Τρόπος αλφαβητισμού στο Excel

Η εύρεση δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να είναι εφιάλτης εάν δεν οργανωθεί αποτελεσματικά. Ευτυχώς, τα υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel δίνουν στους χρήστες έναν τρόπο να οργανώνουν και να αλφαβητίζουν με αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε την αλφαβητοποίηση σε γραμμές ή στήλες.

Αν και η αλφαβητοποίηση μπορεί να μην λειτουργεί με ορισμένα δεδομένα, μπορεί να κάνει θαύματα στον εξορθολογισμό πληροφοριών που περιέχουν ονόματα, διευθύνσεις και κατηγορίες.

Το παρακάτω άρθρο θα συζητήσει τους διαφορετικούς τρόπους και μεθόδους αλφαβητοποίησης των δεδομένων σας στο Excel.

Αλφαβητοποίηση στήλης στο Microsoft Excel

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή γρήγορης ταξινόμησης στο Excel για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Αυτή η μέθοδος επιτρέπει στον πίνακά σας να παραμένει πλήρης και πλήρης μετακινώντας τα δεδομένα στις κατάλληλες στήλες. Βρείτε την προτίμηση γρήγορης ταξινόμησης που περιγράφεται παρακάτω:

1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel.
   
2. Επιλέξτε τη στήλη που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να αλφαβητίσετε και επιλέξτε την κεφαλίδα της συγκεκριμένης στήλης.
   
3. Μεταβείτε στην κορδέλα στο επάνω μέρος της οθόνης και επιλέξτε την καρτέλα για "Δεδομένα".
   
4. Επιλέξτε «Ταξινόμηση και φίλτρο».
   
5. Εάν θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας με αύξουσα σειρά, επιλέξτε "ZA" (Ω έως Α). Εάν θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας με φθίνουσα σειρά, επιλέξτε "Α-Ω" (Α έως Ω).
   

Μετά τα παραπάνω, όλα τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας θα αλφαβητιστούν σύμφωνα με την επιλογή που επιλέξατε (αύξουσα ή φθίνουσα).

Αλφαβητοποίηση μιας σειράς στο Microsoft Excel

Η επιλογή γρήγορης ταξινόμησης σάς επιτρέπει να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας σε στήλες, αλλά δεν σταματά εκεί. Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να τα αλφαβητίσετε σε μια σειρά. Αυτή η επιλογή είναι αρκετά παρόμοια με τα βήματα για την αλφαβητοποίηση σε στήλες, με τη διαφορά ενός επιπλέον βήματος:

1. Εκκινήστε το υπολογιστικό φύλλο σας στο Microsoft Excel.
2. Επιλέξτε τον πίνακα με τα δεδομένα που θέλετε να αλφαβητίσετε και κάντε κλικ σε ολόκληρο τον πίνακα, εξαιρουμένης της κεφαλίδας του πίνακα.
   
3. Επιλέξτε την καρτέλα "Δεδομένα" από την κορδέλα του υπολογιστικού φύλλου.
   
4. Μεταβείτε στην επιλογή "Ταξινόμηση και φίλτρο" και επιλέξτε "Ταξινόμηση".
   
5. Μόλις βρεθείτε στο παράθυρο "Ταξινόμηση", μεταβείτε στο επάνω μέρος της οθόνης σας και επιλέξτε "Επιλογές".
   
6. Κάντε κλικ στο «Ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά» και, στη συνέχεια, επιβεβαιώστε την ενέργεια.
   
7. Επιλέξτε «Παραγγελία» για έναν άλλο αναπτυσσόμενο πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Α έως το Ω» ή ​​«Ω στο Α» για να ολοκληρώσετε την αλφαβητοποίηση της σειράς σας.
   

Αλφαβητοποίηση των δεδομένων σας στο Excel μέσω του κουμπιού φίλτρου

Αυτό το άρθρο περιγράφει την επιλογή γρήγορης ταξινόμησης για την αλφαβητοποίηση των δεδομένων σας. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλη μέθοδο μέσω του κουμπιού «Φίλτρο». Η προσέγγιση φίλτρου προσφέρει μεγαλύτερη ευκολία καθώς συνδυάζει όλες τις επιλογές και απλώς περιμένει την επιβεβαίωσή σας. Είναι πολύ πιο γρήγορο και απαιτεί λιγότερα βήματα:

1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο στο σύνολο δεδομένων που θέλετε να αλφαβητίσετε.
2. Επιλέξτε τις κεφαλίδες στηλών του συνόλου δεδομένων που θέλετε να φιλτράρετε.
   
