Kako usporediti tekst u Excelu: 8 najboljih metoda bez napora

Ako imate posla s ogromnom bazom podataka u Excel proračunskoj tablici i trebate očistiti bazu podataka od dvostrukih unosa, možete upotrijebiti sljedeće tehnike za usporedbu teksta u Excelu.

Excel proračunska tablica nije samo za održavanje financijskih računa, adresara ili tekstualnih baza podataka. Također vam može pomoći da analizirate podatke kako biste izbrisali dvostruke unose. Osim toga, možete koristiti neke jednostavne formule i logičke funkcije Excel radnog lista za usporedbu ćelija i raspona ćelija kako biste saznali specifične vrijednosti koje tražite.

Iako možete vizualno pretražiti cijeli radni list u potrazi za duplikatima ili ciljnim vrijednostima, to možda nije idealna metoda kada Excel radni list sadrži tisuće unosa. Nadalje, njegove razne funkcije uvjetnog oblikovanja omogućuju vam da automatski označite ćelije kada otkrije vrijednost koju tražite.

Pročitajte kako biste naučili kako usporediti tekst u Excelu. Također ćete saznati kako Excel uspoređuje tekst u dva stupca pomoću uvjetnog oblikovanja. Udubimo se!

Zašto trebate naučiti uspoređivati ​​tekst u Excelu?

Moglo bi postojati bezbroj razloga za izvođenje usporedbe teksta u Excel funkciji. Međutim, sljedeće su najčešće stvari s kojima se možete susresti u osobnom i profesionalnom životu:

• Vodite tvrtku i izradili ste zasebne Excel baze podataka za klijente iz svih 50 država SAD-a. Netko je pomiješao imena kupaca. Ovdje, umjesto da ručno ribate radni list, možete upotrijebiti tekst za usporedbu u Excelu da biste pronašli imena klijenata koja su pomiješana između 50 država.
• Vaša tvrtka ima dvije odvojene baze podataka za adrese s crne i bijele liste za dostavu robe iz vaše e-trgovine. Zaposlenik je pomiješao adrese. U ovoj groznoj situaciji možete koristiti Excelovu funkciju usporedbe nizova.
• Napravili ste popis za kupnju namirnica za cijeli mjesec i pomiješali ga s nekim namirnicama koje ste nabavili prošli mjesec. Ovdje možete koristiti usporedbu teksta u Excelu.
• Ako ste profesor u srednjoj školi i trebate automatski procijeniti odgovore učenika u odnosu na pitanja, možete koristiti Excel niz za usporedbu stupaca i redaka.
• U svrhu poslovne promocije, dijelite kodove za popust tisućama kupaca. Sada želite ponovno ciljati kupce koji su koristili kodove za popust za predstavljanje vrhunskih proizvoda i pretplata. Možete upotrijebiti Excel funkciju usporedbe teksta u dva stupca kako biste uparili imena kupaca koji su koristili promotivne kodove iz glavne baze podataka kupaca kojima ste poslali promotivne e-poruke.

Moglo bi postojati tisuće drugih razloga za usporedbu vrijednosti i tekstova u Excelu. Bez obzira na razlog, sljedećih osam metoda za usporedbu teksta u dva stupca programa Excel bit će vam korisno:

1. Usporedite tekst u Excelu pomoću operatora Jednako

Na primjer, trebate samo usporediti dva stupca podataka kako biste bili sigurni da imate sve zalihe koje trebate. Ovdje možete uskladiti tražene zalihe s isporučenim koristeći operator usporedbe Equals koji ne razlikuje velika i mala slova.

Stoga možete kopirati referentne podatke iz jedne aplikacije i zalijepiti ih ispod stupca reference ili zatraženog potrošnog materijala. Zatim možete uvesti podatke o cilju iz druge aplikacije i zalijepiti podatke u stupac Cilj ili primljene zalihe.

Ne morate razmišljati o podudaranju velikih i malih slova i vrijednosti tekstova ćelija iako uvozite podatke iz različitih aplikacija. Evo kako funkcionira usporedba bez obzira na velika i mala slova:

• Kopirajte i zalijepite sljedeću formulu u ćeliju u kojoj želite rezultat usporedbe:

=A2=B2

• Pritisnite Enter i Excel će pokazati True ili False ovisno o referentnim i ciljnim podacima.

