Excel: Χρήσιμες συμβουλές που πρέπει να γνωρίζει κάθε χρήστης

Το Excel περιέχει γρήγορες και χρήσιμες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τα αρχεία σας. Μπορείτε να κάνετε πράγματα όπως να προσθέσετε περιγράμματα σε όλα τα κελιά ή να διαιρέσετε σωστά τους αριθμούς τηλεφώνου, ώστε να είναι εύκολο να διαβαστούν. Μπορείτε να ξεκινήσετε με την κατανόηση ορισμένων βασικών τύπων  ή να εμβαθύνετε στις παρακάτω συμβουλές.

Συμβουλές Excel φιλικές προς τους αρχάριους

Το Excel μπορεί να φαίνεται τρομακτικό στην αρχή με όλα τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε. Αλλά, αν το χωρίσετε σε μικρότερα βήματα και του δώσετε λίγο χρόνο, θα εκπλαγείτε με το πόσα κόλπα γνωρίζετε.

Πώς να προσθέσετε περιθώρια στα κελιά του Excel

Έχετε προσθέσει όλες τις πληροφορίες στο αρχείο σας, αλλά θέλετε να διευκολύνετε την ανάγνωση. Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε περιθώρια στα κελιά επιλέγοντας όλα τα κελιά που θέλετε να προσθέσετε και τα περιγράμματα. Αφού τα επιλέξετε, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+H+B+A, όλα ταυτόχρονα. Θα δείτε το περίγραμμα που εφαρμόζεται στα κελιά όταν το αφήσετε.

Πώς να κάνετε τους αριθμούς τηλεφώνου εύκολους στην ανάγνωση στο Excel

Πήρατε ένα αρχείο όπου δεν είναι χωρισμένοι όλοι οι αριθμοί τηλεφώνου; Είναι μαζεμένα και δεν ξέρετε πού τελειώνει ο κώδικας ανάγνωσης. Εφαρμόζοντας την παρακάτω συμβουλή του Excel, μπορείτε. Για παράδειγμα, το αρχείο σας γράφει 5555555555 και θέλετε να μοιάζει με (555) 555-5555. Προσθέστε γρήγορα την παρένθεση για να μπορείτε να διαβάζετε εύκολα τους αριθμούς.

Στο κελί δίπλα σε ένα που έχει όλους τους αριθμούς μαζί, πληκτρολογήστε τον αριθμό τηλεφώνου με τον τρόπο που θέλετε να εμφανίζεται για όλους. Πατήστε το κάτω βέλος, ώστε να επισημανθεί το κάτω κελί και πατήστε Ctrl + E, και θα δείτε αυτόματα αυτές τις δέσμες αριθμών να μετατρέπονται σε κάτι που μπορείτε να διαβάσετε.

Πώς να κάνετε κεφαλαία το πρώτο γράμμα του κειμένου

Σκέφτηκε κάποιος ότι ήταν αστείο να πληκτρολογήσετε ένα όνομα όπως αυτό: JuDy SaNhZ; Μπορείτε να το διορθώσετε εύκολα κάνοντας τα εξής. Στο κελί δίπλα σε αυτό με το τρελό κείμενο, πληκτρολογήστε την ακόλουθη εντολή =Proper; όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε αυτήν την εντολή, θα τη δείτε να προτείνεται παρακάτω.

Κάντε κλικ σε αυτό και επιλέξτε το κελί που έχει το όνομα που θέλετε να διορθώσετε. Προσθέστε την παρένθεση κλεισίματος και πατήστε enter. Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό.

Πώς να αφαιρέσετε κενές γραμμές στο Excel

Σίγουρα, θα μπορούσατε να κάνετε δεξί κλικ σε κάθε σειρά και να επιλέξετε την επιλογή διαγραφής. Αλλά αυτό μπορεί να διαρκέσει για πάντα εάν έχετε πολλές κενές σειρές προς διαγραφή. Εδώ είναι ένας πιο γρήγορος τρόπος. Επιλέξτε ολόκληρο το εύρος και όταν όλα είναι επιλεγμένα, πατήστε F5. Όταν εμφανιστεί το πλαίσιο Μετάβαση σε, κάντε κλικ στο κουμπί Ειδικό.

Τώρα θα πρέπει να δείτε το πλαίσιο Μετάβαση σε Ειδικό. Κάντε κλικ στην επιλογή Blanks και κάντε κλικ στο OK.

Θα δείτε ότι οι κενές σειρές στο αρχείο σας είναι επιλεγμένες. πατήστε Ctrl και το πλήκτρο μείον. Θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο με διάφορες επιλογές. επιλέξτε αυτό που θα σας επιτρέψει να διαγράψετε ολόκληρη τη σειρά. Κάντε κλικ στο Ok και θα δείτε πώς εξαφανίζονται οι κενές σειρές.

Πώς να κάνετε τον αριθμό των κελιών του Excel

Μπορείτε να χάσετε χρόνο προσθέτοντας τους αριθμούς, αλλά εξοικονομείτε χρόνο κάνοντας τα ίδια τα κελιά να αριθμούνται. Για παράδειγμα, εάν θέλετε οι αριθμοί να εμφανίζονται στη στήλη Α. πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο =SEQUENCE(COUNTA.

