa hvernig hinir áfangarnir ganga snurðulaust fyrir sig. Upplýsingatækniráðgjafi þinn ætti að geta fylgst með öllum framförum sem náðst hefur á tilteknum tímaramma með því að nota alhliða verkefnastjórnunarkerfi sem inniheldur áfangamarkmið, fresti, verkefni og tímalínur.

Þeir verða líka að geta átt samskipti við alla sem taka þátt í þessu ferli, þannig að þeir vita nákvæmlega hvar hlutirnir standa hverju sinni. Þú ættir að hafa samband við alla meðlimi liðsins þíns í hverri viku, svo þú getir fengið heildarmynd af því hvernig hlutirnir ganga.

Einnig skaltu ekki hika við að spyrja upplýsingatækniráðgjafann þinn hvers kyns spurninga um tiltekið verkefni þitt, svo þú getir fengið öll svörin sem þú þarft til að þetta ferli gangi snurðulaust fyrir sig.

4. Prófaðu og samþættu

Þegar innviðir eða lausn hefur verið sett á sinn stað er upplýsingatækniráðgjafi þinn ábyrgur fyrir því að prófa hann vandlega áður en hann er tekinn í notkun. Þetta þýðir að þeir verða að nýta þekkingu sína og sérfræðiþekkingu til að tryggja að allt gangi eftir áætlun.

Prófun lausnarinnar ætti að geta ákvarðað hvort það séu einhver vandamál með eindrægni, ásamt því að framleiða skýrslur sem lýsa öllum áhættum eða vandamálum sem tengjast notkun þessa kerfis eða innviða.

Verktaki þinn ætti einnig að geta útvegað þjálfunarhandbækur og kennsluefni á netinu fyrir alla sem þurfa ítarlega fræðslu um hvernig hlutirnir virka eftir innleiðingu.

5. Viðhalda og fylgjast með innviðum og lausn

Þegar upplýsingatækniráðgjafi þinn hefur sett upp nýtt kerfi eða innviði ætti hann að geta veitt áframhaldandi stuðning og viðhald. Þetta felur venjulega í sér allar uppfærslur eða uppfærslur sem þarf, ásamt meðhöndlun á öðrum málum sem geta haft áhrif á frammistöðu fyrirtækjareksturs þíns.

Þeir munu einnig bera ábyrgð á því að halda öllum vélbúnaði í gangi snurðulaust , svo sem netþjóna, beina, rofa, mótald o.s.frv. Þeir ættu einnig að halda ítarlegar skrár yfir allt sem gerist á þessu neti, ásamt því að gera reglulegar skýrslur um hvað er að gerast á bakvið senur.

Þessar skýrslur ættu að gera grein fyrir hugsanlegum vandamálum og áhættum sem þetta kerfi stendur frammi fyrir, svo þú getur fljótt brugðist við vandamálum áður en þau fara úr böndunum. Bestu fyrirtækin vinna náið með viðskiptavinum sínum til að hjálpa þeim að bregðast við breytingum, vandamálum eða vandamálum sem geta haft áhrif á viðskipti þeirra.

6. Skipuleggðu og stjórnaðu öryggisverkefnum

Sérfræðingur í upplýsingatækni hefur mikinn skilning á því hversu mikilvægt það er að upplýsingar sem geymdar eru á netþjónum og gagnagrunnum fyrirtækja séu ávallt trúnaðarmál. Hvort sem það er stjórnun notendaaðgangs eða auðkennisstjórnun sem krefst athygli, þá ætti upplýsingatækniráðgjafinn þinn ekki að vera í vandræðum með að koma með aðgerðaáætlun sem mun hjálpa þér að búa til öruggara vinnuumhverfi.

Þeir geta einnig veitt þjálfun fyrir alla starfsmenn sem munu nota þessa nýju innviði, svo þeir þekkja rétta verklagsreglur til að halda trúnaðarupplýsingum úr röngum höndum.

Að auki geta þeir veitt fyrirtækinu þínu fullkomna aðgerðaáætlun sem mun hjálpa starfsmönnum að jafna sig fljótt og skilvirkt eftir kreppu án þess að hafa áhrif á daglegan rekstur eða getu þeirra til að mæta væntingum viðskiptavina.

7. Tryggja að farið sé að öllum reglum og reglugerðum

Upplýsingatækniverktaki þinn ætti að hafa þá þekkingu sem þarf til að skilja hvernig innleiðing nýs kerfis eða innviða mun hafa áhrif á fyrirtækið þitt þegar það hefur verið sett á laggirnar. Þeir eru ábyrgir fyrir því að tryggja að þessi lausn sé í samræmi við núverandi stefnur ásamt því að vera á undan nýjum stöðlum iðnaðarins, svo þeir geti hjálpað þér að verða afkastameiri á sama tíma og þau haldist sjálfbær í framtíðinni.

Þú verður að ræða allar áhyggjur af stefnunni áður en þú heldur áfram vegna þess að hún mun ákvarða hvernig upplýsingatækniráðgjafi þinn meðhöndlar mál sem tengjast öryggi, friðhelgi einkalífs, varðveislu/geymslu gagna o.s.frv. Þú þarft líka að vita hvort það eru einhver sérstök lög sem þú þarft á lausnum þínum að halda eða innviði til að fara eftir þegar það er komið á sinn stað.

Eins og þú sérð þarf upplýsingatækniráðgjafi að takast á við mörg verkefni og skyldur. Upplýsingatækniverktaki ætti að hjálpa þér að vera afkastamikill á sama tíma og þú dregur úr kostnaði við niður í miðbæ ásamt því að uppfylla hvaða iðnaðarstaðla sem fyrirtækið þitt ætti að uppfylla. Þess vegna er mikilvægt að velja upplýsingatækniþjónustuaðila sem mun vinna náið með þér í öllu ferlinu, svo þeir geti betur skilið núverandi þarfir þínar ásamt framtíðarmarkmiðum.