Πώς να βρείτε διπλότυπες γραμμές στο Excel

Ίσως εργάζεστε με πολλές πληροφορίες στο Excel. Οι διπλές σειρές δεν διευκολύνουν τη διαδικασία. Θα θελήσετε να τα εξαλείψετε για να κάνετε τη βάση δεδομένων σας ευανάγνωστη, τακτοποιημένη και τακτοποιημένη. Ωστόσο, πριν τα διαγράψετε, θα πρέπει πρώτα να τα βρείτε. Ευτυχώς, μερικές μέθοδοι και λειτουργίες προσδιορίζουν αυτόματα αυτές τις σειρές για εσάς.

Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς μπορείτε να βρείτε διπλότυπες σειρές στο Excel.

Πώς να εντοπίσετε διπλότυπες γραμμές στο Excel χρησιμοποιώντας τον τύπο COUNTIFS

Θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τον τύπο COUNTIFS στην επιλογή μορφοποίησης του Excel για να προσδιορίσετε και να επισημάνετε τις διπλότυπες σειρές σας. Δείτε πώς να το κάνετε:

1. Επιλέξτε το επιθυμητό εύρος όπου θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπες σειρές. Εάν είναι ολόκληρο το βιβλίο εργασίας, χρησιμοποιήστε την εντολή CTRL + A.
   
2. Μεταβείτε στην αρχική καρτέλα και επιλέξτε την επιλογή "μορφοποίηση υπό όρους" στην ομάδα στυλ. Είναι το εικονίδιο πλέγματος με μπλε, λευκά και κόκκινα τετράγωνα.
   
3. Επιλέξτε την επιλογή "νέος κανόνας" και "χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιήσετε".
   
4. Προσθέστε τον τύπο COUNTIFS($A$2:$A$100, $A2, $B2:B$100, $B2)>1 στο πλαίσιο και επιλέξτε ένα στυλ μορφοποίησης.
   
5. Επιλέξτε "Ok".
   

Ωστόσο, έχετε κατά νου ότι ο τύπος προϋποθέτει ότι τα δεδομένα ξεκινούν στο A2 και τελειώνουν στο B100. Πρέπει να αλλάξετε τη συνάρτηση ανάλογα με το συγκεκριμένο εύρος σας και να προσθέσετε ορίσματα για οποιαδήποτε πρόσθετη στήλη (όπως " ,$C$2:$C$100, $C2 ") στον τύπο COUNTIFS.

Το Excel θα επισημάνει αυτόματα όλες τις διπλότυπες σειρές σε ολόκληρο το επιλεγμένο εύρος.

Εάν αυτό δεν λειτουργεί, αντιγράψτε τον τύπο σε μια βοηθητική στήλη για κάθε γραμμή και μορφοποιήστε τον σύμφωνα με την έξοδο αυτού του κελιού.

Επισήμανση διπλότυπων τιμών στο Excel

Αυτός είναι ο πιο απλός τρόπος για να προσδιορίσετε διπλότυπες τιμές στο βιβλίο εργασίας σας. Δεν θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε περίπλοκες λειτουργίες, μόνο την καρτέλα home. Δείτε πώς να το κάνετε:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το εύρος στο οποίο θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπες σειρές.
   
2. Μεταβείτε στην αρχική καρτέλα και επιλέξτε την επιλογή "Μορφοποίηση υπό όρους" στην ομάδα στυλ. Το εικονίδιο δείχνει ένα πλέγμα με κόκκινα, λευκά και μπλε τετράγωνα.
   
3. Στην ανοιχτή καρτέλα, επιλέξτε «Επισήμανση κανόνων κελιών» και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Διπλότυπες τιμές».
   
4. Επιλέξτε το επιθυμητό στυλ μορφοποίησης στο παράθυρο που εμφανίζεται και κάντε κλικ στο "Ok".
   

