Kako cirkularno spajanje iz Excela u Word na 2 načina bez napora

Ako vam je teško slati masovnu e-poštu ili e-poštu klijentima i korisnicima personalizacijom sadržaja svakog dokumenta, spajanje pošte može vam pomoći. Za spajanje pisama najbolja kombinacija je Excel i Word. Ovdje saznajte kako cirkularno pismo iz Excela u Word na dvije jednostavne metode.

Cirkularna pisma najpristupačniji su oblik automatizacije uredskog rada na stolnim i prijenosnim računalima. Samo trebate konfigurirati aplikaciju Microsoft Word za dohvaćanje podataka za tekstove rezerviranih mjesta iz baze podataka kao što je Excel datoteka za jedan dokument.

Jednom kada je postavljeno, možete kreirati personalizirana pisma, omotnice, e-poštu, imenike, oznake adresa i tako dalje jednim klikom. Ako naučite kako napraviti cirkularno pismo iz Excela u Word, možete izraditi fakture, mjesečne račune, pojedinosti o pretplati i mnoge druge službene dokumente za stotine i tisuće kupaca u nekoliko klikova.

Ako naučite kako napraviti cirkularno pismo u Wordu iz Excela, možete stvarati e-poruke i mailove bogate podacima i izbjeći ljudske pogreške koje predstavljaju rizik pri ručnom stvaranju takvih dokumenata. Pa započnimo s metodama za spajanje cirkularnih pisama iz Excela u Word.

Kako cirkularno pismo iz Excela u Word: ručna metoda

Postoje dva načina za spajanje cirkularnih pisama iz Excela u Word. Prva je ručna metoda gdje sami dodajete tekstove rezerviranih mjesta za jedan dokument, a Word radi ostalo za ostatak pošte ili e-pošte. Ovdje saznajte korake za ručno spajanje pošte:

Stvorite izvor podataka na Excel radnom listu

Najprije morate izraditi bazu podataka iz koje će MS Word dohvaćati podatke u polja cirkularnog pisma unutar predloška e-pošte, pošte, fakture itd. Excel bazu podataka morate izraditi na način da svi podaci koji se odnose na jednog primatelja budu dostupan u jednom redu.

Možete odvojiti različite podatke u jednom retku pod različitim zaglavljima stupaca. Ova zaglavlja stupaca funkcionirat će kao pandan za polja cirkularnih pisama u Wordu. Sada možete kreirati zaglavlje stupca kako želite. Ali kasnije morate izvršiti manje izmjene u zaglavljima stupaca kako biste odgovarali poljima u Wordu.

U nastavku pronađite osnovne korake za stvaranje baze podataka za cirkularno pismo u Excelu. Ovaj vodič će izraditi fakturu za malu ili kućnu tvrtku gdje možete slati skupne fakture i mjesečne račune tisućama kupaca po povoljnim cijenama bez oslanjanja na skupa online rješenja ili agencije trećih strana:

• Napravite praznu Excel datoteku i preimenujte naziv lista u Fakture .
• Morate popuniti sve podatke za cirkularno pismo na ovom radnom listu.
• Sada stvorite stavke koje želite uključiti u dokument cirkularnog pisma kao zaglavlja stupaca . Oni će funkcionirati kao polja za cirkularna pisma u Wordu.
• Upišite ime kupca i sve druge povezane informacije ispod odgovarajućeg zaglavlja stupca u istom retku. Ako promijenite retke za istog klijenta, Word neće moći popuniti ispravne podatke na spojenom dokumentu.

Excel baza podataka za cirkularna pisma Excel u Word

• Kako se vaša baza klijenata povećava, možete početi dodavati nova imena kupaca ispod zaglavlja stupca Kupac .
• Također, možete dodati nove podatke za postojeće ili nove kupce pod određenim zaglavljima stupaca.
• Svaki put kada ažurirate ovu bazu podataka, Word cirkularna pisma automatski će stvoriti novi dokument o klijentima za dodane klijente, izostaviti klijente ako neke izbrišete, a također će ažurirati brojke u dokumentu prema informacijama iz Excel baze podataka.
• Word cirkularna pisma neće uvesti formatiranje brojeva iz programa Excel. Da biste zadržali elemente oblikovanja brojeva, poput decimala, simbola valute itd., trebate umetnuti kratki kod u određena polja za cirkularna pisma. Spomenut ću kod i trik za njegovu upotrebu kasnije u ovom vodiču.

To je to! Uspješno ste izradili Excel bazu podataka za projekt spajanja pošte. Odličan posao! Počnimo stvarati predložak za spajanje pošte u programu Microsoft Word.

