Πώς να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP στα Φύλλα Google

Η ζωή είναι ακατάστατη, έτσι δεν είναι; Πράγματα όπως η παρακολούθηση των οικονομικών και η διαχείριση του χρόνου είναι ακατάστατα και χρονοβόρα. Ωστόσο, αυτά είναι πράγματα που, αν τα βάλετε σε τάξη, θα βελτίωναν τη ζωή σας. Τα υπολογιστικά φύλλα μπορούν να βοηθήσουν καθημερινά με αυτού του είδους τις εργασίες.

Ωστόσο, μπορεί να είναι δύσκολο να βρείτε πληροφορίες σε υπολογιστικά φύλλα. Γι' αυτό θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση VLOOKUP στα Φύλλα Google για να διευκολύνουμε πολύ την εύρεση κάτι σε ένα υπολογιστικό φύλλο.

Το VLOOKUP είναι μια συνάρτηση Φύλλα για να βρείτε κάτι στην πρώτη στήλη ενός υπολογιστικού φύλλου. Το V είναι για κάθετο επειδή, όπως οι στήλες σε ένα κτίριο, οι στήλες υπολογιστικού φύλλου είναι κάθετες. Έτσι, όταν το VLOOKUP βρει το βασικό πράγμα που ψάχνουμε, θα μας πει την τιμή ενός συγκεκριμένου κελιού σε αυτήν τη σειρά.

Επεξήγηση της συνάρτησης VLOOKUP

Στην παρακάτω εικόνα είναι η σύνταξη της συνάρτησης VLOOKUP. Αυτή είναι η διάταξη της λειτουργίας, ανεξάρτητα από το πού χρησιμοποιείται.

Η συνάρτηση είναι το τμήμα =VLOOKUP( ) . Μέσα στη συνάρτηση είναι:

• Κλειδί αναζήτησης – Λέει στο VLOOKUP τι χρειάζεται να βρει.
• Εύρος – Λέει στο VLOOKUP πού να το αναζητήσει. Το VLOOKUP θα εμφανίζεται πάντα στην αριστερή στήλη του εύρους.
• Ευρετήριο – Υποδεικνύει στο VLOOKUP πόσες στήλες στα δεξιά της αριστερής στήλης του εύρους πρέπει να αναζητήσει μια τιμή εάν βρει αντιστοιχία με το κλειδί αναζήτησης. Η αριστερή στήλη είναι πάντα 1, η δίπλα δεξιά είναι 2 και ούτω καθεξής.
• Είναι ταξινομημένο; – Ενημερώνει το VLOOKUP εάν η πρώτη στήλη είναι ταξινομημένη. Αυτό είναι από προεπιλογή TRUE, που σημαίνει ότι το VLOOKUP θα βρει την πλησιέστερη αντιστοίχιση με το κλειδί αναζήτησης. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε λιγότερο ακριβή αποτελέσματα. Το FALSE λέει στο VLOOKUP ότι πρέπει να αντιστοιχεί ακριβώς, επομένως χρησιμοποιήστε FALSE.

Η παραπάνω συνάρτηση VLOOKUP θα χρησιμοποιήσει οποιαδήποτε τιμή στο κελί E1 ως κλειδί αναζήτησης. Όταν βρει μια αντιστοίχιση στη στήλη Α του εύρους κελιών από το A1 έως το C5 , θα κοιτάξει στην τρίτη στήλη της ίδιας σειράς που βρήκε την αντιστοίχιση και θα επιστρέψει οποιαδήποτε τιμή υπάρχει σε αυτήν. Η παρακάτω εικόνα δείχνει τα αποτελέσματα της εισαγωγής 4 στο κελί E1 . Στη συνέχεια, ας δούμε μερικούς τρόπους χρήσης της συνάρτησης VLOOKUP στα Φύλλα Google.

Παράδειγμα 1: Χρήση VLOOKUP για παρακολούθηση εργασιών

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών και θέλετε να μάθετε πότε ξεκινά μια παραγγελία εργασίας. Θα μπορούσατε να έχετε ένα μόνο φύλλο εργασίας, να κάνετε κύλιση προς τα κάτω στον αριθμό της παραγγελίας εργασίας και, στη συνέχεια, να κοιτάξετε σε όλη τη σειρά για να μάθετε πότε ξεκινά. Αυτό μπορεί να γίνει κουραστικό και επιρρεπές σε λάθη. 

Ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP . 

1. Εισαγάγετε τις επικεφαλίδες Εντολή εργασίας και Ημερομηνία εργασίας κάπου στο φύλλο εργασίας.

1. Επιλέξτε το κελί στα δεξιά της Ημερομηνίας εργασίας και αρχίστε να εισάγετε τον τύπο =VLOOKUP . Ένα πλαίσιο βοήθειας θα εμφανιστεί καθώς πληκτρολογούμε, το οποίο θα μας δείχνει τις διαθέσιμες λειτουργίες του Φύλλου Google που ταιριάζουν με αυτό που πληκτρολογούμε. Όταν εμφανιστεί το VLOOKUP , πατήστε Enter και θα ολοκληρώσει την πληκτρολόγηση.

1. Για να ορίσετε πού θα βρίσκει το VLOOKUP το κλειδί αναζήτησης , κάντε κλικ στο κελί ακριβώς πάνω από αυτό.

1. Για να επιλέξετε το εύρος δεδομένων προς αναζήτηση, κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο στην κεφαλίδα της στήλης A και σύρετε για να επιλέξετε τα πάντα, συμπεριλαμβανομένης της στήλης H . 

1. Για να επιλέξετε το Ευρετήριο ή τη στήλη από την οποία θέλουμε να αντλήσουμε δεδομένα, μετρήστε από το Α έως το Η . H είναι η 7η στήλη, οπότε εισάγετε το 7 στον τύπο.

