Πώς να φτιάξετε και να χρησιμοποιήσετε πρότυπα χαρτιού Dropbox

Το Dropbox μπορεί να μην έχει τη λάμψη του Microsoft Office ή του Google Drive. Αλλά μπορείτε να το μετατρέψετε σε έναν ευκίνητο χώρο εργασίας στα σύννεφα. Τα terabyte αποθήκευσης διατηρούν τα αρχεία σας ασφαλή, αλλά τι θα γινόταν αν χρειάζεστε ένα έγγραφο για να συνδέσετε τα πάντα; 

Το Dropbox Paper είναι το εργαλείο συνεργασίας εγγράφων που μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια πλήρη βάση γνώσεων. Τα πρότυπα είναι μια επιπλέον βοήθεια για να ξεκινήσετε την εργασία σας.

Τα πρότυπα χαρτιού Dropbox, όπως όλα τα πρότυπα, είναι προκατασκευασμένα δομικά στοιχεία που εξοικονομούν χρόνο. Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε οποιοδήποτε έγγραφο σε πρότυπο με ένα μόνο κλικ. Λοιπόν, ας εξερευνήσουμε και τις δύο διαδικασίες και ας εκτιμήσουμε πόσο εύκολο το έχει κάνει το Dropbox.

Πώς να επιλέξετε προσχεδιασμένα πρότυπα χαρτιού στο Dropbox

Το Dropbox έχει μια καλή επιλογή από προσχεδιασμένα πρότυπα. Αυτά τα πρότυπα είναι κατάλληλα για τις βιομηχανίες και τις καθημερινές απαιτήσεις τους. Ορισμένα πρότυπα, όπως τα πρότυπα σημειώσεων συνάντησης, είναι ευέλικτα και τυπικά σε οποιαδήποτε συλλογή προτύπων. Μπορείτε να επιλέξετε ένα πρότυπο και να προσθέσετε το δικό σας περιεχόμενο ή ακόμα και να τροποποιήσετε το σχέδιο για να ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε ένα έγγραφο με ένα πρότυπο.

1. Ανοίξτε το χαρτί Dropbox .

2. Στην Αρχική οθόνη, μεταβείτε στα δεξιά και αντί να κάνετε κλικ στο Δημιουργία νέου εγγράφου , επιλέξτε Δημιουργία με πρότυπα .

3. Ανοίγει ένα αναπτυσσόμενο παράθυρο και εμφανίζει μια επιλογή από τρία προεπιλεγμένα πρότυπα (Brainstorm, Meeting note, Project plan). Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από τα πρότυπα με ένα μόνο κλικ στις μικρογραφίες και να ξεκινήσετε το έγγραφό σας.

4. Το παράθυρο προτύπου εμφανίζει όλα τα πρότυπα. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στην επιλογή Όλα και μπορείτε να φιλτράρετε τα πρότυπα που σας ανήκουν ή αυτά που μοιράζονται μαζί σας οι συνεργάτες σας. Όλα τα πρότυπα που δημιουργείτε θα εμφανίζονται επίσης εδώ.

5. Όπως όλα τα πρότυπα, έτσι και αυτό το έγγραφο είναι απλώς ένα προσχέδιο. Μπορείτε να το προσαρμόσετε στις ανάγκες σας αλλάζοντας τυχόν πεδία, κεφαλίδες ή κείμενο κράτησης θέσης. Μόλις ολοκληρώσετε το έγγραφο, μετακινήστε το σε έναν καθορισμένο φάκελο.

Το Dropbox διαθέτει επίσης μια βιβλιοθήκη προτύπων χαρτιού με μια καλά κατηγοριοποιημένη επιλογή άλλων προτύπων. Ανατρέξτε σε αυτό που θέλετε περνώντας από τις κατηγορίες. Κάντε κλικ στη μικρογραφία προτύπου που θέλετε και επιλέξτε Χρήση προτύπου για να ξεκινήσετε το έγγραφό σας.

Πώς να φτιάξετε το δικό σας πρότυπο από ένα κενό έγγραφο

Μπορείτε να μετατρέψετε οποιοδήποτε κενό έγγραφο σε πρότυπο. Τοποθετήστε το έγγραφο και μορφοποιήστε το με τα εργαλεία που σας παρέχει το Dropbox.

Η μορφοποίηση ενός προτύπου χαρτιού Dropbox είναι το ίδιο με τη μορφοποίηση ενός εγγράφου. Μπορείτε να προσθέσετε πίνακες, χρονοδιαγράμματα, μέσα, μπλοκ κώδικα κ.λπ. στο πρότυπό σας. Μπορείτε ακόμη να προσθέσετε κείμενο κράτησης θέσης που μπορεί να λειτουργήσει ως ετικέτες για να περιγράψει τι μπορεί να συμπληρώσει κάποιος άλλος στα πεδία ή τα κενά. Θυμηθείτε, το Dropbox αποθηκεύει όλες τις αλλαγές αυτόματα.