Napravite e-poštu ili poštu za svog kupca

Prvo morate sastaviti fakturu e-poštom ili poštom koju želite poslati svojim klijentima i kupcima. Pismo mora sadržavati neke osnovne informacije o vama kao što je prikazano u nastavku. Oni su statični za sve e-poruke i mailove.

Wordov predložak za izradu cirkularnih pisama u Wordu iz Excela

• Tvoje ime
• Naziv vaše tvrtke
• Vaša poslovna adresa
• Logo tvrtke (ako postoji)
• Redak za potpis

Izvršite spajanje pisama iz Excela u Word

Sada kada ste izradili Word predložak na koji ćete dodati polja za spajanje pošte, pogledajmo korake u nastavku:

• Kliknite karticu Pošta na vrpci programa Word, a zatim odaberite Pokreni cirkularno pismo .

Stvorite cirkularno spajanje e-poruka u programu Word

• S  padajućeg popisa odaberite vrstu dokumenta koji želite izraditi. Odaberimo E-mail poruke .
• Sada ponovno kliknite Pošta , ali ovaj put odaberite Odaberi primatelje .
• Budući da želite izvesti cirkularno pismo iz Excela u Word, odaberite opciju Koristi postojeći popis .

Odabir tablice baze podataka cirkularnih pisama iz programa Excel

• Sada pronađite bazu podataka za cirkularno pismo stvorenu ranije u Excelu i odaberite radni list Fakture u dijaloškom okviru Odabir tablice .
• Sada biste trebali vidjeti da se grupa naredbi Write & Insert Fields aktivira na izborniku vrpce programa Word > Pošta .

Do sada ste povezali Excel bazu podataka za cirkularno pismo s Wordom. Zatim ćemo naučiti kako popuniti obavezna polja u dokumentu predloška cirkularnog pisma u nastavku:

• Pritisnite opciju Greetings Line na kartici Mailings i stvorite pozdravni redak koji želite dodati. Prikazat će se tekst rezerviranog mjesta « GreetingLine» .

Stvorite pozdravnu liniju u cirkularnom pismu za Word

• Sada možete napisati izjavu u kojoj se spominje plaćanje fakture. Ovo će biti statična izjava koja će ići svim primateljima.
• Ispod pozdravne linije možete dodati druga polja za spajanje pošte kao što je Korisnička e-pošta «Customer_Email» ; Broj računa: «Broj_računa» ; Datum fakture: «Datum_fakture» itd.

Stvaranje gornjeg dijela e-pošte za cirkularno pismo za fakture

• Zatim kliknite opciju Umetni polje spajanja da biste započeli dodavanje dinamičkih komponenti projekta spajanja pisama.
• Naredba Insert Merge Field prikazat će sva zaglavlja stupaca dostupna u Excel bazi podataka koju ste dodali dokumentu cirkularnog pisma. Uzmite si vremena da dodate polja koja želite.

Stvaranje glavnih pojedinosti o fakturi i završne izjave u e-poruci cirkularnog pisma

• Na primjer, možete dodati ova polja za spajanje: «Services_Line_1» ; «Datum_Line_1» ; «Iznos_Linija_1» ; «Linija_usluga_2» ; «Datumski_crt_2» ; «Iznos_Linija_2» ; «Ukupni_iznos_».

Kako ručno cirkularno pismo iz Excela u Word Cijeli predložak cirkularnog pisma

• Sada kada ste dodali sva dinamička polja, svoju e-poštu možete zatvoriti dodavanjem završne napomene i retka za potpis. Opet, ovo bi bila statična komponenta.
• Sada možete kliknuti gumb Preview Results pod karticom Mailings kako biste vidjeli prvi spojeni dokument.

Kao što možete vidjeti u pregledu, iznos fakture ne prikazuje valutu ili decimalne točke. Da biste to riješili, slijedite korake navedene ovdje:

• Desnom tipkom miša kliknite polje cirkularnog pisma «Amount_Line_1» i kliknite Prebaci šifre polja .

Izmjena preklopnih kodova polja u Wordu za spajanje pošte

• Sada biste trebali vidjeti MERGEFIELD i zatim polje.
• Unesite sljedeći kod kao što je prikazano na gornjoj slici:

#$0,00

• Sada ponovno odaberite polje, kliknite desnom tipkom miša i prebacite kodove polja .

Uključite/isključite kodove polja za formatiranje iznosa iz Excela

• Zatim pogledajte pregled kako biste potvrdili uvozi li cirkularna pisma oblikovanje broja ili ne.
• Sada možete unijeti gornji kod u druga polja za spajanje pošte s brojevima kao što su «Iznos_Redak_2» i «Iznos_Ukupno_» .

