Jak vytvořit distribuční seznam v aplikaci Outlook: Nejlepší 3 metody

Vždy se najde důvod posílat e-maily různým lidem. Zde je návod, jak vytvořit distribuční seznam v aplikaci Outlook.

Jako uživatel Outlooku možná budete muset posílat důležité oficiální nebo osobní e-maily více lidem. V takových situacích bude individuální odesílání e-mailů vyžadovat více času a úsilí.

V aplikaci Outlook můžete nastavit distribuční seznam a eliminovat potíže s přidáváním více e-mailových adres do pole Komu.

Nejprve se však pojďme dozvědět více o distribučním seznamu a jeho důležitosti.

Co je distribuční seznam v aplikaci Outlook?

Distribuční seznam je seznam kontaktů nebo e-mailových adres, které lze použít k distribuci nebo odesílání e-mailů všem z nich.

Jde tedy o skupinu e-mailových adres, které můžete použít k odeslání e-mailu. Tyto seznamy jsou také uvedeny v různých verzích aplikace Outlook jako Seznam kontaktů a Skupina kontaktů.

Pokud máte distribuční seznam, objeví se ve vašem seznamu kontaktů a adresáři.

Proč potřebujete distribuční seznam v aplikaci Outlook?

Odeslání e-mailu různým lidem může být obtížné, zvláště pokud jste součástí organizace se stovkami nebo tisíci zaměstnanců.

Distribuční seznam automatizuje tento všední a opakující se úkol přidávat e-mailové adresy jednotlivě, kdykoli chcete poslat e-mail skupině lidí.

Seznam můžete vytvořit jednou a používat ho roky, pokud se do organizace nebo týmu nepřipojí nebo neopustí někteří zaměstnanci.

V takovém případě můžete také distribuční seznam plynule upravovat, aby byl aktuální. Kromě toho vám distribuční seznam pomůže vyhnout se náhodnému přidání někoho jako příjemce e-mailu.

Rozdíl mezi distribučním seznamem, distribuční skupinou a kontaktní skupinou

Zjistíte, že pojmy jako distribuční seznam a skupina kontaktů se v ekosystému Microsoft nebo Outlook používají zaměnitelně.

I když to znamená totéž, distribuční seznam se používá ve starších verzích aplikace Outlook.

Někteří lidé mohou také používat termíny jako distribuční skupina a seznam kontaktů, aby odkazovali na distribuční seznam.

V případě předplatného Office 365 jsou distribuční seznamy určeny pro celou organizaci.

Kromě toho, že jsou spravovány centrálně, dostávají tyto seznamy e-maily z e-mailu organizace namísto osobní e-mailové adresy.

Skupiny kontaktů lze naopak vytvořit na osobním e-mailovém účtu Outlook.

Vytvoření distribučního seznamu v aplikaci Outlook z webové aplikace

Při přístupu k Outlooku z webové aplikace můžete podle následujících kroků přidat seznam kontaktů nebo distribuční seznam:

• Otevřete Outlook ve webovém prohlížeči a klikněte na ikonu Lidé .
• Klikněte na rozevírací šipku vedle položky Nový kontakt a vyberte seznam Nový kontakt .

• Na obrazovce se objeví vyskakovací okno.
• Musíte zadat název seznamu.
• Přidejte e-mailové adresy všech lidí, které chcete zahrnout do tohoto distribučního seznamu.
• Pokud chcete, můžete přidat i popis.

• Klikněte na Hotovo a právě jste vytvořili distribuční seznam aplikace Outlook .
• Při odesílání e-mailu skupině přidejte název skupiny do pole Komu .

Jak vytvořit distribuční seznam v aplikaci Outlook Desktop

I když máte v systému Windows aplikaci Outlook, můžete snadno vytvořit distribuční seznam známý jako skupina kontaktů. Zde jsou rychlé kroky k vytvoření distribučního seznamu aplikace Outlook:

• Otevřete aplikaci Outlook a vyberte kartu Lidé .
• Klikněte na rozbalovací šipku Nový kontakt .

• Vyberte skupinu kontaktů .
• U dané skupiny nebo seznamu se zobrazí nové okno.
• Do pole Název přidejte název seznamu.
• Klikněte na tlačítko Přidat člena .

• Vyberte, odkud ( Kontakty Outlooku, Adresář, E-mailový kontakt ) chcete přidat lidi do této skupiny.
• Vyberte někoho a kliknutím na tlačítko Členové ho přidejte do seznamu.
• Chcete-li vybrat více osob současně, stiskněte při výběru všech jmen klávesu Ctrl .

• Po dokončení se kliknutím na tlačítko OK vraťte do okna Skupina kontaktů .
• Kliknutím na Uložit a zavřít použijete změny.

Jak vytvořit distribuční seznam v Outlooku pro Mac

Funkce distribučního seznamu aplikace Outlook je k dispozici také pro uživatele počítačů Mac. Takže můžete vytvořit distribuční seznam v Outlook Mac pomocí těchto kroků:

• Otevřete Outlook pro Mac a vyberte Lidé .
• Vyberte Nový seznam kontaktů na kartě Domů .
• Přiřaďte seznamu název.
• Klikněte na tlačítko Přidat a zadejte několik prvních písmen jména kontaktu, které chcete zahrnout.
• Vyberte toto jméno a přidejte jej.
• Zadejte e-mailovou adresu pro přidání někoho, kdo není v seznamu kontaktů.
• Po úspěšném přidání všech jmen klikněte na tlačítko Uložit a zavřít .

Závěr

Nyní, když víte, jak vytvořit distribuční seznam v aplikaci Outlook, můžete bez problémů posílat své e-maily mnoha lidem.

Ať už používáte Windows nebo Mac, následující kroky vám pomohou vytvořit distribuční seznam aplikace Outlook.

Můžete komentovat a sdílet své zkušenosti s nastavením distribučního seznamu v Outlooku. Po vytvoření seznamu můžete chtít sdílet seznam kontaktů s jiným uživatelem aplikace Outlook.