Στη συνέχεια, το Excel θα επισημάνει τυχόν διπλότυπες τιμές στα επιλεγμένα κελιά σας. Μπορείτε ακόμη και να αλλάξετε το χρώμα επισήμανσης στο αναδυόμενο μενού μορφοποίησης όταν εμφανιστεί.

Αυτή είναι μια ατελής μέθοδος, καθώς προσδιορίζει διπλές τιμές και όχι ολόκληρες σειρές. Μπορεί να παράγει ανακριβή αποτελέσματα εάν μια σειρά περιέχει κελιά που είναι διπλά στις στήλες.

Ωστόσο, μπορεί να είναι πολύ πιο εύκολο να εφαρμοστεί και να δει σε μικρότερα υπολογιστικά φύλλα.

Επισήμανση τριπλών τιμών στο Excel

Εάν θέλετε να καθαρίσετε το βιβλίο εργασίας σας, μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε τιμές εις τριπλούν. Η διαδικασία απαιτεί τη δημιουργία ενός νέου κανόνα αντί για τη χρήση των προεπιλεγμένων επιλογών μορφοποίησης του Excel. Δείτε πώς να το κάνετε:

1. Επιλέξτε το επιθυμητό εύρος τιμών όπου θέλετε να ελέγξετε για τριπλούν.
   
2. Μεταβείτε στην αρχική καρτέλα και επιλέξτε την επιλογή "Μορφοποίηση υπό όρους" στην ομάδα Στυλ.
   
3. Επιλέξτε την επιλογή «Νέος κανόνας».
   
4. Κάντε κλικ στο «Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιήσετε».
   
5. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο: =COUNTIFS($A$2:$A$100, A2, $B2:B$100, B2)=3. Χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο ελέγχει εάν η σειρά εμφανίζεται τρεις φορές εντός του εύρους που έχετε επιλέξει. Αυτό για άλλη μια φορά προϋποθέτει ότι χρησιμοποιείτε ένα εύρος από A2 έως B100.
   

Είναι τόσο απλό! Το Excel θα αναγνωρίσει και θα επισημάνει τριπλές τιμές εντός του επιλεγμένου εύρους. Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι ο παραπάνω τύπος προσδιορίζει τριπλές τιμές για το κελί που έχετε ορίσει (που προσδιορίζεται στη συνάρτηση ως (($A$2).

Μπορείτε να απλοποιήσετε τον τύπο με COUNTIF($A$2:$B$10, A2)αντ' αυτού. Αυτό ελέγχει μόνο τα περιεχόμενα του τρέχοντος κελιού εντός του εύρους, έτσι θα επισημανθούν τα κελιά στις σειρές και τις στήλες.

Διαγραφή διπλότυπων και τριπλών στο Excel

Ίσως έχετε επισημάνει όλα τα διπλότυπα ή τα τριπλούν στο βιβλίο εργασίας σας χρησιμοποιώντας την παραπάνω μέθοδο. Στη συνέχεια, μπορεί να θέλετε να τα διαγράψετε. Αυτό θα κάνει ολόκληρο το βιβλίο εργασίας σας πιο τακτοποιημένο και λιγότερο μπερδεμένο.

Ευτυχώς, η διαγραφή των διπλότυπων μετά την επισήμανση είναι μια απλή εργασία.

Δείτε πώς να το κάνετε:

1. Επιλέξτε τις επισημασμένες σειρές κάνοντας κλικ στους αριθμούς σειρών ενώ κρατάτε πατημένο το CTRL (Command σε Mac). Αυτό θα κάνει το Excel να επιλέξει όλες τις επισημασμένες σειρές.
   
2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από έναν από τους επιλεγμένους αριθμούς σειρών, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Διαγραφή".
   

