Kako spriječiti neugodne trenutke online sastanka

Mogućnost održavanja udaljenih, mrežnih sastanaka kod kuće može biti vrlo zgodna. Ali također uvodi čitav popis prilika za vrlo neugodne trenutke.

Ako imate djecu, kućne ljubimce, bebe ili čak prozor iza sebe koji prikazuje vani, imate sve sastojke recepta za katastrofu.

U ovom ćemo članku pokriti neke od najčešćih problema koji bi mogli dovesti do neugodnih online sastanaka i kako ih spriječiti.

Mrežni sastanci: Što bi moglo poći po zlu?

Jedan od najpoznatijih primjera upravo takvog neugodnog trenutka dogodio se profesoru Robertu Kellyju kada ga je BBC intervjuirao uživo na televiziji.

Jedno od Kellyjeve maloljetne djece ušlo je u njegov ured usred intervjua, a isto je učinila i njegova beba u hodalici. Naposljetku, njegova izbezumljena žena utrči u sobu da izvuče djecu iz sobe.

Ne samo da je ovo bio neugodan trenutak mrežnog sastanka, već je to bio trenutak koji se odvijao uživo i emitiran diljem svijeta milijunima gledatelja.

Sprječavanje neugodnih trenutaka online sastanaka

Postoje načini na koje možete postaviti svoj radni prostor, svoje računalo i sam sastanak kako biste smanjili izglede za bilo kakve nesretne događaje.

Ako slijedite sve ove smjernice, možete biti sigurni da će svi vaši mrežni sastanci proći glatko i bez "nezaboravnih" trenutaka.

Blokirajte svoju kameru kada je ne koristite

Postoji mnogo sigurnosnih razloga zašto biste trebali držati svoju web-kameru pokrivenom osim ako se ne koristi. Ali sigurnost na stranu, također ne želite prikazati svoj video na početku mrežnog sastanka prije nego što budete spremni.

Bilo je priča o ljudima koji su uhvaćeni kako idu na zahod tijekom sastanka jer je njihova web kamera bila usmjerena prema otvorenim vratima kupaonice. 

To se može dogoditi iz više razloga.

• Web kamera se automatski uključuje u vrijeme početka sastanka
• Zaboravili ste da je kamera uključena tijekom sastanka
• Mislili ste da je sastanak završio, ali je kamera još uvijek uključena dok su ljudi povezani

Najlakši način da spriječite sve ove scenarije je korištenje poklopca klizača na web-kameri, ako ga ima. Ako se ne dogodi, imajte pri ruci malo trake da je držite preko fotoaparata kada nije u upotrebi.

Koristite zavjese na prozorima u pozadini

Windowsi bi mogli biti izvrsni za osvjetljavanje vašeg ureda, ali kada ste na mrežnom sastanku, mogu uzrokovati mnogo problema.

Postoji više scenarija koji mogu dovesti do neugodnosti s Windowsima, pa istražimo tri glavna.

Izgledaš kao zlikovac

Zamislite da se netko pojavi na sastanku i pojavljuje se samo poput sjene u zamračenoj prostoriji. Kakav bi bio vaš prvi dojam o toj osobi?

Većinu ljudi bi podsjetili na bezbroj filmova u kojima zlikovac sjedi u jazbini tamnice i kuje svoj sljedeći zli plan.

Svjetlost koja ulazi kroz prozor igra trikove s većinom web kamera i prisiljava ih da automatski filtriraju svjetlost, zbog čega cijela soba izgleda mnogo mračnija nego što zapravo jest.

Najlakši način da riješite ovaj problem je da sve prozore iza sebe zavjesite i da zavjese ili sjenila uvijek držite zatvorene tijekom sastanaka.

Kućni ljubimci vole prozore

Kućni ljubimci također vole prozore, a kućni ljubimci i mrežni sastanci rijetko se dobro slažu.

Ako primijetite da se ljudi na sastanku smiju ili smiju dok razgovarate, možda biste trebali pogledati iza sebe.

Izgledi su prilično dobri da tvoja mačka nije dobra.

Ako ste spremni započeti mrežni sastanak, izvedite sve svoje ljubimce iz sobe kako se ne bi skrivali na prozorskoj dasci spremni da vas osramote tijekom videokonferencije.

Napomena: zatvaranje uredskih vrata (i njihovo zaključavanje) može spriječiti neželjene kućne ljubimce i druge nepozvane goste.

Otvoreno nije uvijek lijepo

Drugi problem s prozorima su stvari koje se događaju s druge strane tih prozora.

Želite li da vaši suradnici ili drugi sudionici sastanka vide vašeg susjeda kako kosi travnjak vani u pidžamama? 

Nikada ne znate tko ili što će proći pored prozora, pa je ovo još jedan razlog da provjerite ima li prozor iza vas zavjese i koristite ih.

