Kako stvoriti tijek u Microsoftovim timovima i zašto biste mogli pomoći da ostanete produktivni

Uz Power Automate i Microsoft Flow možete stvoriti određene "Tokove" koji će vam pomoći u praćenju poslovanja i pomoći u povećanju produktivnosti. Evo kako.

Postavite aplikaciju Power Automate na Microsoft Teams instaliranjem iz kataloga aplikacija na lijevoj bočnoj traci Teams

Nakon postavljanja, bit ćete preusmjereni na početnu stranicu u Power Automateu. Kliknite gumb Novi tijek. Zatim odaberite onaj koji odgovara Microsoftovim timovima.

Obavezno povežite svoje račune s Flowom kako bi svijetlio zeleno

Nastavite i slijedite upute na zaslonu, a zatim kliknite Create Flow

Tijek će se popuniti u timovima i pojavit će se na popisu na glavnoj stranici Power Automate

Jeste li ikada željeli dobiti obavijest o aktivnostima koje se događaju unutar Teams-a u vezi s dokumentima koji se učitavaju, potpisivanjem obrazaca ili čak zadacima koji se dovršavaju u Planneru? Obično ćete možda morati provjeriti svaku od ovih Microsoft 365 aplikacija pojedinačno da biste bili u toku s stvarima. Međutim, uz Power Automate i Microsoft Flow možete stvoriti određene "Tokove" koji će vam pomoći u praćenju poslovanja i poboljšati svoju produktivnost. Danas ćemo vam pokazati kako to možete učiniti.

Dodavanje Power Automate timovima

Prije svega, morat ćete dodati Power Automate u Microsoft Teams da biste nastavili. Da biste to učinili, kliknite odjeljak Aplikacije na bočnoj traci Teams. Odatle potražite Power Automate. Zatim odaberite aplikaciju Power Automate koja se otvara i odaberite ljubičasti gumb za dodavanje. Ako želite tokove u određenom kanalu ili cijeli tim za sve korisnike, također možete odabrati strelicu prema dolje i odabrati Dodaj timu, ako imate privilegije za dodavanje automatizacije za sve. Kada završite, trebali biste vidjeti kako se aplikacija Power Automate otvara na bočnoj traci u Teams.

Stvaranje unaprijed pripremljenog, "popularnog" tijeka u timovima

Sljedeće, trebali biste biti odvedeni na filtriranu opciju koja vam prikazuje samo tokove i predloške Microsoft Teams. Ako želite, možete filtrirati prema drugim tijekovima klikom na gumb filtera pored gumba Tokovi pretraživanja (ali o tome kasnije.) U svakom slučaju, trebali biste primijetiti i neke popularne predloške za tokove u timovima. Ovo su unaprijed izrađeni predlošci od strane Microsofta, koje možete omogućiti sa samo nekoliko klikova, bez potrebe za kodiranjem!

Prvo ćemo se usredotočiti na njih jer su oni najpopularniji i pomažu u rješavanju nekih od najčešćih potreba za obavijestima u timovima. Evo popisa u nastavku, ali imajte na umu da možete vidjeti popis svih tijekova za Teams odabirom Vidi sve predloške Teams na dnu aplikacije Power Automate. Općenito govoreći, bilo koji od tokova na popisu timova bit će jednostavno za postavljanje, potrebno je samo nekoliko jednostavnih koraka.

• Obavijestite tim kada se pošalje novi odgovor na Obrasce
• Kada se status zadatka u Planeru promijeni na dovršen, obavijestite kanal
• Obavijestite tim kada se na SharePoint popisu stvori nova stavka
• Spremite poruku u OneNote
• Napravite radnu stavku iz poruke
• Obavijestite tim kada se novi zadatak doda na Trello ploču
• Obavijestite tim kada se status radne stavke promijeni u Azure DevOps-u
• Obavijestite tim kada se u PowerBI-u pokrene upozorenje.

Ako se tijek koji želite nalazi na ovom popisu, kliknite ga. Dobit ćete skočnu poruku koja vam omogućuje da je konfigurirate. Koristimo tijek za promjene zadataka u Planeru, kao primjer. Obično biste trebali vidjeti okvir koji vam omogućuje da imenujete tok. Zatim će se ispod toga nalaziti popis prijava (ili konektora) koji će vam trebati. Provjerite jeste li se prijavili na svaki od njih, a zatim kliknite Nastavi i slijedite upute na zaslonu. U našem slučaju, morat ćemo konfigurirati i odabrati ID grupe planera, ID plana, tim timova, a zatim i kanal za nastavak.

Kada završite, možete odabrati Kreiraj tijek. I tada biste trebali vidjeti skočnu poruku koja kaže da je vaš tijek rada stvoren. Sada se pojavljuje na popisu tokova na glavnoj stranici Power Automate! I od sada će raditi automatski.

Izrada drugog i prilagođenog tijeka u timovima

Zahvaljujući Power Automateu, niste ograničeni samo na tokove s temom prema timovima. Ako želite, možete stvoriti i druge tokove. Na njih se možete prebaciti tako da kliknete gumb Filtriraj na vrhu zaslona, ​​pored okvira za pretraživanje i odaberete Svi predlošci. Zatim pogledajte ulijevo za odabir kategorije. Koraci će biti isti, zahtijevat će da se prijavite i povežete račune, kao što smo učinili gore.

Ako ste napredniji korisnik, također možete kreirati prazan tijek, sami, ne slijedeći predložak. Kliknite karticu Kreiraj u Power Automateu, a zatim odaberite Kreiraj iz praznog. Odatle ćete vidjeti popis okidača i radnji. Također ćete vidjeti neke teme, pod Sve. Odaberite svoju temu da biste filtrirali okidač i radnje.

Zatim odaberite okidač slijedeći upute na zaslonu. Nakon što okidač završi, postavite radnju slijedeći upute i čarobnjaka na zaslonu. Svaki Flow ima drugačiji skup uputa, ali je prilično jednostavan za razumijevanje. Zatim možete testirati protok klikom na gumb Test na vrhu. Također možete provjeriti tok ima li pogrešaka odabirom Provjera protoka. Kada budete spremni, kliknite Spremi i vaš će se tijek pokrenuti.

Provjera i brisanje tokova

Sada kada ste stvorili svoje tokove, možete ih jednostavno izbrisati ili urediti. Jednostavno otvorite aplikaciju Power Automate u Teams tako da kliknete ( . .) na bočnoj traci, a zatim kliknete karticu Početna. Odatle biste trebali vidjeti popis svojih tokova. Možete pomaknuti miša u krajnju desnu stranu i kliknuti tri točke na popisu, a zatim odabrati Uredi ili Izbriši da biste izbrisali tijek. Što je još važnije, također možete provjeriti Povijest pokretanja da vidite kako radi, jer je pokvario.

Samo početak beskrajnih mogućnosti!

Stvaranje tijeka u timovima uz moć Automate samo je početak mogućnosti. Microsoft ima platformu poznatu kao PowerApps, koja vam omogućuje stvaranje vlastitih prilagođenih aplikacija za vaše poslovanje koristeći slične predloške. Više o tome možete saznati ovdje . I zapamtite, provjerite naše Microsoft 365 čvorište za više vijesti i informacija.