Εάν δυσκολεύεστε να στείλετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πελάτες και πελάτες εξατομικεύοντας το περιεχόμενο κάθε εγγράφου, η συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να σας βοηθήσει. Για τη συγχώνευση αλληλογραφίας, ο καλύτερος συνδυασμός είναι το Excel και το Word. Βρείτε εδώ πώς να συγχωνεύσετε αλληλογραφία από το Excel στο Word με δύο εύκολες μεθόδους.
Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι η πιο προσιτή μορφή αυτοματισμού εργασιών γραφείου σε επιτραπέζιους και φορητούς υπολογιστές. Απλώς πρέπει να διαμορφώσετε την εφαρμογή Microsoft Word για να ανακτά δεδομένα για κείμενα κράτησης θέσης από μια βάση δεδομένων, όπως ένα αρχείο Excel για ένα έγγραφο.
Μόλις ρυθμιστεί, μπορείτε να δημιουργήσετε εξατομικευμένες επιστολές, φακέλους, email, καταλόγους, ετικέτες διευθύνσεων και ούτω καθεξής με ένα μόνο κλικ. Εάν μάθετε πώς να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word, μπορείτε να δημιουργήσετε τιμολόγια, μηνιαίους λογαριασμούς, λεπτομέρειες συνδρομής και πολλά άλλα επίσημα έγγραφα για εκατοντάδες και χιλιάδες πελάτες με λίγα κλικ.
Μαθαίνοντας πώς να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word από το Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πλούσια σε δεδομένα και να αποφύγετε ανθρώπινα σφάλματα που ενέχουν κίνδυνο κατά τη μη αυτόματη δημιουργία τέτοιων εγγράφων. Ας ξεκινήσουμε λοιπόν με τις μεθόδους συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word.
Τρόπος συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word: Μη αυτόματη μέθοδος
Υπάρχουν δύο τρόποι για να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word. Η πρώτη είναι η μη αυτόματη μέθοδος όπου προσθέτετε μόνοι σας τα κείμενα κράτησης θέσης για ένα έγγραφο και το Word κάνει τα υπόλοιπα για τα υπόλοιπα μηνύματα ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μάθετε τα βήματα για τη μη αυτόματη συγχώνευση αλληλογραφίας εδώ:
Δημιουργήστε την προέλευση δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας του Excel
Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από την οποία το MS Word θα ανακτά δεδομένα στα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας εντός του προτύπου email, αλληλογραφίας, τιμολογίου κ.λπ. Πρέπει να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων του Excel με τέτοιο τρόπο ώστε όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με έναν παραλήπτη να είναι διαθέσιμο σε μία μόνο σειρά.
Μπορείτε να διαχωρίσετε διάφορα δεδομένα σε μία γραμμή κάτω από διαφορετικές κεφαλίδες στηλών. Αυτές οι κεφαλίδες στηλών θα λειτουργήσουν ως αντίστοιχες για τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word. Μπορείτε να δημιουργήσετε την κεφαλίδα στήλης όπως θέλετε τώρα. Αλλά αργότερα, πρέπει να κάνετε μικρές αλλαγές στις κεφαλίδες στηλών για να ταιριάξετε πεδία στο Word.
Βρείτε παρακάτω τα βασικά βήματα για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Excel. Αυτός ο οδηγός θα δημιουργήσει ένα τιμολόγιο για μια μικρή ή οικιακή επιχείρηση όπου μπορείτε να στέλνετε μαζικά τιμολόγια και μηνιαίους λογαριασμούς σε χιλιάδες πελάτες οικονομικά, χωρίς να βασίζεστε σε δαπανηρές διαδικτυακές λύσεις ή πρακτορεία τρίτων:
Η βάση δεδομένων του Excel για αλληλογραφία συγχωνεύει το Excel στο Word
Αυτό είναι! Δημιουργήσατε με επιτυχία τη βάση δεδομένων του Excel για το έργο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Καλή δουλειά! Ας ξεκινήσουμε τη δημιουργία του προτύπου συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word.
Δημιουργήστε ένα email ή ένα mail για τον πελάτη σας
Αρχικά, πρέπει να συντάξετε το email ή την αλληλογραφία τιμολογίου που θέλετε να στείλετε στους πελάτες και τους πελάτες σας. Η επιστολή πρέπει να περιέχει κάποιες βασικές πληροφορίες για εσάς, όπως φαίνεται παρακάτω. Αυτά είναι στατικά για όλα τα email και τα mail.
