Jak odesílat hromadné e-maily pomocí hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word

Hromadná korespondence je funkce sady Microsoft Office. Umožňuje uživatelům odesílat hromadné zprávy. Pomocí sady Microsoft Office můžete napsat zprávu a poté ji odeslat mnoha lidem současně.

Hromadná korespondence vám ušetří nutnost posílat samostatné e-maily pro každý kontakt pomocí aplikace Microsoft Outlook k odesílání hromadných e-mailů. Může to znít složitě, ale jakmile víte, jak používat hromadnou korespondenci, je to docela snadné.

Výhody a nevýhody používání hromadné korespondence pro Word

I když je to celkově užitečná funkce, existuje několik nevýhod při použití slučování e-mailů ve Wordu.

Je vhodné, abyste měli přístup k tomu, které e-maily budete moci sloučit bez ztráty kvality a informací a které by měly být vyrobeny na míru pro soukromou nebo obchodní korespondenci.

Klady

– Rychlejší
– Snazší uchování potenciálních zákazníků
– Odeslání více dat
– Lepší sledování

Nevýhody

– Méně přizpůsobení
–
Neadaptivní formátování – Zvýšená možnost chybného odeslání

MS Word získáte v libovolné sadě MS Office. Aktivační kartu si můžete zakoupit od Amazonu a nechat si ji poslat poštou. Kód bude fungovat pro uživatele Windows i MacOS.

Krok 1: Vytvořte e-mail

Svou zprávu můžete napsat v aplikaci Microsoft Word. Microsoft Word je součástí sady Microsoft Office. Nyní postupujte podle těchto kroků a odešlete hromadný e-mail.

1. Otevřete Microsoft Word z plochy. Microsoft Office můžete otevřít také z nabídky programů. Nyní vyberte Microsoft Word ze seznamu programů Microsoft Office.

2. Klikněte na Soubor nyní klikněte na Spustit hromadnou korespondenci.

3. Z daných možností vyberte E-mailová zpráva.

4. Microsoft Word vám poskytne e-mailové rozhraní. Dokument nebude mít na rozdíl od běžného dokumentu žádné okraje.

5. Dodržujte běžný formát e-mailu. Zadejte úvodní pozdravy a tělo vaší e-mailové zprávy.

6. Můžete také uvést svůj e-mailový podpis. Za tímto účelem musíte zkopírovat svůj e-mailový podpis z aplikace Microsoft Outlook.

7. Hromadná korespondence vám také umožňuje přidat personalizovaný obsah do vašeho e-mailu.

Krok 2: Vytvořte seznam příjemců

Dále budete chtít sestavit seznam příjemců pro váš e-mail. Svůj seznam můžete uložit jako dokument Microsoft Word nebo z něj vytvořit soubor Microsoft Excel. Budou fungovat všechny programy pro vytváření dokumentů podporované systémem Windows.

K vytvoření seznamu příjemců můžete také použít průvodce hromadnou korespondencí. Nyní postupujte podle těchto jednoduchých kroků a přidejte své příjemce:

1. Klepněte na tlačítko Příjemce na kartě Hromadná korespondence.

2. Nyní klikněte na Zadejte nový seznam. Můžete také přidat svůj již existující seznam příjemců.

3. V okně seznamu příjemců můžete přidat relevantní informace. Stejně jako název a adresa společnosti.

4. Použijte tlačítko Přizpůsobit Nežádoucí pole můžete vyloučit. K dispozici je také funkce přejmenování. Uložte změny v seznamu adres. Váš nově vytvořený seznam adres se přesune do adresáře My Data Resources s . mdb

5. Klepnutím na tlačítko OK uložte svou práci.

Krok 3: Dokončete hromadnou korespondenci

Nyní, když máte vytvořený e-mail a seznam příjemců, dokončete hromadnou korespondenci podle následujících kroků.

1. Chcete- li zobrazit rozevírací nabídku, vyberte možnost Pole hromadné korespondence . Ze seznamu vyberte požadovaná pole.

2. Nyní na obrazovce uvidíte seznam kódů polí. Budou vypadat takto <> . Nezacházejte s těmito poli špatně.

3. Aktuální text e-mailu můžete vidět v

4. Vyberte možnost Dokončit a sloučit na kartě pošty. Nyní je váš e-mail připraven k odeslání.

5. Hromadnou korespondenci dokončete kliknutím na tlačítko OK v posledním dialogovém okně.

Je to tak jednoduché. Jste připraveni odeslat e-mail velké skupině příjemců. Své e-mailové zprávy si budete moci prohlédnout kdykoli.