Τρόπος εξαγωγής επαφών του Outlook στο Excel: 2 καλύτερες μέθοδοι

Θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο των επαφών σας στο Outlook σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel; Μάθετε πώς να εξάγετε τις επαφές του Outlook στο Excel με απλές μεθόδους.

Το MS Outlook είναι ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη Microsoft. Έρχεται με το MS Office, αλλά μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε στο διαδίκτυο ως μέρος της σουίτας Microsoft 365. Όπως και άλλες εφαρμογές email, έρχεται επίσης με σύστημα διαχείρισης επαφών. Με αυτήν τη δυνατότητα, το Outlook αποθηκεύει τη διεύθυνση email που χρησιμοποιείται για την επικοινωνία μαζί σας.

Αποθηκεύει επίσης πρόσθετες πληροφορίες όπως το όνομα, τη διεύθυνση, τη διεύθυνση επιχείρησης, τον αριθμό τηλεφώνου και τον αριθμό φαξ. Όχι μόνο αυτό, η επαφή του Outlook διατηρεί τις διευθύνσεις οργανωμένες.

Τώρα, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα του βιβλίου διευθύνσεων του Outlook για διαφορετικούς σκοπούς ή να τα μοιραστείτε με άλλους, δεν είναι δυνατό εάν οι επαφές είναι αποθηκευμένες στην εγγενή μορφή αρχείου PST. Πρέπει να μεταφέρετε τις επαφές σε οποιαδήποτε βολική μορφή όπως το Excel.

Επιτρέψτε μου να σας πω πώς να εξάγετε τις επαφές του Outlook στο Excel. Αλλά προτού προχωρήσουμε σε αυτό το μέρος, ας μάθουμε γιατί μπορεί να χρειαστεί να εξαγάγετε επαφές από το Outlook στο Excel.

Λόγοι για την εξαγωγή επαφών του Outlook στο Excel

Γιατί πρέπει να εξάγετε τις επαφές του Outlook στο Excel

Ο πρωταρχικός σκοπός της μετεγκατάστασης επαφών σε οποιαδήποτε άλλη μορφή όπως το Excel είναι να χρησιμοποιηθούν σε οποιαδήποτε άλλη πλατφόρμα. Εάν πρόκειται να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε το Outlook και να μεταβείτε σε οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να μετακινήσετε τις επαφές στο Excel, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε να επικοινωνείτε με τις επαφές σας ακόμη και από άλλη πλατφόρμα.

Η συλλογή δεδομένων επαφών πολλών χρηστών του Outlook και η δημιουργία ενός κεντρικού αναπνευστικού της διεύθυνσης είναι ένας άλλος λόγος πίσω από αυτήν την εξαγωγή δεδομένων. Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας λανσάρει ένα νέο προϊόν ή θα προσφέρει εκπτώσεις στο τέλος του έτους.

Για να ενημερώσετε τον μέγιστο αριθμό ατόμων σχετικά με αυτές τις προσφορές, πρέπει να στείλετε διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλες τις επαφές των υπαλλήλων του γραφείου σας. Η αποστολή email σε μεμονωμένες επαφές κάθε υπαλλήλου θα γίνει μια πρόκληση. Αντίθετα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια κεντρική λίστα επαφών με όλες τις διευθύνσεις και να στείλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της ομάδας μάρκετινγκ.

Επιπλέον, το Excel είναι το τέλειο λογισμικό για φιλτράρισμα, κατηγοριοποίηση και οργάνωση δεδομένων. Από αυτό, οι χρήστες μπορούν εύκολα να αναζητήσουν και να συλλέξουν δεδομένα με ελάχιστη προσπάθεια. Εάν η ομάδα πωλήσεων, μάρκετινγκ ή υποστήριξης θέλει να χρησιμοποιήσει τα δεδομένα του βιβλίου διευθύνσεων του Outlook, πρέπει να τα μεταφέρει σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel.

Διαβάστε επίσης: Πώς να ανακαλέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρο��είου στο Outlook 365

Τρόπος εξαγωγής επαφών του Outlook σε Excel σε εφαρμογή επιφάνειας εργασίας

Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή MS Outlook στον υπολογιστή σας με Windows, δείτε πώς μπορείτε να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook στο MS Excel.

• Ανοίξτε το MS Outlook .
• Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο από το μενού κορδέλας του Excel .
• Στο αριστερό πλαίσιο, επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγή .

Το μενού εισαγωγής και εξαγωγής της εφαρμογής Microsoft Outlook

• Επιλέξτε το εικονίδιο Εισαγωγή/Εξαγωγή .
• Ο Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής θα εμφανιστεί στην οθόνη σας.
• Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο .

Επιλέγοντας Εξαγωγή σε αρχείο στον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής του Outlook

• Δεν θα υπάρξει . Διαθέσιμη επιλογή XLSX . Επομένως, επιλέξτε Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα πριν πατήσετε Επόμενο .
• Στη συνέχεια, θα δείτε τη δομή δέντρου του αρχείου PST του Outlook . Κάντε κύλιση προς τα πάνω ή προς τα κάτω για να βρείτε την επιλογή Επαφές .
• Επιλέξτε Επαφές και κάντε κλικ στο Επόμενο .

