Jak se dostat do Inbox Zero v Gmailu

Jak se dostat do Inbox Zero v Gmailu

Už jste někdy zmeškali důležitý e-mail, protože vaše schránka byla plná předchozích zpráv bez odpovědi? Většina lidí to zažila a téměř každý zná rozptýlení padesáti nepřečtených e-mailů, které si žádají vaši pozornost, jakmile ráno otevřete schránku. 

Podle studií stráví pracovníci až 28 procent svého týdne čtením a odpovídáním na e-maily. To je více než čtvrtina celého vašeho pracovního času. O kolik víc byste mohli dosáhnout, kdybyste nemuseli vyřizovat neustálý příval e-mailů? 

Jak se dostat do Inbox Zero v Gmailu

Co je Inbox Zero?

Inbox Zero je koncept vyvinutý Merlinem Mannem, odborníkem na produktivitu. Ačkoli většina lidí interpretuje „nulu“ v názvu jako odkaz na počet e-mailů, které člověk má, původně odkazovalo na to, kolik času lidé tráví přemýšlením o e-mailu. Pokud máte nula e-mailů, trávíte téměř nulový čas přemýšlením o nich.

Tento článek vás provede tím, jak omezit počet nepřečtených e-mailů ve vaší doručené poště na naprosté minimum pomocí nástrojů, které máte v Gmailu k dispozici, a také postupy, které můžete použít ve svém pracovním dni a které vám pomohou zkrotit množství e-mailů, které dostáváte. přes den. 

Základy správy e-mailu

Prvním krokem ke zlepšení vaší e-mailové produktivity je uzavření vaší schránky. Může to znít neintuitivně, ale je lepší dát si stanovenou dobu na přečtení e-mailů a odpovědi na ně, než je řešit hned, jak přijdou. Výzkum ukázal, že termíny, ať už samy nebo ne, zvyšují efektivitu a snižují čas strávený na projektu.

Jak se dostat do Inbox Zero v Gmailu

Vyhraďte si pět minut na začátku každé hodiny nebo třeba dvacet minut na začátku a na konci dne na zodpovězení e-mailů . Odstraňte všechny e-maily, které jsou jasně spam . Pokud odpověď na e-mail vyžaduje dvě minuty nebo méně, odpovězte na něj jako první. 

Pokud bude odpověď na e-mail vyžadovat více času, přesuňte jej do speciálně určené složky.

Použití Gmailu k dosažení nulové složky Inbox

Gmail je nejpoužívanějším e-mailovým klientem na světě, ale většina lidí si neuvědomuje, jak všestranná platforma ve skutečnosti je. Gmail je přeplněný nástroji a přizpůsobitelnými možnostmi, které vám poskytují obrovskou kontrolu nad jeho vzhledem. Inbox Zero se stane mnohem dosažitelnějším, když využijete tyto nástroje. 

Použijte speciální hvězdy

Každý ví o možnosti označit e-mail hvězdičkou kliknutím na ikonu hvězdičky – ale věděli jste, že existuje 12 různých hvězdiček, které lze použít? Klikněte na Nastavení > Zobrazit všechna nastavení > Obecné a poté přejděte, dokud neuvidíte podsekci  Hvězdičky .

Jak se dostat do Inbox Zero v Gmailu

Existují různé barvy hvězd, ale jsou zde také ikony jako vykřičník, šipka přetáčení vpřed, zaškrtnutí, otazník a malé i. Ve výchozím nastavení je aktivní pouze hlavní hvězda, ale můžete kliknout a přetáhnout kteroukoli z ikon do části Používá se a aktivovat je. 

V Gmailu se zobrazí pouze jeden symbol. Vícenásobným kliknutím na něj můžete procházet všemi různými hvězdami, které jste vybrali. Vyberte alespoň čtyři symboly: standardní hvězdu, červenou hvězdu, malé i a zelené zaškrtnutí. 

Nastavte více schránek a filtrů

Možná už znáte několik karet, které máte v Gmailu k dispozici: Propagace, Osobní, Sociální sítě atd. Přejděte do Nastavení > Doručená pošta a vedle Typ doručené pošty klikněte na rozevírací pole a vyberte Více doručených.

Objeví se nová sekce s názvem Více sekcí doručené pošty. Můžete pojmenovat až pět vlastních sekcí, které chcete zobrazit vedle hlavní doručené pošty, ačkoli dvě jsou ve výchozím nastavení vyplněny. Jedna sekce je pro e-maily označené hvězdičkou, zatímco druhá je pro koncepty. Tyto sekce jsou určeny jejich vyhledávacími dotazy, takže se budete muset naučit, jak se každé ze speciálních hvězd říká, abyste pro ně mohli vyhradit sekce.

Jak se dostat do Inbox Zero v Gmailu

Toto jsou jména každé hvězdy:

  • Žlutá hvězda
  • Červená Hvězda
  • Oranžová hvězda
  • Zelená hvězda
  • Modrá hvězda
  • Fialová hvězda
  • Žlutý třesk (vykřičník)
  • Red-bang
  • Fialová otázka
  • Orange-guillemet (symbol rychlého posunu vpřed)
  • Zelená kontrola
  • Modré informace (malé i)

Pole vyhledávacího dotazu rozpoznává různé operátory, takže můžete pomocí příkazů OR/AND zahrnout více hvězdiček do stejné sekce. Vedle pole Vyhledávací dotaz je pole Název sekce . Zde zadejte konkrétní název, který chcete, aby se pole nazývalo.