Το πρότυπο του Word για το πώς να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word από το Excel
Κάντε συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word
Τώρα που δημιουργήσατε το πρότυπο Word στο οποίο θα προσθέσετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας, ας δούμε τα παρακάτω βήματα:
Δημιουργήστε μια συγχώνευση αλληλογραφίας μηνυμάτων email στο Word
Επιλογή πίνακα βάσης δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel
Μέχρι στιγμής, συνδέσατε τη βάση δεδομένων του Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word. Στη συνέχεια, θα μάθουμε πώς να συμπληρώσουμε τα απαιτούμενα πεδία στο έγγραφο προτύπου συγχώνευσης αλληλογραφίας παρακάτω:
Δημιουργήστε μια γραμμή χαιρετισμού στη συγχώνευση αλληλογραφίας για το Word
Δημιουργία του επάνω μέρους του email συγχώνευσης αλληλογραφίας για τιμολόγια
Δημιουργία των βασικών στοιχείων τιμολογίου και δήλωση κλεισίματος στο email συγχώνευσης αλληλογραφίας
Τρόπος μη αυτόματης συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word Ολόκληρο το πρότυπο συγχώνευσης αλληλογραφίας
Όπως μπορείτε να δείτε στην προεπισκόπηση ότι το ποσό του τιμολογίου δεν εμφανίζει το νόμισμα ή τα δεκαδικά ψηφία. Για να το επιλύσετε, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται εδώ:
Τροποποίηση της εναλλαγής κωδικών πεδίων στη συγχώνευση αλληλογραφίας του Word
#0,00$
Ενεργοποιήστε τους κωδικούς πεδίων για να μορφοποιήσετε το ποσό από το Excel
Μπορείτε να επισημάνετε σημαντικά δεδομένα στο πρότυπο email τώρα. Η συγχώνευση αλληλογραφίας του Word θα φέρει τη μορφοποίηση σε όλα τα άλλα έγγραφα που δημιουργείτε σε αυτό το έργο συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Ολοκλήρωση της συγχώνευσης στο Word
Μόλις είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στο Finish & Merge > Edit Individual Documents > All στο παράθυρο διαλόγου Merge records . Κάντε κλικ στο OK για να δημιουργήσετε όλα τα συγχωνευμένα έγγραφα για κάθε πελάτη στη βάση δεδομένων του Excel.
Μάθετε πώς να συγχωνεύετε αλληλογραφία από το Excel στο Word με μη αυτόματο τρόπο
Η συγχώνευση αλληλογραφίας του Word θα δημιουργήσει ένα νέο έγγραφο με τα συγχωνευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επομένως, πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο ξεχωριστά ή να στείλετε email αμέσως.
Τρόπος συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word: Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας
Ο δεύτερος τρόπος για να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας είναι χρησιμοποιώντας τον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word. Ωστόσο, αυτή είναι μια δύσκολη μέθοδος. Πρέπει να τροποποιήσετε τη βάση δεδομένων προέλευσης στο Excel σύμφωνα με τα διαθέσιμα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word. Δείτε τι πρέπει να κάνετε για να δοκιμάσετε την αυτόματη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word:
Η διεπαφή χρήστη για τον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα
Το δεύτερο βήμα της συγχώνευσης αλληλογραφίας στον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας
Τρόπος συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word: Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να συγχωνεύσω αυτόματα δεδομένα από το Excel στο Word;
Μπορείτε να συγχωνεύσετε δεδομένα στο Word από το Excel αυτόματα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word. Για αυτό, πρέπει να έχετε μαζί σας το αρχείο Excel. Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word και ξεκινήστε να γράφετε το email ή την αλληλογραφία σας. Στα σημεία όπου πρέπει να εισαγάγετε τιμές από το Excel, κάντε κλικ στο πεδίο Εισαγωγή συγχώνευσης αλληλογραφίας και προσθέστε την απαιτούμενη τιμή.
Προτού το κάνετε αυτό, πρέπει να προσθέσετε τη βάση δεδομένων του Excel μεταβαίνοντας στο Mailings > Select Recipients > Use an Existing List και επιλέξτε το αρχείο Excel. Μόλις δημιουργήσετε το έγγραφο προτύπου με μη αυτόματο τρόπο, οριστικοποιήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και το Word θα δημιουργήσει αυτόματα όλα τα άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους αντίστοιχους παραλήπτες.
