Jak se dostat do Inbox Zero v Gmailu

Už jste někdy zmeškali důležitý e-mail, protože vaše schránka byla plná předchozích zpráv bez odpovědi? Většina lidí to zažila a téměř každý zná rozptýlení padesáti nepřečtených e-mailů, které si žádají vaši pozornost, jakmile ráno otevřete schránku. 

Podle studií stráví pracovníci až 28 procent svého týdne čtením a odpovídáním na e-maily. To je více než čtvrtina celého vašeho pracovního času. O kolik víc byste mohli dosáhnout, kdybyste nemuseli vyřizovat neustálý příval e-mailů? 

Co je Inbox Zero?

Inbox Zero je koncept vyvinutý Merlinem Mannem, odborníkem na produktivitu. Ačkoli většina lidí interpretuje „nulu“ v názvu jako odkaz na počet e-mailů, které člověk má, původně odkazovalo na to, kolik času lidé tráví přemýšlením o e-mailu. Pokud máte nula e-mailů, trávíte téměř nulový čas přemýšlením o nich.

Tento článek vás provede tím, jak omezit počet nepřečtených e-mailů ve vaší doručené poště na naprosté minimum pomocí nástrojů, které máte v Gmailu k dispozici, a také postupy, které můžete použít ve svém pracovním dni a které vám pomohou zkrotit množství e-mailů, které dostáváte. přes den. 

Základy správy e-mailu

Prvním krokem ke zlepšení vaší e-mailové produktivity je uzavření vaší schránky. Může to znít neintuitivně, ale je lepší dát si stanovenou dobu na přečtení e-mailů a odpovědi na ně, než je řešit hned, jak přijdou. Výzkum ukázal, že termíny, ať už samy nebo ne, zvyšují efektivitu a snižují čas strávený na projektu.

Vyhraďte si pět minut na začátku každé hodiny nebo třeba dvacet minut na začátku a na konci dne na zodpovězení e-mailů . Odstraňte všechny e-maily, které jsou jasně spam . Pokud odpověď na e-mail vyžaduje dvě minuty nebo méně, odpovězte na něj jako první. 

Pokud bude odpověď na e-mail vyžadovat více času, přesuňte jej do speciálně určené složky.

Použití Gmailu k dosažení nulové složky Inbox

Gmail je nejpoužívanějším e-mailovým klientem na světě, ale většina lidí si neuvědomuje, jak všestranná platforma ve skutečnosti je. Gmail je přeplněný nástroji a přizpůsobitelnými možnostmi, které vám poskytují obrovskou kontrolu nad jeho vzhledem. Inbox Zero se stane mnohem dosažitelnějším, když využijete tyto nástroje. 

Použijte speciální hvězdy

Každý ví o možnosti označit e-mail hvězdičkou kliknutím na ikonu hvězdičky – ale věděli jste, že existuje 12 různých hvězdiček, které lze použít? Klikněte na Nastavení > Zobrazit všechna nastavení > Obecné a poté přejděte, dokud neuvidíte podsekci  Hvězdičky .

Existují různé barvy hvězd, ale jsou zde také ikony jako vykřičník, šipka přetáčení vpřed, zaškrtnutí, otazník a malé i. Ve výchozím nastavení je aktivní pouze hlavní hvězda, ale můžete kliknout a přetáhnout kteroukoli z ikon do části Používá se a aktivovat je. 

V Gmailu se zobrazí pouze jeden symbol. Vícenásobným kliknutím na něj můžete procházet všemi různými hvězdami, které jste vybrali. Vyberte alespoň čtyři symboly: standardní hvězdu, červenou hvězdu, malé i a zelené zaškrtnutí. 

Nastavte více schránek a filtrů

Možná už znáte několik karet, které máte v Gmailu k dispozici: Propagace, Osobní, Sociální sítě atd. Přejděte do Nastavení > Doručená pošta a vedle Typ doručené pošty klikněte na rozevírací pole a vyberte Více doručených.

