Πώς να συγκρίνετε κείμενο στο Excel: 8 καλύτερες και εύχρηστες μέθοδοι

Εάν έχετε να κάνετε με μια τεράστια βάση δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και πρέπει να καθαρίσετε τη βάση δεδομένων για διπλότυπες καταχωρήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες τεχνικές για να συγκρίνετε κείμενο στο Excel.

Το υπολογιστικό φύλλο Excel δεν προορίζεται μόνο για τη διατήρηση οικονομικών λογαριασμών, βιβλίων διευθύνσεων ή βάσεων δεδομένων κειμένου. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αναλύσετε τα δεδομένα για να διαγράψετε διπλές εγγραφές. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικούς εύκολους τύπους και λογικές συναρτήσεις του φύλλου εργασίας του Excel για να συγκρίνετε κελιά και περιοχές κελιών για να μάθετε τις συγκεκριμένες τιμές που αναζητάτε.

Αν και μπορείτε να περάσετε οπτικά σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας για διπλότυπες ή στοχευόμενες τιμές, μπορεί να μην είναι η ιδανική μέθοδος όταν το φύλλο εργασίας του Excel περιέχει χιλιάδες καταχωρήσεις. Επιπλέον, οι διάφορες λειτουργίες μορφοποίησης υπό όρους σάς επιτρέπουν να επισημαίνετε αυτόματα κελιά όταν ανιχνεύει την τιμή που αναζητάτε.

Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να συγκρίνετε κείμενο στο Excel. Θα μάθετε επίσης πώς το Excel συγκρίνει κείμενο σε δύο στήλες χρησιμοποιώντας Μορφοποίηση υπό όρους. Πάμε να σκάψουμε!

Γιατί πρέπει να μάθετε τη σύγκριση κειμένου στο Excel;

Μπορεί να υπάρχουν άπειροι λόγοι για να εκτελέσετε ένα κείμενο σύγκρισης στη συνάρτηση Excel. Ωστόσο, τα παρακάτω είναι τα πιο συχνά που μπορεί να αντιμετωπίσετε στην προσωπική και επαγγελματική σας ζωή:

• Διαχειρίζεστε μια επιχείρηση και δημιουργήσατε ξεχωριστές βάσεις δεδομένων του Excel για πελάτες και από τις 50 πολιτείες των ΗΠΑ. Τώρα, κάποιος ανακάτεψε τα ονόματα των πελατών. Εδώ, αντί να καθαρίσετε με μη αυτόματο τρόπο το φύλλο εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κείμενο σύγκρισης στο Excel για να βρείτε ονόματα πελατών που μπερδεύτηκαν μεταξύ 50 καταστάσεων.
• Η επιχείρησή σας διαθέτει δύο ξεχωριστές βάσεις δεδομένων για διευθύνσεις στη μαύρη και στη λίστα επιτρεπόμενων για παράδοση εμπορευμάτων από το κατάστημά σας ηλεκτρονικού εμπορίου. Ένας υπάλληλος μπέρδεψε τις διευθύνσεις. Σε αυτήν την απαίσια κατάσταση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση σύγκρισης συμβολοσειρών του Excel.
• Δημιουργήσατε μια λίστα αγορών παντοπωλείου για ολόκληρο τον μήνα και ανακατέψατε τη λίστα με ορισμένα είδη παντοπωλείου που πήρατε τον προηγούμενο μήνα. Εδώ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κείμενο σύγκρισης στο Excel.
• Εάν είστε καθηγητής γυμνασίου και πρέπει να αξιολογήσετε αυτόματα τις απαντήσεις των μαθητών σε σχέση με ερωτήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συμβολοσειρά του Excel για να συγκρίνετε στήλες και σειρές.
• Για σκοπούς προώθησης της επιχείρησης, χαρίζετε εκπτωτικούς κωδικούς σε χιλιάδες πελάτες. Τώρα, θέλετε να επαναστοχεύσετε τους πελάτες που χρησιμοποίησαν τους εκπτωτικούς κωδικούς για να παρουσιάσουν προϊόντα και συνδρομές premium. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σύγκρισης κειμένου του Excel σε δύο στήλες για να αντιστοιχίσετε ονόματα πελατών που χρησιμοποίησαν κωδικούς προσφοράς από την κύρια βάση δεδομένων των πελατών στους οποίους στείλατε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προώθησης.

