Πώς να ταξινομήσετε στο Excel

Αν και οι περισσότεροι οργανισμοί συλλέγουν δεδομένα για να βοηθήσουν στη λήψη αποφάσεων, συχνά καταλήγουν στο Excel σε αποδιοργανωμένη μορφή. Ως εκ τούτου, μπορεί να είναι δύσκολο να κατανοήσουμε τις σχέσεις, τα μοτίβα και τις τάσεις μέσα στα δεδομένα.

Ευτυχώς, μπορείτε να κάνετε διάφορα πράγματα, όπως προσθήκη πινάκων και στρογγυλοποίηση κελιών στο Excel , αλλά πώς ταξινομείτε τα δεδομένα; Είστε στο σωστό μέρος εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το Excel για αυτόν τον σκοπό. Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να ταξινομήσετε δεδομένα στο Excel, είτε σε ομάδα είτε σε ολόκληρο υπολογιστικό φύλλο. 

Τι πρέπει να γνωρίζετε για την ταξινόμηση δεδομένων στο Excel

Η επιτυχής ταξινόμηση δεδομένων στο Excel απαιτεί την προετοιμασία του υπολογιστικού φύλλου με διάφορους τρόπους. Αρχικά, θα πρέπει να αφαιρέσετε τα κενά κελιά, επειδή το Excel θα τα ταξινομήσει, επηρεάζοντας τα σύνολα και άλλα διαμορφωμένα στοιχεία.

Στη συνέχεια, τα δεδομένα στις στήλες πρέπει να είναι του ίδιου τύπου. Για παράδειγμα, εάν μια στήλη περιλαμβάνει ημερομηνίες, καμία άλλη μορφή δεδομένων όπως κείμενο ή αριθμοί δεν θα πρέπει να βρίσκεται στην περιοχή κελιών, διαφορετικά η ταξινόμηση θα αποτύχει.

Επίσης, μπορεί να θέλετε να ελέγξετε και να καταργήσετε διπλότυπα στο Excel πριν ταξινομήσετε τυχόν κελιά ή στήλες για να επιβεβαιώσετε ότι τίποτα δεν πάει στραβά μετά την ταξινόμηση.

Τέλος, είναι σημαντικό να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας δεδομένων σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. 

Ταξινόμηση δεδομένων αλφαβητικά στο Excel

Εάν έχετε μια απλή στήλη που πρέπει να ταξινομήσετε αλφαβητικά, μπορείτε να επιλέξετε τα κελιά και να επιλέξετε τις επιλογές ταξινόμησης. Ωστόσο, το Excel ταξινομεί μόνο τα επιλεγμένα κελιά, τα οποία μπορούν να ανακατέψουν ένα ολόκληρο υπολογιστικό φύλλο.

Εάν η παραπάνω επιλογή λειτουργεί για εσάς, αυτό είναι υπέροχο. Εάν δεν το κάνει, έχετε δύο επιλογές:

• Για υπολογιστικά φύλλα με διαλείμματα μεταξύ σειρών ή πολλές κεφαλίδες σε μία στήλη , επιλέξτε τα κελιά στηλών που θέλετε να ταξινομήσετε (εντός της επιλεγμένης στήλης), συμπεριλαμβανομένων όλων των συσχετισμένων σειρών και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις επιλογές ταξινόμησης.
  
• Για μεγάλα υπολογιστικά φύλλα χωρίς κενά μεταξύ των σειρών , μπορείτε να επιλέξετε ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο (χρήσιμο όταν περιλαμβάνονται οι κεφαλίδες), να καθορίσετε τη στήλη προς ταξινόμηση και, στη συνέχεια, να επιλέξετε τις επιλογές ταξινόμησης.
  

Και οι δύο παραπάνω επιλογές ταξινόμησης του Excel μετακινούν όλα τα δεδομένα σειρών μαζί με τα δεδομένα ταξινομημένης στήλης για να διατηρηθούν όλες οι συσχετίσεις στη θέση τους. Δείτε πώς να κάνετε και τα δύο.

