Tes problemas para xestionar os teus documentos?

Cando estás na empresa, xestionar documentos ás veces pode ser a ruina da túa existencia. Desde ficheiros grandes ata innumerables correos electrónicos, ter que traballar con tanta información pode ser difícil de xestionar, especialmente cando tes prazos de todas as direccións.

O problema é que hai tantas ferramentas no mercado que prometen axudarche pero que fan máis mal que ben. Aquí tes algunhas formas sinxelas de axudar a reducir os niveis de estrés e aforrar cartos xestionando os teus documentos de forma eficaz.

Contidos

• 1 Beneficios da xestión documental eficiente
• 2 Cales son algúns pasos sinxelos para axudarche a xestionar mellor os teus documentos?
  • 2.1 1. Establece o teu procedemento de xestión de ficheiros
  • 2.2 2. Deseñar un Plan de Ficheiro e Cronograma
  • 2.3 3. Organizar os ficheiros existentes
  • 2.4 4. Eliminar ficheiros obsoletos e redundantes
  • 2.5 5. Facer plans de almacenamento e eliminación
  • 2.6 6. Garantir o mantemento regular

Beneficios da xestión documental eficiente

Programar, xestionar e mesmo organizar tarefas ou documentos supón moito traballo. Hai numerosos provedores de servizos que poden quitalo do teu prato, pero cales son os beneficios de utilizar unha xestión documental eficiente?

• Prevención de incumprimentos legais
• Mellor uso do espazo de oficina
• Mellorado o acceso aos documentos
• Salvagarda da información confidencial
• Redución dos custos operativos do día a día
• Mellora da eficiencia da oficina
• Redución das queixas dos clientes

Cales son algúns pasos sinxelos para axudarche a xestionar mellor os teus documentos?

Xestionar documentos non é unha tarefa sinxela. Coa chegada de internet, agora temos unha avalancha de información e unha abundancia de comunicación á nosa disposición. Todo está en liña, desde descargar películas ata comprar alimentos. Debido a isto, a xestión dos teus documentos volveuse máis difícil que nunca.

Existen varias ferramentas/software para xestionar varios documentos que utiliza unha empresa a diario. Para os documentos normais, temos un sistema de xestión de documentos, mentres que un sistema de xestión de contratos é o máis adecuado para documentos específicos como contratos. Non obstante, estes pasos sinxelos son efectivos para todas as formas de documentos.

1. Establece o teu procedemento de xestión de ficheiros

Moitas empresas teñen moitos documentos dos que deben facer un seguimento en calquera momento, pero non teñen idea do ben que os están facendo un seguimento e moito menos que facer con eles para acceder facilmente cando sexa necesario. O primeiro que deben facer todas as empresas é establecer un procedemento para xestionar os documentos.

Isto conséguese creando directrices e procesos específicos que pretende seguir na súa xestión documental. Débese dedicar tempo a explicar coidadosamente os documentos que se deben conservar. os documentos necesarios diariamente, canto tempo debe conservarse ou cando debe descartarse.

2. Deseñar un Plan de Ficheiro e Cronograma

Para ter éxito na xestión dos seus documentos, siga un plan de ficheiros e unha programación. Isto creará coherencia e axudarache a ser máis produtivo na túa empresa. Tanto se estás a traballar nun problema para un cliente como se estás enviando unha factura a un cliente, todas esas cousas deberían ir a carpetas. Os ficheiros deben engadirse ao programa que utiliza para xestionar documentos o máis frecuente posible.

3. Organiza os ficheiros existentes

Organizar os ficheiros existentes é unha boa forma de comezar a xestionar os teus documentos. Se estás a comprar software ou non, é importante organizar primeiro os documentos existentes.

Isto darache unha idea sobre cales son os compoñentes do sistema de xestión de documentos que desexas e o que van facer exactamente por ti.

Tamén che axudará a saber se necesitas software ou só podes confiar no bolígrafo e o papel para xestionar os teus documentos.

4. Eliminar ficheiros obsoletos e redundantes

Todo o mundo adoita ter algúns ficheiros no seu ordenador que están desactualizados ou xa non son necesarios. Desafortunadamente, estes ficheiros tenden a acumularse en gran cantidade. É moi importante que se desface das versións antigas e que descubra onde ten as copias redundantes gardadas . Tamén é importante evitar gardar os mesmos ficheiros unha e outra vez.

5. Facer plans de almacenamento e eliminación

Para xestionar correctamente os seus documentos, debe determinar o que é importante e o que se pode arquivar temporalmente despois dun período de tempo adecuado. É por iso que debes facer plans de almacenamento e eliminación para que os teus documentos non estean flotando.

6. Garantir o mantemento regular

É importante ter un mantemento regular dos seus documentos comerciais, como dereitos de propiedade e rexistros de contratos. Estes documentos tenden a acumularse rapidamente e, como resultado, sería difícil atopalos cando os necesites. É, polo tanto, necesario ter un sistema organizado para xestionar os seus documentos empresariais.

Con case todos traballando con ordenadores hoxe en día e o crecemento dos teléfonos móbiles, a importancia dunha xestión de documentos ben organizada e segura é de suma importancia. Pero xestionar os teus ficheiros será algo que todos nos atopemos. É importante ter as ferramentas adecuadas e a súa información almacenada de forma segura.

Pode que nin sequera te decates do fácil que é perder información ou de que a estás almacenando nun lugar incorrecto. Hai moitos tipos diferentes de ferramentas de xestión dispoñibles para axudarche a almacenar correctamente os teus ficheiros. Polo tanto, é algo ao que debes vixiar a medida que o teu negocio crece para asegurarte de que estás tratando todos os aspectos da túa empresa de forma eficaz, incluído o manexo dos teus ficheiros.