Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel: 2 nejlepší metody v roce 2023

Aby úlohy zadávání dat byly bezchybné a rychlé, musíte se naučit, jak vytvořit rozevírací seznam v Excelu.

Excel je výkonný software pro zadávání dat. Můžete jej použít pro osobní a profesionální zadávání dat, jako je vytváření seznamů kancelářských potřeb, vytváření seznamů domácích potřeb, vytváření inventáře pro malou firmu nebo domácnost a mnoho dalšího.

V jakékoli úloze zadávání dat musíte zadat malá data, jako jsou jména, adresy, množství, umístění, ceny atd. Když někdo kontroluje tuto databázi, může chtít zadat komentáře, jako je auditováno, čekající audit, nalezená chyba atd.

Pokud to vy nebo váš zaměstnanec začnete dělat ručně, dosažení cíle bude trvat dny. Proto musíte automatizovat list aplikace Excel, kde zachycujete data. Příkaz rozevíracího seznamu aplikace Excel je základní automatizace, kterou můžete použít, aniž byste se museli učit kódování jazyka Visual Basic pro Excel. Čtěte dále a zjistěte, jak vytvořit seznam v aplikaci Excel pomocí rozevíracího seznamu.

Co je rozevírací seznam v aplikaci Microsoft Excel?

Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel

Rozbalovací seznam Excel je nástroj pro ověřování dat aplikace Excel. Vyžaduje, abyste vybrali rozsah nebo seznam dat pro rozevírací seznam. Poté jednoduše použijte příkaz Ověření dat pro rozevírací seznam v cílové buňce nebo rozsahu buněk, abyste získali návrhy pro zadávání dat.

Rozbalovací seznamy eliminují dohady při zadávání dat. Při použití funkce rozevíracího seznamu aplikace Excel také neuděláte žádné překlepy a další chyby. Je to také nejpoužívanější nástroj pro automatizaci zadávání dat na Microsft Excel.

Kdy můžete použít rozevírací seznamy?

Zde je několik scénářů, kde můžete použít tento příkaz ověření dat:

• Vytváříte databázi v Excelu a potřebujete operátory pro zadávání dat, abyste mohli zadat data, která potřebujete, žádné nesmysly.
• Chcete, aby operátoři zadávání dat při zadávání informací do listu aplikace Excel používali pouze kategorizovaná data.
• Vytváříte bezplatné online nebo offline formuláře v Excelu a chcete, aby uživatel zadával pouze data dostupná ve formuláři a nic jiného.
• Vaše databáze obsahuje opakující se jména, telefonní čísla, adresy atd. V závislosti na těchto údajích také platíte účty nebo faktury. Proto je přesnost pro projekt velmi důležitá. V takovém případě musíte použít rozevírací seznamy v Excelu.
• Vytváříte excelový list pro potřeby pro domácnost a chcete, aby členové rodiny zadávali položky pouze z povoleného seznamu položek.
• Váš tým pro zadávání dat velmi rád používá klávesové zkratky, a proto nabízejí rozevírací seznamy Excelu bezkonkurenční pohodlí.
• Vytváříte databázi požadavků na kancelářské potřeby nebo nákupy a chcete, aby zaměstnanci vytvářeli požadavky na nákup pouze pro předem schválené psací potřeby, IT hardware nebo příslušenství.

Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel: Použití rozsahu dat

Existují dva způsoby, jak vytvořit seznam v Excelu pomocí rozbalovacích šipek. Jeden používá předem nakonfigurovaný rozsah dat a jiný ručně zadává možnosti. Níže naleznete kroky pro nejautomatizovanější rozevírací nabídku v Excelu:

• Vytvořte nový list v aplikaci Excel a pojmenujte jej Databáze .
• Nyní vytvořte záhlaví sloupce v buňce A1 podle typu nebo jiného názvu, který se vám líbí. Například v tomto tutoriálu dávám seznamu rozbalovací nabídky záhlaví sloupce IT Hardware .
• Nyní zkopírujte a vložte data odjinud nebo zadejte ručně, aby se buňky pod záhlavím sloupce naplnily položkami, které chcete v rozevírací nabídce.
• Zapisuji možnosti žádosti o nákup IT zařízení, jako je Monitor, Reproduktor, RAM, CPU, PC skříň, GPU, PSU a tak dále.

Zatím jste úspěšně vytvořili databázi, ze které příkaz Excel Data Validation zobrazí možnosti nebo volby rozevíracího seznamu. Nyní vytvořte skutečný rozevírací seznam podle zde uvedených kroků:

• Vyberte buňku, ve které chcete vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel.
• Nyní klikněte na kartu Data na pásu karet aplikace Excel .
• V části příkazu Data Tools klikněte na šipku rozevíracího seznamu Data Validation .
• Otevře se kontextová nabídka s několika možnostmi. Zvolte Ověření dat .
• Nyní byste měli vidět příkazový nástroj Ověření dat na listu, kam chcete přidat rozevírací seznam pro Excel.
• Obsahuje tři záložky. Jedná se o vstupní zprávu, nastavení a upozornění na chybu.
• Klikněte na Nastavení .
• Pod možností Ověřovací kritéria klikněte na rozevírací seznam pod nabídkou Povolit .
• Z rozevírací nabídky vyberte Seznam .
• Ve výchozím nastavení by měla být zaškrtnuta rozevírací nabídka In-cell a Ignorovat prázdné zaškrtnutí. Pokud ne, zkontrolujte je.
• Klikněte na šipku nahoru v poli Zdroj . Dialogové okno Ověření dat se nyní minimalizuje na tenký pruh s prázdným polem.
• Přejděte na List databáze a v rozevíracím seznamu Excel vyberte oblast buněk.
• Vyberte několik prázdných buněk pod poslední položkou. Pomůže vám rozšířit seznam, aniž byste museli znovu upravovat zdroj.
• Excel automaticky vyplní zdrojová data pro rozevírací seznam. Stačí kliknout na šipku dolů na tenkém panelu ověření dat .
• Nyní byste měli znovu vidět rozšířené dialogové okno Ověření dat. Tentokrát však v poli Zdroj uvidíte rozsah zdrojových dat .
• Stačí kliknout na OK a máte hotovo.

