Ένας οδηγός για να ξεκινήσετε με τα Zoom Breakout Rooms

Το Zoom είναι μια εφαρμογή web conferencing για συνδιάσκεψη βίντεο ή/και ήχου, καθώς και ένα από τα καλύτερα εργαλεία συνεργασίας για απομακρυσμένες ομάδες . Η εφαρμογή σάς επιτρέπει να πραγματοποιείτε απεριόριστες συσκέψεις, να πραγματοποιείτε απεριόριστες τηλεφωνικές κλήσεις και να καταγράφετε τις κλήσεις ή τις συσκέψεις σας .

Μία από τις λιγότερο γνωστές λειτουργίες του Zoom που δεν θα βρείτε στο Microsoft Teams ή στο Google Meet είναι τα Zoom Breakout Rooms. Οι αίθουσες επιμέρους λειτουργιών λειτουργούν σαν ομάδες επιμέρους σε ένα φυσικό σεμινάριο ή εργαστήριο, επιτρέποντάς σας να χωρίσετε τη σύσκεψη Zoom σε ξεχωριστές συνεδρίες.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας καθοδηγήσουμε στη διαδικασία ρύθμισης του Zoom Breakout Rooms για να σας βοηθήσουμε να κατανοήσετε τη λειτουργία στο σύνολό της.

Τι είναι ένα Zoom Breakout Room;

Οι αίθουσες επιμέρους ζουμ είναι ξεχωριστές διεπαφές που δημιουργεί ο κεντρικός υπολογιστής της σύσκεψης Zoom χειροκίνητα ή αυτόματα για να φιλοξενήσει περισσότερες συσκέψεις σε μία περίοδο λειτουργίας.  

Για παράδειγμα, εάν φιλοξενείτε μια σύσκεψη εθνικών αντιπροσώπων στο Zoom, μπορείτε να δημιουργήσετε αίθουσες επιλογών για διαφορετικές επαρχίες ή κομητείες. Μπορείτε να μετακινήσετε τους αντιπροσώπους σε πολλές μικρότερες ομάδες με βάση την κομητεία ή την επαρχία που εκπροσωπούν.

Ένας οικοδεσπότης σύσκεψης μπορεί να δημιουργήσει έως και 50 επιμέρους συνεδρίες στην κεντρική αίθουσα συσκέψεων του Zoom. Οι χρήστες μπορούν να συμμετάσχουν σε μια σύσκεψη Zoom και σε Αίθουσες επιλογών από οποιαδήποτε συμβατή συσκευή ή μεγάλες πλατφόρμες, συμπεριλαμβανομένων των Windows, Mac, Linux, Android και iOS.

Προτού εγγραφείτε σε μια αίθουσα επιμέρους συσκέψεων, ελέγξτε εάν χρησιμοποιείτε συσκευή που είναι συμβατή με το λογισμικό Zoom και ότι είναι ενεργοποιημένη μια αίθουσα επιμέρους συσκέψεων στις ρυθμίσεις σας.

Πώς να ρυθμίσετε ένα Zoom Breakout Room

1. Για να ξεκινήσετε ένα Breakout room στο Zoom, συνδεθείτε στο Zoom.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις στην ενότητα Προσωπικά στο αριστερό παράθυρο.

1. Μεταβείτε στη σύσκεψη (Για προχωρημένους) στην καρτέλα Σύσκεψη στη δεξιά πλευρά.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Δωμάτιο επιμέρους και βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη. Εάν είναι απενεργοποιημένο, αλλάξτε το διακόπτη για να το ενεργοποιήσετε.

1. Εάν θέλετε να εκχωρήσετε εκ των προτέρων τους συμμετέχοντες σε Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Να επιτρέπεται στον κεντρικό υπολογιστή να εκχωρεί τους συμμετέχοντες σε δωμάτια επιμέρους συσκέψεων κατά τον προγραμματισμό για αυτήν την επιλογή. 

1. Για να ενεργοποιήσετε το Breakout Rooms για μέλη μιας συγκεκριμένης ομάδας, συνδεθείτε στο Zoom ως διαχειριστής και κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση χρηστών > Διαχείριση ομάδας στο μενού πλοήγησης.

1. Κάντε κλικ στο όνομα της ομάδας και, στη συνέχεια, πατήστε ή κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις . Στην καρτέλα Σύσκεψη , βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Αίθουσα επιμέρους συσκέψεων. Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε στους οικοδεσπότες συσκέψεων να εκχωρούν εκ των προτέρων συμμετέχοντες σε Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων.  

