Kako dodati padajući popis u Excelu

Excel je koristan za organiziranje i analizu prikupljenih podataka na jednom mjestu. Međutim, kako vaši prikupljeni podaci postaju sve složeniji, točnost vaših podataka može biti smanjena. Uvođenje padajućih popisa u proračunsku tablicu programa Excel može vam pomoći da pojednostavite i usmjerite unos podataka, smanjite pogreške i održite dosljednost u proračunskoj tablici.

Ovaj članak će vam pokazati kako izraditi padajući popis u Excelu u postupku korak po korak kako biste olakšali unos podataka.

Stvaranje padajućeg popisa

Postoje dva glavna načina za stvaranje padajućeg popisa unutar Excela: Provjera valjanosti podataka i korištenje Excel tablica. Ovaj će vas članak provesti kroz obje metode kako biste razumjeli kako izraditi padajući popis.

Korištenje provjere valjanosti podataka

Provjera valjanosti podataka je značajka unutar programa Excel koja će vam omogućiti da postavite ograničenje podataka koji se mogu unijeti u ćeliju. Validacije podataka mogu se koristiti za izradu padajućeg popisa slijedeći ove korake:

1. Kliknite na ćeliju u koju želite dodati padajući popis.
   
2. Pronađite i odaberite karticu "Podaci" na vrpci programa Excel.
   
3. Unutar grupe "Alati za podatke" kliknite na "Provjera valjanosti podataka", gdje će se pojaviti dijaloški okvir.
   
4. U ovom dijaloškom okviru idite na karticu "Postavke".
   
5. Kliknite padajući izbornik "Dopusti" i odaberite "Popis". Ovo govori Excelu da želite napraviti popis opcija.
   
6. Iz polja "Izvor" možete izravno upisati popis opcija ili označiti ćelije koje sadrže vaše opcije.
   
7. Nakon što unesete svoje opcije, pritisnite "OK" za primjenu provjere valjanosti.
   

Kada primijenite provjeru valjanosti podataka i kliknete odabranu ćeliju, pojavit će se mala padajuća strelica. Klikom na strelicu možete odabrati jednu od opcija s popisa.

Korištenjem metode provjere valjanosti podataka možete stvoriti jednostavan padajući popis u Excelu. S druge strane, ako koristite kompliciraniji ili veći skup podataka, korištenje Excel tablica bolja je opcija.

Prilagodba padajućih popisa

Kada se stvori padajući popis, možete ga urediti kako i kada želite. Na primjer, ako vaš popis sadrži proizvode za tvrtku, možete uvesti nove proizvode putem izvornog popisa ili ih alternativno možete ukloniti brisanjem s izvornog popisa. Povrh toga, možete uređivati ​​stavke koje su već na popisu ili odrediti ograničenja unosa podataka kako biste ograničili dodatne informacije koje se mogu dodati.

Dodavanje/uklanjanje stavki na padajućem popisu

Ako želite dodati ili ukloniti opcije s padajućeg popisa, slijedite ove korake:

1. Otvorite radni list sa svojim padajućim popisom.
2. Pritisnite ćeliju s padajućim popisom.
   
3. Idite na karticu "Podaci".
   
4. Kliknite na "Validacija podataka".
   
5. Na popisu "Izvor" okvira Provjera valjanosti podataka dodajte nove stavke odvojene zarezima ili uklonite stavke koje želite izbrisati.
   
6. Pritisnite “OK” za spremanje promjena.
   

Padajući popis sada će uključivati ​​nove stavke ili ako ste izbrisali stavke, one se više neće pojavljivati ​​na padajućem popisu vašeg radnog lista.

Uređivanje stavki na padajućem popisu

Za uređivanje bilo koje stavke na padajućem popisu, slijedite ove korake:

1. Otvorite radni list koji sadrži padajući popis.
2. Odaberite ćeliju s padajućeg popisa.
   
3. Idite na karticu "Podaci".
   
4. Idite na "Validacija podataka".
   
5. Na popisu "Izvor" okvira Provjera valjanosti podataka uredite stavke prema potrebi.
   
6. Pritisnite “OK” za spremanje promjena. Uređene stavke sada će se pojaviti na padajućem popisu.
   

Određivanje ograničenja unosa podataka

Kako bi podaci bili ispravno uneseni u formatu koji želite koristiti, možete postaviti određena ograničenja na vrstu podataka koje korisnici mogu unositi.