Objeví se nová sekce s názvem Více sekcí doručené pošty. Můžete pojmenovat až pět vlastních sekcí, které chcete zobrazit vedle hlavní doručené pošty, ačkoli dvě jsou ve výchozím nastavení vyplněny. Jedna sekce je pro e-maily označené hvězdičkou, zatímco druhá je pro koncepty. Tyto sekce jsou určeny jejich vyhledávacími dotazy, takže se budete muset naučit, jak se každé ze speciálních hvězd říká, abyste pro ně mohli vyhradit sekce.

Toto jsou jména každé hvězdy:

• Žlutá hvězda
• Červená Hvězda
• Oranžová hvězda
• Zelená hvězda
• Modrá hvězda
• Fialová hvězda
• Žlutý třesk (vykřičník)
• Red-bang
• Fialová otázka
• Orange-guillemet (symbol rychlého posunu vpřed)
• Zelená kontrola
• Modré informace (malé i)

Pole vyhledávacího dotazu rozpoznává různé operátory, takže můžete pomocí příkazů OR/AND zahrnout více hvězdiček do stejné sekce. Vedle pole Vyhledávací dotaz je pole Název sekce . Zde zadejte konkrétní název, který chcete, aby se pole nazývalo.

K dosažení Inbox Zero je nejlepší nastavit několik konkrétních sekcí:

• Vyžaduje akci/odpověď
• Vyžaduje naléhavou odpověď
• Čekání na odpověď
• Delegovaný

Pátou sekci si můžete nastavit podle svých potřeb, ale tyto čtyři zvládnou ty nejzákladnější úkoly. 

Dosažení nuly doručené pošty

Nyní, když jste změnili nastavení Gmailu, je čas uvést vše do praxe. Nejprve nastavte filtry. Zadejte následující:

Když obdržíte e-mail, první věc, kterou byste měli udělat, je rozhodnout, zda vyžaduje odpověď, nebo zda jej máte smazat. Pokud je e-mail spam nebo prostě nezaručuje odpověď, okamžitě jej smažte nebo archivujte. 

Pokud e-mail vyžaduje odpověď a bude trvat méně než dvě minuty, odpovězte na něj. Pokud potřebujete více než dvě minuty, klikněte jednou na ikonu hvězdičky . Pokud je e-mail naléhavý a měl by být další věcí, na kterou odpovíte, dvakrát klikněte na ikonu a označte jej červenou hvězdou. 

Jakmile odpovíte na e-mail a čekáte na odpověď, klikněte třikrát na ikonu hvězdičky a označte ji jako „Čeká na odpověď“. Pokud obdržíte e-mail, který lépe zpracuje někdo jiný, přepošlete jej příslušné osobě a čtyřikrát klikněte na ikonu  hvězdičky , abyste jej označili jako „Delegovaný“.

Vyberte si, kdy chcete odpovědět na svůj e-mail, a zaměřte se na práci pouze v těchto časech. Tím, že si stanovíte termíny a období pro vyřizování e-mailů, snížíte množství času, který strávíte ve své doručené poště, abyste se mohli soustředit na důležitější úkoly. Rozhodnete-li se to řešit na začátku hodiny, zaměřte se nejprve na odpovědi na jakékoli naléhavé e-maily a poté vyřiďte zbytek odtud. 

Zavedením těchto metod do praxe můžete brzy získat úplnou kontrolu nad svou doručenou poštou. Pokud je to již nepořádek, vyhraďte si půl hodiny denně na třídění e-mailů, které již máte, a na určení, zda jsou důležité nebo ne. Odpovězte těm, kteří to potřebují, smažte ty, kteří to nepotřebují. 

Může to chvíli trvat, ale filtry , určené schránky a další nástroje vám pomohou dosáhnout Inbox Zero – a zjistíte, jaké techniky vám nejlépe pomohou tam zůstat.