Πώς να χρησιμοποιήσετε το Butler για το Trello

Όταν χρησιμοποιείτε το Trello για διαχείριση έργου , ενδέχεται να υπάρχουν πολλές εργασίες που κάνετε με μη αυτόματο τρόπο. Αλλά με το Butler for Trello, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας και τις εργασίες.

Δημιουργήστε αυτόματα λίστες, μετακινήστε κάρτες, εφαρμόστε ετικέτες, προσθέστε μέλη ομάδας , ταξινομήστε λίστες και πολλά άλλα. Για να δημιουργήσετε ένα κουμπί, να ορίσετε έναν κανόνα ή να εκτελέσετε μια εντολή για την αυτοματοποίηση αυτών των τύπων εργασιών που απαιτούν τον χρόνο σας, ας σκάψουμε βαθιά στο πώς να χρησιμοποιήσετε το Butler για το Trello.

Τι είναι το Butler για το Trello;

Το Butler είναι το δωρεάν εργαλείο αυτοματισμού της Trello. Με αυτό, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε απλές ή προηγμένες εργασίες για τις κάρτες και τους πίνακες σας. Το καλύτερο μέρος είναι ότι δεν απαιτεί γνώσεις κωδικοποίησης που σημαίνει ότι ο καθένας μπορεί να δημιουργήσει έναν αυτοματισμό με τον Butler.

Το Butler είναι διαθέσιμο για όλους τους λογαριασμούς Trello. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα όρια και ποσοστώσεις ανάλογα με τον τύπο του λογαριασμού που έχετε.

Τι μπορείτε να κάνετε με τον Μπάτλερ;

Ως εργαλείο αυτοματισμού, μπορείτε να προσθέσετε κουμπιά, κανόνες και εντολές για να κάνετε τις καθημερινές σας εργασίες Trello πολύ πιο απλές . Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας, να εκτελέσετε ενέργειες και να ενεργοποιήσετε άλλες ενέργειες.

• Κανόνες : Με κανόνες, μπορείτε να εκτελέσετε ενέργειες με βάση τους κανόνες στο Trello, όπως όταν προστίθεται μια κάρτα ή όταν δημιουργείται μια λίστα.
• Κουμπιά κάρτας : Για ενέργειες που αφορούν συγκεκριμένες κάρτες Trello, μπορείτε να προσθέσετε μια ετικέτα, να αρχειοθετήσετε μια κάρτα και πολλά άλλα.
• Κουμπιά πίνακα : Για ενέργειες σε έναν πίνακα Trello, μπορείτε να αναδιατάξετε κάρτες, να δημιουργήσετε νέες λίστες και πολλά άλλα.
• Εντολές ημερολογίου : Χρησιμοποιώντας εντολές ημερολογίου, μπορείτε να εκτελέσετε ενέργειες σε ένα χρονοδιάγραμμα.
• Εντολές ημερομηνίας λήξης : Με μια εντολή ημερομηνίας λήξης, μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια ενέργεια που αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή ώρα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Butler για το Trello

Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά του τι είναι ο Butler και τι μπορείτε να κάνετε με αυτό στο Trello, ας δημιουργήσουμε μερικούς αυτοματισμούς με αυτό.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε αυτοματισμούς με τον Butler. Μπορείτε να ρυθμίσετε ένα απευθείας από μια κάρτα ή λίστα ή να χρησιμοποιήσετε τον Κατάλογο Μπάτλερ. Αυτό σας επιτρέπει να ρυθμίσετε τις εντολές Butler όπου είναι πιο βολικό για εσάς. Το πλεονέκτημα της χρήσης του καταλόγου Butler είναι ότι μπορείτε να δείτε όλους τους διαθέσιμους αυτοματισμούς και να τους ρυθμίσετε σε ένα σημείο. Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε από εκεί.

Χρησιμοποιήστε τον Κατάλογο Μπάτλερ

Ανοίξτε τον Κατάλογο Μπάτλερ είτε επιλέγοντας Αυτοματοποίηση στο επάνω μέρος ενός πίνακα και επιλέγοντας έναν τύπο αυτοματισμού είτε με Εμφάνιση μενού > Αυτοματισμός επάνω δεξιά.

Στην αριστερή πλευρά, θα δείτε όλους τους τύπους αυτοματισμού. Απλώς επιλέξτε ένα για να ξεκινήσετε. 

Δημιουργήστε ένα κουμπί πίνακα

Εδώ, θα επιλέξουμε Κουμπί πίνακα και, στη συνέχεια , θα επιλέξουμε Κουμπί Δημιουργία .

Δώστε στο κουμπί σας έναν τίτλο, επιλέξτε το εικονίδιό του και προαιρετικά ενεργοποιήστε το κουμπί από προεπιλογή. Στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας .

Στη συνέχεια, επιλέξτε μια ενέργεια για το κουμπί. Μπορείτε να κάνετε πράγματα όπως να προσθέσετε μια κάρτα, να μετακινήσετε μια κάρτα, να δημιουργήσετε μια λίστα ή να ταξινομήσετε μια λίστα.

