Jak tisknout štítky z Excelu pomocí hromadné korespondence MS Word

Kdy potřebujete vytisknout štítky, abyste mohli poslat vánoční blahopřání, pozvánky na svatbu a další domácí akce? Chcete hromadně tisknout dodací adresy pro váš web pro online nakupování? V tomto článku se dozvíte, jak tisknout štítky z Excelu pomocí funkce Hromadná korespondence aplikace Microsoft Word.

Microsoft Excel je vynikající aplikace pro vytváření velkých databází pro obchodní nebo osobní kontakty. Není však příliš uživatelsky přívětivý, pokud jde o tisk přepravních nebo jiných štítků na štítkové papíry.

V Excelu můžete ručně vytvořit buňky podobné štítkům a ručně do nich zapsat obsah. Tuto ruční práci můžete udělat pro několik štítků, ale když potřebujete poslat pohlednice, pozvánky a zboží stovkám příjemců, ruční práce nepřichází v úvahu.

Proto se musíte naučit, jak tisknout štítky z Excelu pomocí funkce Hromadná korespondence aplikace Microsoft Word, přečtením tohoto článku až do konce. Na konci také prozkoumáte několik chytrých tipů!

Jak tisknout štítky v Excelu: Přípravné práce

Proces tisku adresních štítků z Excelu nebo tisk poštovních štítků z Excelu zahrnuje vzájemnou kompatibilitu souborů Excelu s Wordem. Pokud tedy tisknete štítky ve Wordu pomocí seznamů kontaktů aplikace Excel, musíte ve Wordu provést následující úpravy:

• Otevřete aplikaci Microsoft Word na počítači PC nebo Mac.
• Klikněte na Soubor a poté vyberte Možnosti .
• Klepněte na tlačítko Upřesnit v okně Možnosti aplikace Word.
• Přejděte dolů, dokud neuvidíte sekci Obecné .

Při otevření potvrďte konverzi formátu souboru

• Zde zaškrtněte políčko vedle položky Potvrdit převod formátu souboru při otevření .
• Stisknutím tlačítka OK uložte změny a zavřete okno Možnosti aplikace Word.

Než budete moci štítky vytisknout, musíte zkontrolovat, zda funkce hromadné korespondence aplikace Word štítek podporuje či nikoli. Microsoft v aplikaci sestavil specifikace nálepek od předních dodavatelů. Zde je návod, jak zobrazit seznam a kód dokumentu pro štítky:

• Klikněte na kartu Korespondence na pásu karet aplikace Word.
• Zvolte Spustit hromadnou korespondenci a poté z  rozevíracího seznamu vyberte Štítky .
• Nyní se zobrazí dialogové okno Možnosti štítku.

Vyberte dodavatele poštovních štítků a kód produktu ve Word hromadné korespondenci

• V části Informace o štítku byste měli vidět seznam dodavatelů štítků a čísel produktů .
• Vyberte název dodavatele štítkového papíru a kód produktu. Podrobnosti najdete na obalech papírů se štítky, které jste si zakoupili.
• Klepnutím na tlačítko OK aplikujte změny na tento projekt tisku štítků.

Pokud ve výše uvedeném seznamu nevidíte název dodavatele štítků, můžete jeho specifikace zadat ručně. Aplikace Word se tedy správně synchronizuje s tiskárnou, abyste mohli bez námahy tisknout adresní štítky, poštovní štítky a přepravní štítky.

Chcete-li vytvořit novou konfiguraci štítku, postupujte takto:

• Klepněte na Nový štítek v dialogovém okně Možnosti štítku .

Vytvoření nové konfigurace štítků při hromadné korespondenci

• Nyní zadejte název nového konfiguračního souboru.
• Poté upravte parametry, jako je horní okraj, boční okraj, výška štítku, šířka štítku, velikost stránky atd.
• Klepnutím na tlačítko OK uložte změny.

A je to! Nezapomeňte uložit dokument Hromadná korespondence Word, abyste jej mohli později použít nebo obnovit, pokud během vaší práce dojde k výpadku napájení.

