7 δοκιμές ζουμ που πρέπει να εκτελέσετε πριν από την επόμενη συνάντησή σας

Η συνάντηση με τους συναδέλφους σας χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή όπως το Zoom είναι το νέο φυσιολογικό, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι εξακολουθούν να το συνηθίζουν. 

Ενώ η ομαδική συνομιλία μέσω βίντεο υπάρχει εδώ και αρκετό καιρό, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα μέχρι τώρα να μην είχατε ποτέ πραγματικά λόγο να τη χρησιμοποιήσετε. Που σημαίνει ότι μαθαίνετε μια εντελώς νέα λίστα ελέγχου κανόνων εθιμοτυπίας και τεχνικής προετοιμασίας.

Τα καλά νέα είναι ότι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε πια για την κακοσμία του στόματος, αλλά θα πρέπει να προσπαθήσετε να κάνετε τις παρακάτω δοκιμές ζουμ πριν από την επόμενη σημαντική συνάντηση. 

Προετοιμάστε το περιβάλλον σας

Ενώ μπορεί να μην βρίσκεστε στον ίδιο φυσικό χώρο με τους συναδέλφους σας, το Zoom συνδέει όλους τους μεμονωμένους χώρους σας μαζί. Κάτι που σημαίνει επίσης ότι τυχόν προβλήματα που έχει το περιβάλλον σας μπορεί να αποτελέσουν θέμα στη συνάντησή σας. Τι είδους προβλήματα; Λοιπόν, θα εξαρτηθεί από μεμονωμένες περιστάσεις, αλλά εδώ είναι μερικές βασικές συμβουλές:

• Βεβαιωθείτε ότι το περιβάλλον σας είναι επαρκώς φωτισμένο.
• Εάν είναι δυνατόν, επιλέξτε ένα μέρος με έλεγχο πρόσβασης, όπως μια πόρτα που μπορεί να κλειδωθεί.
• Προσπαθήστε να επιλέξετε ένα δωμάτιο που δεν είναι πολύ επιρρεπές σε ηχώ. Κάπου με χαλί, χοντρές κουρτίνες και μαλακά έπιπλα είναι γενικά καλό.
• Ελέγξτε το δωμάτιο για πηγές θορύβου. Ένα ηχητικό σήμα, ένας τσιρίζοντας ανεμιστήρας ή άλλο παρόμοιο πρόβλημα θα επηρεάσει τα νεύρα όλων των άλλων συμμετεχόντων στη συνάντηση.
• Ελέγξτε προσεκτικά το πλαίσιο της ροής του βίντεό σας. Υπάρχει κάτι ακατάλληλο ή αποσπώντας την προσοχή; Σκεφτείτε να μετακινήσετε εκεί που κάθεστε ή να απομακρύνετε αυτά τα αντικείμενα.

Αυτή δεν είναι μια ολοκληρωμένη λίστα, επομένως κοιτάξτε γύρω από το περιβάλλον που θα χρησιμοποιήσετε κατά τη σύσκεψή σας στο Zoom και προσπαθήστε να σκεφτείτε αν κάτι θα προκαλέσει προβλήματα.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα εικονικό φόντο

Το Zoom προσφέρει τη δυνατότητα να αντικαταστήσετε το φόντο σας με ένα εικονικό. Αυτό λειτουργεί όπως κάθε ρύθμιση "πράσινης οθόνης", αλλά δεν χρειάζεστε συγκεκριμένα πράσινη οθόνη. Εφόσον το φόντο σας έχει ομοιόμορφο χρώμα και ομοιόμορφα φωτισμένο, θα πρέπει να έχετε καλά αποτελέσματα. Το εικονικό σας φόντο δεν χρειάζεται να είναι τέλειο, αλλά μπορείτε να το δοκιμάσετε στις ρυθμίσεις Zoom για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί για εσάς.

Εάν δεν λαμβάνετε εξαιρετικά αποτελέσματα, μπορείτε να δοκιμάσετε να φωτίσετε το φόντο πιο ομοιόμορφα ή να επενδύσετε σε μια αναδυόμενη πράσινη οθόνη. Υπάρχουν ακόμη και υπέροχες ιδέες όπως η πράσινη οθόνη που τοποθετείται σε καρέκλα Webaround, η οποία διευκολύνει την κάλυψη ολόκληρου του πλαισίου της κάμερας.