1. Τώρα δηλώνουμε πώς θέλουμε να γίνει αναζήτηση στην πρώτη στήλη του εύρους. Χρειαζόμαστε μια ακριβή αντιστοίχιση, επομένως εισαγάγετε FALSE . 

Παρατηρήστε ότι θέλει να βάλει μια ανοιγόμενη κυρτή αγκύλη μετά το FALSE. Πατήστε το backspace για να το αφαιρέσετε. 

Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε μια κυρτή αγκύλη κλεισίματος ) και πατήστε Enter για να ολοκληρώσετε τον τύπο.

Θα δούμε ένα μήνυμα σφάλματος. Εντάξει; κάναμε τα πράγματα σωστά. Το ζήτημα είναι ότι δεν έχουμε ακόμη τιμή κλειδιού αναζήτησης.

Για να ελέγξετε τον τύπο VLOOKUP, εισαγάγετε τον πρώτο αριθμό παραγγελίας εργασίας στο κελί πάνω από τον τύπο και πατήστε Enter . Η ημερομηνία που επιστρέφεται ταιριάζει με την ημερομηνία στη στήλη WorkDate για την παραγγελία εργασίας A00100.

Για να δείτε πώς αυτό διευκολύνει τη ζωή, εισαγάγετε έναν αριθμό παραγγελίας εργασίας που δεν είναι ορατός στην οθόνη, όπως το A00231.

Συγκρίνετε την ημερομηνία επιστροφής και την ημερομηνία στη σειρά για το A00231 και θα πρέπει να ταιριάζουν. Αν το κάνουν, η φόρμουλα είναι καλή.

Παράδειγμα 2: Χρήση VLOOKUP για τον υπολογισμό των ημερήσιων θερμίδων

Το παράδειγμα της εντολής εργασίας είναι καλό αλλά απλό. Ας δούμε την πραγματική δύναμη του VLOOKUP στα Φύλλα Google δημιουργώντας έναν ημερήσιο υπολογιστή θερμίδων. Θα βάλουμε τα δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας και θα φτιάξουμε τον υπολογιστή θερμίδων σε ένα άλλο.

1. Επιλέξτε όλα τα δεδομένα στη λίστα τροφίμων και θερμίδων. 

1. Επιλέξτε Δεδομένα > Επώνυμες περιοχές .

1. Ονομάστε τη σειρά FoodRange . Οι επώνυμες περιοχές είναι πιο εύκολο να θυμάστε από το Sheet2!A1:B:29 , που είναι ο πραγματικός ορισμός του εύρους.

1. Επιστρέψτε στο φύλλο εργασίας όπου παρακολουθείται το φαγητό. Στο πρώτο κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανίζονται οι θερμίδες, θα μπορούσαμε να εισαγάγουμε τον τύπο =VLOOKUP(A3,FoodRange,2,False) .

Θα λειτουργούσε, αλλά επειδή δεν υπάρχει τίποτα στο A3 , θα υπάρξει ένα άσχημο σφάλμα #REF . Αυτή η αριθμομηχανή μπορεί να έχει πολλά κελιά τροφίμων να έχουν μείνει κενά και δεν θέλουμε να δούμε το #REF παντού.

1. Ας βάλουμε τον τύπο VLOOKUP μέσα σε μια συνάρτηση IFERROR . Το IFERROR λέει στα Sheets ότι εάν κάτι πάει στραβά με τον τύπο, επιστρέψτε ένα κενό.

1. Για να αντιγράψετε τον τύπο στη στήλη, επιλέξτε τη λαβή στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού και σύρετέ την προς τα κάτω σε όσα κελιά χρειάζεται.

Εάν πιστεύετε ότι ο τύπος θα χρησιμοποιεί το Α3 ως κλειδί στη στήλη, μην ανησυχείτε. Τα φύλλα θα προσαρμόσουν τον τύπο ώστε να χρησιμοποιούν το κλειδί στη σειρά στην οποία βρίσκεται ο τύπος. Για παράδειγμα, στην παρακάτω εικόνα, μπορείτε να δείτε ότι το κλειδί άλλαξε σε Α4 όταν μετακινήθηκε στην 4η σειρά. Οι τύποι θα αλλάζουν αυτόματα τις αναφορές κελιών όπως αυτή όταν μετακινούνται από στήλη σε στήλη.

1. Για να προσθέσετε όλες τις θερμίδες σε μια ημέρα, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση =SUM στο κενό κελί δίπλα στο Σύνολο και επιλέξτε όλες τις σειρές θερμίδων πάνω από αυτήν.

Τώρα μπορούμε να δούμε πόσες θερμίδες είχαμε σήμερα.

1. Επιλέξτε τη στήλη των θερμίδων από τη Δευτέρα και επικολλήστε την στη στήλη Θερμίδες για Τρίτη , Τετάρτη και ούτω καθεξής. 

Κάντε το ίδιο για το Σύνολο κελιού κάτω από τη Δευτέρα. Τώρα λοιπόν έχουμε έναν εβδομαδιαίο μετρητή θερμίδων.

Συνοψίζοντας VLOOKUP

Εάν αυτή είναι η πρώτη σας βουτιά στα Φύλλα Google και τις λειτουργίες, μπορείτε να δείτε πόσο χρήσιμες και ισχυρές λειτουργίες όπως το VLOOKUP μπορεί να είναι. Ο συνδυασμός του με άλλες λειτουργίες όπως το IFERROR ή τόσες άλλες, θα σας βοηθήσει να κάνετε ό,τι χρειάζεστε. Εάν σας άρεσε αυτό, ίσως σκεφτείτε ακόμη και τη μετατροπή από το Excel σε Φύλλα Google .