Επιλέξτε Επαφές στο φάκελο Επιλογή για εξαγωγή από τον Οδηγό εισαγωγής εξαγωγής του Outlook

• Κάντε κλικ στο Browse για να επιλέξετε τον φάκελο προορισμού του αρχείου που προκύπτει.
• Κάντε κλικ στο Επόμενο . Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Εξαγωγή επαφών από το φάκελο: Επαφές είναι επιλεγμένο.

Εξαγωγή σε αρχείο στον Οδηγό εισαγωγής εξαγωγής του Outlook

• Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το κουμπί Map Custom Fields … για να αντιστοιχίσετε τα προσαρμοσμένα πεδία της πηγής και του αρχείου εξόδου.
• Κάντε κλικ στο Τέλος και οι επαφές θα αποθηκευτούν σε μορφή αρχείου CSV . Ο χρόνος μετεγκατάστασης θα εξαρτηθεί από τον αριθμό των επαφών και των τιμών.
• Τώρα, μεταβείτε στο φάκελο όπου αποθηκεύτηκε το αρχείο.
• Κάντε διπλό κλικ για να ανοίξετε το αρχείο στο MS Excel.
• Θα παρατηρήσετε μια προειδοποίηση ακριβώς κάτω από τη γραμμή μενού σχετικά με την ΠΙΘΑΝΗ ΑΠΩΛΕΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ .

Μάθετε πώς να εξάγετε τις επαφές του Outlook στο Excel στην εφαρμογή υπολογιστή

• Κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως…
• Ένας άλλος οδηγός θα εμφανιστεί για την αποθήκευση του αρχείου σε διαφορετική μορφή.
• Από το  αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση ως τύπου , επιλέξτε Βιβλίο εργασίας του Excel . Η έκδοση του Excel θα διαφέρει.
• Κάντε κλικ στο Save και το αρχείο θα αποθηκευτεί σε μορφή XLS .
• Τώρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το αρχείο στο Excel χωρίς προβλήματα μορφοποίησης ή πιθανότητα απώλειας δεδομένων.

Διαβάστε επίσης: Πώς να ορίσετε την απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook

Τρόπος εξαγωγής επαφών του Outlook στο Excel από την εφαρμογή Web

Οι χρήστες ιστού του Outlook μπορούν να εκτελέσουν αυτά τα βήματα για την εξαγωγή επαφών σε μορφή CSV που υποστηρίζεται από το Excel:

• Ανοίξτε το Outlook στο πρόγραμμα περιήγησής σας.
• Κάντε κλικ στα άτομα από τα αριστερά.
• Όλες οι επαφές θα επιλεγούν από προεπιλογή.

Στο Outlook web, επιλέξτε Άτομα και, στη συνέχεια, θα δείτε τη Διαχείριση επαφών

• Κάντε κλικ στη Διαχείριση επαφών στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε Εξαγωγή επαφών .
• Στο παράθυρο Εξαγωγή επαφών , μπορείτε να επιλέξετε Όλες οι επαφές και να κάνετε κλικ στο κουμπί Εξαγωγή .

Εξερευνήστε Τρόπος εξαγωγής επαφών του Outlook στο Excel από την εφαρμογή Ιστού

• Η εφαρμογή web του Outlook θα πραγματοποιήσει λήψη ενός αρχείου CSV στον φάκελο "Λήψεις" του υπολογιστή σας .
• Κάντε διπλό κλικ πάνω του για να το ανοίξετε στο Excel.
• Εάν λάβετε μια προειδοποίηση ΠΙΘΑΝΗ ΑΠΩΛΕΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ , κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως…
• Στο αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση ως τύπου , επιλέξτε Βιβλίο εργασίας Excel ή Βιβλίο εργασίας Excel xx-xxxx , όπου τα xx και xxxx προτείνουν διαφορετικές εκδόσεις συστημάτων αρχείων Microsoft Excel.
• Κάντε κλικ στο Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε αυτό το αρχείο σε μορφή αρχείου που υποστηρίζεται από το Excel.

Τρόπος εξαγωγής επαφών του Outlook στο Excel: Τελικές λέξεις

Οι επαφές του Outlook έχουν μεγάλη σημασία στον προσωπικό και επιχειρηματικό τομέα. Ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τις επαφές για διαφορετικούς σκοπούς και η αποθήκευσή τους στο Outlook δεν θα σας βοηθήσει.

Για αυτόν τον λόγο, πρέπει να γνωρίζετε πώς να εξάγετε τις επαφές του Outlook στο Excel. Όντας μια εξελιγμένη εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων,

Πείτε στα σχόλια γιατί θέλετε να εξαγάγετε επαφές από το Outlook στο Excel και πόσο αποτελεσματικές ήταν οι μέθοδοι που έχω συζητήσει. Διαδώστε αυτό το άρθρο στους φίλους σας μέσω των μέσων κοινωνικής δικτύωσης ή της προσωπικής κοινής χρήσης.

Εάν ενδιαφέρεστε για το Outlook, μπορείτε να διαβάσετε  πώς να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε το πλαίσιο ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  ή τι να κάνετε εάν  αλλάξει η προβολή email του Outlook .