Staňte se expertem na schůzkách Microsoft Teams pomocí těchto pěti nejlepších osvědčených postupů

Čím více času strávíte v Teams, tím důležitější je pokusit se maximálně využít všechny funkce, které máte ve službě k dispozici. Zde je pohled na některé z těchto funkcí a osvědčené postupy Teams.

Rozostřte pozadí nebo použijte obrázky na pozadí:  Toto pomáhá chránit vaše soukromí během schůzek tím, že klade důraz pouze na váš obličej.

Používejte náhlavní soupravu pro lepší zážitek: Pomůže vám to zajistit nejlepší kvalitu zvuku a mikrofonu během schůzky.

Naplánujte si schůzky pomocí nástroje Scheduling Assistant: Tím zajistíte, že vy a vaši spolupracovníci budete na stejné stránce a že nedojde k žádným konfliktům v plánování.

Pořizování poznámek ze schůzek pomocí funkce poznámky ze schůze v Teams: Tato vestavěná funkce Teams vám pomůže vyhnout se nutnosti žonglovat mezi různými programy.

Zaznamenávejte své schůzky: Se svolením vašeho spolupracovníka vám to umožňuje mít kopii schůzky pro budoucí použití.

Nyní více než kdy jindy pravděpodobně trávíte více času na schůzkách v Microsoft Teams. Čím více času však strávíte v Teams, tím důležitější je pokusit se maximálně využít všechny funkce, které máte k dispozici, abyste mohli mít bezproblémový provoz. Zde je pohled na některé z těchto funkcí a některé osvědčené postupy, které lze využít, abyste se mohli stát experty na schůzky v Microsoft Teams.

Cvičení 1: Rozostřte pozadí nebo použijte obrázky na pozadí

První osvědčený postup na našem seznamu je ten, který je v současné situaci nejviditelnější a nejoblíbenější. Tedy pomocí možnosti rozostřit si pozadí v Team s nebo použít obrázky na pozadí.

S tímto osvědčeným postupem můžete mít schůzku téměř kdekoli a zamaskovat vše, co se děje na pozadí kolem vás. Díky této funkci bude Teams klást důraz pouze na vaši tvář a skryje vše ostatní. Jen pozor, používá umělou inteligenci a funguje pouze s lidmi. Takže možná budete chtít být trochu opatrní, pokud jsou vaši chlupatí přátelé v pozadí.

Existuje několik způsobů, jak rozmazat pozadí nebo použít obrázek na pozadí v Teams. Můžete to udělat před schůzkou nebo během schůzky.

Před schůzkou na obrazovce připojení budete chtít kliknout na čtvercové pole nalevo od PC Mic and Speakers pod vaším videem. Odtud uvidíte možnost Nastavení pozadí. Můžete si vybrat první, který říká Blur. Nebo, pokud chcete jiné pozadí, můžete si vybrat jedno ze seznamu. Váš zdroj se změní na požadované pozadí a až budete hotovi, můžete zavřít okno Nastavení pozadí pomocí X.

Chcete-li rozmazat pozadí během schůzky, klikněte na tři tečky ( . . . ) v horní části okna schůzky. Poté klikněte na Použít efekty pozadí. Poté si můžete jeden vybrat ze seznamu a kliknout na Použít. 

Cvičení 2: Pro lepší zážitek použijte náhlavní soupravu

Další na řadě je praxe, kterou by vaši spolupracovníci mohli nakonec ocenit: používání náhlavní soupravy . Díky této praxi budete mít hovory v Teams vyšší kvality. Nebudete se muset bát, že by vás kolegové neslyšeli, nebo že vy neslyšíte je. Zde je návod, jak si jej můžete nastavit v Teams.

Chcete-li používat náhlavní soupravu s Teams, ujistěte se, že je zapojena nebo připojena k vašemu zařízení, ať už přes Bluetooth nebo konektor pro sluchátka. Po připojení se budete chtít ujistit, že je Teams pro náhlavní soupravu správně nakonfigurován. Opět existují dva způsoby, jak to udělat, buď před schůzkou na obrazovce připojení nebo během schůzky z nabídky.

Před schůzkou můžete nakonfigurovat nastavení kliknutím na tlačítko PC Mic and Speakers pod vaším videem. Jakmile to uděláte, zobrazí se vyskakovací okno Nastavení zařízení. Nezapomeňte se podívat do sekcí Reproduktor a Mikrofon. Klikněte na šipku dolů a ze seznamu vyberte sluchátka pro reproduktor i mikrofon. Poté zavřete okno pomocí X.

Během schůzky můžete přejít na náhlavní soupravu kliknutím na tři tečky ( . . . ) v horní části obrazovky a výběrem Nastavení zařízení. Odtud budete moci zvolit stejná nastavení, jaká popisujeme výše. Po dokončení zavřete okno pomocí X.