Συμπληρώστε τα πεδία που απαιτούνται για την ενέργεια, όπως επιλογή λίστας, επιλογή ετικέτας ή προσθήκη τίτλου, ανάλογα με την ενέργεια που επιλέγετε. Επιλέξτε το σύμβολο συν στα δεξιά για να προσθέσετε την ενέργεια στο κουμπί.

Αν θέλετε, μπορείτε να ρυθμίσετε πολλές ενέργειες για το κουμπί σας. Απλώς θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε το σύμβολο συν για να προσθέσετε την ενέργεια.

Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Αποθήκευση στο επάνω μέρος.

Στη συνέχεια, θα δείτε το κουμπί του νέου σας πίνακα όταν κάνετε αυτήν την επιλογή στα αριστερά. Στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε, να αντιγράψετε ή να διαγράψετε το κουμπί εάν χρειάζεται. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να το χρησιμοποιήσετε στον τρέχοντα ή σε όλους τους πίνακες στο χώρο εργασίας.

Στη συνέχεια, βλέπουμε το κουμπί του πίνακα στο επάνω μέρος του πίνακα μας και μπορούμε να το χρησιμοποιήσουμε όποτε θέλουμε να εκτελέσουμε αυτήν την ενέργεια.

Δημιουργήστε μια εντολή ημερολογίου

Για ένα άλλο παράδειγμα χρησιμοποιώντας τον Κατάλογο Butler, θα δημιουργήσουμε μια εντολή ημερολογίου. Επιλέξτε Ημερολόγιο στα αριστερά και επιλέξτε Δημιουργία εντολής στα δεξιά.

Δεν υπάρχει τίποτα για να επιλέξετε ή να ονομάσετε μια εντολή ημερολογίου, γι' αυτό απλώς επιλέξτε Προσθήκη ενεργοποίησης .

Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την ενότητα Επιλογή χρονοδιαγράμματος για να ρυθμίσετε την εντολή με βάση την ημέρα, τον μήνα, το έτος ή την ημερομηνία με την ώρα, εάν ισχύει. Θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε το σύμβολο συν στα δεξιά για να προσθέσετε το έναυσμα στην εντολή. 

Έχοντας έτοιμο το έναυσμα, θα ρυθμίσετε τη δράση. Αυτοί είναι οι ίδιοι τύποι ενεργειών που βλέπετε για κουμπιά όπως η προσθήκη μιας κάρτας ή η ταξινόμηση μιας λίστας.

Συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία για την ενέργεια που επιλέγετε και προσθέστε την στην εντολή με το σύμβολο συν . Εάν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες ενέργειες βάσει της ενεργοποίησης του ημερολογίου.

Όταν τελειώσετε, ελέγξτε τις λεπτομέρειες της εντολής στο επάνω μέρος και επιλέξτε Αποθήκευση . Η εντολή σας θα εκτελεστεί αυτόματα με βάση το χρονοδιάγραμμα που έχετε ορίσει.

Στη συνέχεια, έχετε επιλογές για να προσθέσετε την εντολή σε άλλο πίνακα καθώς και να εκτελέσετε, να επεξεργαστείτε, να αντιγράψετε ή να διαγράψετε την εντολή.

Δημιουργήστε ένα κουμπί κάρτας

Όπως αναφέρθηκε, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αυτοματισμούς απευθείας σε κάρτες ή λίστες. Ας χρησιμοποιήσουμε λοιπόν ένα ακόμη παράδειγμα και ας ρυθμίσουμε ένα κουμπί κάρτας.

Ανοίξτε μια κάρτα και επιλέξτε Προσθήκη κουμπιού κάτω από το Automation στο πίσω μέρος της κάρτας. Στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί που θέλετε να προσθέσετε.

Ονομάστε το κουμπί, επιλέξτε το εικονίδιό του και συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία, ανάλογα με την επιλογή του κουμπιού σας. Εάν θέλετε πρόσθετες ενέργειες, επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας για να συμπεριλάβετε περισσότερες.

Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Προσθήκη Κουμπιού και είστε έτοιμοι. Στη συνέχεια, το κουμπί εμφανίζεται σε όλες τις κάρτες στον ίδιο πίνακα.

Εάν επισκεφτείτε τον Κατάλογο Μπάτλερ, θα δείτε επίσης το κουμπί σας στην ενότητα Κουμπί Κάρτας . Αυτό σας επιτρέπει να διαχειριστείτε τους πίνακες, να επεξεργαστείτε ή να αφαιρέσετε το κουμπί εύκολα.

Χρησιμοποιώντας αυτό το σεμινάριο και αυτά τα παραδείγματα, θα πρέπει να είστε έτοιμοι να ρυθμίσετε τον πρώτο σας αυτοματισμό Butler. Πώς θα ενεργοποιήσετε τη ροή εργασίας Trello σας ;