Δημιουργήστε Αυτόματους Πίνακες Περιεχομένου στο MS Word

Τα κορυφαία χαρακτηριστικά του Microsoft Word περιλαμβάνουν τον ορθογραφικό του έλεγχο, ο οποίος υπογραμμίζει τυπογραφικά και ορισμένα γραμματικά λάθη, το WordArt για ειδικά εφέ σε λέξεις και τις μακροεντολές για κανόνες δέσμης ενεργειών και εργασίες που μπορούν να εκτελεστούν αυτόματα και να δημιουργήσουν αυτόματους πίνακες περιεχομένου.

Με αυτήν τη δυνατότητα, δεν χρειάζεται να συγκρίνετε τις επικεφαλίδες με μη αυτόματο τρόπο και να τις πληκτρολογήσετε ή να τις επικολλήσετε στη σελίδα περιεχομένου. Μόλις το έγγραφο μορφοποιηθεί με συγκεκριμένο τρόπο, το Microsoft Word θα αναγνωρίσει τις επικεφαλίδες και θα τις ομαδοποιήσει σε έναν πίνακα περιεχομένων για εσάς.

Πώς να συμπεριλάβετε αυτόματα έναν πίνακα περιεχομένων

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι για να μπορέσετε να δημιουργήσετε αυτόματα έναν πίνακα περιεχομένων στο Microsoft Word, πρέπει να έχετε χρησιμοποιήσει οποιοδήποτε από τα καθορισμένα στυλ επικεφαλίδων για τις επικεφαλίδες του περιεχομένου σας. Διαφορετικά, το Microsoft Word δεν θα τα αναγνωρίσει ως επικεφαλίδες του πίνακα.

Για να εφαρμόσετε τις προκαθορισμένες επικεφαλίδες του Microsoft Word στις επικεφαλίδες των εγγράφων του Microsoft Word, επισημάνετε την επικεφαλίδα και κάντε κλικ στην Επικεφαλίδα 1, Επικεφαλίδα 2 κ.λπ. ανάλογα με την περίπτωση, στην ενότητα  Αρχική σελίδα  και στη συνέχεια  Επικεφαλίδες . Χρησιμοποιήστε την Επικεφαλίδα 1 για τις κύριες επικεφαλίδες σας, την Επικεφαλίδα 2 για τις υποκατηγορίες και την Επικεφαλίδα 3 για τις επικεφαλίδες χαμηλότερου επιπέδου και ούτω καθεξής.

Βήμα πρώτο

Αφού μορφοποιηθεί το έγγραφό σας χρησιμοποιώντας τα Στυλ Επικεφαλίδων για τις επικεφαλίδες σας, μεταβείτε στη σελίδα στην οποία θέλετε να εισαγάγετε τον πίνακα περιεχομένων. Οι πίνακες περιεχομένων εισάγονται κυρίως σε κενές σελίδες, επομένως εισαγάγετε μια κενή σελίδα κοντά στην αρχή του εγγράφου σας και τοποθετήστε τον κέρσορα στο επάνω μέρος της σελίδας. Η θέση του δρομέα είναι η θέση όπου το Word θα εισαγάγει τον πίνακα περιεχομένων.

Κάντε κλικ στις  Αναφορές  στην κορδέλα του MS Word. Η   καρτέλα Αναφορές θα ανοίξει για να εμφανίσει πολλά εικονίδια. Κάντε ξανά κλικ στον  Πίνακα περιεχομένων  στη δεξιά πλευρά της καρτέλας Αναφορές.

Βήμα δυο

Η καρτέλα Πίνακας περιεχομένων θα ανοίξει για να εμφανίσει μια λίστα με στυλ για Πίνακες περιεχομένων. Επιλέξτε μία από τις επιλογές σας. Κάντε κλικ σε αυτό. Η τρίτη επιλογή, που είναι ο Μη αυτόματος πίνακας, θα παρέχει μόνο τη μορφοποίηση για τον πίνακα περιεχομένων, αλλά θα πρέπει να πληκτρολογήσετε μη αυτόματα τις επικεφαλίδες.

Προσαρμογές τίτλου και μορφής

Έχετε προσθέσει τον πίνακα περιεχομένων στο έγγραφό σας, ο οποίος δημιουργήθηκε αυτόματα από το MS Word. Μπορείτε να προσθέσετε έναν τίτλο για τον πίνακα περιεχομένων σας στο επάνω μέρος της σελίδας, κάτι σαν "Πίνακας περιεχομένων".

Σημειώστε ότι εάν το κάνετε οποιοδήποτε από τα Στυλ Επικεφαλίδων, θα συμπεριληφθεί επίσης στον πίνακα περιεχομένων. Επίσης, μεταξύ των στυλ επικεφαλίδων, υπάρχει ένα στυλ τίτλου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τους τίτλους των εγγράφων του Microsoft Word. Είναι το τέταρτο στη σειρά μετά την Επικεφαλίδα 2. Χρησιμοποιεί μέγεθος γραμματοσειράς 28, που την κάνει έντονη.

Όλα τα προκαθορισμένα στυλ βοηθούν στην ελαχιστοποίηση του χρόνου που πρέπει να αφιερώσει ένας συγγραφέας για το σχεδιασμό ή την τακτοποίηση του εγγράφου και μάλλον να επικεντρωθεί στο περιεχόμενο του εγγράφου.

Ενημέρωση του πίνακα σας

Ο πίνακας περιεχομένων είναι στατικός, επομένως τυχόν αλλαγές στο έγγραφο δεν θα ενημερώνονται αυτόματα στον πίνακα περιεχομένων. Για να ενημερώσετε τον πίνακα περιεχομένων, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα περιεχομένων και κάντε κλικ στο  Ενημέρωση πεδίου . Θα εμφανιστεί ένα νέο αναδυόμενο παράθυρο.

Επιλέξτε το δεύτερο  Ενημέρωση ολόκληρου του πίνακα  και κάντε κλικ στο  Ok . Ολόκληρος ο πίνακας περιεχομένων θα ενημερωθεί, τόσο οι επικεφαλίδες όσο και οι αριθμοί σελίδων. Η πρώτη επιλογή θα ενημερώσει μόνο τους αριθμούς σελίδων που επισυνάπτονται στον πίνακα περιεχομένων. Αυτό είναι χρήσιμο όταν υπάρχει αύξηση ή μείωση στους αριθμούς σελίδων μετά την εισαγωγή ή αφαίρεση μιας εικόνας ή άλλου μέσου από το έγγραφο.

Τώρα, το έγγραφό σας θα πρέπει να έχει έναν καθαρό και οργανωμένο πίνακα περιεχομένων που μπορείτε να ενημερώνετε αυτόματα καθώς εργάζεστε και γράφετε.