Captura os detalles da túa reunión de vídeo con estas excelentes ferramentas

Nos últimos seis ou sete meses, varios aspectos das nosas vidas convertéronse en virtuais. Desde a compra enteira en sitios de comercio electrónico e a realización de clases e laboratorios en liña ata a contratación de empregados mediante entrevistas por videoconferencia, o cambio dixital durante a pandemia de COVID non ten precedentes en todos os sentidos.

Se es un profesional que traballa ou un estudante, entenderíase o vitais que son os servizos de videoconferencia. As definicións de comunicación e colaboración cambiaron significativamente para incorporar o feito de que as interaccións cara a cara son cousa do pasado.

Non obstante, coas mellores ferramentas de videoconferencia, a túa experiencia pode ser o máis próxima posible a unha conferencia real. Aquí tes os diferentes aspectos que debes ter en conta á hora de escoller unha plataforma de compromiso de vídeo para capturar todos os detalles esenciais das sesións virtuais.

Contidos

• 1 Funcións que hai que esperar nas plataformas de reunións de vídeo
  • 1.1 1. Audio e vídeo de alta calidade
  • 1.2 2. Compartir pantalla
  • 1.3 3. Compatibilidade de dispositivos
  • 1.4 4. Correos electrónicos con vídeos
  • 1.5 5. Chat e compartir
  • 1.6 6. Seguridade
• 2 Comunicación en liña cristalina

Características que hai que esperar nas plataformas de reunións de vídeo

1. Audio e vídeo de alta calidade

O requisito fundamental de calquera software de participación de vídeo é que a calidade do vídeo e do audio estea impecable coma se as persoas que se comunican estivesen na mesma sala. Hai unha contribución do hardware e do software para garantir que as reunións sexan de alta calidade.

Os compoñentes de hardware, como a cámara do teu portátil, o micrófono e os altofalantes, deben estar en bo estado para garantir a transferencia clara das mensaxes. Ao mesmo tempo, a plataforma tamén pode axudar na comunicación incorporando funcións como a cancelación de ruído, o silencio automático para  os participantes que non falan e os axustes axeitados para os usuarios con baixo ancho de banda.

2. Compartir pantalla

Xa sexa para compartir presentacións empresariais ou notas de conferencias, a  opción de compartir pantalla converteuse no equivalente a un proxector. A medida que as reunións se fan máis colaborativas, esta función é imprescindible en todas as plataformas de reunións de vídeo para que os usuarios poidan mostrar o seu traballo ou contido ou resultados a todos os presentes. A opción de compartir pantalla tamén debería ter a posibilidade de activala e desactivala rapidamente.

Se queres compartir contido gravado previamente, deberías ter unha función para gravar as actividades da pantalla. O  gravador de pantalla  debe ser de alta calidade e debe ter opcións adicionais para resaltar ou centrarse en elementos específicos, compartir vídeos de captura de pantalla e xerar unha ligazón que se pode compartir para permitir que un convidado grabe un vídeo e enviállo.

Nalgunhas plataformas seleccionadas, o software permítelle editar as gravacións (sen marcas de auga) antes de compartilas na pantalla. Se es un profesor que usa unha plataforma deste tipo para conectar cos seus estudantes, esta ferramenta de edición é útil para facer un vídeo pregravado sen erros (se o decide) nunha sesión en directo.

3. Compatibilidade de dispositivos

Aínda que as viaxes por todo o mundo reduciron significativamente, a xente aínda prefire unha plataforma que permita a comunicación en calquera lugar. O mesmo servizo de videoconferencia debería estar dispoñible en computadoras de escritorio, portátiles, tabletas e interfaces móbiles sen comprometer a calidade en ningún dispositivo. As opcións de acceso telefónico desde móbiles e as opcións para permitir o acceso aos usuarios convidados son funcións útiles para permitir a compatibilidade con varios dispositivos.

4. Correos electrónicos con vídeos

O contido de texto dos correos electrónicos adoita pasar desapercibido, especialmente se o contido continúa e segue. E se tiveses unha forma de inserir ligazóns de vídeo no teu Gmail ou Outlook? A túa taxa de resposta aumentaría significativamente, axudándote a comunicarte de forma máis eficaz cos teus colegas e clientes.

Sempre podes gravar vídeos e envialos como anexos cos teus correos electrónicos. Non obstante, algunhas plataformas de participación de vídeo teñen a función de crear modelos de correo electrónico de vídeo e enviar un único correo electrónico de vídeo a varios candidatos personalizándoo co seu nome, correo electrónico, nome da empresa, etc.

Esta  función de correo electrónico de vídeo  é especialmente útil cando se trata de CRM (Customer Relationship Management) ou marketing para chamar a atención dos seus clientes ao instante. Se a plataforma ten unha ferramenta de análise integrada, pode supervisar as visualizacións do vídeo e ver a porcentaxe de visualización, cualificar mellor os seus clientes potenciales e movelos máis rápido polo funil.

5. Chat e compartir

Ademais da comunicación de audio e vídeo, a función de chat está a ser outra necesidade nas plataformas de reunións de vídeo. O obxectivo principal de ter unha opción de chat é transmitir información de forma privada ao anfitrión ou a outros membros sen perturbar o fluxo da reunión e comunicarse antes e despois da reunión. O anfitrión tamén pode usar o chat para realizar enquisas ou enquisas ou para pedirlle á audiencia que responda sen que todos griten á vez.

Do mesmo xeito que un chatbox para enviar mensaxes de forma privada, outro complemento útil á ferramenta de software é a opción de compartir ficheiros con todos ou seleccionar membros na plataforma. Agora, os asistentes a unha reunión poden enviar rapidamente calquera dato ou documento relevante sen saír da sesión para abrir a súa caixa de entrada de correo electrónico.

6. Seguridade

As reunións da oficina adoitan ser confidenciais e, polo tanto, as salas de reunións están deseñadas para manter a conversación privada. Cando a "sala de reunións" é só unha ligazón en liña, está suxeita ao risco de ser pirateada. Un axente externo pode entrar na reunión ou na aula virtual e pode causar danos ou acceder a datos que non están dispoñibles fóra.

Algunhas funcións das ferramentas de video reunións que poden mellorar a configuración xeral de seguranza son a autenticación de usuarios, os permisos e as listas confidenciais de asistentes. Estes garantirán que só as persoas interesadas participen nas sesións en liña e non quen teña a ligazón.

Nalgúns casos, pode ser necesario gravar as reunións como trámite ou para futuras referencias. Se os asistentes ou hackers non convidados gravan o vídeo, o contido faise público. Polo tanto, a plataforma debería asegurarse de que só o anfitrión (ou os coanfitrións) teña a opción de gravar a reunión e só os que asistiron poidan acceder ao contido máis tarde.

Comunicación en liña cristalina

A competencia entre as empresas para ofrecer as mellores experiencias de comunicación, conferencias e reunións para profesionais e estudantes de negocios fíxose feroz nos últimos meses. A alta calidade, comodidade e opcións de gravación e uso compartido nas plataformas de interacción de vídeo convertéronse na necesidade do momento.

Entón, se queres descargar unha nova ferramenta de software ou engadir unha extensión a Chrome, compara as diferentes opcións que tes nestes aspectos. Probablemente, a tendencia da comunicación virtual podería durar mesmo despois de que a pandemia de COVID diminuíse, polo que deberías buscar a mellor oferta hoxe.