Σημείωση : Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία "Δωμάτια επιμέρους" για δική σας χρήση, χρησιμοποιώντας τα ίδια βήματα παραπάνω. Ωστόσο, εάν η επιλογή "Δωμάτιο επιμέρους" είναι γκριζαρισμένη, πιθανότατα είναι κλειδωμένη σε επίπεδο λογαριασμού ή ομάδας. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή του Zoom για περαιτέρω βοήθεια.

Πώς να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε ένα δωμάτιο με ζουμ

Μόλις ενεργοποιηθεί η επιλογή Zoom Breakout Room, μπορείτε να διαχειριστείτε τις αίθουσες και να εκχωρήσετε εκ των προτέρων συμμετέχοντες στα δωμάτια Breakout.

Σημείωση : Μόνο ο οικοδεσπότης της σύσκεψης Zoom μπορεί να εκχωρήσει συμμετέχοντες σε Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων. Εάν είστε συν-οικοδεσπότης, μπορείτε να εγγραφείτε και να αποχωρήσετε μόνο από μια αίθουσα επιμέρους γεγονότων στην οποία σας έχει αναθέσει ο οικοδεσπότης. Ένας οικοδεσπότης μπορεί να δημιουργήσει έως και 50 αίθουσες επιλογών με έως και 200 ​​συμμετέχοντες προκαθορισμένους στα δωμάτια. 

Ωστόσο, ο αριθμός των συμμετεχόντων ανά δωμάτιο περιορίζεται στη χωρητικότητα της σύσκεψης, στον αριθμό των Δωματίων επιμέρους συσκέψεων που δημιουργήθηκαν και εάν οι συμμετέχοντες έχουν εκ των προτέρων εκχωρηθεί ή ανατεθεί στους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.

Πώς να δημιουργήσετε ένα Zoom Breakout Room σε Windows/Mac

1. Ξεκινήστε μια σύσκεψη Zoom – άμεση ή προγραμματισμένη – και κάντε κλικ στην επιλογή Αίθουσες επιμέρους σημείων .

1. Επιλέξτε τον αριθμό των δωματίων που θέλετε να δημιουργήσετε και πώς θέλετε να εκχωρήσετε τους συμμετέχοντες στα δωμάτια. Εάν επιλέξετε να εκχωρήσετε αυτόματα τους συμμετέχοντες , το Zoom θα τους χωρίσει ομοιόμορφα σε κάθε δωμάτιο. Εάν επιλέξετε τη μη αυτόματη μέθοδο, έχετε περισσότερο έλεγχο ως προς το ποιος συμμετέχων θέλετε να πάει σε κάθε δωμάτιο.

1. Κάντε κλικ στο Create Breakout Rooms .

1. Θα δημιουργηθούν οι αίθουσες επιμέρους διαμερισμάτων, αλλά δεν θα ξεκινήσουν αμέσως. Μπορείτε να διαχειριστείτε τα δωμάτια πριν ξεκινήσουν κάνοντας κλικ στο Επιλογές για να δείτε περισσότερες επιλογές Δωμάτιο επιμέρους. Επιλέξτε τις επιλογές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τις αίθουσες επιμέρους:

• Μετακίνηση όλων των συμμετεχόντων στα δωμάτια επιμέρους συσκέψεων αυτόματα.
• Επιτρέψτε στους συμμετέχοντες να επιστρέψουν στην κύρια συνεδρία ανά πάσα στιγμή.
• Οι αίθουσες επιμέρους κλήσεων κλείνουν αυτόματα μετά από x λεπτά.
• Ενημερώστε με όταν τελειώσει η ώρα.
• Αντίστροφη μέτρηση μετά το κλείσιμο του Breakout Rooms.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα όλων των δωματίων για να ξεκινήσετε τις αίθουσες επιμέρους στοιχείων.

1. Εάν επιλέξατε τη Μη αυτόματη μέθοδο για την ανάθεση συμμετεχόντων στις αίθουσες επιμέρους σημείων, κάντε κλικ στην επιλογή Εκχώρηση δίπλα στην αίθουσα στην οποία θέλετε να τους εκχωρήσετε.