Πώς να ταξινομήσετε μια ενότητα δεδομένων αλφαβητικά στο Excel

1. Για να ταξινομήσετε μια στήλη μέσα σε μια ενότητα, επισημάνετε όλες τις σειρές και τις στήλες που περιλαμβάνουν τα δεδομένα στηλών που θέλετε να ταξινομήσετε. Μην επιλέξετε κεφαλίδες.
2. Επιλέξτε την καρτέλα Δεδομένα  στη γραμμή μενού για να ανοίξετε τη σχετική κορδέλα κάτω από αυτήν.
3. Επιλέξτε Ταξινόμηση  για να ανοίξετε το μενού διαλόγου ταξινόμησης. Μην χρησιμοποιείτε το "AZ" ή το "ZA" επειδή χρησιμοποιούν τις τρέχουσες ρυθμισμένες επιλογές από το μενού Ταξινόμηση  , το οποίο μπορεί να ανακατέψει τα πάντα.
4. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες εάν δεν το έχετε κάνει ήδη.
5. Επιλέξτε τη στήλη ταξινόμησης από την αναπτυσσόμενη λίστα Στήλη  .
6. Επιλέξτε Τιμές κελιών από την  αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση σε .
7. Κάντε κλικ στο Α έως το Ω ή το Ω στο Α  ως μέθοδο ταξινόμησης από την αναπτυσσόμενη λίστα «Παραγγελία». Τα κελιά με γράμματα και αριθμούς θα ταξινομηθούν με βάση τη σειρά από αριστερά προς τα δεξιά.
8. Κάντε κλικ στο OK  για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις ταξινόμησης.
9. Το Excel θα εμφανίσει τώρα τα αλφαβητικά ταξινομημένα αποτελέσματα. Η σειρά δεδομένων κάθε στήλης μετακινείται επίσης με τα ταξινομημένα κελιά.

Πώς να ταξινομήσετε μια στήλη δεδομένων αλφαβητικά στο Excel

Σε αντίθεση με την ταξινόμηση μιας ενότητας δεδομένων, η ταξινόμηση μιας στήλης απαιτεί την επιλογή ολόκληρου του υπολογιστικού φύλλου. Εάν επιλέξετε τη στήλη, μετακινούνται μόνο αυτά τα δεδομένα, τα οποία κωδικοποιούν ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο. Εάν έχετε περισσότερες από μία κεφαλίδες σε μια στήλη, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την παραπάνω διαδικασία που ταξινομεί ενότητες. Αφού επιλεγεί ολόκληρο το φύλλο, μπορείτε να επιλέξετε τη στήλη σας για ταξινόμηση και όλες τις άλλες επιλογές ταξινόμησης χρησιμοποιώντας τα παρακάτω βήματα.

1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο σας και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων  στην επάνω αριστερή γωνία του φύλλου ακριβώς κάτω από το "Πλαίσιο ονόματος".
   
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα  στη γραμμή μενού για να ανοίξετε τη σχετική Κορδέλα επιλογών από κάτω.
3. Επιλέξτε Ταξινόμηση  για να ανοίξετε το μενού διαλόγου ταξινόμησης. Μην κάνετε κλικ στο "AZ" ή "ZA" στην Κορδέλα, καθώς αντιδρούν με βάση τις τρέχουσες ρυθμίσεις που βρίσκονται στο μενού Ταξινόμηση  . Αυτό θα μπορούσε να ανακατέψει τα πάντα.
   
4. Επιλέξτε το πλαίσιο Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες  στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση, καθώς επιλέχθηκαν όλες οι κεφαλίδες. Σημειώστε ότι μπορείτε να έχετε μόνο μία κεφαλίδα ανά στήλη. Διαφορετικά, θα πρέπει να ταξινομήσετε με βάση τις ενότητες χρησιμοποιώντας την παραπάνω διαδικασία.
5. Επιλέξτε τη στήλη ταξινόμησης από την αναπτυσσόμενη λίστα Στήλη  . Θα πρέπει να εμφανίζει τα ονόματα των κεφαλίδων αντί για γράμματα στηλών.
6. Επιλέξτε Τιμές κελιών από την  αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση σε .
   