Η διαγραφή σειρών μπορεί να αλλάξει τη συνολική μορφοποίηση του βιβλίου εργασίας σας. Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να καταγράψετε τις πληροφορίες στις διαγραμμένες σειρές σε περίπτωση που τις χρειαστείτε αργότερα. Υπάρχουν επίσης μερικοί άλλοι τρόποι για να διαγράψετε γρήγορα τις επισημασμένες διπλότυπες και τριπλότυπες σειρές:

1. Επιλέξτε τις επισημασμένες σειρές κάνοντας κλικ στους αριθμούς τους ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο CTRL/Command.
   
2. Μεταβείτε στο "Αρχική σελίδα", που βρίσκεται στην επάνω κορδέλα του Excel, στην επιλογή "Κελιά",
   
3. Επιλέξτε "Διαγραφή σειρών φύλλου".
   

Ένας άλλος βολικός τρόπος για να διαγράψετε σειρές είναι να χρησιμοποιήσετε μια εντολή μόλις τις επισημάνετε. Απλώς χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πλήκτρων "CTRL + -", "Cmd + -." Αυτό θα διαγράψει όλες τις επιλεγμένες σειρές (ή τιμές) και είστε έτοιμοι.

Πότε να επισημάνετε και να διαγράψετε διπλότυπα και τριπλότυπα στο Excel

Υπάρχουν μερικές περιπτώσεις κατά τις οποίες η επισήμανση διπλότυπων και τριπλών και η διαγραφή τους θα είναι χρήσιμη για το βιβλίο εργασίας σας. Ακόμα κι αν δεν το χρειάζεστε αμέσως, οι παραπάνω μέθοδοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για μερικά από τα ακόλουθα παραδείγματα πραγματικού κόσμου:

• Σφάλματα εισαγωγής βάσης δεδομένων – Μπορεί να εισαγάγετε κατά λάθος δύο φορές τις ίδιες πληροφορίες. Με τέτοια λάθη, η επισήμανση των διπλότυπων μπορεί να είναι ένας εύκολος τρόπος για τον εντοπισμό και στη συνέχεια τη διαγραφή των σφαλμάτων.
• Σφάλματα συγχώνευσης βάσεων δεδομένων – Μερικές φορές, θα χρειαστεί να συνδυάσετε πολλές βάσεις δεδομένων σε μία. Κατά τη διαδικασία συγχώνευσης, μπορεί να προκύψουν πρόσθετα σφάλματα, με αποτέλεσμα διπλότυπες σειρές.
• Λίστες email και διπλότυπα βάσης δεδομένων πελατών – Τα αντίγραφα στις βάσεις δεδομένων πελατών μπορεί να έχουν ως αποτέλεσμα την αποστολή υλικού μάρκετινγκ πελάτη, όπως το ίδιο ενημερωτικό δελτίο δύο φορές. Αυτό μπορεί να είναι ενοχλητικό και να αποτρέψει τους πελάτες από την υπηρεσία σας. Η διαγραφή αυτών των σειρών είναι ο καλύτερος τρόπος δράσης.
• Προβλήματα διαχείρισης αποθεμάτων – Κάθε προϊόν πρέπει να λαμβάνεται υπόψη σε περιβάλλοντα διαχείρισης αποθεμάτων αποθήκης. Εάν παραμείνουν διπλότυπα και λανθασμένα δεδομένα σε σημαντικές βάσεις δεδομένων, αυτό μπορεί να προκαλέσει ασυμφωνίες διαχείρισης. Η διαγραφή σειρών σε αυτές τις περιπτώσεις οδηγεί σε πολύ πιο ακριβή παρακολούθηση.

Άλλα υπολογιστικά φύλλα που χρειάζονται αναγνώριση διπλότυπων σειρών περιλαμβάνουν αρχεία εργαζομένων, έρευνα, έρευνα και οικονομικά δεδομένα. Η διαγραφή των επιπλέον σειρών θα αυξήσει την ακρίβεια, την εξοικονόμηση χρόνου κατά την αναζήτηση σχετικών πληροφοριών και την ευκολότερη ανάλυση δεδομένων.

