Kako sortirati u Excelu

Iako većina organizacija prikuplja podatke kako bi pomogla u donošenju odluka, oni često završe u Excelu u neorganiziranom formatu. Kao takvo, moglo bi biti teško razumjeti odnose, obrasce i trendove unutar podataka.

Srećom, možete raditi razne stvari poput dodavanja tablica i zaokruživanja ćelija u Excelu , ali kako sortirati podatke? Na pravom ste mjestu ako nikada niste koristili Excel za ovu svrhu. Ovaj članak objašnjava kako sortirati podatke u Excelu, bilo u grupi ili cijeloj proračunskoj tablici. 

Što treba znati o sortiranju podataka u Excelu

Uspješno sortiranje podataka u Excelu zahtijeva pripremu proračunske tablice na različite načine. Prvo biste trebali ukloniti prazne ćelije jer će ih Excel sortirati, utječući na ukupne zbrojeve i druge formulirane elemente.

Zatim, podaci u stupcima trebaju biti iste vrste. Na primjer, ako stupac uključuje datume, nijedan drugi oblik podataka poput teksta ili brojeva ne bi trebao biti u rasponu ćelija ili sortiranje neće uspjeti.

Također, možda ćete htjeti provjeriti i ukloniti duplikate u Excelu prije sortiranja ćelija ili stupaca kako biste potvrdili da ništa nije pošlo po zlu nakon sortiranja.

Konačno, ključno je imati sigurnosnu kopiju podataka u slučaju da nešto pođe po zlu tijekom procesa. 

Sortiranje podataka po abecedi u Excelu

Ako imate jednostavan stupac koji morate sortirati po abecedi, možete odabrati ćelije i odabrati opcije sortiranja. Međutim, Excel sortira samo odabrane ćelije, što može zabrljati cijelu proračunsku tablicu.

Ako vam gornja opcija odgovara, to je super. Ako nije, imate dvije mogućnosti:

• Za proračunske tablice s prekidima između redaka ili nekoliko zaglavlja u jednom stupcu odaberite ćelije stupca koje želite sortirati (unutar odabranog stupca), uključujući sve pridružene retke, a zatim odaberite opcije sortiranja.
  
• Za velike proračunske tablice bez razmaka između redaka možete odabrati cijelu proračunsku tablicu (korisno kada su uključena zaglavlja), odrediti stupac za sortiranje, a zatim odabrati opcije sortiranja.
  

Obje gornje opcije sortiranja programa Excel premještaju sve podatke retka zajedno s sortiranim podacima stupca kako bi sve veze ostale na mjestu. Evo kako učiniti oboje.

Kako sortirati odjeljak podataka abecednim redom u Excelu

1. Da biste sortirali stupac unutar odjeljka, označite sve retke i stupce koji uključuju podatke stupca koje želite sortirati. Nemojte odabrati nijedno zaglavlje.
2. Odaberite karticu Podaci  na traci izbornika da biste otvorili povezanu vrpcu ispod nje.
3. Odaberite Sortiraj  da biste otvorili dijaloški izbornik sortiranja. Nemojte koristiti "AZ" ili "ZA" jer oni koriste trenutno postavljene opcije iz izbornika Sortiraj  , što bi moglo pokvariti sve.
4. Poništite okvir Moji podaci imaju zaglavlja ako već nije učinjeno.
5. Odaberite stupac za sortiranje s padajućeg popisa Stupac  .
6. Odaberite Vrijednosti ćelija s padajućeg popisa Sortiraj po  .
7. Kliknite A do Z ili Z do A  kao metodu sortiranja s padajućeg popisa "Redoslijed". Ćelije sa slovima i brojevima bit će poredane na temelju redoslijeda slijeva nadesno.
8. Kliknite OK  da biste spremili svoje postavke sortiranja.
9. Excel će sada prikazati abecedno poredane rezultate. Redak podataka svakog stupca također se pomiče s razvrstanim ćelijama.

Kako sortirati stupac podataka abecednim redom u Excelu

Za razliku od sortiranja odjeljka podataka, sortiranje stupca zahtijeva odabir cijele proračunske tablice. Ako odaberete stupac, pomiču se samo ti podaci, što kodira cijelu proračunsku tablicu. Ako imate više od jednog zaglavlja u stupcu, morate upotrijebiti gornji postupak koji razvrstava odjeljke. Nakon što je cijeli list odabran, možete odabrati svoj stupac za sortiranje i sve druge opcije sortiranja pomoću koraka u nastavku.

1. Otvorite proračunsku tablicu i kliknite gumb Odaberi sve  u gornjem lijevom kutu lista odmah ispod "Okvira s imenom".
   
2. Pritisnite karticu Podaci  na traci izbornika da biste otvorili povezanu vrpcu s opcijama ispod nje.
3. Odaberite Sortiraj  da biste otvorili dijaloški izbornik sortiranja. Nemojte kliknuti “AZ” ili “ZA” na vrpci jer reagiraju na temelju trenutnih postavki koje se nalaze u izborniku Sortiraj  . To bi moglo sve pokvariti.
   