7. Επιλέξτε Α έως Ω ή Ω προς Α ως επιλογή ταξινόμησης από την αναπτυσσόμενη λίστα Σειρά  . Τα κελιά με αριθμούς και γράμματα θα ταξινομηθούν χρησιμοποιώντας τη σειρά από αριστερά προς τα δεξιά, επομένως τα "IN0119" και "IN0118" θα ταξινομηθούν ως "IN0018" ακολουθούμενα από "IN0019" όταν χρησιμοποιείται η επιλογή "Α έως Ω".
8. Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε. Το υπολογιστικό φύλλο θα εμφανιστεί ταξινομημένο αλφαβητικά με βάση την επιλεγμένη στήλη. Εάν μπερδέψατε ή δεν σας άρεσαν τα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε την επιλογή Αναίρεση  .

Τι πρέπει να γνωρίζετε για την ταξινόμηση δεδομένων αριθμητικά ή χρονολογικά στο Excel

Η ταξινόμηση δεδομένων αριθμητικά ή χρονολογικά δεν διαφέρει πολύ από την αλφαβητική, αλλά έχετε διαφορετικές επιλογές ταξινόμησης. Το Excel προσδιορίζει τα δεδομένα σε κελιά και παρουσιάζει τις επιλογές ταξινόμησης με βάση αυτά τα κριτήρια. Όπως συμβαίνει με όλες τις επιλογές ταξινόμησης, διαγράψτε τα κενά κελιά και τις γραμμές στο έγγραφό σας Excel , διαφορετικά θα επηρεάσει τα ταξινομημένα αποτελέσματα.

Οι ημερομηνίες θα σας έδιναν τους στίχους «Παλαιότερο προς Νεότερο» και «Νεότερο προς Παλαιότερο» από το «Α έως το Ω» και το «Ω στο Α». Οι αριθμοί θα σας έδιναν το "Smallest to Largest" και "Largest" to Smallest."

Ανάλογα με το αν χρειάζεται να ταξινομήσετε μια ενότητα αριθμητικά/χρονικά ή μια ολόκληρη στήλη, ελέγξτε τις παρακάτω διαδικασίες.

Πώς να ταξινομήσετε μια ενότητα δεδομένων αριθμητικά/χρονικά στο Excel

Η ταξινόμηση μιας ενότητας δεδομένων χρονολογικά (δηλαδή ημερομηνίες) ή αριθμητικά (δηλαδή αριθμοί) είναι παρόμοια με την αλφαβητική ταξινόμηση, εκτός από το ότι οι επιλογές ταξινόμησης είναι διαφορετικές.

1. Για να ταξινομήσετε μια ενότητα στήλης αριθμητικά/χρονικά σε μια ενότητα δεδομένων, επιλέξτε τις σειρές που περιλαμβάνουν τα δεδομένα στηλών που θέλετε να ταξινομήσετε, αλλά μην επιλέξετε κεφαλίδες.
   
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα  που βρίσκεται στη γραμμή μενού. Αυτή η ενέργεια ανοίγει την αντίστοιχη Κορδέλα επιλογών από κάτω της.
3. Επιλέξτε Ταξινόμηση  για να ανοίξετε το μενού διαλόγου ταξινόμησης. Μην κάνετε κλικ στο "AZ" ή "ZA" στην Κορδέλα, καθώς αντιδρούν με βάση τις τρέχουσες ρυθμίσεις που βρίσκονται στο μενού Ταξινόμηση  . Αυτό θα μπορούσε να ανακατέψει τα πάντα.
   
4. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες,  εάν δεν έχετε ήδη κάνει, καθώς δεν επιλέξατε καμία κεφαλίδα στα προηγούμενα βήματα. Είναι ένας πιο καθαρός τρόπος ταξινόμησης.
5. Επιλέξτε τη στήλη ταξινόμησης που βρίσκεται στην αναπτυσσόμενη λίστα Στήλη  .
   
6. Επιλέξτε Τιμές κελιών από την  αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση σε .
7. Επιλέξτε από την  αναπτυσσόμενη λίστα Παραγγελία ως επιλογή ταξινόμησης από το παλαιότερο προς το νεότερο ή το νεότερο προς το παλαιότερο .
   
