10 Συμβουλές παρουσίασης Zoom για την επόμενη μεγάλη σας συνάντηση

Αφού μάθετε πώς να ρυθμίζετε και να χρησιμοποιείτε το Zoom , μπορεί να νιώσετε ότι είστε έτοιμοι για την πρώτη σας μεγάλη διαδικτυακή συνάντηση. Ωστόσο, ένας καλός οικοδεσπότης γνωρίζει ότι μια επιτυχημένη παρουσίαση Zoom απαιτεί πολλή προετοιμασία, καθώς και την τήρηση μερικών κανόνων. 

Αν θέλετε να πραγματοποιήσετε την επόμενη μεγάλη σας συνάντηση στο Zoom, ακολουθούν μερικές συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βεβαιωθείτε ότι όλα κυλούν ομαλά και ότι είστε ένας σίγουρη και ελκυστική παρουσιάστρια.

Ελέγξτε τον εξοπλισμό σας

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να αποφύγετε τον λόξυγκα κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας στο Zoom είναι να ελέγξετε τον εξοπλισμό σας. Υπάρχουν διάφορες δοκιμές που μπορείτε να εκτελέσετε για να ελέγξετε εάν η κάμερα web σας λειτουργεί , καθώς και διορθώσεις που μπορείτε να εκτελέσετε εάν το μικρόφωνό σας δεν φαίνεται να λειτουργεί σωστά. 

Αφού δοκιμάσετε την κάμερα web, βεβαιωθείτε ότι την έχετε τοποθετήσει έτσι ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να δουν το πρόσωπό σας και όχι μόνο το μέτωπό σας ή τους ώμους σας. Για να το κάνετε αυτό, πρώτα αποφασίστε εάν κάνετε την παρουσίαση όρθια ή καθιστή και μετά προσαρμόστε το επίπεδο της κάμερας. 

Μερικά άλλα σημαντικά πράγματα που πρέπει να ελέγξετε περιλαμβάνουν την μπαταρία του φορητού υπολογιστή σας. Συνδέστε το εάν δεν είστε σίγουροι ότι η μπαταρία θα διαρκέσει όλη τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Ελέγξτε επίσης τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο. Η καθυστέρηση βίντεο ή ήχου θα δυσκολέψει τους συμμετέχοντες να παραμείνουν συγκεντρωμένοι. 

Ντύνομαι για να εντυπωσιάσω

Μόλις τελειώσετε με την τεχνική πλευρά των πραγμάτων, ρίξτε μια κριτική ματιά στον εαυτό σας και το περιβάλλον σας. Αν σκοπεύετε να ενεργοποιήσετε το βίντεό σας, ίσως είναι συνετό να αλλάξετε το PJ σας ακόμα κι αν βρίσκεστε στο σπίτι. Το ντύσιμο θα σας βοηθήσει να νιώσετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και θα σας δώσει το σωστό κίνητρο. 

Εάν δεν είστε ευχαριστημένοι με το περιβάλλον σας, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε την εξαιρετική λειτουργία εικονικού φόντου του Zoom και να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει τίποτα πίσω ή γύρω σας που μπορεί να αποσπάσει την προσοχή των παρευρισκομένων από την παρουσίασή σας Zoom. 

Κάντε πρόβες την παρουσίασή σας εκ των προτέρων

Ακόμα κι αν είστε ένας δημόσιος ομιλητής με αυτοπεποίθηση, δεν βλάπτει ποτέ να κάνετε πρόβα μερικές κρίσιμες στιγμές της παρουσίασης. Είναι αδύνατο να προβλέψεις κάθε ζήτημα που μπορεί να προκύψει, ειδικά με τις παρουσιάσεις Zoom, επομένως μπορεί να είναι δύσκολο να αυτοσχεδιάσεις επί τόπου, αν δεν έχεις κάνει πρόβα ολόκληρο το θέμα εκ των προτέρων. 

Μια καλή ιδέα είναι να κάνετε μια επίδειξη παρουσίασης στο σπίτι με ένα μέλος της οικογένειας ή με έναν φίλο μέσω Διαδικτύου. Θα σας δώσει μια ιδέα για το τι να περιμένετε από τη μελλοντική σας συνάντηση και τι είδους προκλήσεις πρέπει να ξεπεράσετε πριν κάνετε την παρουσίασή σας. 

Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις εισόδου σε σύσκεψη

Ένας τρόπος για να ελαχιστοποιήσετε τους περισπασμούς κατά τη σύσκεψη Zoom είναι να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις εισόδου για τους συμμετέχοντες. Δεν θα εμφανιστούν όλοι στην ώρα τους και, ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας σας, το να ακούτε αυτό το κουδούνισμα και να βλέπετε την ειδοποίηση για κάθε νέα καταχώριση που εμφανίζεται μπορεί όχι απλώς να διαταράξει τη διαδικασία παρουσίασής σας αλλά και να σας ενοχλήσει. 

Για να απενεργοποιήσετε αυτές τις ειδοποιήσεις, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις του λογαριασμού σας Zoom > Συνάντηση > Σε σύσκεψη και αλλάξτε την ειδοποίηση ήχου όταν κάποιος συμμετέχει ή αποχωρεί από την εκκίνηση. 

Ζητήστε από κάποιον να παρακολουθεί την αίθουσα αναμονής

Το Zoom διαθέτει μια αίθουσα αναμονής όπου κάθε συμμετέχων συγκεντρώνεται πριν εισέλθει στη συνάντηση. Είναι μια αποτελεσματική στρατηγική για να αποφύγετε τη συμμετοχή τυχαίων ατόμων και να καταστρέψουν την παρουσίασή σας. Το μειονέκτημα αυτού του συστήματος είναι ότι πρέπει να εγκρίνετε χειροκίνητα κάθε αίτημα από την Αίθουσα Αναμονής. Εάν κάποιος καθυστερήσει ή προσπαθήσει να συμμετάσχει ξανά στη σύσκεψη αφού έχει ήδη ξεκινήσει, ενδέχεται να μην παρατηρήσετε την ειδοποίηση και να αφήσετε το άτομο να κολλήσει στο προσωπικό του κενό ζουμ. 

Για να αποφύγετε αυτό, μπορείτε να ζητήσετε από έναν από τους συναδέλφους σας να παρακολουθήσει το παράθυρο Συμμετέχοντος για να επιτρέψει σε άλλους συμμετέχοντες να εισέλθουν από την Αίθουσα Αναμονής. 

Μάθετε τις βασικές συντομεύσεις ζουμ

Η εκμάθηση των πιο χρήσιμων συντομεύσεων στο Zoom μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε την παρουσίασή σας και να γίνετε επαγγελματίας οικοδεσπότης. Επιπλέον, μερικά από αυτά θα σας βοηθήσουν να επιλύσετε γρήγορα τυχόν απροσδόκητα ζητήματα και να εξοικονομήσετε χρόνο κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Ακολουθούν μερικές από τις πιο βασικές συντομεύσεις Zoom που πρέπει να γνωρίζετε.

• Alt + M (για Windows) ή Cmd + Ctrl + M (για Mac) 

Αυτή η συντόμευση θα κάνει σίγαση όλων ταυτόχρονα εκτός από τον κεντρικό υπολογιστή (εσάς). 

• Alt + M (για Windows) ή Cmd + Ctrl + U (για Mac)

Αυτό θα καταργήσει τη σίγαση όλων για όλους εκτός από τον κεντρικό υπολογιστή. 

• Alt + Shift + T (για Windows) ή Cmd + T (για Mac)

Μια εύχρηστη συντόμευση για το πότε πρέπει να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης της σύσκεψης Zoom.

• Space (για Windows, Mac)

Εάν είστε σε σίγαση και πρέπει να απαντήσετε γρήγορα σε μια ερώτηση και μετά να επιστρέψετε στη σίγαση, κρατήστε χώρο ενώ μιλάτε για να καταργήσετε προσωρινά τη σίγαση στον εαυτό σας. 

Μπορείτε να μάθετε τις υπόλοιπες χρήσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου Zoom στις Ρυθμίσεις της εφαρμογής. Ανοίξτε την εφαρμογή Zoom στην επιφάνεια εργασίας σας, συνδεθείτε στον λογαριασμό σας και μεταβείτε στις Ρυθμίσεις . Επιλέξτε Συντομεύσεις πληκτρολογίου για να δείτε την πλήρη λίστα συντομεύσεων. 

Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να κάνουν σίγαση του ήχου τους

Το να ζητάτε από τους ανθρώπους να κάνουν σίγαση των μικροφώνων τους κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας στο Zoom μπορεί να φαίνεται σαν μια προφανής συμβουλή. Ωστόσο, εάν έχετε άτομα που δεν είναι συνηθισμένα σε αυτήν τη μορφή διαδικτυακών παρουσιάσεων στην ομάδα σας, θα συνιστούσαμε να επισημάνετε αυτό πριν ξεκινήσετε την παρουσίαση. 