To može uključivati ​​format ili duljinu ćelije, na primjer, ako vaš popis sadrži niz dostupnih proizvoda, oni moraju unijeti važeći proizvod. Ako ne unesu važeći proizvod, dobit će poruku o pogrešci.

Određivanjem ograničenja unosa podataka možete promijeniti tekst svoje poruke o pogrešci kako biste svojim korisnicima rekli da unesu točne informacije u pravom formatu. To će pomoći korisničkom iskustvu i dati točnije rezultate.

Dolje je popis kako odrediti ograničenja unosa podataka:

1. Odaberite ćeliju na koju želite primijeniti provjeru podataka.
   
2. Idite na karticu "Podaci".
   
3. Kliknite na "Validacija podataka".
   
4. Na kartici "Postavke" okvira Provjera valjanosti podataka unesite željene kriterije provjere valjanosti.
   
5. Konfigurirajte svoje kriterije prema svojim potrebama. Na primjer, ako trebate ograničiti unos na datume između određenog raspona, odaberite "Datum" kao kriterij provjere valjanosti i odaberite željeni datum početka i završetka.
   
6. Uključite ulaznu poruku i upozorenje o pogrešci ako je potrebno.
   
7. Kliknite "OK" za spremanje i primjenu novih postavki.
   

Pomoću ovih opcija možete prilagoditi svoj padajući popis kako bi odgovarao specifičnim potrebama vašeg projekta.

Korisni savjeti pri korištenju padajućih popisa

Sada kada znate kako napraviti svoj padajući popis u Excelu, trebali biste naučiti kako ga učinkovito koristiti da izvučete najveću učinkovitost iz svojih podataka. Evo nekoliko savjeta za korištenje padajućih popisa:

Održavajte popise ažuriranima

Redovito ažurirajte svoj radni list s najnovijim dostupnim informacijama kako biste održali točne rezultate i integritet podataka.

Zaštitite svoj radni list

Dodajte zaporku cjelokupnom radnom listu kako biste spriječili neovlaštene promjene svojih padajućih podataka. Također možete zaključati pojedinačne ćelije tako da nitko ne može dirati informacije uključene u vaš popis.

Osim toga, desnim klikom na karticu u kojoj se nalazi vaš popis za provjeru valjanosti podataka, zatim pritiskom na “sakrij” sakrit ćete karticu tako da je drugim korisnicima teže pronaći i dirati u nju.

Obučite korisnike svojih radnih listova

Dajte svojim korisnicima kratak pregled kako se vaš radni list ispravno koristi kako bi mogli iskoristiti sve informacije koje su im dostupne.

Ovladajte svojim padajućim popisima

Uključivanje padajućeg popisa u proračunske tablice ne samo da poboljšava korisničko iskustvo unosa podataka, već također osigurava da su podaci uneseni ispravni iu važećem formatu kako biste ih mogli analizirati na odgovarajući način. Zbog jednostavnosti uređivanja padajućih popisa, možete ažurirati ili ukloniti opcije prema potrebi, istovremeno održavajući visoku razinu kontrole putem zaštite listova i zaključavanja ćelija kako biste bili sigurni da neovlašteni korisnici ne mogu dirati u izvorni popis.

Koristeći korake navedene u ovom članku za izradu vlastitih padajućih popisa u Excelu, svoje privatne ili profesionalne projekte možete učiniti sposobnijima za rješavanje vaših podatkovnih izazova.

Jeste li upotrijebili neki od savjeta uključenih u ovaj članak za pomoć pri izradi padajućih popisa? Ako jesu, kako su vam pomogli? Javite nam u odjeljku za komentare ispod.