Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Flow αντί για το IFTTT

Δείτε τι χρειάζεστε για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το Microsoft Flow.

Εγγραφείτε για έναν λογαριασμό στον ιστότοπο του Microsoft Flow

Περιηγηθείτε στα πρότυπα ροής της Microsoft

Επιλέξτε ένα πρότυπο και τροποποιήστε το για τις ανάγκες σας

Το Microsoft Flow είναι μια πλατφόρμα αυτοματισμού ροής εργασιών που συνδέει διαφορετικές εφαρμογές και υπηρεσίες για την αυτοματοποίηση εργασιών. Το Flow ενσωματώνεται με πολλές υπάρχουσες εφαρμογές και υπηρεσίες της Microsoft (Office 365), καθώς και με άλλες εφαρμογές στο χώρο εργασίας για την αυτοματοποίηση εργασιών για την ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας. Το Flow είναι η απάντηση της Microsoft στο IFTTT.

Το 2016, το Blog.WebTech360 παρείχε πληροφορίες σχετικά με το πώς να ξεκινήσετε με το Microsoft Flow και πώς να δημιουργήσετε ένα Microsoft Flow . Από τότε, το Microsoft Flow έχει αλλάξει σημαντικά. Όλο και περισσότερες Ροές έχουν προστεθεί από τη Microsoft και τους καθημερινούς χρήστες που συμβάλλουν στην αύξηση της παραγωγικότητας, της αυτοματοποίησης και της αποτελεσματικότητας.

Η Microsoft δημιούργησε το Flow για «Δημιουργία αυτοματοποιημένων ροών εργασίας μεταξύ των αγαπημένων σας εφαρμογών και υπηρεσιών για λήψη ειδοποιήσεων, συγχρονισμό αρχείων, συλλογή δεδομένων και πολλά άλλα». Εάν έχετε εμπειρία εργασίας με το IFTTT (If This Then That), το Microsoft Flow είναι παρόμοιο με το IFTTT, εκτός από το ότι το Flow μπορεί να ενσωματωθεί με περισσότερες υπηρεσίες και να χειριστεί τις συγκεκριμένες απαιτήσεις μιας εταιρείας σε επίπεδο επιχείρησης.

Το Microsoft Flow είναι διαφορετικό από το IFTTT

Το Microsoft Flow επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν ροές εργασίας, γνωστές και ως "ροές". Οι ροές βασίζονται σε συμβάντα ενεργοποίησης. Για παράδειγμα, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν μια ροή που κατεβάζει απαντήσεις ή απαντήσεις σε ένα email και στη συνέχεια ανεβάζει αυτά τα μηνύματα στο OneDrive σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα. Μια ροή μπορεί επίσης να κατεβάσει κάθε tweet που αποστέλλεται από τον επαγγελματικό σας λογαριασμό σε ένα αρχείο Excel και να το αποθηκεύσει στο OneDrive .

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Flow

Το Microsoft Flow είναι ήδη μέρος των σειρών εφαρμογών Microsoft 365 , Office 365 και Dynamics 365 . Εάν δεν είστε συνδρομητής σε καμία από αυτές τις υπηρεσίες της Microsoft, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Flow δωρεάν. το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα πρόγραμμα περιήγησης και έναν λογαριασμό Microsoft. Επί του παρόντος, το Microsoft Flow υποστηρίζει όλες τις εκδόσεις του Microsoft Edge, καθώς και άλλα προγράμματα περιήγησης, συμπεριλαμβανομένων των Chrome και Safari. Ακολουθεί ένα γρήγορο εκπαιδευτικό βίντεο για να σας δώσει μια καλύτερη κατανόηση του τρόπου λειτουργίας του Microsoft Flow.

Πρότυπα Microsoft Flow

Απαιτούνται πολλές ταπεινές εργασίες να γίνονται καθημερινά. Τα πρότυπα ροής σάς βοηθούν να φροντίζετε αυτές τις εργασίες χρησιμοποιώντας το Microsoft Flow να τις κάνετε αυτόματα, εξοικονομώντας χρόνο στη διαδικασία.

Για παράδειγμα, το Flow μπορεί να σας ειδοποιεί αυτόματα στο Slack όταν το αφεντικό σας στέλνει email στον λογαριασμό σας στο Gmail . Τα πρότυπα ροής είναι προκαθορισμένες «ροές» για κοινές διεργασίες. Όλα τα πρότυπα ροής επεξηγούνται στην τεράστια βάση δεδομένων του Microsoft Flow, η οποία είναι διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες.

Επομένως, εάν πιστεύετε ότι έχετε στο μυαλό σας ένα εξαιρετικό Flow, φροντίστε να ελέγξετε τη μεγάλη βιβλιοθήκη των υπαρχόντων προτύπων ροής , προτού δημιουργήσετε ένα που μπορεί να υπάρχει ήδη. Παρόλο που υπάρχουν πολλά διαθέσιμα πρότυπα ροής, η Microsoft προσθέτει συχνά τα πιο χρησιμοποιούμενα πρότυπα ροής που δημιουργούνται από άλλους χρήστες στη λίστα των γενικών προτύπων.

Πώς να δημιουργήσετε μια ροή από ένα πρότυπο

Η δημιουργία ενός Microsoft Flow από ένα πρότυπο είναι εύκολη, με την προϋπόθεση ότι έχετε λογαριασμό Microsoft Flow. Εάν δεν το κάνετε, εγγραφείτε για ένα εδώ . Αφού έχετε λογαριασμό Microsoft Flow, μπορείτε να επιλέξετε από οποιοδήποτε από τα πρότυπα Flow που είναι διαθέσιμα αυτήν τη στιγμή για να ξεκινήσετε. Η περιήγηση στα διαθέσιμα πρότυπα ροής θα σας δώσει μια καλύτερη ιδέα για το πώς λειτουργούν οι Ροές και πώς οι Ροές μπορούν να σας βοηθήσουν να αυτοματοποιήσετε τη ροή εργασίας σας.