1. Επιλέξτε τους συμμετέχοντες που θέλετε να αντιστοιχίσετε σε αυτό το δωμάτιο και, στη συνέχεια, επαναλάβετε την ενέργεια για κάθε δωμάτιο επιμέρους τμημάτων που δημιουργήσατε. Μόλις αντιστοιχίσετε έναν συμμετέχοντα, το κουμπί Εκχώρηση θα αντικατασταθεί με τον αριθμό των συμμετεχόντων στην αίθουσα.

Αφού αντιστοιχίσετε τους συμμετέχοντες σε Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων, μπορείτε να αναδιατάξετε τους συμμετέχοντες. Όλοι οι συμμετέχοντες στους οποίους δεν ανατέθηκε σε μια αίθουσα θα παραμείνουν στη μεγαλύτερη σύσκεψη μόλις ξεκινήσουν οι αίθουσες. Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε ή να ανταλλάξετε συμμετέχοντες μεταξύ δωματίων, να δημιουργήσετε εκ νέου δωμάτια, να προσθέσετε νέα δωμάτια επιμέρους συσκέψεων ή να διαγράψετε τα δωμάτια.

Σημείωση : Κάθε συμμετέχων θα λάβει ένα μήνυμα προτροπής να συμμετάσχει στην αίθουσα επιμέρους συσκέψεων και μόλις μεταφερθούν όλοι στις αντίστοιχες αίθουσες επιμέρους συσκέψεων, ο οικοδεσπότης παραμένει στην κύρια συνάντηση. Εάν είστε ο οικοδεσπότης, μπορείτε να εγγραφείτε με μη αυτόματο τρόπο ή να αποχωρήσετε από οποιαδήποτε αίθουσα του Breakout σε εξέλιξη.

1. Ένας οικοδεσπότης μπορεί επίσης να σταματήσει τα δωμάτια μετά από αντίστροφη μέτρηση 60 δευτερολέπτων κάνοντας κλικ στο Κλείσιμο όλων των δωματίων .

1. Εσείς (οικοδεσπότης) μπορείτε επίσης να μεταδώσετε ένα μήνυμα σε όλα τα δωμάτια επιμέρους διαμερισμάτων για να μοιράζεστε περισσότερες πληροφορίες ή προειδοποιήσεις μέτρησης χρόνου ενώ τα δωμάτια βρίσκονται σε εξέλιξη. Για να μεταδώσετε ένα μήνυμα, μεταβείτε στα Στοιχεία ελέγχου συσκέψεων και κάντε κλικ στο εικονίδιο Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων .
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Μετάδοση μηνύματος σε όλους .

1. Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Broadcast . Το μήνυμα θα εμφανιστεί σε όλους τους συμμετέχοντες στις αντίστοιχες αίθουσες επιλογών.

Πώς να εκχωρήσετε εκ των προτέρων τους συμμετέχοντες σε αίθουσες επιλογών

Ως οικοδεσπότης μιας σύσκεψης Zoom, μπορείτε να εκχωρήσετε εκ των προτέρων συμμετέχοντες σε Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων καθώς προγραμματίζετε τη σύσκεψη.

Σημείωση : Οι συμμετέχοντες πρέπει να είναι συνδεδεμένοι στους λογαριασμούς τους Zoom για να εκχωρηθούν εκ των προτέρων σε μια αίθουσα επιμέρους σημείων. Οι συμμετέχοντες που συμμετέχουν από το πρόγραμμα-πελάτη ιστού δεν θα ανατεθούν εκ των προτέρων σε μια αίθουσα επιμέρους σημείων. Εάν έχετε ενεργοποιήσει την εγγραφή για τη σύσκεψη Zoom και υπάρχουν εξωτερικοί συμμετέχοντες εγγεγραμμένοι για τη σύσκεψη, μπορείτε να τους εκχωρήσετε σε Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πύλη ιστού ή ένα αρχείο CSV για να εκχωρήσετε εκ των προτέρων συμμετέχοντες σε Αίθουσες επιμέρους μεγέθυνσης.

Πώς να χρησιμοποιήσετε την πύλη Ιστού για να εκχωρήσετε εκ των προτέρων σε άτομα για μεγέθυνση αίθουσες επιλογών

1. Συνδεθείτε στην πύλη ιστού Zoom, κάντε κλικ στην επιλογή Συσκέψεις και προγραμματίστε μια συνάντηση.

1. Επιλέξτε εκ των προτέρων ανάθεση δωματίου στις Επιλογές συσκέψεων .

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία δωματίων .

