Microsoft Teams: Fájlok rendszerezése

Ha gondosan szűri és rendszerezi a fájlokat, gyorsan megtalálja a keresett dokumentumokat. Egy másik előnye, hogy a mappákat zsúfoltságban tartja.

Ha több száz fájlt kapott a Microsoft Teams-en keresztül, és a kezdetektől fogva nem volt világos terve, akkor a dolgok most kissé rendezetlennek tűnhetnek. A felhasználókat gyakran túlterheli a fájlok rendszerezése, ezért inkább elhalasztják újra és újra. A fájlok rendszerezése valóban időigényes feladat, de az előnyök megérik a fáradságot.

Az egész folyamat megkönnyítése érdekében elkészítettük ezt az útmutatót. Megosztunk egy sor hasznos tippet és trükköt, amelyek segítségével jobban rendszerezheti MS Teams fájljait.

A fájlok MS Teams rendszerben való rendezésének bevált gyakorlatai

Válassza ki a fő felhőalapú tárolási szolgáltatást

A Microsoft Teams különböző tárolási szolgáltatásokat használ a fájlok és dokumentumok tárolására. Alapértelmezés szerint a fájlokat a OneDrive és a SharePoint tárolja. A csapatszálakban megosztott fájlok a SharePointban tárolódnak. A csevegésben kicserélt összes fájl a OneDrive-on tárolódik.

De manuálisan is hozzáadhat egy már jól ismert felhőalapú tárolási szolgáltatást.

Fájlok szinkronizálása a OneDrive-val

Javasoljuk a Microsoft felhőalapú tárolási szolgáltatásának használatát a Teams-fájlok tárolására. Mindkét szolgáltatást a Microsoft fejlesztette ki, és nincs köztük integrációs vagy kompatibilitási probléma.

Ha szinkronizálja Teams-fájljait a OneDrive-val, közvetlenül elérheti őket a Fájlkezelőből. Más szóval, többé nem kell megnyitnia a Teams szolgáltatást a fájlok megtekintéséhez.

Konkrét mappák létrehozása

Függetlenül attól, hogy milyen felhőalapú tárolási szolgáltatást használ a Teams-fájlok tárolására, fontos meghatározott mappák létrehozása. Ezután adja hozzá az összes fájlt a megfelelő mappákhoz. A legfontosabb az, hogy eldöntsd a szerkezetet, és ragaszkodj hozzá.

Például létrehozhat egy külön mappát minden olyan személy számára, akivel gyakran érintkezik. És mentse el a tőlük kapott fájlokat a megfelelő mappába. Vagy használhat leíró neveket a fájlokhoz, például jelentések, szerződések, megbízások, marketing, pénzügyek, prezentációk stb.

A mappákat projekt, ügyfél, dátum, határidő stb. szerint is rendezheti.

Használjon egyértelmű és konkrét csatornaneveket

A csapatokhoz kapcsolódó összes fájl a SharePointban tárolódik. Minden alkalommal, amikor új csapatot hoz létre a Microsoft Teamsben, automatikusan létrejön egy új SharePoint csapatwebhely. Csatorna létrehozásakor a SharePoint automatikusan létrehoz egy új dokumentumtárat az adott csatornához.

A könyvtár nevét a csatorna nevéről kapta. Ezért ügyeljen arra, hogy konkrét csatornaneveket válasszon a félreértések elkerülése érdekében.

Használja a fájlszűrőket

A Microsoft Teams egy sor szűrővel rendelkezik, amelyek segítségével meghatározott sorrendben listázhatja a fájlokat. Például listázhatja a fájlokat időrendi sorrendben. Vagy szűrheti őket annak a személynek a neve alapján, aki módosította őket.

Rögzítés a tetejére

Felül rögzíthet egy fájlt is. Ez a funkció lehetővé teszi a nagyon fontos vagy sürgős fájlok megjelölését. Ily módon pontosan tudni fogja, hol találja a fájlt.

Először meg kell jelölnie a fájlt, majd kattintson a  Pin to top opcióra.

Gyors tippek a fájlok sikeres rendezéséhez

• Ne tárolja fájljait az asztalon. A zsúfolt asztal zavaróan néz ki, és vizuális zajt kelt.
• Tárolja fájljait, amint megkapja őket. Ne várja meg, amíg megkapja az 5o-os fájlokat, és kezdje el rendezni őket. Helyezze őket a megfelelő mappába, miután megkapta őket.
• Használjon világos és leíró neveket a fájlokhoz. Az olyan általános nevek használata, mint a „Fájlok”, „Dokumentumok”, „Cuccok”, egyáltalán nem segít.

Milyen tippeket és trükköket használ a Microsoft Teams-fájlok rendszerezéséhez? Oszd meg őket az alábbi megjegyzésekben.