Gratulujeme! Vytvořili jste svůj první rozevírací seznam v Excelu. Nyní to jednoduše zkopírujte kamkoli jinam, kde potřebujete zobrazit stejné položky, když zaměstnanec nebo jakýkoli jiný uživatel vyplňuje data do datového listu.

Můžete chtít uzamknout list databáze, aby nikdo nemohl provádět žádné změny v seznamu možností v rozevíracích seznamech v listu pro zadávání dat. Chcete-li položky seznamu zabezpečit, postupujte takto:

• Vyberte rozsahy buněk, které chcete uzamknout.
• Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Formát buněk .
• Přejděte na kartu Ochrana a zaškrtněte možnost Uzamčeno .
• Klepnutím na tlačítko OK použijete změny Formát buněk .
• Nyní přejděte na kartu Revize na pásu karet Excel.
• Vyberte ikonu Protect Sheet .
• V dialogovém okně Chránit list zadejte do prázdného pole heslo.
• Zadejte heslo znovu a Excel sešit navždy uzamkne.

Od této chvíle nemůže nikdo měnit položky seznamu rozevírací nabídky.

Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel: Použití položek seznamu

Pokud chcete krátkou rozevírací nabídku, například Ano/Ne, Auditováno/Nekontrolováno, Přiřazeno/Otevřeno, Dokončeno/Neúplné atd., můžete místo metody rozsahu dat použít ruční seznam. Šetří to čas. Zde je návod, jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel pomocí položek seznamu:

• Kliknutím na buňku vyplníte rozevírací nabídku.
• Na kartě Data v nabídce pásu vyberte Ověření dat .
• V nabídce Povolit klikněte na Seznam .
• Nyní jednoduše zadejte seznam položek do pole Zdroj .
• Ujistěte se, že každou položku oddělujete čárkou.
• Klepnutím na tlačítko OK použijete rozevírací seznam.

Toto je nejjednodušší a nejrychlejší způsob vytvoření jednoduchého rozevíracího seznamu v aplikaci Excel. První metoda je však spolehlivější, když budete hojně používat rozevírací seznamy.

Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel: Zobrazení vstupní zprávy

Prázdný rozevírací seznam nemusí operátorům zadávání dat mnoho říci. Musíte přidat konkrétní pokyny, aby nedělali chyby. Zde je návod, jak přidat zprávu s pokyny do rozevíracích seznamů v aplikaci Excel:

• Klepněte na libovolnou buňku obsahující aktivní příkaz Ověření dat .
• Nyní přejděte na kartu Data > Ověření dat > klikněte na Ověření dat .
• V dialogovém okně Ověření dat klikněte na kartu Vstupní zpráva .
• Zadejte malý text pro nadpis a poté podrobnou zprávu do pole Vstupní zpráva .
• Klepnutím na tlačítko OK aplikujte změny.

Kdykoli nyní uživatel vybere buňku s aktivním příkazem Ověření dat rozevíracího seznamu, zobrazí se mu zpráva o tom, jak vyplnit buňku pomocí položek z rozevíracího seznamu.

Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel: Zobrazte upozornění na chybu

Pokud někdo udělá chybu při používání rozevíracích seznamů na vašem listu dat aplikace Excel, můžete také zobrazit chybovou zprávu. To zajistí, že uživatel provede akci k vyřešení chyby a nepřeskočí buňku. Zde jsou kroky k aktivaci Zobrazit upozornění na chybu:

• Postupujte podle výše uvedených kroků, dokud se nezobrazí dialogové okno Ověření dat .
• Nyní vyberte kartu Upozornění na chybu .
• Vyberte styl chyby ze tří možností: Zastavit, Varování a Informace.
• Poté zadejte krátký text pro Název upozornění na chybu .
• Nyní zadejte podrobnou zprávu do pole Chybová zpráva .

Skvělá práce! Při aktivovaném zobrazení upozornění na chybu zobrazí sešit chybové dialogové okno, pokud někdo zadá něco jiného než položky uvedené v rozevíracím seznamu v aplikaci Excel.

Rozbalovací seznam v Excelu: Závěrečná slova

Nyní víte, jak vytvořit seznam v aplikaci Excel pomocí rozevíracího seznamu dvěma různými metodami. Můžete vyzkoušet způsoby, jak vytvořit rozevírací seznamy aplikace Excel a vytvořit formuláře pro zadávání dat, které pomohou vašim zaměstnancům.

Můžete také vytvořit intuitivní seznam domácích potřeb pro potraviny, hardware, oblečení, pomůcky a další pomocí rozevíracích seznamů v Excelu.

Pokud znáte jiný skvělý způsob, jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel, nezapomeňte níže napsat komentář.

Dále se naučte  zobrazit řádky nebo sloupce v Excelu  a některé  šablony kalendáře Excel pro libovolný rok .