Πώς μπορώ να δημιουργήσω μια συγχώνευση αλληλογραφίας από τα δεδομένα του Excel;
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας από δεδομένα Excel, όπως κάνετε συνήθως για μια νέα λίστα επαφών ή επαφών από το Outlook. Ωστόσο, για να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Ποια είναι τα έξι βήματα της συγχώνευσης αλληλογραφίας;
Σύμφωνα με τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα, τα ακόλουθα είναι τα έξι βήματα για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word:
συμπέρασμα
Τώρα ξέρετε πώς να συγχωνεύσετε αλληλογραφία από το Excel στο Word ακολουθώντας είτε τη μη αυτόματη μέθοδο είτε τον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word. Δοκιμάστε οποιαδήποτε από τις μεθόδους ανάλογα με το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, τη βάση δεδομένων και τον βαθμό εξατομίκευσης που χρειάζεστε.
Μην ξεχάσετε να σχολιάσετε παρακάτω εάν γνωρίζετε άλλες αβίαστες μεθόδους για το πώς να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word από το Excel. Μπορεί επίσης να θέλετε να μάθετε πώς να εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας συγχώνευση αλληλογραφίας MS Word και συγχώνευση σχολίων και αλλαγών από πολλά έγγραφα .
Κανονικά, τα ονομασμένα εύρη είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για τον εξορθολογισμό της ανάλυσης δεδομένων. Σας επιτρέπουν να εκχωρείτε ονόματα σε διάφορα κελιά για αναφορές σε συναρτήσεις και
Για την αποφυγή τυχαίας διαγραφής ή παραποίησης πολύπλοκων ή ευαίσθητων δεδομένων, το Excel σάς επιτρέπει να κλειδώνετε ορισμένες στήλες καθώς εργάζεστε. Το κλείδωμα στηλών βοηθά στην αποτροπή
Τελευταία ενημέρωση/επεξεργασία από τον Steve Larner στις 6 Νοεμβρίου 2023. Το Microsoft Excel είναι η εφαρμογή για τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων στην εργασία, στο σχολείο ή στο σπίτι. Μια κριτική
Ένα από τα πιο εντυπωσιακά χαρακτηριστικά του Microsoft Excel είναι ότι μπορείτε να μοιράζεστε τα αρχεία σας με άλλους για σκοπούς προβολής/επεξεργασίας. Ωστόσο, εσείς μερικές φορές
Όταν χρησιμοποιείτε το Excel επαγγελματικά ή προσωπικά, μπορεί να έρθει κάποια στιγμή που θέλετε να εισαγάγετε πολλές σειρές στο υπολογιστικό φύλλο σας. Μπορεί να έχετε παραλείψει
Το Excel είναι ένα απίστευτα αποτελεσματικό εργαλείο αν ξέρετε πώς να το χρησιμοποιείτε καλά. Παρόλο που έχει πολλές δυνατότητες αυτοματισμού, πρέπει να προσαρμόσετε κάποιες
Το Excel θα δημιουργήσει ένα υποσύνολο κατά την εφαρμογή μιας συγκεκριμένης συνάρτησης σε κελιά. Αυτό θα μπορούσε να είναι για τον μέσο όρο, το άθροισμα ή τη διάμεσο των τιμών σας, δίνοντάς σας ένα
Αν περιηγείστε στο διαδίκτυο, πιθανότατα έχετε μια ιδέα για το τι ακριβώς ψάχνετε. Αλλά αν θέλετε να το κάνετε ένα βήμα παραπέρα και να εξασφαλίσετε τη δική σας
Οι κενές σειρές στο Excel μπορεί να είναι απίστευτα ενοχλητικές, κάνοντας το φύλλο να φαίνεται ατημέλητο και εμποδίζοντας την πλοήγηση στα δεδομένα. Οι χρήστες μπορούν να διαγράψουν οριστικά κάθε σειρά
Εάν πρέπει να βρείτε το εύρος ενός συνόλου δεδομένων στο Microsoft Excel, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το κάνετε. Θα μπορούσε να είναι τόσο εύκολο όσο ένας απλός υπολογισμός στο α