Έχετε μια λύση που κρατά σημειώσεις

Αυτή είναι μια συμβουλή προετοιμασίας που ισχύει και για τις πραγματικές συναντήσεις, αλλά θα πρέπει να έχετε κάποιου είδους λύση για τη λήψη σημειώσεων. Μπορεί να είναι στυλό και χαρτί, tablet με στυλό ή τηλέφωνο με πληκτρολόγιο οθόνης. 

Ορισμένες συσκέψεις Zoom καταγράφονται. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν χρειάζεται να κρατάτε σημειώσεις που προορίζονται για αναφορά μετά το τέλος της συνάντησης. Αντίθετα, οι σημειώσεις είναι χρήσιμες για την οργάνωση των ερωτήσεων και των σχολίων σας. Είναι η φύση των συναντήσεων Zoom που πιθανότατα δεν θα έχετε πολύ χρόνο να μιλήσετε όταν έρθει η σειρά σας. Η τήρηση σημειώσεων σάς βοηθά να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο που έχετε. 

Ελέγξτε ότι η οθόνη σας είναι κατάλληλη για κοινή χρήση

Είτε σκοπεύετε να μοιραστείτε την οθόνη του υπολογιστή σας με άλλους κατά τη διάρκεια της συνάντησης είτε όχι, να είστε πάντα έτοιμοι να το κάνετε αμέσως. Τι σημαίνει αυτό? Βεβαιωθείτε ότι η ταπετσαρία σας είναι κατάλληλη για εργασία, ίσως είναι καλύτερο να την αλλάξετε σε μία από τις ενσωματωμένες επιλογές των Windows. Κλείστε όλες τις εφαρμογές που είναι ανοιχτές και ενδέχεται να εμφανίζουν ιδιωτικό ή ευαίσθητο περιεχόμενο. 

Εάν είναι πιθανό να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού, μπορεί να θέλετε να απενεργοποιήσετε την αυτοματοποιημένη ολοκλήρωση αναζήτησης ή να χρησιμοποιήσετε ένα φορητό πρόγραμμα περιήγησης χωρίς ιστορικό αναζήτησης. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι οι ιστότοποι ή οι όροι αναζήτησης που έχετε επισκεφτεί στον προσωπικό σας χρόνο να εμφανίζονται στην οθόνη για να τους βλέπει όλη η ομάδα.

Εκτελέστε μια δοκιμή ταχύτητας Διαδικτύου

Μόλις βρείτε ένα καλό μέρος για τη συνάντησή σας και έχετε προετοιμάσει το περιβάλλον, θα πρέπει να ελέγξετε αν η ταχύτητα του διαδικτύου σας είναι επαρκής. Εκτελέστε μια δοκιμή ταχύτητας Διαδικτύου και ελέγξτε αν έχετε αρκετό εύρος ζώνης για να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση Zoom.

Η ελάχιστη απαίτηση για μια ομαδική βιντεοκλήση Zoom είναι περίπου 1 Mbps εύρους ζώνης. Και προς τις δύο κατευθύνσεις. Το εύρος ζώνης ανάντη είναι πολύ σημαντικό για βιντεοκλήσεις. Εάν το Διαδίκτυό σας καθυστερεί στην αποστολή πληροφοριών, αυτό θα επηρεάσει την εμπειρία για άλλους συμμετέχοντες. Ιδανικά θέλετε 3 Mbps και προς τις δύο κατευθύνσεις για να εξασφαλίσετε ροή βίντεο HD υψηλής ποιότητας. 

Εάν η δοκιμή ταχύτητας δείξει ότι η σύνδεσή σας δεν είναι τόσο γρήγορη όσο θα έπρεπε να είναι το πακέτο διαδικτύου σας, τότε θα πρέπει να αντιμετωπίσετε προβλήματα με την απόδοσή σας στο διαδίκτυο . Αυτό σημαίνει να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει αρκετή ισχύς σήματος WiFi και να βεβαιωθείτε ότι δεν βρίσκεστε σε νεκρό σημείο. Ρίξτε μια ματιά στον οδηγό μας για την επιτάχυνση του WiFi Internet ή σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα καλώδιο Ethernet, αν είναι δυνατόν.