Μόλις φτάσετε εδώ, κάντε κλικ στη στήλη με το κείμενο που θέλετε να αριθμήσετε ( Το γράμμα στην κορυφή ). Προσθέστε δύο παρενθέσεις κλεισίματος και πατήστε Enter.

Η δύναμη του Ctrl E

Ας πούμε ότι ένα ολόκληρο κελί έχει όνομα και επίθετο. Αλλά, θέλετε να βάλετε το όνομα και το επώνυμο σε διαφορετικά κελιά. Εάν έχετε μια σύντομη λίστα, θα μπορούσατε να την κάνετε χειροκίνητα, αλλά μπορεί να είναι χρονοβόρα εάν έχετε μια μεγάλη λίστα ονομάτων. Μπορείτε να το κάνετε αυτό. στο επόμενο κελί, μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομα και να πατήσετε το πλήκτρο βέλους για να επισημάνετε το παρακάτω κελί. Πατήστε Ctrl + E. Το Excel θα διαβάσει το πρώτο όνομα των υπόλοιπων κελιών και θα τα επικολλήσει στη στήλη όπου πληκτρολογήσατε το πρώτο όνομα.

Πώς να προσθέσετε σειρές με το πλήκτρο Shift

Εάν δεν έχετε πολλές σειρές για προσθήκη ή χρειάζεται μόνο να προσθέσετε μία, θα κάνετε δεξί κλικ και θα επιλέξετε την επιλογή εισαγωγής. Αλλά όταν χρειάζεται να προσθέσετε διάφορες σειρές, θα πρέπει να το κάνετε αυτό. Επιλέξτε τη σειρά και πατήστε Shift. Τοποθετήστε τον κέρσορα στην κάτω δεξιά γωνία μέχρι ο κέρσορας να μετατραπεί σε βέλη που δείχνουν προς αντίθετες κατευθύνσεις. Όταν το δείτε, σύρετε προς τα κάτω μέχρι να επισημανθεί ο αριθμός των σειρών που θέλετε και αφήστε το. Voila! Έχετε τις νέες σας σειρές.

Πώς να προσθέσετε πλαίσια ελέγχου σε κελιά Excel

Φτιάξατε μια λίστα με τους χώρους που θέλετε να καθαρίσετε στο σπίτι. Θέλετε να ελέγξετε αυτήν την περιοχή από τη λίστα σας για να μάθετε τι έχει απομείνει. Δοκιμάστε να προσθέσετε ένα πλαίσιο ελέγχου στην περιοχή κάνοντας τα εξής. Θα χρειαστεί να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής στο Excel για να δείτε την επιλογή προσθήκης πλαισίου ελέγχου. Δεν είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή. Μπορείτε να το κάνετε μεταβαίνοντας στο Αρχείο > Επιλογές > Προσαρμογή κορδέλας . Επιλέξτε το πλαίσιο για Προγραμματιστής και κάντε κλικ στο OK.

Αφού κάνετε κλικ στο OK, θα δείτε να εμφανίζεται η νέα καρτέλα. Κάντε κλικ στην καρτέλα Προγραμματιστής, ακολουθούμενη από Εισαγωγή. Όταν εμφανιστούν οι επιλογές, επιλέξτε Πλαίσιο ελέγχου.

Όταν κάνετε κλικ στο πλαίσιο, ο κέρσορας σας θα μοιάζει με σταυρό. Κάντε κλικ στο κελί που θέλετε να εμφανιστεί το πρώτο πλαίσιο και θα επικολληθεί. Πριν κάνετε κλικ οπουδήποτε αλλού, κάντε κλικ στο κείμενο για να το αφαιρέσετε μέχρι να χρειαστεί να προσθέσετε μερικά. Εάν όχι, αφαιρέστε το και κάντε κλικ οπουδήποτε αλλού για επικόλληση.

Επισημάνετε την περιοχή όπου θέλετε να προσθέσετε περισσότερα πλαίσια, αλλά όταν το κάνετε αυτό, προσέξτε να μην συμπεριλάβετε το κελί που έχει ήδη το πρώτο πλαίσιο. Εάν το κάνετε αυτό, δεν πρόκειται να λειτουργήσει. Αφού επισημάνετε την περιοχή, επικολλήστε και θα δείτε να εμφανίζονται τα νέα πλαίσια ελέγχου.

συμπέρασμα

Όπως μπορείτε να δείτε, το Excel είναι γεμάτο από υπέροχα κόλπα. Χρειάζεται λίγος χρόνος για να γνωρίσετε όλα όσα έχει να προσφέρει. Μπορείτε να ξεκινήσετε μαθαίνοντας τα πράγματα που γνωρίζετε ότι θα χρειαστείτε στη δουλειά και να συνεχίσετε από εκεί. Ποιο tip πιστεύετε ότι θα χρησιμοποιείτε πιο συχνά; Ενημερώστε με στα σχόλια παρακάτω και μην ξεχάσετε να μοιραστείτε το άρθρο με άλλους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.