Za zmínku stojí, že i zde můžete použít funkci Uskutečnění zkušebního hovoru, abyste se ujistili, že vše funguje těsně předtím, než se vydáte na schůzku.

Cvičení 3: Naplánujte si schůzky

Jedna z nejhorších věcí na schůzkách je, že se na schůzku stahujete na poslední chvíli nebo na vteřinu. Proto jako osvědčený postup doporučujeme naplánovat a doladit schůzky. Můžete to provést pomocí nástroje Scheduling Assistant v Microsoft Teams. Zde je pohled na to, jak jej používat.

Nejprve klikněte na ikonu Kalendář na postranním panelu Teams. Odtud klikněte na kartu Pomocník plánování v horní části. Na této kartě budete moci naplánovat schůzku na základě dostupnosti vašich spolupracovníků. Můžete přidat místa, účastníky a mnoho dalšího. Při přidávání účastníků se vaši spolupracovníci zobrazí buď jako k dispozici nedostupní, nebo jako neznámí. Asistent vytáhne informace z kalendáře vašeho spolupracovníka v Outlooku, aby je vyplnil. Zobrazí se zobrazení plánu s již naplánovanými schůzkami fialovou barvou. Můžete také procházet dny a hodiny, abyste našli čas, který je vhodný pro každého.

S tím souvisí i možnost sdílet agendu schůzky. Můžete to udělat tak, že vaši spolupracovníci a všichni účastníci schůzky budou na stejné stránce. Při vytváření síťové schůzky to uvidíte v poli pro psaní zpráv. Sem budete moci vložit svou agendu a objeví se v e-mailu s pozvánkou.

Cvičení 4: Dělejte si poznámky ze schůzky

Co se stane, když jste uprostřed důležité schůzky, ale potřebujete způsob, jak si udělat poznámky? Myslíte si, že byste museli použít Microsoft Word nebo jiný program, ale věděli jste, že Teams má také vlastní funkci poznámek ze schůzek ?

Toto je jeden z našich dalších osvědčených postupů pro schůzky v Teams. Důvod proč? Poznámky se ukládají jako součást samotné schůzky a mohou s vámi jít kamkoli a budou uloženy na později nebo pro sdílení s vašimi spolupracovníky.

Chcete-li tuto funkci použít, připojte se ke schůzce jako obvykle a poté klikněte na tlačítko (...) další akce a poté na Poznámky ze schůzky. Poté by se mělo zobrazit vyskakovací okno Poznámky ze schůzky. Odtud budete chtít kliknout na Pořizování poznámek. To vám pak poskytne plný přístup k panelu nástrojů pro formátování s tučným písmem, kurzívou, zvýrazněním a některými dalšími věcmi, na které jste v aplikaci Microsoft Word zvyklí. Novou sekci můžete vytvořit také pomocí tlačítka (+).

Po skončení schůzky budete mít přístup ke svým poznámkám z chatu. Měla by existovat možnost, která říká Zobrazit poznámky na celou obrazovku. Kliknutím na něj zobrazíte poznámky.

Cvičení 5: Zaznamenejte si schůzky (samozřejmě se svolením!)

Poslední na našem seznamu osvědčených postupů je záznam schůzky v Teams. Jedna z nejhorších věcí na schůzích je, když musíte neustále žádat své spolupracovníky, aby věci opakovali znovu a znovu, protože jste nebyli schopni to zaznamenat nebo si udělat nějaké poznámky. Pokud máte souhlas všech stran na schůzích, můžete schůzku nahrávat živě, jak se to děje, abyste měli jistotu, že budete mít kopii schůzky pro pozdější použití.

Chcete-li schůzku zaznamenat, můžete kliknout na tři tečky ( . . . ) v horní části obrazovky a poté na tlačítko Spustit nahrávání. Odtud uvidíte prohlášení, že se schůzka nahrává. Můžete to ignorovat, je to jen pro bezpečnost vašeho spolupracovníka. Když schůzka skončí a budete připraveni ji zastavit, můžete kliknout na stejnou nabídku a vybrat Zastavit nahrávání.

Po dokončení nahrávání dostanete e-mail s informací, že je k dispozici ve službě Microsoft Stream. Kliknutím na odkaz v e-mailu k němu získáte přístup a dokonce si soubor můžete stáhnout, abyste si jej mohli prohlížet offline.

Podívejte se na naše další tipy

I když se tento článek zaměřoval na některé osvědčené postupy pro schůzky v Teams, o Microsoft Teams se můžete dozvědět mnohem více. Během několika posledních měsíců jsme se do Teams ponořili hlouběji. Témata zahrnují jak spouštět více instancí Teams , jak používat roboty , spravovat oznámení a mnoho dalšího. Podívejte se na naše centrum zpráv zde, kde najdete další informace , a dejte nám vědět, pokud máte nějaké vlastní triky a tipy pro Teams tím, že nám pošlete komentář níže.