Στη συνέχεια, απλώς ανοίξτε το μενού Περισσότερα (τις τρεις οριζόντιες κουκκίδες) στην επάνω δεξιά γωνία και κάντε κλικ στην επιλογή Πρότυπο από το αναπτυσσόμενο μενού. 

Το πρότυπο δημιουργείται και μια κεφαλίδα Επεξεργασίας προτύπου θα εμφανιστεί στην κορυφή της σελίδας. Μόλις δημιουργήσετε το πρότυπο, τυχόν αλλαγές που κάνετε σε αυτό δεν θα επηρεάσουν το αρχικό σας έγγραφο. 

Μπορείτε ακόμη να προσθέσετε κείμενο Placeholder επιλέγοντας το κείμενο κάνοντας κλικ στο εικονίδιο κειμένου στο μενού μορφοποίησης.

Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το έγγραφο υποχρεώσεων και να το μετατρέψετε σε πρότυπο. Οι υποχρεώσεις παραμένουν κρυφές μέχρι να κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση εκκρεμών εργασιών επάνω δεξιά. Μόλις το εμφανίσετε, μπορείτε να το δουλέψετε σαν ένα κανονικό έγγραφο και ακόμη και να το κάνετε μέρος ενός άλλου εγγράφου. Αλλά για να το κάνετε πιο χρήσιμο, κάντε τυχόν αλλαγές σε αυτό και μετατρέψτε το σε πρότυπο.

Για παράδειγμα, μπορείτε να το μετατρέψετε σε μια λίστα ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε ένα έγγραφο ή ένα έργο. Φυσικά, έχετε τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε και το πρότυπο λίστας ελέγχου ομάδας στη βιβλιοθήκη.

Επεξεργασία προτύπων χαρτιού Dropbox

Μπορείτε να επεξεργαστείτε μόνο τα πρότυπα που έχετε δημιουργήσει. Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε ένα κοινόχρηστο πρότυπο που δημιουργήθηκε από κάποιον άλλο, τότε δημιουργήστε ένα έγγραφο από το πρότυπο. Στη συνέχεια, δημιουργήστε το πρότυπο για να δημιουργήσετε το δικό σας αντίγραφο.

Αλλά τώρα, τι γίνεται αν κανένα από τα ενσωματωμένα πρότυπα δεν ταιριάζει στις ανάγκες σας; Το Dropbox Paper διευκολύνει τη δημιουργία των προτύπων σας με λίγα μόνο κλικ.

Κοινή χρήση προτύπου χαρτιού Dropbox

Η κοινή χρήση ενός προτύπου βοηθά κάθε μέλος της ομάδας να ξεκινήσει από την ίδια βάση. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και κάντε κλικ στο εικονίδιο επεξεργασίας (μοιάζει με μολύβι). Κάντε κλικ στην Κοινή χρήση .

Μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε συνεργάτες να εργαστούν σε ένα νέο πρότυπο μαζί σας. Η ροή εργασίας είναι η ίδια όπως για οποιοδήποτε κοινόχρηστο έγγραφο πριν το διαμορφώσετε ως πρότυπο.

Δημιουργήστε πρότυπα χαρτιού Dropbox από την εφαρμογή για κινητά

Δεν χρειάζεται να είστε δεμένοι στην επιφάνεια εργασίας. Χρησιμοποιήστε την αποκλειστική εφαρμογή Dropbox Paper για κινητά για να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τα έγγραφά σας εν κινήσει. Η διαδικασία είναι η ίδια.

1. Ανοίξτε το Dropbox Paper σε iOS ή Android .

2. Στην οθόνη Αναζήτηση , κάντε κλικ στο σύμβολο συν στο επάνω μέρος και επιλέξτε ένα πρότυπο από τη λίστα που εμφανίζεται στην οθόνη.

Υπάρχουν ακόμα ορισμένοι περιορισμοί στην εφαρμογή για κινητά. Δεν μπορείτε ακόμα να αποκτήσετε πρόσβαση στη βιβλιοθήκη προτύπων. Επίσης, λείπει η μέθοδος "πρότυπο" ενός εγγράφου. Ας ελπίσουμε ότι το Dropbox θα το συμπεριλάβει στις επόμενες επαναλήψεις της εφαρμογής.

Το Dropbox είναι κάτι περισσότερο από αποθήκευση στο Cloud

Το Dropbox είναι ένας αγαπημένος προορισμός στα σύννεφα. Εξοικονομήστε χρόνο και προσπάθεια με τη βοήθεια αυτών των συμβουλών για να χρησιμοποιήσετε το Dropbox πιο αποτελεσματικά . Η λεπτή κομψότητα του χαρτιού Dropbox αποδεικνύει ότι εξελίσσεται σε μια ολοκληρωμένη σουίτα παραγωγικότητας. Η σύνταξη των εγγράφων σας ή η συνεργασία στα αρχεία σας είναι μόνο ένας τρόπος για να χρησιμοποιήσετε τον χώρο που έχετε.