Sada možete istaknuti važne podatke u predlošku e-pošte. Word cirkularna pisma prenijet će oblikovanje u sve ostale dokumente koje stvorite u ovom projektu cirkularnih pisama.

Dovršavanje spajanja u Wordu

Kada budete spremni, kliknite Završi i spoji > Uredi pojedinačne dokumente > Sve u dijaloškom okviru Spajanje zapisa . Kliknite U redu za stvaranje svih spojenih dokumenata za svakog kupca u bazi podataka programa Excel.

Naučite kako ručno cirkularno pismo iz Excela u Word

Word cirkularna pisma stvorit će novi dokument sa spojenim porukama e-pošte. Dakle, datoteku morate spremiti zasebno ili odmah poslati e-poštu.

Kako cirkularno pismo iz Excela u Word: Čarobnjak za cirkularno pismo

Drugi način za spajanje cirkularnih pisama je korištenje čarobnjaka za cirkularna pisma programa Microsoft Word. Međutim, ovo je lukava metoda. Morate modificirati izvornu bazu podataka u Excelu u skladu s dostupnim poljima za cirkularna pisma u Wordu. Evo što trebate učiniti da biste isprobali automatsko spajanje pošte u Wordu:

• Stvorite predložak Word dokumenta, a zatim kliknite Mailings > Start Mail Merge > vrstu dokumenta koji želite proizvesti.

Korisničko sučelje za korak-po-korak čarobnjaka za spajanje pošte

• Zatim ponovo kliknite Pokreni cirkularno pismo i zatim odaberite Čarobnjak za cirkularno pismo korak po korak .

Drugi korak spajanja pošte u Čarobnjaku za spajanje pošte

• Upute će se prikazati u šest koraka na desnom navigacijskom oknu Worda.
• Morate izvršiti zadatak prikazan u prvom koraku, a zatim kliknite Dalje: Početni dokument kako biste slijedili čarobnjak.

Kako cirkularno pismo iz Excela u Word: FAQ

Kako mogu automatski spojiti podatke iz Excela u Word?

Možete automatski spojiti podatke u Word iz Excela pomoću značajke Word cirkularnog pisma. Za to morate imati Excel datoteku sa sobom. Zatim izradite novi Word dokument i počnite pisati svoju e-poštu ili poštu. Na mjestima gdje trebate uvesti vrijednosti iz Excela kliknite polje Umetni cirkularno pismo i dodajte traženu vrijednost.

Prije nego što to učinite, morate dodati Excel bazu podataka tako da odete na Mailings > Select Recipients > Use an Existing List i odaberete Excel datoteku. Nakon što ručno izradite predložak dokumenta, dovršite spajanje pošte i Word će automatski stvoriti sve druge e-poruke ili poruke e-pošte za odgovarajuće primatelje.

Kako mogu stvoriti cirkularno pismo iz Excel podataka?

Možete stvoriti cirkularno pismo iz Excel podataka kao što to obično radite za novi popis kontakata ili kontakata iz Outlooka. No, da biste upotrijebili podatke s Excel radnog lista, slijedite ove korake:

• Spremite Excel datoteku i Word cirkularni predložak na lokalnu pohranu.
• Otvorite Word datoteku i kliknite Pošta.
• Sada odaberite opciju Odaberi primatelje i kliknite Koristi postojeći popis.
• Sada idite do pogona na kojem postoji Excel datoteka, odaberite je, a zatim kliknite Otvori.
• To je to! Uspješno ste povezali Excel datoteku za cirkularno pismo.

Kojih je šest koraka spajanja pošte?

Prema korak-po-korak čarobnjaku za spajanje pošte, sljedećih je šest koraka za spajanje pošte u Wordu:

• Odaberite vrstu dokumenta kao što su pisma, omotnice, imenici itd.
• Odaberite početni dokument kao što je trenutni dokument ili postojeći dokument
• Odaberite primatelje s postojećeg popisa (Excel), Outlook kontakata ili novog popisa
• Napišite svoje pismo
• Pregledajte svoja pisma
• Dovršite spajanje

Zaključak

Sada znate kako spojiti cirkularno pismo iz Excela u Word slijedeći ručnu metodu ili Wordov čarobnjak za cirkularno pismo. Isprobajte bilo koju metodu ovisno o vašem dokumentu za spajanje pošte, bazi podataka i stupnju personalizacije koji vam je potreban.

Ne zaboravite komentirati u nastavku ako znate za neke druge jednostavne metode kako napraviti cirkularno pismo u Wordu iz Excela. Možda biste također željeli znati  kako ispisati naljepnice iz Excela pomoću MS Word spajanja pisama  i  spajanja komentara i promjena iz više dokumenata .