Θα μπορούσαν να υπάρχουν χιλιάδες άλλοι λόγοι για να συγκρίνετε τιμές και κείμενα στο Excel. Όποιος και αν είναι ο λόγος, θα βρείτε χρήσιμες τις ακόλουθες οκτώ μεθόδους για σύγκριση κειμένου Excel σε δύο στήλες:

1. Συγκρίνετε κείμενο στο Excel χρησιμοποιώντας τον τελεστή Equals

Για παράδειγμα, χρειάζεται απλώς να συγκρίνετε δύο στήλες δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις προμήθειες που χρειάζεστε. Εδώ, μπορείτε να αντιστοιχίσετε τα ζητούμενα αναλώσιμα με τα παραδοθέντα χρησιμοποιώντας τον τελεστή σύγκρισης πεζών-κεφαλαίων Equals.

Έτσι, μπορείτε να αντιγράψετε τα δεδομένα αναφοράς από μία εφαρμογή και να τα επικολλήσετε κάτω από τη στήλη αναφοράς ή ζητούμενα αναλώσιμα. Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα προορισμού από άλλη εφαρμογή και να επικολλήσετε τα δεδομένα κάτω από τη στήλη προορισμού ή ληφθέντων προμηθειών.

Δεν χρειάζεται να σκεφτείτε την αντιστοίχιση των πεζών και των τιμών των κειμένων κελιών, παρόλο που εισάγετε δεδομένα από διαφορετικές εφαρμογές. Δείτε πώς λειτουργεί η σύγκριση χωρίς διάκριση πεζών-κεφαλαίων:

• Αντιγράψτε και επικολλήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί όπου θέλετε το αποτέλεσμα σύγκρισης:

=A2=B2

• Πατήστε Enter και το Excel θα εμφανίσει είτε Σωστό είτε Λάθος ανάλογα με την αναφορά και τα δεδομένα στόχου.

Εξερευνήστε τη σύγκριση κειμένου στο Excel χρησιμοποιώντας τον τελεστή Equals

• Εάν ο τύπος φαίνεται καλός, αντιγράψτε και επικολλήστε τον σε ολόκληρη τη στήλη για να πάρετε μια άμεση ιδέα σχετικά με τα προϊόντα που ελήφθησαν έναντι των προϊόντων που παραγγέλθηκαν.

2. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση EXACT για σύγκριση κειμένου στο Excel

Ας θεωρήσουμε ότι εργάζεστε σε ένα έργο όπου η ευαισθησία πεζών-κεφαλαίων είναι μια σημαντική παράμετρος κατά την αντιστοίχιση τιμών μεταξύ στηλών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Σε αυτό το σενάριο, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τελεστή Equals για να συγκρίνετε κείμενο στο Excel.

Σε αυτό το ευαίσθητο σενάριο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο EXACT όπως φαίνεται παρακάτω:

• Δημιουργήστε μια κατάλληλη κεφαλίδα στήλης και εισαγάγετε τα δεδομένα αναφοράς στις σειρές κάτω από τη στήλη.
• Ομοίως, δημιουργήστε τη στήλη δεδομένων προς αξιολόγηση δίπλα στην πρώτη στήλη και συμπληρώστε τα δεδομένα στις παρακάτω γραμμές.

Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση EXACT για σύγκριση κειμένου στο Excel

• Μόλις τελειώσετε, βάλτε ένα σύμβολο ίσον (=) στο κελί όπου θέλετε ένα αποτέλεσμα σύγκρισης, TRUE ή Fales, και πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:

=EXACT(B2,C2) (για το ίδιο φύλλο εργασίας)

=EXACT(Φύλλο8!B2,Φύλλο9!C2) (για διαφορετικά φύλλα εργασίας)

• Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τα δεδομένα αναφοράς ή στόχου από άλλο φύλλο εργασίας του ίδιου βιβλίου εργασίας του Excel.
• Πατήστε Enter και θα έχετε μια γρήγορη σύγκριση με βάση τα κεφαλαία και πεζά των κειμένων.

3. Συγκρίνετε κείμενο στο Excel χρησιμοποιώντας τον τύπο IF

Ας θεωρήσουμε ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε είτε τον τύπο EXACT είτε τον τελεστή Equals για να συγκρίνετε κείμενο, αλλά δεν θέλετε να δείτε TRUE ή FALSE ως αποτέλεσμα σύγκρισης. Στην πραγματικότητα, θέλετε να εμφανίσετε κείμενα όπως Αντιστοιχισμένα και Μη αντιστοιχισμένα. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να τοποθετήσετε οποιονδήποτε από τους παραπάνω τύπους μέσα σε μια συνάρτηση IF όπως περιγράφεται παρακάτω:

• Εισαγάγετε ένα σύμβολο ίσον (=) και ξεκινήστε τον τύπο με IF .
• Στη συνέχεια, εισαγάγετε οποιονδήποτε από τους παραπάνω τύπους ως τη λογική πρόκληση της συνάρτησης IF.
• Μετά τη λογική πρόκληση, εισαγάγετε το κείμενο που θα εμφανιστεί, όπως Αντιστοιχίζεται εντός εισαγωγικών.