Βεβαιωθείτε ότι η κάμερα web και το μικρόφωνό σας λειτουργούν

Τώρα φτάνουμε στην ίσως πιο κρίσιμη δοκιμή που πρέπει να κάνετε πριν από τη σύσκεψη Zoom: να βεβαιωθείτε ότι το μικρόφωνο και η κάμερα web λειτουργούν. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:

• Συνδέστε το μικρόφωνο και την κάμερα web
• Εάν σας ζητηθεί, ίσως χρειαστεί να εγκαταστήσετε λογισμικό ή προγράμματα οδήγησης για αυτά. Συνήθως αυτή είναι μια εμπειρία plug-and-play
• Ανοίξτε το Zoom
• Επιλέξτε το γρανάζι ρυθμίσεων
• Επιλέξτε Βίντεο
• Επιλέξτε τη σωστή κάμερα web από την αναπτυσσόμενη λίστα, εάν υπάρχει
• Ελέγξτε την προεπισκόπηση για να δείτε αν φαίνεται καλό (ή αν εμφανίζεται καθόλου)
• Προσαρμόστε άλλες ρυθμίσεις, όπως η ποιότητα HD, ανάλογα με τις ανάγκες σας
• Επιλέξτε Ήχος
• Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί η σωστή συσκευή ήχου και για ηχείο και για μικρόφωνο
• Επιλέξτε δοκιμαστικό ηχείο και δοκιμαστικό μικρόφωνο το καθένα με τη σειρά για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργούν

Σας προτείνουμε επίσης να επιλέξετε το πλαίσιο «Σίγαση του μικροφώνου μου όταν συμμετέχω σε μια σύσκεψη», γιατί αυτό είναι απλώς καλοί τρόποι. Επίσης, σας εμποδίζει να πείτε κατά λάθος κάτι που δεν θέλετε να ακούσουν τα υπόλοιπα άτομα στη σύσκεψη, επειδή ξεχάσατε να κάνετε σίγαση του μικροφώνου σας.

Για λεπτομερείς οδηγίες ρύθμισης του ζουμ, δείτε Πώς να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε το ζουμ – Είναι καλύτερο από το Skype; για συμβουλές ειδικών.

Εάν η webcam σας δεν λειτουργεί, μεταβείτε στις Γρήγορες επιδιορθώσεις όταν η κάμερα συσκέψεων με ζουμ δεν λειτουργεί για να τα ταξινομήσετε σε ελάχιστο χρόνο.

Λάβετε μέρος σε μια δοκιμαστική συνάντηση

Το τελευταίο βήμα στη διαδικασία πριν συμμετάσχετε στη σύσκεψη Zoom είναι να καλέσετε την υπηρεσία δοκιμής συνάντησης Zoom. Απλώς μεταβείτε στη διεύθυνση https://zoom.us/test και ακολουθήστε τις οδηγίες. Θα μπορείτε να επιβεβαιώσετε ότι όλος ο εξοπλισμός σας λειτουργεί και αν ακούγετε καλά στους άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με το μικρόφωνο, την κάμερα ή τη σύνδεση στο διαδίκτυο εδώ, μπορείτε απλώς να μεταβείτε ξανά στη λίστα των ελέγχων παραπάνω για να βρείτε το πρόβλημα.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να μάθετε πώς να ηχογραφείτε μια συνάντηση Zoom . Μπορείτε επίσης να μάθετε πώς να φιλοξενείτε μια συνάντηση Zoom .

Συμβαίνουν τεχνικά προβλήματα και μετά συμβαίνει ζωή

Ελπίζουμε η συνάντησή σας στο Zoom να πήγε καλά και χωρίς προβλήματα, αλλά το τελευταίο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι ορισμένα πράγματα είναι απλώς εκτός ελέγχου. Δεν υπάρχει καμία προετοιμασία ή αντίγραφα ασφαλείας που μπορείτε να δημιουργήσετε για να βεβαιωθείτε ότι η συνάντησή σας θα πραγματοποιηθεί χωρίς προβλήματα. Τα τεχνικά προβλήματα μπορούν πάντα να συμβούν και θα πρέπει απλώς να τα συνεχίσετε.

Το ίδιο ισχύει για πράγματα που δεν είναι αυστηρά τεχνικά. Αν η γάτα σας πηδήξει πάνω στο γραφείο και μπλοκάρει την κάμερα, αυτή είναι η ζωή. Δεν αξίζει να ασχοληθείς. Είμαστε όλοι άνθρωποι και όλοι ζούμε κάτω από ανώμαλες συνθήκες αυτή τη στιγμή. Χαλαρώστε λοιπόν, απολαύστε τη συνάντησή σας και να είστε βέβαιοι ότι έχετε κάνει ό,τι μπορούσατε για να εκτελέσετε τις σωστές δοκιμές Zoom πριν από τη συνάντησή σας. Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μάθετε πώς να προσποιείτε την προσοχή σε μια κλήση Zoom .