Άλλες χρήσιμες μέθοδοι Excel που μπορεί να χρειαστείτε

Η αντιγραφή σειρών είναι μόνο μια πτυχή ενός ευρέος φάσματος χρήσιμων δεξιοτήτων του Excel. Δεν θα χρειαστεί να αφιερώσετε ώρες μελετώντας τα. Μπορούν να γίνουν με μερικές απλές εντολές πλήκτρων. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να:

• Αντιγραφή σειρών – Απλώς επιλέξτε τις σειρές που χρειάζεστε και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την εντολή CTRL + C.
• Επικόλληση σειρών- Μόλις αντιγραφούν οι σειρές σας, μπορείτε να προχωρήσετε και να τις επικολλήσετε χρησιμοποιώντας την εντολή CTRL + V. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε την επιλογή "Εισαγωγή αντιγραμμένων κελιών".
• Διαγραφή ορισμένων κελιών – Για να απαλλαγείτε από ορισμένα κελιά, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να τα επιλέξετε και να χρησιμοποιήσετε την εντολή Ctrl + X για να τα κόψετε και στη συνέχεια να διαγράψετε τα δεδομένα.

Αυτές είναι όλες μικρές αλλά απαραίτητες εντολές που μπορεί να χρειαστείτε όταν αντιμετωπίζετε διπλότυπες σειρές στο βιβλίο εργασίας σας.

FAQS

Χρειάζεται να χρησιμοποιήσω τύπους και συναρτήσεις για να διαγράψω διπλότυπες σειρές στο Excel;

Ναι, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση COUNTIFS για αυτήν την εργασία. Ωστόσο, η επισήμανση και η διαγραφή μεμονωμένων κελιών δεν απαιτεί τύπο ή συνάρτηση.

Πρέπει να διαγράψω διπλότυπες σειρές μόλις τις βρω στο Excel;

Αυτό εξαρτάται από τον σκοπό του βιβλίου εργασίας σας. Εάν πρόκειται για τη διατήρηση του αποθέματος, οι διπλότυπες σειρές μπορεί να χαλάσουν την ακεραιότητα και την ακρίβεια του εγγράφου. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να συνδυάσετε τα δεδομένα τους και να αφαιρέσετε τις υπερβολικές σειρές.

Τι γίνεται αν το βιβλίο εργασίας μου έχει πολλά δεδομένα;

Μπορείτε εύκολα να επιλέξετε όλα τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας, ανεξάρτητα από το πόσα υπάρχουν, χρησιμοποιώντας την εντολή CTRL+A. Αφού επιλέξετε, μπορείτε να συνεχίσετε με μία από τις μεθόδους για την επισήμανση και τη διαγραφή μεμονωμένων σειρών παραπάνω.

Εκκαθαρίστε τα δεδομένα σας επισημαίνοντας και διαγράφοντας διπλότυπα στο Excel

Η επισήμανση και η διαγραφή διπλότυπων είναι μια αρκετά απλή διαδικασία για τους χρήστες του Excel. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή μορφοποίησης υπό όρους για μεμονωμένα κελιά και τον τύπο COUNTIFS ή COUNTIF αφού εισαγάγετε την επιλογή "νέος κανόνας". Αφού επισημανθούν όλα τα διπλότυπα και τα τριπλότυπά σας, μπορείτε να τα διαγράψετε χρησιμοποιώντας την επιλογή "διαγραφή σειρών φύλλου" στην επάνω κορδέλα του Excel ή την εντολή "CTRL + -". Η γνώση του τρόπου επισήμανσης και διαγραφής διπλότυπων είναι επωφελής για πολλά σενάρια πραγματικού κόσμου, συμπεριλαμβανομένων ελέγχων αποθέματος και διαχείρισης σφαλμάτων βάσης δεδομένων.

Ήταν εύκολο να επισημάνετε διπλότυπες σειρές στο Excel; Ποια μέθοδο χρησιμοποιήσατε; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.