Pojačajte rasvjetu

Govoreći o rasvjeti, dobro osvijetljen ured čini najbolji video tijekom web konferencije. Najbolji način da postignete savršeno osvjetljenje je da svoj radni stol postavite tako da postoji prozor (s otvorenim zavjesama) ili iza monitora prema kojem ste okrenuti, ili sa strane. 

Prirodno svjetlo s prozora sa strane djeluje suprotno od prozora iza vas. Umjesto da prisiljava web-kameru da filtrira svjetlo, ona baca prirodno svjetlo na vas kako bi ga kamera uhvatila.

Ako u svom uredu nemate prozor na pravoj strani, sljedeće najbolje rješenje je uključiti onoliko stropnih svjetala koliko imate.

Još bolje, koristite svjetla Philips Hue i postavite ih na najsvjetliju postavku.

Pospremanje prije sastanaka

Prema studiji Sveučilišta u Michiganu iz 2018. , psiholozi su otkrili da su ljudi razvili negativno mišljenje o ljudima samo zbog stanja u svom uredu.

Ovo otkriće nije iznenađujuće. Međutim, šteta je ako ste naporno radili cijeli tjedan i jednostavno niste imali vremena počistiti prostor oko sebe prije tog online video sastanka.

Jednostavno rješenje je zakazati najmanje 15 minuta u svom kalendaru prije početka videosastanka. Provedite to vrijeme skupljajući sav nered iza sebe. Barem očistite sve što kamera vidi.

To možda ne znači da je cijela soba čista ili da vaša radna površina još uvijek nije pretrpana, ali ako ljudi koji sudjeluju na sastanku ne mogu vidjeti nered, neće znati ništa bolje.

Oh zvukovi koje proizvodimo

Zvuk može biti vaš najgori neprijatelj tijekom video konferencije. Postoje razni načini na koje vas mikrofon može osramotiti. 

Samo razmislite o tome da zaboravite da vam je mikrofon uključen i učinite nešto od sljedećeg:

• Hrskavo i glasno jesti čips ili nešto drugo
• Mrmljati nešto negativno o kolegi ispod glasa da svi mogu čuti
• Osobni razgovor sa supružnikom ili drugim članom obitelji
• Ispuštanje neugodnih tjelesnih zvukova

Svi ovi scenariji mogu varirati od blago duhovitih do bolno neugodnih. 

Što je rješenje? Uvijek provjerite jeste li isključeni na početku sastanka, osim ako ne morate govoriti, i pažljivo pratite status svog mikrofona tijekom sastanka. 

Još bolje, konfigurirajte postavke softvera za videokonferenciju tako da mikrofon automatski ostane utišan kada sastanak započne.

U Skypeu ovu postavku možete pronaći u izborniku Postavke , pod Audio & Video . Samo provjerite je li Uključi zvuk za dolazne pozive isključen.

Većina glavnih aplikacija za videokonferencije ima sličnu postavku za mikrofon.

Ostali korisni savjeti

Imajući na umu sve gore navedene savjete osigurat ćete da vaše videokonferencije prođu glatko i bez ikakvih zastoja. 

Postoji još nekoliko savjeta koji vam mogu pomoći u videopozivima:

• Dijeljenje zaslona : kada dijelite svoj zaslon, nemojte odabrati gumb za dijeljenje prije nego što vidite istaknuti ispravan zaslon. Svaka velika aplikacija za internetske konferencije ističe zaslon koji ste odabrali tako da uvijek znate koji ćete zaslon dijeliti. Dijeljenje pogrešnog zaslona moglo bi dovesti do toga da ljudi vide stvari koje vi ne želite.
• Sramotne obavijesti : Nema ništa gore od suradnika koji vam šalje osobnu poruku dok dijelite zaslon tijekom sastanka. Onemogućite Windows obavijesti prije svake videokonferencije.
• Postavljanje prozora : uobičajena pogreška koju ljudi čine je postavljanje prozora za chat sa svačijim licima na ekran dalje od web kamere. Umjesto toga, postavite ga na isti zaslon tako da izgleda kao da gledate izravno u ljude.
• Virtualne pozadine – većina aplikacija poput Zooma i Skypea sada vam omogućuje odabir virtualne pozadine. Možete odabrati nešto iz unaprijed postavljenih postavki ili možete preuzeti vlastitu sliku i koristiti je kao pozadinu. Neke vam aplikacije omogućuju i zamućivanje pozadine, pa ako ste zapeli s lošom pozadinom za svoj poziv, nabavite virtualnu.

Jeste li ikada imali neugodne trenutke tijekom vaših videokonferencija? Voljeli bismo čuti vašu priču u odjeljku s komentarima u nastavku.