8. Κάντε κλικ στο OK  για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις ταξινόμησης. Θα δείτε τη στήλη της ενότητας ταξινομημένη χρονολογικά ή αριθμητικά. Όλες οι σειρές πρέπει να εμφανίζονται με τα αντίστοιχα κελιά στηλών.

Πώς να ταξινομήσετε πολλές στήλες στο Excel

Μερικές φορές, μπορεί να χρειαστείτε πολλά κριτήρια ταξινόμησης για να κάνετε τα δεδομένα πιο ερμηνεύσιμα. Ωστόσο, η ταξινόμηση πολλών στηλών θα μπορούσε να αναδιατάξει τα δεδομένα εσφαλμένα, ανάλογα με τη διάταξη του υπολογιστικού φύλλου σας.

Η πολλαπλή ταξινόμηση θα πρέπει να βασίζεται σε μια κύρια ταξινόμηση ακολουθούμενη από μια ακριβή σειρά ταξινόμησης, όπως "Ημερομηνία αγοράς" ακολουθούμενη από "Κατηγορία προϊόντος" και στη συνέχεια "Ενότητα τμήματος".

Το παραπάνω παράδειγμα σημαίνει ότι το Excel θα ταξινομήσει πρώτα με βάση τις ημερομηνίες αγοράς και μετά με βάση τις κατηγορίες προϊόντων εντός κάθε σχετικής ημερομηνίας αγοράς. Σε αυτό το σημείο, θα δείτε όλες τις κατηγορίες προϊόντων των αγορασθέντων αντικειμένων που αναφέρονται χρονολογικά κάτω από κάθε ημερομηνία.

Η ουσία είναι ότι το Excel ταξινομεί με βάση τη σειρά που ορίζετε, επομένως ταξινομεί πρώτα τη στήλη "Ημερομηνία αγοράς" και μετά τη στήλη "Κατηγορίες προϊόντων" εντός κάθε ημερομηνίας.

Σε κάθε περίπτωση, η αντιγραφή του υπολογιστικού φύλλου, η εργασία στο αντίγραφο για λόγους σύγκρισης και η προστασία των αρχικών δεδομένων από διαφθορά είναι το καλύτερο.

1. Ανοίξτε το σχετικό υπολογιστικό φύλλο και επιλέξτε οποιοδήποτε κελί και, στη συνέχεια, μεταβείτε στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος και κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα  .
   
2. Επιλέξτε Ταξινόμηση  στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου ταξινόμησης.
3. Μεταβείτε στην ενότητα Στήλη  στο πλαίσιο διαλόγου και κάντε κλικ στο  αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά . Επιλέξτε την κύρια στήλη ταξινόμησης.
4. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση σε  και επιλέξτε Τιμές κελιών.
   
5. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Παραγγελία  και επιλέξτε τα κριτήρια ταξινόμησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
6. Μετακινηθείτε στην επάνω αριστερή γωνία και επιλέξτε Προσθήκη επιπέδου.  Αυτό προσθέτει μια νέα ενότητα ταξινόμησης.
   
7. Στην ενότητα Στήλη, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Στη συνέχεια  και επιλέξτε την επόμενη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε. Αυτή θα είναι η δευτερεύουσα συνάρτηση ταξινόμησης που ταξινομείται εντός της πρώτης.
8. Κάντε κλικ στα αναπτυσσόμενα μενού Ταξινόμηση κατά και Σειρά  και επιλέξτε τα κριτήρια που προτιμάτε.

Θυμηθείτε, η στήλη που επιλέγετε πρώτη γίνεται το κύριο κλειδί ταξινόμησης. Η δεύτερη ταξινόμηση φιλτράρεται μέσα στην πρώτη και η τρίτη φιλτράρεται μέσα στη δεύτερη. Εάν η ταξινόμηση της δεύτερης ή της τρίτης στήλης παρεμβαίνει στα κριτήρια που έχετε ορίσει στην πρώτη στήλη, θα παραμείνει χωρίς ταξινόμηση.