Αφού αποφασίσετε ποιο πρότυπο Microsoft Flow θέλετε να χρησιμοποιήσετε, ίσως χρειαστεί να τροποποιήσετε τρία πράγματα για το Flow:

Συχνότητα : καθορίστε πόσο συχνά θέλετε να εκτελείται η ροή.

Περιεχόμενο : Τύπος περιεχομένου του προτύπου ροής.

Σύνδεση : Συνδέστε τους λογαριασμούς στους οποίους θέλετε να συνδέσετε τις υπηρεσίες.

Όταν δημιουργείτε μια ροή για μια επαναλαμβανόμενη ενέργεια, μπορείτε να τροποποιήσετε το πρότυπο ώστε να λειτουργεί σύμφωνα με το πρόγραμμά σας και στη ζώνη ώρας σας. Οι ροές εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αλλάξουν ώστε να ενεργοποιούνται κατά τη διάρκεια εκτός ωρών λειτουργίας, αργιών ή κατά τη διάρκεια προγραμματισμένων διακοπών.

Ακολουθούν οι τρεις κύριοι τύποι ροών εργασίας που μπορείτε να δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας το Microsoft Flow:

Αυτοματοποιημένη : Μια ροή σχεδιασμένη να εκτελείται αυτόματα, με βάση την εμφάνιση ενός συμβάντος—όπως ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επεξεργασίες που έγιναν σε ένα αρχείο ή μια κάρτα που προστέθηκε στο Microsoft Teams.

Κουμπί : Μια μη αυτόματη ροή, η οποία εκτελείται μόνο όταν κάνετε κλικ σε ένα κουμπί.

Προγραμματισμένη : Μια επαναλαμβανόμενη ροή, όπου καθορίζετε τη συχνότητα της ροής.

Εκτός από τις προσαρμοσμένες ροές εργασίας, η Microsoft υποστηρίζει την ενοποίηση με δημοφιλείς εφαρμογές για βελτιωμένη διασυνδεσιμότητα. Αυτές περιλαμβάνουν τις υπηρεσίες της Microsoft, συμπεριλαμβανομένων των Office 365 και Dynamics 365. Το Microsoft Flow υποστηρίζει επίσης την ενοποίηση με δημοφιλείς εφαρμογές τρίτων όπως το Slack , το Dropbox , το Twitter και άλλα. Επίσης, το Microsoft Flow ενεργοποίησε και άλλα πρωτόκολλα σύνδεσης, συμπεριλαμβανομένων των FTP και RSS, για ακόμη πιο προσαρμοσμένη ενσωμάτωση.

Τιμολόγηση

Επί του παρόντος, το Microsoft Flow έχει τρία μηνιαία προγράμματα. Ένα δωρεάν και δύο μηνιαία προγράμματα επί πληρωμή. Ακολουθεί μια ανάλυση για κάθε σχέδιο και το κόστος του.

Παρόλο που το Flow Free είναι δωρεάν και μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστες ροές, περιορίζεστε σε 750 εκτελέσεις ανά μήνα και 15λεπτους ελέγχους. Το Flow Plan 1 προσφέρει ελέγχους διάρκειας 3 λεπτών και 4.500 εκτελέσεις ανά μήνα για 5 $ ανά χρήστη, ανά μήνα. Το Flow Plan 2 προσφέρει τις περισσότερες υπηρεσίες και δυνατότητες με 15 $ ανά χρήστη, ανά μήνα.

Για τους χρήστες του Office 365 και του Dynamics 365, οι χρήστες δεν χρειάζονται επιπλέον μηνιαία χρέωση για τη χρήση του Microsoft Flow, αλλά είναι περιορισμένες σε ορισμένες δυνατότητες. Η συνδρομή τους στο Office 365 ή/και στο Dynamics 365 περιλαμβάνει έως και 2.000 εκτελέσεις ανά χρήστη ανά μήνα και μέγιστη συχνότητα ροής 5 λεπτών.

Επιπλέον, ο αριθμός των εκτελέσεων ροής συγκεντρώνεται σε όλους τους χρήστες που καλύπτονται από τη συνδρομή σας στο Office 365 ή στο Dynamics 365. Εάν κάποιος χρήστης υπερβαίνει περισσότερες από τις συμπεριλαμβανόμενες εκτελέσεις ανά μήνα ανά χρήστη, μπορείτε να αγοράσετε επιπλέον 50.000 εκτελέσεις με επιπλέον 40,00 $ το μήνα. Λεπτομέρειες σχεδίου Microsoft Flow σχετικά με τα όρια στις εκτελέσεις και τις διαμορφώσεις μπορείτε να βρείτε εδώ .

Βελτιωμένες δυνατότητες

Φυσικά, περισσότερες υπηρεσίες και λειτουργίες είναι διαθέσιμες στους συνδρομητές επί πληρωμή. Στην τελευταία ενημέρωση του Microsoft Flow, το 2019 κυκλοφορίας wave 2, η Microsoft πρόσθεσε το AI Builder για την παρακολούθηση και την αυτοματοποίηση των Ροών για χρήστες επί πληρωμή. Η Microsoft παρέχει ένα βίντεο YouTube με όλες τις δυνατότητες και τις υπηρεσίες που είναι διαθέσιμες στη νέα ενημέρωση.