Μπορείτε να τους βοηθήσετε υποδεικνύοντας πώς να το κάνουν αυτό στο Zoom. 

Μπορείτε να κάνετε σίγαση του ήχου σας χρησιμοποιώντας τη συντόμευση Alt + A (για Windows) ή Cmd + Shift + A (για Mac) ή μέσω των Ρυθμίσεων της εφαρμογής Zoom ακολουθώντας τη διαδρομή Ρυθμίσεις > Ήχος > Σίγαση του μικροφώνου μου όταν συμμετέχετε σε μια σύσκεψη . 

Παύση της παρουσίασής σας για να απαντήσετε σε ερωτήσεις

Ανεξάρτητα από το πόσο λεπτομερής πιστεύετε ότι είναι η παρουσίασή σας, το κοινό σας μπορεί να έχει ερωτήσεις ή παρατηρήσεις σε όλη της τις οποίες θέλει να μοιραστεί με την ομάδα. Βοηθάει να διακόπτετε συχνά την παρουσίασή σας για να διευκρινίζεται εάν οι πληροφορίες είναι σαφείς σε όλους και εάν οι συνάδελφοί σας έχουν κάτι να προσθέσουν. 

Αποθηκεύστε το αρχείο καταγραφής συνομιλίας για παρακολούθηση

Είναι σημαντικό να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της παρουσίασης, ακόμη και όταν είστε αυτός που τη φιλοξενεί. Σημαντικές ερωτήσεις και παρατηρήσεις που κάνουν οι παρευρισκόμενοι σας καθ' όλη τη διάρκεια της συνάντησης μπορεί να είναι ιδανικές για μια μελλοντική συνέχεια. Ευτυχώς, το Zoom μπορεί να το κάνει για εσάς με τη δυνατότητα που σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο καταγραφής συνομιλιών σας. 

Ωστόσο, το Zoom δεν θα αποθηκεύσει αυτόματα το ιστορικό συνομιλιών σας, πρέπει να ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία εκ των προτέρων. 

Για να το κάνετε, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις του λογαριασμού σας Zoom και ακολουθήστε τη διαδρομή Σύσκεψη > Σε σύσκεψη (Βασική) > Αυτόματη αποθήκευση συνομιλιών . Αυτό θα αποθηκεύσει αυτόματα όλα τα μηνύματα στη συνομιλία, ακόμη και αυτά που αποστέλλονται ιδιωτικά μεταξύ των συμμετεχόντων. 

Καταγράψτε την παρουσίασή σας με ζουμ

Μια τελευταία συμβουλή είναι να καταγράψετε την παρουσίασή σας στο Zoom . Μπορεί να είναι ωφέλιμο σε περισσότερα από ένα επίπεδα. Μπορείτε να στείλετε την ηχογράφηση στα άτομα που δεν μπόρεσαν να πραγματοποιήσουν τη συνάντηση, καθώς και στους συμμετέχοντες που επιθυμούν να εξετάσουν ορισμένα μέρη με περισσότερες λεπτομέρειες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ηχογράφηση για να αναλύσετε τις δεξιότητές σας παρουσίασης και να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας ως δημόσιος ομιλητής. 

Εάν ανησυχείτε ότι θα ξεχάσετε να ηχογραφήσετε τη σύσκεψή σας, μπορείτε να μεταβείτε στις Ρυθμίσεις ζουμ > Ηχογράφηση και να ενεργοποιήσετε την Αυτόματη εγγραφή των συσκέψεών σας με ζουμ καθώς ξεκινούν. 

Ώρα να βελτιώσετε τις δεξιότητες παρουσίασης με ζουμ 

Η διοργάνωση μεγάλων συναντήσεων εργασίας σε εφαρμογές όπως το Zoom είναι η νέα πραγματικότητα. Είτε μας αρέσει είτε όχι, πρέπει να προσαρμοστούμε σε αυτό. Τα καλά νέα είναι ότι το Zoom είναι αρκετά διαισθητικό και εύκολο στη χρήση. Εφόσον κάνετε όλες τις δοκιμές και τους ελέγχους εκ των προτέρων , η παρουσίασή σας είναι βέβαιο ότι θα εκτελεστεί ομαλά. 

Έχετε φιλοξενήσει ποτέ μια μεγάλη συνάντηση στο Zoom; Ποιες είναι μερικές συμβουλές που θα θέλατε να μοιραστείτε με κάποιον που πρόκειται να πραγματοποιήσει μια παρουσίαση στο Zoom για πρώτη φορά; Μοιραστείτε τις γνώσεις σας για το Zoom μαζί μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.