Istražite usporedbu teksta u Excelu pomoću operatora jednakosti

• Ako formula izgleda dobro, kopirajte je i zalijepite niz cijeli stupac kako biste odmah dobili predodžbu o primljenoj i naručenoj robi.

2. Koristite funkciju EXACT za usporedbu teksta u Excelu

Zamislimo da radite na projektu u kojem je osjetljivost na velika i mala slova važna pri usklađivanju vrijednosti između stupaca na Excel radnom listu. U ovom scenariju ne možete koristiti operator Equals za usporedbu teksta u programu Excel.

U ovom delikatnom scenariju možete upotrijebiti TOČNU formulu kao što je prikazano u nastavku:

• Napravite odgovarajuće zaglavlje stupca i unesite referentne podatke u retke ispod stupca.
• Slično tome, stvorite stupac podataka za procjenu pored prvog stupca i popunite podatke u recima ispod.

Naučite kako koristiti funkciju EXACT za usporedbu teksta u Excelu

• Kada završite, stavite znak jednakosti (=) u ćeliju u kojoj želite rezultat usporedbe, TRUE ili Fales, i upišite sljedeću formulu:

=EXACT(B2,C2) (za isti radni list)

=TOČNO(Sheet8!B2,Sheet9!C2) (za različite radne listove)

• Također možete odabrati referentne ili ciljne podatke s drugog radnog lista iste radne knjige programa Excel.
• Pritisnite Enter i dobit ćete brzu usporedbu na temelju velikih i malih slova danih tekstova.

3. Usporedite tekst u Excelu koristeći IF formulu

Pretpostavimo da želite upotrijebiti formulu EXACT ili operator Equals za usporedbu teksta, ali ne želite vidjeti TRUE ili FALSE kao rezultat usporedbe. Zapravo, želite prikazati tekstove kao što su Podudaranje i Nepodudaranje. U tom slučaju možete ugniježditi bilo koju od gornjih formula unutar funkcije IF kao što je navedeno u nastavku:

• Unesite znak jednakosti (=) i započnite formulu s AKO .
• Zatim unesite bilo koju od gornjih formula kao logički izazov funkcije IF.
• Nakon logičkog izazova, unesite tekst koji će se prikazati, poput Podudaranje unutar navodnika.

Kako usporediti tekst u Excelu pomoću formule IF

• Stavite zarez, a zatim unesite drugi tekst koji želite da Excel prikaže ako logički izazov ne uspije. U ovom slučaju, Not Matched je okružen navodnicima.
• Dakle, konačna formula postaje kao što je prikazano u nastavku:

=IF(EXACT(B2,C2),“Podudaranje”,“Nepodudaranje”)

4. Koristite VLOOKUP za usporedbu teksta u Excelu

Na primjer, trebate pronaći imena kandidata koji su ušli u uži izbor iz skupine A. Ovdje morate spojiti imena u skupini A s imenima u stupcu svih kandidata koji su ušli u uži izbor.

Ovdje možete jednostavno koristiti funkciju VLOOKUP kako biste Excelu omogućili usporedbu teksta u dva stupca. Evo kako se to radi:

• U prvom stupcu radnog lista trebaju biti imena iz skupine A.
• U sljedećem stupcu možete kopirati i zalijepiti imena kandidata koji su ušli u uži izbor.

Usporedite tekst u Excelu koristeći VLOOKUP

• U krajnjem stupcu možete dobiti rezultate usporedbe koji će pokazati imena kandidata koji su se kvalificirali u prvom krugu.
• Sada jednostavno kopirajte i zalijepite sljedeću formulu tamo gdje želite usporedni popis imena grupe A iz imena u užem izboru .

=VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE)

• Da biste pogreške #N/A zamijenili tekstom Neuspješno, upotrijebite ovu formulu navedenu u nastavku:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),“Neuspješno”)

5. Usporedite tekst kako biste brzo pronašli odsutne sudionike

Zamislimo, vi ste koordinator događaja za tehničku konferenciju. Morate usporediti sudionike s popisom registriranih osoba kako biste poslali potvrde samo osobama koje su se pojavile na seminaru. Evo kako to možete učiniti koristeći VLOOKUP i IFNA formulu gdje uspoređujete tekst između dva stupca:

• Napravite zaglavlje stupca za Registered i stavite imena u donje retke.
• Desno od ovog stupca kreirajte još jedan stupac za pojedince koji su stvarno pohađali seminar.