1. Στο αναδυόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο εικονίδιο συν δίπλα στο Δωμάτια για να προσθέσετε ένα δωμάτιο.

1. Εάν θέλετε να μετονομάσετε μια αίθουσα επιμέρους σημείων, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα της αίθουσας και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι . Αναζητήστε συμμετέχοντες με όνομα ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο κειμένου Προσθήκη συμμετεχόντων και προσθέστε τους στην αίθουσα επιμέρους στοιχείων. Μπορείτε να προσθέσετε εσωτερικούς χρήστες χρησιμοποιώντας τον ίδιο λογαριασμό, να αλλάξετε τη σειρά των συμμετεχόντων στην αίθουσα, να μετακινήσετε ή να αφαιρέσετε συμμετέχοντες και να διαγράψετε μια αίθουσα επιμέρους στοιχείων.

1. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση .

Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο CSV για να εκχωρήσετε εκ των προτέρων άτομα για μεγέθυνση αίθουσες επιμέρους σημείων

1. Συνδεθείτε στην πύλη ιστού Zoom, κάντε κλικ στην επιλογή Συσκέψεις και προγραμματίστε μια συνάντηση. 
2. Επιλέξτε εκ των προτέρων εκχώρηση αίθουσας επιμέρους στην ενότητα Επιλογές συσκέψεων και κάντε κλικ στην Εισαγωγή από CSV .

1. Κατεβάστε ένα δείγμα αρχείου CSV το οποίο μπορείτε να συμπληρώσετε κάνοντας κλικ στην επιλογή Λήψη .

1. Ανοίξτε το αρχείο CSV και συμπληρώστε τη στήλη Προ-ανάθεση Όνομα δωματίου με το όνομα των Δωματίων επιμέρους. Η στήλη Διεύθυνση Email θα περιέχει τις διευθύνσεις email των συμμετεχόντων που έχουν ανατεθεί.

1. Αποθηκεύστε το αρχείο. Σύρετε και αποθέστε το στην πύλη ιστού Zoom και το Zoom θα επαληθεύσει ότι η διεύθυνση email έχει λογαριασμό Zoom.
2. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις εργασίες που έχετε ήδη αναθέσει εκ των προτέρων στις Αίθουσες επιμέρους τμημάτων πριν ξεκινήσετε τη σύσκεψη. Συνδεθείτε στην πύλη ιστού Zoom, κάντε κλικ στην επιλογή Συσκέψεις και επιλέξτε τη σύσκεψη που θέλετε να επεξεργαστείτε.

1. Κάντε κλικ στην Προβολή λεπτομερειών στην ενότητα Δωμάτιο επιμέρους.

1. Επεξεργαστείτε τις αίθουσες επιμέρους τμημάτων σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση .

1. Ξεκινήστε τη σύσκεψη με τους συμμετέχοντες που έχουν εκ των προτέρων εκχωρηθεί Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων μεταβαίνοντας στα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης και κάνοντας κλικ στην επιλογή Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων. Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα όλων των δωματίων για να ξεκινήσετε τις αίθουσες επιμέρους στοιχείων.

Σημείωση : Μπορείτε να εκχωρήσετε μη αυτόματα τους συμμετέχοντες χρησιμοποιώντας τα στοιχεία ελέγχου Δωμάτιο επιμέρους συσκέψεων που αναφέρονται στην ενότητα Πώς να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε μια αίθουσα επιμέρους μεγέθυνσης παραπάνω. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε μια συνεδρία στον πίνακα στις Αίθουσες επιμέρους και να προσκαλέσετε τους συμμετέχοντες να προβάλουν και να σχολιάσουν.

Διοργανώστε τις συναντήσεις της ομάδας χωρίς κόπο

Το Zoom Breakout Rooms είναι μια δωρεάν υπηρεσία από το Zoom που λειτουργεί για περιπτώσεις πολλαπλών χρήσεων, ειδικά όταν μια σύσκεψη έχει πολλούς συμμετέχοντες. Τέτοιες συναντήσεις περιλαμβάνουν ομάδες εστίασης, συναντήσεις τάξης για διαφορετικούς βαθμούς ή συναντήσεις τμημάτων.

Έχετε φιλοξενήσει μια συνάντηση Zoom και έχετε χρησιμοποιήσει τη λειτουργία Zoom Breakout Rooms; Μοιραστείτε την εμπειρία σας στα σχόλια.