A 3 legjobb tipp az irodai papírmentesre való átálláshoz

Manapság sok iroda számára nagyszerű lépés a papírmentesre váltás választása. Nemcsak környezetbarát választás az Ön vállalkozása számára, hanem nagyszerű lépés az irodai dokumentumok rendszerezéséhez és gondozásához is. Íme néhány legjobb tippünk a papírmentesre való átálláshoz.

Tartalom

• 1 1. Lassan
• 2 2. A megfelelő szoftver készen áll és vár
• 3 3. Döntse el, hogy mit archivál

1. Vedd lassan

Az egyik legrosszabb dolog, amit itt tehet, az az, hogy túl gyorsan hajtja végre az átvitelt. Ennek a lehető leglassabbnak és módszeresebbnek kell lennie . Ha túl gyors, fennáll annak a veszélye, hogy valami könnyen elveszhet. Lassan kell haladnia, így biztos lehet benne, hogy mindent megfelelően elszámoltak.

Dönthet úgy, hogy az átalakítási osztályt osztályonként kezeli, vagy bármilyen más módon, amit jónak lát. Azonban úgy dönt, hogy megteszi, ügyeljen arra, hogy egyetlen dokumentum se maradjon le. Biztosítania kell, hogy minden papírmentes formátumra legyen konvertálva. Lehet, hogy hihetetlenül triviális, vagy lehet, hogy az egyik legfontosabb fájl az irodájában. Mindegyik ugyanolyan törődést és figyelmet érdemel a papírmentes rendszerre való átalakítás során.

2. A megfelelő szoftver készen áll és vár

Mielőtt elkezdené az átalakítást, meg kell győződnie arról, hogy a megfelelő szoftverrel rendelkezik. Ha valami olyasmit választ, mint a CAFM szoftver , akkor mindennel rendelkezni fog, amire szüksége van annak biztosításához, hogy a nyomtatott másolatról a digitális másolatra történő átalakítás zökkenőmentesen menjen végbe.

Ez nem olyan egyszerű, mint a változtatás papírmentessé válása. Meg kell győződnie arról, hogy megfelelő infrastruktúrával rendelkezik néhány olyan folyamat cseréjéhez, amelyeket korábban papíron kezelt. Győződjön meg arról, hogy ez a szoftver intuitív és könnyen használható, és készüljön fel arra, hogy alkalmazottait felkészítse rá, hogy az átvitel zökkenőmentesen menjen végbe.

3. Döntse el, hogy mit archivál

Csak azért, mert papírmentesre vált, nem feltétlenül jelenti azt, hogy megsemmisíti az összes dokumentumot , amely átkerül az új rendszerbe. Míg sokukat digitalizálni fogja, vannak olyanok, amelyek papíralapú másolatait is érdemes megőrizni. Példák lehetnek fontos szerződések vagy más hasonló dokumentumok.

Ezeknél fontos, hogy megfelelően archiválva legyenek, és megőrzésre iktatva legyenek. Ha inkább egy dokumentum megsemmisítését választja, győződjön meg arról, hogy ezt helyesen teszi – különösen, ha a fájl bármilyen érzékeny információt tartalmaz.

A papírmentes irodává alakítás nagyszerű lépés, de nagyon sok odafigyelést és tervezést igényel. Szánjon időt arra, hogy megtalálja vállalkozása számára a megfelelő utat és ritmust ebben a törekvésében, különösen akkor, ha az átalakítás során továbbra is a megszokott módon fog dolgozni. Sok kemény munkával hamarosan elkészül, és készen áll arra, hogy nekivágjon cége történetének ezen új, papírmentes fejezetének.