Jak tisknout štítky z Excelu: Připravte seznam kontaktů

Nyní musíte vytvořit databázi, ze které může nástroj hromadné korespondence aplikace Word získat jméno, adresu a další podrobnosti příjemce. Chcete-li vytvořit a uložit seznam kontaktů aplikace Excel pro tento projekt, postupujte takto:

• Otevřete nový prázdný list v aplikaci Excel.
• Uložte jej jako seznam kontaktů přepravních štítků nebo jakékoli jiné jméno, které se vám líbí.
• Začněte vyplňovat data z horního rohu listu, aniž byste ponechali prázdné buňky na řádcích nebo sloupcích.

Jak tisknout štítky z aplikace Excel Připravte seznam kontaktů

• Zadejte záhlaví sloupců, které nástroj hromadné korespondence aplikace Word zjistí a použije v možnosti Shoda polí.
• Pod záhlavím tohoto sloupce zadejte příslušné údaje.
• Nejlepší je, když můžete importovat soubor CSV (hodnoty oddělené čárkami) z libovolné aplikace pro kontakty a poté jej naformátovat v Excelu přidáním záhlaví sloupců.
• Dvakrát klikněte na záložku listu v dolní části aplikace Excel a přejmenujte ji na Seznam kontaktů nebo na jiné jméno, které si zapamatujete.
• Po dokončení znovu uložte celý soubor Excel.

Jak tisknout štítky z Excelu: Použijte hromadnou korespondenci ve Wordu

Jakmile bude databáze Excel pro dodací adresy připravena, přejděte do souboru Word, kde jste uložili formát štítku, který odpovídá fyzickému papíru, na který budete poštovní adresy tisknout. Nyní, když je soubor štítků hromadné korespondence otevřený, postupujte takto:

• V části Spustit hromadnou korespondenci na kartě Hromadná korespondence zvolte Vybrat příjemce .
• Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Použít existující seznam .
• Otevře se vyskakovací dialogové okno Vybrat zdroj dat .
• Přejděte do souboru aplikace Excel, do kterého jste uložili seznam kontaktů.

Importujte seznam kontaktů do hromadné korespondence pro tisk adresních štítků z Excelu

• Vyberte soubor a poté klikněte na Otevřít .
• Nyní musíte vidět okno Vybrat tabulku .
• Toto okno zobrazuje všechny listy dostupné v souboru Excel, který jste právě importovali.
• Vyberte list, ve kterém jste vytvořili seznam kontaktů.
• V tomto tutoriálu je to list seznamu kontaktů . Pokračujte kliknutím na OK .
• Nyní byste měli vidět nálepky se štítky jako Další záznam .

Rozložení štítků štítků

• První štítek bude prázdný. To je v pořádku.

Nyní, když jste naplnili řádky a sloupce štítků v hromadné korespondenci aplikace Word, je vaším úkolem importovat skutečná data z databáze seznamu kontaktů v aplikaci Excel. Chcete-li tento úkol splnit, vyzkoušejte na své straně tyto kroky:

• Vzhledem k tomu, že jste na kartě Zásilky, klikněte na Upravit seznam příjemců .

Seznam tabulek příjemců

• Podívejte se na tabulku kontaktů a jejich adresy. Podívejte se, zda se vyskytly nějaké problémy.
• Pokud je vše ve výše uvedené tabulce v pořádku, klikněte na OK .

Jak tisknout štítky z Excelu Použijte hromadnou korespondenci ve Wordu

• Nyní klikněte na Vložit slučovací pole v nabídce Psát a vložit pole nástroje Hromadná korespondence .
• Zobrazí se rozevírací seznam se všemi záhlavími sloupců, které jsou v databázi seznamu kontaktů importovaného souboru Excel.
• Klikněte na Název .
• Stiskněte Shift + Enter .
• Poté znovu klikněte na Vložit slučovací pole a vyberte Křestní jméno .
• Stiskněte Shift + Enter a opakujte výše uvedené kroky, dokud nebudete mít všechna záhlaví sloupců na štítku štítku v levém horním rohu.
• Můžete přizpůsobit různé součásti nástroje štítků.
• Přejděte na kartu Domů a vyberte text nebo texty na štítku, abyste použili možnosti formátování, jako je typ písma, velikost písma, barva, barva zvýraznění atd.
• Jakmile vše vypadá správně, vraťte se na kartu Pošta .