4. Označite okvir Moji podaci imaju zaglavlja  u dijaloškom okviru Sortiraj jer su odabrana sva zaglavlja. Imajte na umu da možete imati samo jedno zaglavlje po stupcu. U suprotnom, morat ćete sortirati na temelju odjeljaka koristeći gornji postupak.
5. Odaberite stupac za sortiranje s padajućeg popisa Stupac  . Trebao bi prikazati nazive zaglavlja umjesto slova stupaca.
6. Odaberite Vrijednosti ćelije s padajućeg popisa Sortiraj po  .
   
7. Odaberite A do Z ili Z do A kao opciju sortiranja s padajućeg  popisa Redoslijed. Ćelije s brojevima i slovima bit će poredane prema redoslijedu slijeva nadesno, tako da će "IN0119" i "IN0118" biti poredane kao "IN0018" nakon čega slijedi "IN0019" kada koristite opciju "A do Z".
8. Pritisnite OK kada završite. Proračunska tablica će se pojaviti poredana abecednim redom na temelju odabranog stupca. Ako ste zabrljali ili vam se nisu svidjeli rezultati, upotrijebite opciju Poništi  .

Što treba znati o numeričkom ili kronološkom sortiranju podataka u Excelu

Sortiranje podataka numerički ili kronološki ne razlikuje se mnogo od abecednog, ali imate različite mogućnosti sortiranja. Excel identificira podatke u ćelijama i predstavlja vaše mogućnosti sortiranja na temelju tih kriterija. Kao i sa svim opcijama sortiranja, izbrišite prazne ćelije i retke u svom Excel dokumentu ili će to utjecati na sortirane rezultate.

Datumi bi vam dali stihove "od najstarijeg do najnovijeg" i "od najnovijeg do najstarijeg" "od A do Z" i "Z do A". Brojevi bi vam dali "od najmanjih do najvećih" i od "najvećih" do najmanjih."

Ovisno o tome trebate li odjeljak razvrstati numerički/kronološki ili cijeli stupac, pogledajte procese u nastavku.

Kako poredati odjeljak podataka numerički/kronološki u Excelu

Sortiranje dijela podataka kronološki (tj. datumi) ili numerički (tj. brojevi) slično je sortiranju po abecedi, osim što su opcije sortiranja drugačije.

1. Da biste razvrstali odjeljak stupca numerički/kronološki unutar odjeljka podataka, odaberite retke koji uključuju podatke stupca koje želite sortirati, ali nemojte odabrati zaglavlja.
   
2. Pritisnite karticu Podaci  koja se nalazi na traci izbornika. Ova radnja otvara odgovarajuću vrpcu s opcijama ispod nje.
3. Odaberite Sortiraj  da biste otvorili dijaloški izbornik sortiranja. Nemojte kliknuti “AZ” ili “ZA” na vrpci jer reagiraju na temelju trenutnih postavki koje se nalaze u izborniku Sortiraj  . To bi moglo sve pokvariti.
   
4. Poništite okvir Moji podaci imaju zaglavlja  ako to već nije učinjeno jer niste odabrali nijedno zaglavlje u prethodnim koracima. To je čišći način sortiranja.
5. Odaberite stupac za sortiranje koji se nalazi na padajućem popisu Stupac  .
   
6. Odaberite Vrijednosti ćelije s padajućeg popisa Sortiraj po  .
7. Odaberite Od najstarijeg do najnovijeg ili Od najnovijeg do najstarijeg kao opciju sortiranja s padajućeg popisa Redoslijed  .
   
8. Kliknite OK  za spremanje postavki sortiranja. Vidjet ćete stupac odjeljka poredan kronološki ili numerički. Svi bi se retci trebali pojaviti s odgovarajućim ćelijama stupaca.

Kako sortirati više stupaca u Excelu

Ponekad će vam možda trebati više kriterija sortiranja kako bi podaci bili razumljiviji. Međutim, razvrstavanje više stupaca moglo bi neispravno rasporediti podatke, ovisno o izgledu vaše proračunske tablice.

Višestruko sortiranje trebalo bi se temeljiti na primarnom sortiranju nakon kojeg slijedi precizan redoslijed sortiranja, kao što je "Datum kupnje" nakon kojeg slijedi "Kategorija proizvoda", nakon čega slijedi "Odjeljak odjela".

Gornji primjer znači da će Excel sortirati prvo na temelju datuma kupnje, a zatim prema kategorijama proizvoda unutar svakog povezanog datuma kupnje. U ovom trenutku vidjet ćete sve kategorije proizvoda kupljenih artikala navedene kronološki ispod svakog datuma.