Πώς να συγκρίνετε κείμενο στο Excel χρησιμοποιώντας τον τύπο IF

• Βάλτε ένα κόμμα και, στη συνέχεια, τοποθετήστε ένα άλλο κείμενο που θέλετε να εμφανίσει το Excel εάν αποτύχει η λογική πρόκληση. Σε αυτήν την περίπτωση, το Not Matched περιβάλλεται από εισαγωγικά.
• Έτσι, ο τελικός τύπος γίνεται όπως φαίνεται παρακάτω:

=IF(EXACT(B2,C2),"Αντιστοιχισμένο","Μη αντιστοιχισμένο")

4. Χρησιμοποιήστε το VLOOKUP για σύγκριση κειμένου στο Excel

Για παράδειγμα, πρέπει να βρείτε τα ονόματα των υποψηφίων που προκρίθηκαν από την Ομάδα Α. Εδώ, πρέπει να αντιστοιχίσετε τα ονόματα της Ομάδας Α με τα ονόματα στη στήλη όλων των υποψηφίων που έχουν επιλεγεί.

Εδώ, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP για να επιτρέψετε στο Excel να συγκρίνει κείμενο σε δύο στήλες. Δείτε πώς γίνεται:

• Η πρώτη στήλη του φύλλου εργασίας πρέπει να περιέχει τα ονόματα από την Ομάδα Α .
• Στην επόμενη στήλη, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τα ονόματα των υποψηφίων που έχουν επιλεγεί.

Συγκρίνετε κείμενο στο Excel χρησιμοποιώντας το VLOOKUP

• Στην πιο εξωτερική στήλη, μπορείτε να λάβετε τα αποτελέσματα σύγκρισης που θα εμφανίσουν το όνομα των υποψηφίων που προκρίθηκαν στον πρώτο γύρο.
• Τώρα, απλώς αντιγράψτε και επικολλήστε τον ακόλουθο τύπο όπου θέλετε μια λίστα σύγκρισης ονομάτων της Ομάδας Α από τα ονόματα που περιλαμβάνονται στη σύντομη λίστα .

=VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE)

• Για να αντικαταστήσετε τα σφάλματα #N/A με το κείμενο Αποτυχία, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο που αναφέρεται παρακάτω:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),"Απέτυχε")

5. Συγκρίνετε κείμενο για να βρείτε γρήγορα τους συμμετέχοντες που απουσιάζουν

Ας αναλογιστούμε ότι είστε ο συντονιστής εκδήλωσης για ένα τεχνολογικό συνέδριο. Πρέπει να αντιστοιχίσετε τους συμμετέχοντες με μια λίστα εγγεγραμμένων προσώπων για να στείλετε πιστοποιητικά μόνο στα άτομα που εμφανίστηκαν στο σεμινάριο. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τον τύπο VLOOKUP και IFNA όπου συγκρίνετε κείμενο μεταξύ δύο στηλών:

• Δημιουργήστε μια κεφαλίδα στήλης για Εγγεγραμμένα και βάλτε τα ονόματα στις παρακάτω σειρές.
• Στα δεξιά αυτής της στήλης, δημιουργήστε μια άλλη στήλη για τα άτομα που παρακολούθησαν πραγματικά το σεμινάριο.

Πώς να συγκρίνετε κείμενο για να βρείτε γρήγορα τους απόντες συμμετέχοντες

• Στην τρίτη στήλη, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),"Απών")

• Αντιγράψτε και επικολλήστε τον τύπο προς τα κάτω για να λάβετε την παρούσα ή απόν κατάσταση των εγγεγραμμένων ατόμων.

Το Excel θα αντιστοιχίσει τα καταχωρημένα ονόματα από τη στήλη αναφοράς για να εμφανίσει αποτελέσματα σε μια τρίτη στήλη όπου θέλετε τα ονόματα. Επίσης, ο τύπος IFNA θα εξασφαλίσει ότι εάν εμφανιστεί ένα σφάλμα #N/A, το Excel αντικαθιστά τον κωδικό σφάλματος με το κείμενο Απουσία.

6. Συγκρίνετε κείμενο στο Excel για μερικές τιμές

Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να συγκρίνετε κείμενα μεταξύ των στηλών Α και Β, αλλά δεν αναζητάτε απόλυτη αντιστοίχιση. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον τύπο FIND όπως περιγράφεται παρακάτω:

• Τοποθετήστε τα δεδομένα κειμένου αναφοράς στη στήλη Α και τα δεδομένα προορισμού στη στήλη Β .