Aktualizujte štítky, aby naplnily data pro štítky při hromadné korespondenci

• Nyní klikněte na tlačítko Aktualizovat štítky .
• Tím se vyplní data pro všechny štítky na stránce.

Klikněte na Náhled výsledků pro Jak tisknout štítky z Excelu pomocí hromadné korespondence Word

• Nyní stačí kliknout na Náhled výsledků a zobrazit skutečná data na štítcích.

Při vytváření poštovních adres nebo přepravních štítků v hromadné korespondenci pomocí seznamů kontaktů z Excelu neimportujte příliš mnoho komponent ve štítcích. Bude to nepořádek na štítcích. Vyberte komponenty, které jsou nezbytně nutné pro úspěšné doručení balíku.

Jak tisknout štítky z Excelu: Tisk dokumentu

Dosud jste úspěšně vytvořili štítky v dokumentu hromadné korespondence. Nyní je čas jej vytisknout podle následujících kroků:

• Vyjměte všechny papíry z tiskárny.
• Vložte fyzický papír se štítky do podavače papíru tiskárny.
• Vraťte se na stránku štítků ve Wordu a stiskněte Ctrl + P . Toto je příkaz k tisku.
• Nyní upravte nastavení tisku z levého navigačního panelu.
• Musíte zajistit, aby nastavení tisku odráželo vhodné podmínky tisku, jako je tiskárna, nastavení, velikost papíru, okraje atd.
• Klepnutím na tlačítko tisk zahájíte tisk štítků na papír pro tisk štítků.

Skvělý! Právě jste vytiskli nějaké dobře vypadající dodací adresy nebo poštovní štítky pro osobní nebo profesionální použití.

Jak tisknout štítky z Excelu: Nejčastější dotazy

Existuje způsob, jak tisknout adresní štítky z aplikace Excel?

Ano! V Excelu můžete vytvořit databázi seznamu kontaktů. Můžete vytvořit sloupce, jako je jméno, adresa, PSČ, země, telefonní číslo, stát atd., a poté vyplnit data pod záhlavími těchto sloupců.

Po dokončení můžete tuto databázi importovat do aplikace Word Hromadná korespondence a vytvářet adresní štítky pomocí nástroje pro vytváření štítků v Hromadné korespondenci. Chcete-li zjistit přesné pohyby, postupujte podle kroků uvedených výše v tomto článku.

Jak vytvořím štítky z Excelu do Wordu?

K importu dat seznamu kontaktů z listu aplikace Excel můžete použít funkci hromadné korespondence aplikace Word. Potom můžete použít průvodce vytvořením štítku na kartě Korespondence aplikace Word k vytvoření štítků a naplnění dat z Excelu. Příkaz Vložit slučovací pole vám pomůže přidat pole do štítku.

Jak vytisknu více štítků na jednu stránku?

Tisk poštovních štítků z Excelu pomocí funkce hromadné korespondence aplikace Word vám vždy umožní tisknout štítky v číslech jako 10, 20, 30 atd. na stránku. Vše, co musíte udělat, je vybrat příslušná čísla produktů a dodavatele štítků v dialogovém okně Informace o štítku.

Závěr

Nyní tedy víte, jak tisknout štítky z Excelu pomocí funkce hromadné korespondence aplikace Word.

Kritickou součástí tohoto procesu je použití příslušné stránky nálepky se štítkem před vyplněním dat štítků do hromadné korespondence. Pokud vyberete nesprávný papír, můžete skončit plýtváním fyzickým papírem tiskem nezarovnaných štítků.

Pokud si nejste jisti dodavatelem papíru a kódem produktu, vždy před provedením celého procesu vytvořte nový štítkový papír.

Myslím, že jsem vynechal jakýkoli jiný způsob, jak tisknout adresní štítky z Excelu, zmiňuji metodu a její proces v poli komentáře níže.

Dále,  jak zkombinovat dva sloupce v Excelu .