Πώς να συγχωνεύσετε αλληλογραφία από το Excel στο Word με 2 εύκολους τρόπους

Εάν δυσκολεύεστε να στείλετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πελάτες και πελάτες εξατομικεύοντας το περιεχόμενο κάθε εγγράφου, η συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να σας βοηθήσει. Για τη συγχώνευση αλληλογραφίας, ο καλύτερος συνδυασμός είναι το Excel και το Word. Βρείτε εδώ πώς να συγχωνεύσετε αλληλογραφία από το Excel στο Word με δύο εύκολες μεθόδους.

Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι η πιο προσιτή μορφή αυτοματισμού εργασιών γραφείου σε επιτραπέζιους και φορητούς υπολογιστές. Απλώς πρέπει να διαμορφώσετε την εφαρμογή Microsoft Word για να ανακτά δεδομένα για κείμενα κράτησης θέσης από μια βάση δεδομένων, όπως ένα αρχείο Excel για ένα έγγραφο.

Μόλις ρυθμιστεί, μπορείτε να δημιουργήσετε εξατομικευμένες επιστολές, φακέλους, email, καταλόγους, ετικέτες διευθύνσεων και ούτω καθεξής με ένα μόνο κλικ. Εάν μάθετε πώς να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word, μπορείτε να δημιουργήσετε τιμολόγια, μηνιαίους λογαριασμούς, λεπτομέρειες συνδρομής και πολλά άλλα επίσημα έγγραφα για εκατοντάδες και χιλιάδες πελάτες με λίγα κλικ.

Μαθαίνοντας πώς να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word από το Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πλούσια σε δεδομένα και να αποφύγετε ανθρώπινα σφάλματα που ενέχουν κίνδυνο κατά τη μη αυτόματη δημιουργία τέτοιων εγγράφων. Ας ξεκινήσουμε λοιπόν με τις μεθόδους συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word.

Τρόπος συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word: Μη αυτόματη μέθοδος

Υπάρχουν δύο τρόποι για να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word. Η πρώτη είναι η μη αυτόματη μέθοδος όπου προσθέτετε μόνοι σας τα κείμενα κράτησης θέσης για ένα έγγραφο και το Word κάνει τα υπόλοιπα για τα υπόλοιπα μηνύματα ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μάθετε τα βήματα για τη μη αυτόματη συγχώνευση αλληλογραφίας εδώ:

Δημιουργήστε την προέλευση δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας του Excel

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από την οποία το MS Word θα ανακτά δεδομένα στα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας εντός του προτύπου email, αλληλογραφίας, τιμολογίου κ.λπ. Πρέπει να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων του Excel με τέτοιο τρόπο ώστε όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με έναν παραλήπτη να είναι διαθέσιμο σε μία μόνο σειρά.

Μπορείτε να διαχωρίσετε διάφορα δεδομένα σε μία γραμμή κάτω από διαφορετικές κεφαλίδες στηλών. Αυτές οι κεφαλίδες στηλών θα λειτουργήσουν ως αντίστοιχες για τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word. Μπορείτε να δημιουργήσετε την κεφαλίδα στήλης όπως θέλετε τώρα. Αλλά αργότερα, πρέπει να κάνετε μικρές αλλαγές στις κεφαλίδες στηλών για να ταιριάξετε πεδία στο Word.

Βρείτε παρακάτω τα βασικά βήματα για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Excel. Αυτός ο οδηγός θα δημιουργήσει ένα τιμολόγιο για μια μικρή ή οικιακή επιχείρηση όπου μπορείτε να στέλνετε μαζικά τιμολόγια και μηνιαίους λογαριασμούς σε χιλιάδες πελάτες οικονομικά, χωρίς να βασίζεστε σε δαπανηρές διαδικτυακές λύσεις ή πρακτορεία τρίτων:

• Δημιουργήστε ένα κενό αρχείο Excel και μετονομάστε το όνομα του φύλλου σε Τιμολόγια .
• Πρέπει να συμπληρώσετε όλα τα δεδομένα για τη συγχώνευση αλληλογραφίας σε αυτό το φύλλο εργασίας.
• Τώρα δημιουργήστε τα στοιχεία που θέλετε να συμπεριλάβετε στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας ως κεφαλίδες στηλών . Αυτά θα λειτουργούν ως πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.
• Πληκτρολογήστε ένα όνομα πελάτη και όλες τις άλλες σχετικές πληροφορίες κάτω από την αντίστοιχη κεφαλίδα στήλης στην ίδια σειρά. Εάν αλλάξετε σειρές για τον ίδιο πελάτη, το Word δεν θα μπορεί να συμπληρώσει τις σωστές πληροφορίες στο συγχωνευμένο έγγραφο.

