Τρόπος αρχειοθέτησης email του Microsoft Outlook

Αυτές τις μέρες, οι λογαριασμοί email μας τείνουν να υπερκαλύπτονται – γεμάτοι πράγματα που δεν θέλουμε ή δεν χρειαζόμαστε. Τα εισερχόμενα μπορούν γρήγορα να φράξουν, προκαλώντας πονοκέφαλο όταν προσπαθείτε να βρείτε κάτι που είναι πραγματικά σημαντικό. Χρησιμοποιώ κυρίως τον λογαριασμό μου στο Gmail αυτές τις μέρες, αλλά εξακολουθώ να χρησιμοποιώ τον λογαριασμό και το πρόγραμμά μου στο Outlook. Μία από τις παλαιότερες –και κύριες– διευθύνσεις email μου είναι συνδεδεμένη με αυτήν, με πολλές επαγγελματικές συνδέσεις. Ωστόσο, δεδομένου ότι ο λογαριασμός email είναι τόσο παλιός, μπορείτε να φανταστείτε τον τεράστιο όγκο των σκουπιδιών που τείνω να φτάσω εκεί.

Δεν ήταν πολύ καιρό πριν που κοίταξα τα Εισερχόμενά μου με φρίκη και πέταξα τα χέρια μου στον αέρα. Αποφάσισα ότι ήταν καιρός – *gulp* – να καθαρίσω τα Εισερχόμενά μου στο Outlook αρχειοθετώντας μέρος του χάους.

Η αρχειοθέτηση φακέλων email στο Outlook είναι αρκετά απλή. Ελπίζω να σας αρέσει αυτό το σεμινάριο για το πώς γίνεται.

Τρόπος μη αυτόματης αρχειοθέτησης email στο Outlook

Για να μην γεμίσει τα εισερχόμενά σας, μπορείτε να μετακινήσετε γρήγορα τα παλιά και ανεπιθύμητα σε ένα αρχείο. Αυτό είναι ένα εντελώς ξεχωριστό αρχείο δεδομένων στο Outlook. Στη συνέχεια, μπορείτε να έχετε ξανά πρόσβαση μέσα από το πρόγραμμα email όποτε το επιλέξετε.

Εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook 2013, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στο "Αρχείο" και στη συνέχεια στο "Πληροφορίες" και στη συνέχεια στο "Εργαλεία εκκαθάρισης" . Τέλος, επιλέξτε "Αρχειοθέτηση" .

Για όσους από εσάς ενδιαφέρονται για το Outlook 2016 ή 2019, κάντε κλικ στο «Αρχείο» , μετά στο «Πληροφορίες» και στη συνέχεια στο «Εργαλεία» και, τέλος, επιλέξτε «Εκκαθάριση παλαιών αντικειμένων» .

Στο πλαίσιο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο «Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων» και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον φάκελο που είστε έτοιμοι να μην χρειαστεί να δείτε για λίγο. Μετά από αυτό, βρείτε τη θέση "Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερα από" και εισαγάγετε μια ημερομηνία.

Στο κάτω μέρος του πλαισίου, κάντε κλικ στο «ΟΚ» και κάντε Presto! Αυτοί οι ενοχλητικοί γεμάτοι φάκελοι με τους οποίους δεν θέλετε να αντιμετωπίσετε είναι τώρα άδειοι!

Πώς να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση email του Outlook

Με την αυτόματη αρχειοθέτηση, μπορείτε να αποφασίσετε πόσο συχνά θα εκτελείται μόνο του το εργαλείο Αρχειοθέτησης, πού θέλετε να αποθηκεύονται τα αρχεία και ακόμη και πόσο καιρό το αγαπημένο σας πρόγραμμα email θα διατηρεί τα email πριν τα αρχειοθετήσει για εσάς. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε για να ενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε αυτήν τη δυνατότητα:

Κάντε κλικ στο «Αρχείο» μετά «Επιλογές» και μετά στο «Για προχωρημένους» .

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο "AutoArchive" και επιλέξτε "AutoArchive Settings" .

Επιλέξτε το πλαίσιο που λέει το πλαίσιο "Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε n ημέρες" και , στη συνέχεια, επιλέξτε πόσο συχνά θέλετε να εκτελείται αυτό το εργαλείο.

Μεταβείτε σε καθεμία από τις άλλες επιλογές και επιλέξτε αυτές που θέλετε, συμπεριλαμβανομένης της πλήρης διαγραφής των email αντί να τα στείλετε σε έναν φάκελο αρχειοθέτησης για να παραμείνουν για πάντα.

Πώς να απενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση στο Outlook

Αποφασίσατε ότι δεν θέλετε πλέον το Outlook να αρχειοθετεί ορισμένους φακέλους αυτόματα; Χρειάζεστε ξανά τον έλεγχο για να επιλέξετε πότε και πώς να το κάνετε μόνοι σας; Πανεύκολο! Απλώς απενεργοποιήστε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση:

Επιλέξτε ξανά το κουμπί «Αρχείο» , επιλέξτε «Επιλογές» και μετά  «Για προχωρημένους» . Βρείτε το "AutoArchive" και επιλέξτε ξανά το κουμπί Ρυθμίσεις.

Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου που λέει "Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε n ημέρες" και είστε έτοιμοι!

Έχετε άλλες ερωτήσεις για το Outlook που μπορώ να σας βοηθήσω; Αφήστε μου ένα σχόλιο ή στείλτε μας ένα email και θα κάνω ό,τι μπορώ για να βοηθήσω.

Καλή αποστολή email!