Γίνετε ειδικός στο Microsoft Teams με αυτές τις βέλτιστες πρακτικές για συνομιλίες

Σήμερα, θα επανεξετάσουμε τη σειρά βέλτιστων πρακτικών για το Microsoft 365 και θα καλύψουμε τις συνομιλίες στο Teams.

Αντί να ξεκινήσετε μια νέα συνομιλία, απαντήστε σε νήματα για να διατηρήσετε καθαρά τα κανάλια

Χρησιμοποιήστε τα Shift+Enter για να εισαγάγετε μια αλλαγή γραμμής για να αποφύγετε την έγκαιρη αποστολή μηνυμάτων και συνομιλιών

Χρησιμοποιήστε το κουμπί μορφοποίησης για να κάνετε τα μηνύματά σας να φαίνονται πιο όμορφα

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Αρχεία για να βρείτε εύκολα τα αρχεία που χρειάζεστε

Πριν από μερικές εβδομάδες, καλύψαμε μερικές από τις αγαπημένες μας πρακτικές για συσκέψεις στο Microsoft Teams . Σημειώσαμε ότι οι βιντεοκλήσεις είναι εκεί όπου πιθανότατα ξοδεύετε τον περισσότερο χρόνο σας όταν χρησιμοποιείτε την υπηρεσία Microsoft. Ωστόσο, υπάρχουν επίσης συζητήσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη, καθώς είναι ένα από τα άλλα βασικά χαρακτηριστικά του Microsoft Teams. Γι' αυτό, σήμερα, θα επανεξετάσουμε τη σειρά βέλτιστων πρακτικών για το Microsoft 365 και θα καλύψουμε τις συνομιλίες στο Teams.

Εξάσκηση 1: Παρακαλώ, κρατήστε τα πράγματα σε ένα νήμα!

Καταρχάς. Το Teams είναι πολύ διαφορετικό από το Slack στο ότι είναι καλύτερο να κρατάτε τα πράγματα οργανωμένα σε ένα "νήμα". Με το Teams, εάν ξεκινάτε μια νέα συνομιλία κάθε φορά που θέλετε να απαντήσετε σε κάτι, το μήνυμά σας θα καταλήξει να δημιουργήσει μια μεγάλη λίστα στο κανάλι, δυσκολεύοντας την παρακολούθηση των σημαντικών στοιχείων. Γι' αυτό είναι καλύτερο να συνεχίσετε να απαντάτε σε ένα υπάρχον νήμα, εφόσον είναι σε αυτό το θέμα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στο πλαίσιο απάντησης κάτω από ένα νήμα και, στη συνέχεια, εισάγοντας το κείμενό σας και πατώντας το κουμπί του φακέλου για να το στείλετε. Εμπιστευτείτε μας, οι συνάδελφοί σας θα σας ευχαριστήσουν αργότερα.

Εξάσκηση 2: Χρησιμοποιήστε τα Shift+Enter για αλλαγή γραμμής και αποφύγετε την έγκαιρη αποστολή μηνυμάτων

Στη συνέχεια, είναι μια άλλη απλή συμβουλή. Τίποτα δεν είναι χειρότερο από το να στείλετε ένα μήνυμα πολύ νωρίς πριν ολοκληρώσετε την πληκτρολόγηση. Μερικές φορές αυτό μπορεί να συμβεί επειδή πατάτε το πλήκτρο "Enter" στο πληκτρολόγιο νομίζοντας ότι θα εισαγάγει μια νέα γραμμή. Ωστόσο, στο Teams, αυτό στέλνει το μήνυμα.

Αυτό θα μπορούσε να έχει ως αποτέλεσμα ένα δυσάρεστο μήνυμα στη συνομιλία σας ή χειρότερα, ένα ημιτελές μήνυμα σε ένα δημόσιο νήμα. Λοιπόν, όπως έχουμε καλύψει προηγουμένως, ένας απλός τρόπος για να αποφύγετε την έγκαιρη αποστολή μηνυμάτων είναι να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα Shift+Enter στο πληκτρολόγιό σας για να εισαγάγετε μια αλλαγή γραμμής, αντί για το πλήκτρο Enter. Αυτό αποφεύγει την επιδείνωση της ανάγκης επεξεργασίας μηνυμάτων για τυπογραφικά λάθη ή ακόμη και τη διαγραφή τους. Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας, όπως θα συζητήσουμε στη συνέχεια.