3. Μεταβείτε στο επάνω μέρος της οθόνης και επιλέξτε την καρτέλα "Δεδομένα" και την επιλογή "Φίλτρο".
   
4. Θα δείτε ένα μικροσκοπικό αναπτυσσόμενο βέλος (στην κάτω δεξιά γωνία) σε κάθε κεφαλίδα στήλης που επιλέξατε.
   
5. Επιλέξτε αυτά τα βέλη για ένα άλλο αναπτυσσόμενο μενού.
   
6. Επιλέξτε όποια επιλογή προτιμάτε για την αλφαβητοποίηση των δεδομένων σας.

Χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση «SORT» για την αλφαβητοποίηση των δεδομένων σας

Υπάρχει ένας επιπλέον τρόπος αλφαβητοποίησης των δεδομένων σας: χρησιμοποιώντας τη λειτουργία «SORT». Αυτή η μέθοδος μπορεί να φαίνεται ελαφρώς τρομακτική αρχικά, αλλά είναι αρκετά απλή μόλις ολοκληρώσετε τα βήματα. Ωστόσο, είναι σημαντικό να καταλάβετε τι σημαίνει και τι αντιπροσωπεύει κάθε στοιχείο πριν ξεκινήσετε τα βήματα.

Η λειτουργία "SORT" αποτελείται από:

• Array – Αυτό ισχύει για το εύρος που θέλετε να ταξινομήσετε.
• sort_index1 – Αυτό αναφέρεται στη συγκεκριμένη σειρά ή στήλη που θέλετε να οργανώσετε.
• sort_order1 – Αυτό ισχύει για την επιθυμητή σειρά με την οποία θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας (π.χ. αύξουσα ή φθίνουσα σειρά).
• sort_index2 – Αυτό ισχύει για τη στήλη που θέλετε να οργανώσετε προσθέτοντας περισσότερα επίπεδα.
• sort_order2 – Αυτό ισχύει για τον οργανισμό ταξινόμησης για το Επίπεδο 2.

Όταν χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση SORT, είναι σημαντικό να σημειώσετε ότι τα παραπάνω στοιχεία είναι όλα προαιρετικά εκτός από τον πίνακα. Εάν δεν καθορίσετε μια συγκεκριμένη σειρά ταξινόμησης, μπορείτε να προσθέσετε όσα επίπεδα θέλετε, με μέγιστο αριθμό 128. Το Excel θα τα ταξινομήσει σε αύξουσα σειρά από προεπιλογή.

Συχνές ερωτήσεις

Υπάρχει συντόμευση για την αλφαβητική ταξινόμηση των δεδομένων στο Microsoft Excel;

Ναί. Εάν θέλετε να τακτοποιήσετε τα δεδομένα σας αλφαβητικά, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση "Alt + Shift + S" για να αποκτήσετε πρόσβαση στο πλαίσιο "Ταξινόμηση διαλόγου". Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να οργανώσετε και τη σειρά με την οποία θέλετε να τακτοποιήσετε τα δεδομένα σας. Μόλις ολοκληρωθεί αυτό το βήμα, μπορείτε να επιβεβαιώσετε κάνοντας κλικ στο "OK".

Μας αρέσει το Excel

Η προσπάθεια εύρεσης συναφών δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα μπορεί να είναι μια απογοητευτική και χρονοβόρα προσπάθεια. Ευτυχώς, το Microsoft Excel έχει απλοποιήσει τις επιλογές ταξινόμησης για τους χρήστες του. Από το βασικό φιλτράρισμα έως τις πιο προηγμένες μεθόδους, μπορείτε να επιλέξετε το επίπεδο ταξινόμησης που ανταποκρίνεται στις προτιμήσεις σας. Και αν νιώθετε ιδιαίτερα τολμηροί ή θέλετε να γίνετε κύριος του Excel, μπορείτε να δοκιμάσετε τη μέθοδο "SORT". Φροντίστε πρώτα να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο, για κάθε ενδεχόμενο!

Ποια είναι η αγαπημένη σας μέθοδος ταξινόμησης και φιλτραρίσματος υπολογιστικών φύλλων; Ακολουθείτε τη δοκιμασμένη και αληθινή μέθοδο της κορδέλας ή χρησιμοποιείτε πιο προηγμένες τεχνικές; Πείτε μας για αυτό στην παρακάτω ενότητα σχολίων.