Kako usporediti tekst za brzo pronalaženje odsutnih sudionika

• U treći stupac unesite sljedeću formulu:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),“Odsutan”)

• Kopirajte i zalijepite formulu prema dolje kako biste dobili status prisutnosti ili odsutnosti registriranih osoba.

Excel će spojiti registrirana imena iz referentnog stupca kako bi prikazao rezultate u trećem stupcu u kojem želite imena. Također, IFNA formula će osigurati da, ako se pojavi pogreška #N/A, Excel zamijeni šifru pogreške s tekstom Odsutan.

6. Usporedite tekst u Excelu za parcijalne vrijednosti

Recimo da trebate usporediti tekstove između stupaca A i B, ali ne tražite apsolutno podudaranje. U ovoj situaciji morate upotrijebiti formulu FIND kao što je navedeno u nastavku:

• Stavite referentne tekstualne podatke u stupac A , a ciljne podatke u stupac B.

Kako koristiti FIND za usporedbu teksta u Excelu

• U stupac C unesite sljedeću formulu kako biste pronašli i prikazali vrijednost za djelomičnu usporedbu teksta u Excelu:

=NAĐI(C2,A2)

Koristite FIND i ISNUMBER zajedno

• Funkcija FIND vraća pogrešku ako ne može pronaći djelomično podudaranje. Ugniježdio sam funkciju FIND unutar funkcije ISNUMBER . Sada će formula pokazati TRUE kada postoji djelomično podudaranje i FALSE kada uopće nema podudaranja.

=ISBROJ(TRAŽI(C2,A2))

7. Usporedite tekstove ili nizove koristeći uvjetno oblikovanje

Zamislite da ste u uredu gdje ste zaduženi za pregled svih kupnji. Dobivate različite zahtjeve za kupnju od raznih odjela poslovanja. Vaša je dužnost osigurati da vaša organizacija ne šalje narudžbenice za duple artikle.

U ovom scenariju, Excelovo uvjetno oblikovanje može usporediti dva ili više stupaca podataka i istaknuti ćelije koje sadrže duplicirane vrijednosti. Slijedite ove korake da biste uvježbali ovaj trik usporedbe teksta u Excelu:

• Sastavite bazu podataka tekstova koje želite usporediti.
• Odaberite cijeli raspon i kliknite Uvjetno oblikovanje na početnom izborniku vrpce programa Excel.

Odaberite Duplicate Values ​​na opciji Highlight Cells Rules

• Na padajućem popisu zadržite pokazivač miša iznad opcije Istakni pravila ćelije .

Kako usporediti tekstove ili nizove pomoću uvjetnog oblikovanja

• Pojavit će se više pravila ćelija. Odaberite Dvostruke vrijednosti .
• U skočnom prozoru Dvostruke vrijednosti možete odabrati format označavanja klikom na padajući popis Vrijednosti s .

8. Usporedite Excel stupce ako je tekst 1 unutar teksta 2

Ako trebate pronaći skup tekstova unutar grupe tekstova, možete koristiti funkciju PRETRAŽIVANJE kao što je prikazano ovdje:

• Napravite stupac tekstova za referencu i drugi stupac za testne tekstove.
• Sada unesite sljedeću formulu u treći stupac:

=TRAŽI(C2,A2)

• Pritisnite Enter . Sada kopirajte i zalijepite formulu u ćelije trećeg stupca.

Kako usporediti Excel stupce ako je tekst 1 unutar teksta 2

• Pritisnite Enter za više rezultata.

Excel će prikazati broj znaka na kojem je pronašao podudaranje za testni tekst u referentnom stupcu.

Zaključak

Moglo bi postojati mnogo drugih formula i ugniježđenih formula za podudaranje tekstova između dvije ili više ćelija ili stupaca u Excelu. Ali najlakše i najčešće korištene metode su one koje su gore spomenute u ovom članku.

Ako znate bilo koji drugi intuitivan način za usporedbu teksta u Excelu, ne zaboravite spomenuti metodu u polju za komentare ispod. U međuvremenu možete naučiti  kako koristiti Excelovu formulu IF-THEN .