Πώς να χρησιμοποιήσετε το FIND για να συγκρίνετε κείμενο στο Excel

• Στη στήλη C , εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο για να βρείτε και να εμφανίσετε μια τιμή για μερική σύγκριση κειμένου στο Excel:

=FIND(C2,A2)

Χρησιμοποιήστε το FIND και το ISNUMBER μαζί

• Η συνάρτηση FIND επιστρέφει ένα σφάλμα όπου δεν μπορεί να βρει μερική αντιστοίχιση. Έφωσα τη συνάρτηση FIND μέσα στη συνάρτηση ISNUMBER . Τώρα ο τύπος θα δείχνει TRUE όταν υπάρχει μερική αντιστοίχιση και FALSE όταν δεν ταιριάζει καθόλου.

=ISNUMBER(FIND(C2,A2))

7. Συγκρίνετε κείμενα ή συμβολοσειρές χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους

Σκεφτείτε ότι βρίσκεστε σε ένα γραφείο όπου είστε υπεύθυνος για τον έλεγχο όλων των αγορών. Λαμβάνετε διαφορετικές απαιτήσεις αγοράς από διάφορα τμήματα της επιχείρησης. Είναι καθήκον σας να διασφαλίσετε ότι ο οργανισμός σας δεν υποβάλλει εντολές αγοράς για διπλότυπα είδη.

Σε αυτό το σενάριο, η μορφοποίηση υπό όρους του Excel μπορεί να συγκρίνει δύο ή περισσότερες στήλες δεδομένων και να επισημάνει κελιά που περιέχουν διπλότυπες τιμές. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εξασκήσετε αυτό το κόλπο σύγκρισης κειμένου στο Excel:

• Συντάξτε μια βάση δεδομένων με κείμενα που θέλετε να συγκρίνετε.
• Επιλέξτε ολόκληρη την περιοχή και κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους στο Αρχικό μενού της κορδέλας του Excel.

Επιλέξτε Διπλότυπες τιμές στην επιλογή Επισήμανση κανόνων κελιών

• Στην αναπτυσσόμενη λίστα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την επιλογή Επισήμανση κανόνων κελιού .

Πώς να συγκρίνετε κείμενα ή συμβολοσειρές χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους

• Θα εμφανιστούν πολλοί κανόνες κελιών. Επιλέξτε Διπλότυπες τιμές .
• Στο αναδυόμενο παράθυρο Διπλότυπες τιμές, μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή επισήμανσης κάνοντας κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Τιμές με .

8. Συγκρίνετε στήλες του Excel εάν το κείμενο 1 είναι μέσα στο κείμενο 2

Εάν πρέπει να βρείτε ένα σύνολο κειμένων μέσα σε μια ομάδα κειμένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ όπως φαίνεται εδώ:

• Δημιουργήστε μια στήλη κειμένων για αναφορά και μια άλλη στήλη για δοκιμαστικά κείμενα.
• Τώρα, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στην τρίτη στήλη:

=SEARCH(C2,A2)

• Πατήστε Enter . Τώρα, αντιγράψτε και επικολλήστε τον τύπο στα κελιά της τρίτης στήλης.

Πώς να συγκρίνετε στήλες του Excel εάν το κείμενο 1 είναι μέσα στο κείμενο 2

• Πατήστε Enter για να λάβετε περισσότερα αποτελέσματα.

Το Excel θα εμφανίσει τον αριθμό χαρακτήρων από όπου βρίσκει μια αντιστοίχιση για το δοκιμαστικό κείμενο στη στήλη αναφοράς.

συμπέρασμα

Θα μπορούσαν να υπάρχουν πολλοί άλλοι τύποι και ένθετοι τύποι για την αντιστοίχιση κειμένων μεταξύ δύο ή περισσότερων κελιών ή στηλών στο Excel. Αλλά οι πιο εύκολες και ευρέως χρησιμοποιούμενες μέθοδοι είναι αυτές που αναφέρονται παραπάνω σε αυτό το άρθρο.

Εάν γνωρίζετε οποιονδήποτε άλλο διαισθητικό τρόπο σύγκρισης κειμένου στο Excel, μην ξεχάσετε να αναφέρετε τη μέθοδο στο παρακάτω πλαίσιο σχολίων. Στο μεταξύ, μπορείτε να μάθετε  πώς να χρησιμοποιείτε τον τύπο IF-THEN του Excel .