Η βάση δεδομένων του Excel για αλληλογραφία συγχωνεύει το Excel στο Word

• Καθώς η βάση πελατών σας αυξάνεται, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε νέα ονόματα πελατών κάτω από την κεφαλίδα στήλης Πελάτης .
• Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε νέα δεδομένα για υπάρχοντες ή νέους πελάτες κάτω από τις συγκεκριμένες κεφαλίδες στηλών.
• Κάθε φορά που ενημερώνετε αυτήν τη βάση δεδομένων, η συγχώνευση αλληλογραφίας του Word θα δημιουργεί αυτόματα ένα νέο έγγραφο πελάτη για τους προστιθέμενους πελάτες, θα παραλείπει τους πελάτες εάν διαγράψετε κάποιους και θα ενημερώνει επίσης τα ψηφία στο έγγραφο σύμφωνα με πληροφορίες από τη βάση δεδομένων του Excel.
• Η συγχώνευση αλληλογραφίας του Word δεν θα εισάγει τη μορφοποίηση αριθμών από το Excel. Για να διατηρήσετε στοιχεία μορφοποίησης αριθμών, όπως δεκαδικά ψηφία, σύμβολα νομισμάτων κ.λπ., πρέπει να εισαγάγετε έναν σύντομο κωδικό σε συγκεκριμένα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Θα αναφέρω τον κώδικα και το κόλπο για να το χρησιμοποιήσετε αργότερα σε αυτό το σεμινάριο.

Αυτό είναι! Δημιουργήσατε με επιτυχία τη βάση δεδομένων του Excel για το έργο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Καλή δουλειά! Ας ξεκινήσουμε τη δημιουργία του προτύπου συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word.

Δημιουργήστε ένα email ή ένα mail για τον πελάτη σας

Αρχικά, πρέπει να συντάξετε το email ή την αλληλογραφία τιμολογίου που θέλετε να στείλετε στους πελάτες και τους πελάτες σας. Η επιστολή πρέπει να περιέχει κάποιες βασικές πληροφορίες για εσάς, όπως φαίνεται παρακάτω. Αυτά είναι στατικά για όλα τα email και τα mail.

Το πρότυπο του Word για το πώς να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word από το Excel

• Το όνομα σου
• Το όνομα της επιχείρησής σας
• Η διεύθυνση της επιχείρησής σας
• Λογότυπο εταιρείας (εάν υπάρχει)
• Μια γραμμή υπογραφής

Κάντε συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word

Τώρα που δημιουργήσατε το πρότυπο Word στο οποίο θα προσθέσετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας, ας δούμε τα παρακάτω βήματα:

• Κάντε κλικ στην καρτέλα Αλληλογραφία στην κορδέλα του Word και, στη συνέχεια, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας .

Δημιουργήστε μια συγχώνευση αλληλογραφίας μηνυμάτων email στο Word

• Από την  αναπτυσσόμενη λίστα , επιλέξτε τον τύπο του εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε. Ας επιλέξουμε Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
• Τώρα, κάντε ξανά κλικ στο Mailings αλλά αυτή τη φορά επιλέξτε Select Recipients .
• Εφόσον θέλετε να πραγματοποιήσετε συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word, επιλέξτε την επιλογή Χρήση υπάρχουσας λίστας .

Επιλογή πίνακα βάσης δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel

• Τώρα, εντοπίστε τη βάση δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας που δημιουργήθηκε νωρίτερα στο Excel και επιλέξτε το φύλλο εργασίας "Τιμολόγια " στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογή πίνακα" .
• Τώρα, θα πρέπει να δείτε ότι η ομάδα εντολών Write & Insert Fields ενεργοποιείται στο μενού κορδέλας του Word > Αλληλογραφία .

Μέχρι στιγμής, συνδέσατε τη βάση δεδομένων του Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word. Στη συνέχεια, θα μάθουμε πώς να συμπληρώσουμε τα απαιτούμενα πεδία στο έγγραφο προτύπου συγχώνευσης αλληλογραφίας παρακάτω:

• Κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμή χαιρετισμών στην καρτέλα Αλληλογραφία και δημιουργήστε τη γραμμή χαιρετισμού που θέλετε να προσθέσετε. Θα εμφανιστεί το κείμενο κράτησης θέσης «GreetingLine» .

