Kövesse ezeket a lépéseket digitális eszközei jobb kezeléséhez

Ha egy vállalkozásról van szó, hamarosan rájössz, hogy sok szempont különös figyelmet és elemzést igényel. A digitális vagyonkezelés egy vállalat digitális vagyonának rendszerezési folyamatát jelenti. Ez magában foglalja az emblémát, a képeket, a tanulmányokat, az esettanulmányokat és számos más típusú tartalmat. Mivel értékesek egy vállalkozás számára, rendkívül fontossá válik tárolásuk és felügyeletük. Ezért bemutatunk néhány csodálatos tippet a digitális eszközök kezeléséhez.

Tartalom

• 1 1. Építs fel egy könyvtárat
• 2 2. Tartsa a biztonságot az ellenőrzőlista élén
• 3 3. Könnyítse meg a navigációt
• 4 4. Használjon cég által jóváhagyott sablonokat
• 5 5. Megszabadulni a régi tartalomtól
• 6 6. Konzultáljon csapatával
• 7 7. A karbantartás a kulcs

1. Építs fel egy könyvtárat

Nehéz lehet megtalálni a fontos fájlokat, ha nincs központi mappája, amely az összes szükséges adatot tartalmazza. Ezenkívül növeli annak esélyét, hogy a lényeges információkat tartalmazó dokumentumokat rosszul helyezzék el. Tehát a márkáknak könyvtárat kell építeniük, és mindent egy helyen kell tartaniuk. Ha azonban még egyszerűbbé szeretné tenni a folyamatot, a legjobb, ha a kevesebb több mantrát választja. Így korlátozott adathozzáférést biztosíthat a különböző alkalmazottak számára.

2. Tartsa a biztonságot az ellenőrzőlista élén

Legyen szó névjegykártyáról vagy vállalati PDF-ről, minden digitális eszköz egyformán értékes. Ezért nagyon fontos megvédeni őket. Gondoskodjon róla, hogy elegendő időt fordítson arra, hogy jelszóval védett hozzáférést biztosítson fájljaihoz és mappáihoz. Ezenkívül rendszeresen változtassa meg a jelszavakat. Ez biztosítja, hogy a volt alkalmazottaknak nyoma se legyen az Ön cégére vonatkozó információnak.

3. Könnyítse meg a navigációt

Leggyakrabban időigényessé válik az alkalmazottak számára, hogy több száz fájl és mappa között navigáljanak, hogy megtaláljanak egy képet. Ezért a félreértések elkerülése érdekében ügyeljen arra, hogy a tartalmat a legegyszerűbben kezelje és rendezze.

Konkrét digitális vagyonkezelő rendszer nélkül cége érzékeny adatai foroghatnak kockán. Ezért fontos, hogy folyamatosan ellenőrizzék azokat az alkalmazottakat, akik hozzáférhetnek a fájlokhoz. Ha szeretné kezelni a márkavagyont , akkor a legjobb módja annak, ha olyan szoftverbe fektet be, amely sokkal könnyebbé teszi a folyamatban való eligazodást. Látni fogja, hogy vannak hiteles online lehetőségek, amelyeket meg kell vizsgálnia.

Ez magában foglalja a dátumok, címkék, kulcsszavak hozzáadását és az optimális mappahierarchiát, amely megkönnyíti a tartalom személyre szabását. Ezt később a csapat többi tagja is hasznosítani tudja.

4. Használjon cég által jóváhagyott sablonokat

Legyen szó PowerPoint prezentációról vagy Word-dokumentumról, minden vállalkozásnak vagy vállalatnak szigorú struktúrája van, amelyet be kell tartani. A legjobb dolog ezekben a szerkezetekben , hogy előre meg vannak építve, így az alkalmazottaknak nem kell újra és újra átdolgozniuk őket. Ez távol tartja őket attól is, hogy nagyobb baklövéseket kövessenek el.

Annak ellenére, hogy van egy cég által jóváhagyott sablon, mindig van lehetőség egy kis csavart hozzáadni és személyre szabni a prezentációkat vagy dokumentumokat.

5. Megszabadulni a régi tartalomtól

Elengedhetetlen a forgóeszközök frissítése és elérhetővé tétele. Sok vállalat azonban nem érzi szükségét, hogy megszabaduljon az elavult információktól. Túlterhelik a rendszereket, ami végső soron csökkenti alkalmazottaik termelékenységét.

A digitális eszközkezelő rendszer fő célja, hogy segítse csapatát gyorsan megtalálni az adatokat . De ha a rendszer túlterhelt nemkívánatos adatokkal, ez óriási akadályt jelenthet a határidők betartása és a feladatok elvégzése terén. Ezenkívül sok helyet foglal el, ami tovább lassítja a keresés hatékonyságát.

6. Konzultáljon csapatával

Mielőtt elindítaná a DAM-rendszert a szervezetében, jobb, ha erről beszél az alkalmazottaival. Ez tisztázza a kétségeit, és jobban belátják, hogyan működik. Ezenkívül vezesse át őket minden olyan irányelven, amely arra ösztönzi őket, hogy okosan dolgozzanak a megosztott mappák használata közben. A félreértések elkerülése érdekében tájékoztassa őket arról, hogy kik férhetnek hozzá a különböző fájlokhoz és mappákhoz.

7. A karbantartás a kulcs

Ha a digitális vagyonkezelő rendszer már be van állítva, folyamatosan karban kell tartania. Segít a kisebb problémák felderítésében, és megakadályozza, hogy hatalmas káoszba csapjanak át. Mivel a digitális eszközök növekedése soha nem áll meg, tanácsos naprakészen tartani a technológiát és a lehetséges fenyegetéseket.

A digitális eszközkezelő rendszer segítségével a szervezetek valós időben átvehetik az irányítást a fontos adatok felett. Lehetővé teszi a megfelelő tartalom eljuttatását a megfelelő emberekhez. Ezenkívül az alkalmazottak könnyen nyomon követhetik és ellenőrizhetik, hogy a rendszer hatékonyan működik-e. Ha azon gondolkodik, hogy integrálja a szervezetébe, vegye igénybe a fent említett lépéseket.