Zaključak je da Excel sortira na temelju redoslijeda koji uspostavite, tako da prvo sortira stupac "Datum kupnje", a zatim stupac "Kategorije proizvoda" unutar svakog datuma.

U svakom slučaju, najbolje je kopirati proračunsku tablicu, raditi na duplikatu radi usporedbe i zaštititi izvorne podatke od oštećenja.

1. Otvorite odgovarajuću proračunsku tablicu i odaberite bilo koju ćeliju, zatim idite na traku izbornika na vrhu i kliknite karticu Podaci  .
   
2. Odaberite Sortiraj  na traci izbornika na vrhu da biste otvorili dijaloški okvir sortiranja.
3. Idite na odjeljak Stupac  u dijaloškom okviru i kliknite  padajući izbornik Sortiraj po . Odaberite primarni stupac za sortiranje.
4. Odaberite padajući izbornik Sortiraj prema  i odaberite Vrijednosti ćelija.
   
5. Kliknite padajući izbornik Redoslijed  i odaberite kriterije sortiranja koje želite koristiti.
6. Pomaknite se u gornji lijevi kut i odaberite Dodaj razinu.  Ovo dodaje novi odjeljak za sortiranje.
   
7. U odjeljku Stupac kliknite padajući izbornik Zatim po  i odaberite sljedeći stupac koji želite sortirati. Ovo će biti sekundarna funkcija sortiranja koja sortira unutar prve.
8. Kliknite padajuće izbornike Poredaj po i Redoslijed  i odaberite željene kriterije.

Zapamtite, stupac koji prvi odaberete postaje primarni ključ sortiranja. Drugo sortiranje filtrira unutar prvog, a treće filtrira unutar drugog. Ako sortiranje drugog ili trećeg stupca smeta kriterijima koje ste postavili za prvi stupac, on će ostati nerazvrstan.

Kako sortirati podatke prilagođenim redoslijedom u Excelu

Možda ćete htjeti sortirati svoje podatke pomoću opcije koja nije navedena u Excelu prema zadanim postavkama, kao što je sortiranje prema Small , Medium , Large i X-Large . Abecedno sortiranje ih postavlja netočnim redoslijedom, a numeričko/kronološko sortiranje nije primjenjivo. U tom slučaju možete stvoriti prilagođeni redoslijed sortiranja.

1. Otvorite proračunsku tablicu s podacima koje želite sortirati.
2. Dođite do alatne trake na vrhu i odaberite Podaci.
   
3. Odaberite opciju Sortiraj  na traci izbornika.
4. Idite na odjeljak "Stupac", kliknite padajući izbornik Poredaj  po i odaberite primarni stupac za sortiranje.
   
5. Na padajućem izborniku Sortiraj  po odaberite Vrijednosti ćelije  za sortiranje na temelju sadržaja.
   
6. Kliknite padajući izbornik Redoslijed  , zatim odaberite od A do Z ili Z do A  kao kriterije sortiranja.
7. Da biste dodali sekundarno sortiranje, kliknite gumb Dodaj razinu  .
8. Slijedite prethodne korake sortiranja: Postavite opcije Poredaj po , Poredaj po i Redoslijed  , zatim pritisnite OK.
   

Kako sortirati redak u Excelu

Primarna struktura programa Excel organizira podatke u stupce. Međutim, ponekad vaši podaci mogu imati horizontalni raspored gdje svaki redak sadrži različit atribut skupa podataka. U ovom slučaju, logičan način organiziranja podataka je sortiranje redaka.

Evo kako se to radi:

1. Dok su podaci koje želite razvrstati otvoreni u Excel proračunskoj tablici, pritisnite pokazivač na prvoj ćeliji retka koji želite razvrstati i povucite ga da odaberete sve ćelije s podacima. 
   
2. Idite na navigacijsku traku na vrhu i dodirnite opciju Podaci  . 
   
3. Dodirnite opciju Sortiraj  za otvaranje dijaloškog okvira s opcijama sortiranja. 
4. Odaberite Opcije u gornjem desnom kutu dijaloškog okvira. 
5. U skočnom okviru Opcije sortiranja odaberite Poredaj slijeva nadesno  i pritisnite U redu .
   
6. Prijeđite na odjeljak Poredaj po  i pritisnite padajući izbornik. 
7. Odaberite redak 1 ili redak 2 ili bilo koji redak koji želite sortirati i dodirnite gumb U redu  . Ovo će automatski sortirati podatke.
   

Razvrstajte svoju proračunsku tablicu

Nerazvrstani podaci nikada nemaju smisla. Što je još gore, ručno organiziranje može potrajati i dovesti do ljudskih pogrešaka. S Excelom možete razvrstati podatke u formatu koji god želite i izraditi prilagođene kriterije. 

Zatim biste također mogli naučiti kako koristiti VLOOKUP u programu Excel za pronalaženje podataka koji su vam potrebni.