Δημιουργήστε μια γραμμή χαιρετισμού στη συγχώνευση αλληλογραφίας για το Word

• Τώρα, μπορείτε να γράψετε μια δήλωση που να αναφέρει την πληρωμή του τιμολογίου. Αυτή θα είναι μια στατική δήλωση που θα πάει σε όλους τους παραλήπτες.
• Κάτω από τη γραμμή χαιρετισμού, μπορείτε να προσθέσετε άλλα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας, όπως email χρήστη «Customer_Email» ; Αριθμός Τιμολογίου: «Αριθμός_τιμολογίου» ; Ημερομηνία Τιμολογίου: «Ημερομηνία_τιμολογίου» κ.λπ.

Δημιουργία του επάνω μέρους του email συγχώνευσης αλληλογραφίας για τιμολόγια

• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης για να ξεκινήσετε την προσθήκη των δυναμικών στοιχείων του έργου συγχώνευσης αλληλογραφίας.
• Η εντολή Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης θα εμφανίσει όλες τις κεφαλίδες στηλών που είναι διαθέσιμες στη βάση δεδομένων του Excel που προσθέσατε στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Αφιερώστε χρόνο για να προσθέσετε τα πεδία που θέλετε.

Δημιουργία των βασικών στοιχείων τιμολογίου και δήλωση κλεισίματος στο email συγχώνευσης αλληλογραφίας

• Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε αυτά τα πεδία συγχώνευσης: «Services_Line_1» ; «Ημερομηνία_Γραμμή_1» ; «Ποσό_Γραμμή_1» ; «Υπηρεσίες_Γραμμή_2» ; «Ημερομηνία_Γραμμή_2» ; «Ποσό_Γραμμή_2» ; «Ποσό_Σύνολο_».

Τρόπος μη αυτόματης συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word Ολόκληρο το πρότυπο συγχώνευσης αλληλογραφίας

• Τώρα που προσθέσατε όλα τα δυναμικά πεδία, μπορείτε να κλείσετε το email σας προσθέτοντας μια παρατήρηση κλεισίματος και μια γραμμή υπογραφής. Και πάλι, αυτό θα ήταν ένα στατικό στοιχείο.
• Τώρα μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων κάτω από την καρτέλα Αλληλογραφία για να προβάλετε το πρώτο συγχωνευμένο έγγραφο.

Όπως μπορείτε να δείτε στην προεπισκόπηση ότι το ποσό του τιμολογίου δεν εμφανίζει το νόμισμα ή τα δεκαδικά ψηφία. Για να το επιλύσετε, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται εδώ:

• Κάντε δεξί κλικ στο πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας «Amount_Line_1» και κάντε κλικ στην Εναλλαγή κωδικών πεδίων .

Τροποποίηση της εναλλαγής κωδικών πεδίων στη συγχώνευση αλληλογραφίας του Word

• Τώρα, θα πρέπει να δείτε το MERGEFIELD και μετά το πεδίο.
• Εισαγάγετε τον παρακάτω κωδικό όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα:

#0,00$

• Τώρα, επιλέξτε ξανά το πεδίο, κάντε δεξί κλικ και Εναλλαγή κωδικών πεδίων .

Ενεργοποιήστε τους κωδικούς πεδίων για να μορφοποιήσετε το ποσό από το Excel

• Στη συνέχεια, δείτε την προεπισκόπηση για να επιβεβαιώσετε εάν η συγχώνευση αλληλογραφίας εισάγει τη μορφοποίηση αριθμού ή όχι.
• Τώρα μπορείτε να εισαγάγετε τον παραπάνω κωδικό σε άλλα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας με αριθμούς όπως «Amount_Line_2» και «Amount_Total_» .

Μπορείτε να επισημάνετε σημαντικά δεδομένα στο πρότυπο email τώρα. Η συγχώνευση αλληλογραφίας του Word θα φέρει τη μορφοποίηση σε όλα τα άλλα έγγραφα που δημιουργείτε σε αυτό το έργο συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Ολοκλήρωση της συγχώνευσης στο Word

Μόλις είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στο Finish & Merge > Edit Individual Documents > All στο παράθυρο διαλόγου Merge records . Κάντε κλικ στο OK για να δημιουργήσετε όλα τα συγχωνευμένα έγγραφα για κάθε πελάτη στη βάση δεδομένων του Excel.

Μάθετε πώς να συγχωνεύετε αλληλογραφία από το Excel στο Word με μη αυτόματο τρόπο

Η συγχώνευση αλληλογραφίας του Word θα δημιουργήσει ένα νέο έγγραφο με τα συγχωνευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επομένως, πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο ξεχωριστά ή να στείλετε email αμέσως.