Εξάσκηση 3: Χρησιμοποιήστε το κουμπί μορφοποίησης

Για την τρίτη βέλτιστη πρακτική μας, θέλουμε να μπούμε στο κουμπί μορφοποίησης στο Microsoft Teams. Συνήθως, στο Teams, τα μηνύματα και οι συνομιλίες σας θα έρχονται σε ένα προδιαμορφωμένο κείμενο. Αλλά, εάν θέλετε να ωραιοποιήσετε την εμφάνιση των μηνυμάτων σας και να αλλάξετε γραμματοσειρές κ.λπ., μπορείτε να το κάνετε πολύ εύκολα με το κουμπί μορφοποίησης. Αυτό θα σας επιτρέψει να αλλάξετε το χρώμα των γραμματοσειρών, να χτυπήσετε τα στοιχεία, να αλλάξετε το μέγεθος γραμματοσειράς και πολλά άλλα. Θα σας βοηθήσει να προσθέσετε περισσότερη προσωπικότητα στα μηνύματά σας.

Το κουμπί μορφοποίησης είναι επίσης ένας άλλος τρόπος για να αποφύγετε την έγκαιρη αποστολή μηνυμάτων. Καθώς το κουμπί μορφοποίησης σάς δίνει μια πιο πλούσια επιλογή επεξεργασίας, δεν θα στείλει το μήνυμά σας όταν πατήσετε το πλήκτρο "Enter". Θα πρέπει να κάνετε χειροκίνητα κλικ στον φάκελο κάθε φορά.

Για να χρησιμοποιήσετε τον μορφοποιητή, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί "A" με ένα πινέλο δίπλα του. Αυτό είναι το πρώτο κουμπί στο πλαίσιο συνομιλίας στο Teams ή το πλαίσιο απάντησης σε ένα κανάλι. Μόλις το ανοίξετε, τα πράγματα θα πρέπει να είναι παρόμοια με τον τρόπο που κάνουν στο Microsoft Word. Μπορείτε να προσαρμόσετε τα μηνύματά σας σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας και να ξεχωρίσετε από το πλήθος.

Εξάσκηση 4: Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Αρχεία για να ελέγξετε τα αρχεία σας στη συνομιλία

Στείλατε στον συνάδελφό σας ένα σημαντικό αρχείο σε μια Ομάδα, αλλά δυσκολεύεστε να το βρείτε; Λοιπόν, το Teams διευκολύνει την ανακάλυψη του περιεχομένου που στείλατε νωρίτερα. Χάρη στο OneDrive και το SharePoint, κρατά όλα τα αρχεία στην καρτέλα "Αρχεία" κατά μήκος της επάνω γραμμής σε μια συνομιλία ή σε ένα κανάλι. Εάν κάνετε κλικ σε αυτό, θα μπορείτε να κάνετε κύλιση σε μια λίστα αρχείων που αποστέλλονται μεταξύ σας και του ατόμου με το οποίο συνομιλείτε. Μπορείτε να ανοίξετε το περιεχόμενο κάνοντας κλικ σε αυτό ή να το κατεβάσετε και να μοιραστείτε τον σύνδεσμο κάνοντας δεξί κλικ στο όνομα του αρχείου.

Μείνετε συντονισμένοι για περισσότερα!

Καλύπτουμε πάντα τις Ομάδες της Microsoft και αυτό είναι μόνο ένα μικρό τμήμα της κάλυψής μας. Σας προσκαλούμε να ανατρέξετε στο Microsoft 365 Hub για περισσότερα νέα και πληροφορίες σχετικά με τις Ομάδες της Microsoft. Και, αφήστε μας ένα σχόλιο παρακάτω εάν έχετε περισσότερες συμβουλές σχετικά με το Teams ή το Microsoft 365.