Πώς να ταξινομήσετε δεδομένα σε προσαρμοσμένη σειρά στο Excel

Ίσως θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας μια επιλογή που δεν αναφέρεται στο Excel από προεπιλογή, όπως ταξινόμηση κατά Small , Medium , Large και X-Large . Η αλφαβητική ταξινόμηση τα τοποθετεί σε λανθασμένη σειρά και η αριθμητική/χρονολογική ταξινόμηση δεν ισχύει. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη σειρά ταξινόμησης.

1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο με τα δεδομένα που θέλετε να ταξινομήσετε.
2. Μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος και επιλέξτε Δεδομένα.
   
3. Επιλέξτε την επιλογή Ταξινόμηση  στη γραμμή μενού.
4. Μεταβείτε στην ενότητα "Στήλη", κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση  κατά και επιλέξτε την κύρια στήλη ταξινόμησης.
   
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση σε  , επιλέξτε Τιμές κελιών  για ταξινόμηση με βάση τα περιεχόμενα.
   
6. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Σειρά  και, στη συνέχεια, επιλέξτε Α έως Ω ή Ω προς Α  ως κριτήριο ταξινόμησης.
7. Για να προσθέσετε δευτερεύουσα ταξινόμηση, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου  .
8. Ακολουθήστε τα προηγούμενα βήματα ταξινόμησης: Ορίστε τις επιλογές Ταξινόμηση κατά , Ταξινόμηση σε και Παραγγελία  και, στη συνέχεια, πατήστε OK.
   

Πώς να ταξινομήσετε μια σειρά στο Excel

Η κύρια δομή του Excel οργανώνει τα δεδομένα σε στήλες. Ωστόσο, μερικές φορές τα δεδομένα σας μπορεί να έχουν μια οριζόντια διάταξη όπου κάθε σειρά περιέχει ένα διαφορετικό χαρακτηριστικό του συνόλου δεδομένων. Σε αυτήν την περίπτωση, ο λογικός τρόπος οργάνωσης των δεδομένων είναι η ταξινόμηση των σειρών.

Δείτε πώς γίνεται:

1. Με τα δεδομένα που θέλετε να ταξινομήσετε ανοιχτά στο υπολογιστικό φύλλο Excel, πατήστε τον κέρσορα στο πρώτο κελί της σειράς που θέλετε να ταξινομήσετε και σύρετέ το για να επιλέξετε όλα τα κελιά με δεδομένα. 
   
2. Μεταβείτε στη γραμμή πλοήγησης στο επάνω μέρος και πατήστε την επιλογή Δεδομένα  . 
   
3. Πατήστε την επιλογή Ταξινόμηση  για να ανοίξετε ένα πλαίσιο διαλόγου με επιλογές ταξινόμησης. 
4. Επιλέξτε Επιλογές στην επάνω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου. 
5. Στο αναδυόμενο πλαίσιο Επιλογές ταξινόμησης, επιλέξτε Ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά  και πατήστε OK .
   
6. Μεταβείτε στην ενότητα Ταξινόμηση κατά  και πατήστε το αναπτυσσόμενο μενού. 
7. Επιλέξτε Σειρά 1 ή Σειρά 2 ή οποιαδήποτε σειρά θέλετε να ταξινομήσετε και πατήστε το  κουμπί OK . Αυτό θα ταξινομήσει αυτόματα τα δεδομένα.
   

Ταξινόμηση του υπολογιστικού φύλλου σας

Τα μη ταξινομημένα δεδομένα δεν έχουν ποτέ νόημα. Ακόμη χειρότερα, η χειροκίνητη οργάνωσή του μπορεί να πάρει χρόνο και να οδηγήσει σε ανθρώπινα λάθη. Με το Excel, μπορείτε να ταξινομήσετε δεδομένα σε όποια μορφή θέλετε και να ορίσετε προσαρμοσμένα κριτήρια. 

Στη συνέχεια, ίσως θελήσετε επίσης να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το VLOOKUP στο Excel για να βρείτε τα δεδομένα που χρειάζεστε.