Τρόπος συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word: Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας

Ο δεύτερος τρόπος για να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας είναι χρησιμοποιώντας τον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word. Ωστόσο, αυτή είναι μια δύσκολη μέθοδος. Πρέπει να τροποποιήσετε τη βάση δεδομένων προέλευσης στο Excel σύμφωνα με τα διαθέσιμα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word. Δείτε τι πρέπει να κάνετε για να δοκιμάσετε την αυτόματη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word:

• Δημιουργήστε το πρότυπο έγγραφο του Word και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλληλογραφία > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > τον τύπο του εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε.

Η διεπαφή χρήστη για τον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα

• Στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο Start Mail Merge και, στη συνέχεια, επιλέξτε Step-by-Step Mail Merge Wizard .

Το δεύτερο βήμα της συγχώνευσης αλληλογραφίας στον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας

• Οι οδηγίες θα εμφανιστούν σε έξι βήματα στη δεξιά πλευρά του παραθύρου πλοήγησης του Word.
• Πρέπει να εκτελέσετε την εργασία που εμφανίζεται στο πρώτο βήμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο: Έγγραφο εκκίνησης για να ακολουθήσετε τον οδηγό.

Τρόπος συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word: Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορώ να συγχωνεύσω αυτόματα δεδομένα από το Excel στο Word;

Μπορείτε να συγχωνεύσετε δεδομένα στο Word από το Excel αυτόματα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word. Για αυτό, πρέπει να έχετε μαζί σας το αρχείο Excel. Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word και ξεκινήστε να γράφετε το email ή την αλληλογραφία σας. Στα σημεία όπου πρέπει να εισαγάγετε τιμές από το Excel, κάντε κλικ στο πεδίο Εισαγωγή συγχώνευσης αλληλογραφίας και προσθέστε την απαιτούμενη τιμή.

Προτού το κάνετε αυτό, πρέπει να προσθέσετε τη βάση δεδομένων του Excel μεταβαίνοντας στο Mailings > Select Recipients > Use an Existing List και επιλέξτε το αρχείο Excel. Μόλις δημιουργήσετε το έγγραφο προτύπου με μη αυτόματο τρόπο, οριστικοποιήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και το Word θα δημιουργήσει αυτόματα όλα τα άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους αντίστοιχους παραλήπτες.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω μια συγχώνευση αλληλογραφίας από τα δεδομένα του Excel;

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας από δεδομένα Excel, όπως κάνετε συνήθως για μια νέα λίστα επαφών ή επαφών από το Outlook. Ωστόσο, για να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• Αποθηκεύστε το αρχείο Excel και το πρότυπο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word στον τοπικό χώρο αποθήκευσης.
• Ανοίξτε το αρχείο Word και κάντε κλικ στην Αλληλογραφία.
• Τώρα, επιλέξτε την επιλογή Επιλογή παραληπτών και κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση υπάρχουσας λίστας.
• Τώρα μεταβείτε στη μονάδα δίσκου όπου υπάρχει το αρχείο Excel, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άνοιγμα.
• Αυτό είναι! Έχετε συνδέσει με επιτυχία το αρχείο Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας.

Ποια είναι τα έξι βήματα της συγχώνευσης αλληλογραφίας;

Σύμφωνα με τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα, τα ακόλουθα είναι τα έξι βήματα για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word:

• Επιλέξτε τον τύπο του εγγράφου όπως γράμματα, φακέλους, καταλόγους κ.λπ.
• Επιλέξτε το αρχικό έγγραφο όπως το τρέχον έγγραφο ή το υπάρχον έγγραφο
• Επιλέξτε παραλήπτες από μια υπάρχουσα λίστα (Excel), επαφές του Outlook ή μια νέα λίστα
• Γράψε το γράμμα σου
• Προεπισκόπηση των επιστολών σας
• Ολοκληρώστε τη συγχώνευση

συμπέρασμα

Τώρα ξέρετε πώς να συγχωνεύσετε αλληλογραφία από το Excel στο Word ακολουθώντας είτε τη μη αυτόματη μέθοδο είτε τον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word. Δοκιμάστε οποιαδήποτε από τις μεθόδους ανάλογα με το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, τη βάση δεδομένων και τον βαθμό εξατομίκευσης που χρειάζεστε.

Μην ξεχάσετε να σχολιάσετε παρακάτω εάν γνωρίζετε άλλες αβίαστες μεθόδους για το πώς να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word από το Excel. Μπορεί επίσης να θέλετε να μάθετε  πώς να εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας συγχώνευση αλληλογραφίας MS Word  και  συγχώνευση σχολίων και αλλαγών από πολλά έγγραφα .