K dosažení Inbox Zero je nejlepší nastavit několik konkrétních sekcí:

  • Vyžaduje akci/odpověď
  • Vyžaduje naléhavou odpověď
  • Čekání na odpověď
  • Delegovaný

Pátou sekci si můžete nastavit podle svých potřeb, ale tyto čtyři zvládnou ty nejzákladnější úkoly. 

Dosažení nuly doručené pošty

Nyní, když jste změnili nastavení Gmailu, je čas uvést vše do praxe. Nejprve nastavte filtry. Zadejte následující:

Vyhledávací dotaz Název sekce
má: žlutá hvězda Vyžaduje akci/odpověď
má: rudá hvězda Vyžaduje naléhavou odpověď
má: blue-info Čekání na odpověď
má: zelený šek Delegovaný

Když obdržíte e-mail, první věc, kterou byste měli udělat, je rozhodnout, zda vyžaduje odpověď, nebo zda jej máte smazat. Pokud je e-mail spam nebo prostě nezaručuje odpověď, okamžitě jej smažte nebo archivujte. 

Pokud e-mail vyžaduje odpověď a bude trvat méně než dvě minuty, odpovězte na něj. Pokud potřebujete více než dvě minuty, klikněte jednou na ikonu hvězdičky . Pokud je e-mail naléhavý a měl by být další věcí, na kterou odpovíte, dvakrát klikněte na ikonu a označte jej červenou hvězdou. 

Jakmile odpovíte na e-mail a čekáte na odpověď, klikněte třikrát na ikonu hvězdičky a označte ji jako „Čeká na odpověď“. Pokud obdržíte e-mail, který lépe zpracuje někdo jiný, přepošlete jej příslušné osobě a čtyřikrát klikněte na ikonu  hvězdičky , abyste jej označili jako „Delegovaný“.

Jak se dostat do Inbox Zero v Gmailu

Vyberte si, kdy chcete odpovědět na svůj e-mail, a zaměřte se na práci pouze v těchto časech. Tím, že si stanovíte termíny a období pro vyřizování e-mailů, snížíte množství času, který strávíte ve své doručené poště, abyste se mohli soustředit na důležitější úkoly. Rozhodnete-li se to řešit na začátku hodiny, zaměřte se nejprve na odpovědi na jakékoli naléhavé e-maily a poté vyřiďte zbytek odtud. 

Zavedením těchto metod do praxe můžete brzy získat úplnou kontrolu nad svou doručenou poštou. Pokud je to již nepořádek, vyhraďte si půl hodiny denně na třídění e-mailů, které již máte, a na určení, zda jsou důležité nebo ne. Odpovězte těm, kteří to potřebují, smažte ty, kteří to nepotřebují. 

Může to chvíli trvat, ale filtry , určené schránky a další nástroje vám pomohou dosáhnout Inbox Zero – a zjistíte, jaké techniky vám nejlépe pomohou tam zůstat. 


Jak blokovat určité webové stránky z výsledků vyhledávání Google

Jak blokovat určité webové stránky z výsledků vyhledávání Google

Jak trvale zablokovat určité webové stránky z výsledků vyhledávání Google? Objevte efektivní způsob, jak spravovat vaše vyhledávání optimálně.

Jak vložit podpis do Dokumentů Google

Jak vložit podpis do Dokumentů Google

Přidání vašeho podpisu k dokumentu může být nezbytným krokem k vytvoření konečné verze. Možná budete chtít přidat podpis do dokumentu Google, aby vypadal oficiálněji, personalizovat ho nebo z jiných právních důvodů.

Jak změnit výchozí účet Google

Jak změnit výchozí účet Google

Ve webovém prohlížeči se můžete pohodlně přihlásit a přepínat mezi více účty Google. To usnadňuje používání sady webových aplikací a služeb Google s jakýmkoli účtem, ať už osobním nebo pracovním.

Jak vytvořit vizitku na Disku Google

Jak vytvořit vizitku na Disku Google

Disk Google může být vaším bezplatným výrobcem vizitek, když ho budete chtít. Nezahltí vás to jako jiné nástroje pro návrh, jako je Adobe InDesign nebo Illustrator, a výsledky mohou být stejně dobré.

Co je nástroj Software Reporter v prohlížeči Chrome a jak jej zakázat

Co je nástroj Software Reporter v prohlížeči Chrome a jak jej zakázat

Přemýšleli jste někdy nad tím, jak se zdá, že vaše instalace prohlížeče Google Chrome zůstává vždy aktualizovaná a opravovaná. Toho je dosaženo prostřednictvím vlastních integrovaných procesů prohlížeče Google Chrome, které oslovují servery Google a zajišťují, aby byl váš prohlížeč opraven a bezpečný.

Jak zobrazit historii vyhledávání v Mapách Google

Jak zobrazit historii vyhledávání v Mapách Google

Kdykoli na internetu něco hledáte, je obvykle první možností, kterou si vyberete, Vyhledávání Google. Pokud se však jedná o konkrétní místo, ke kterému jste kdysi hledali trasu, může vám pomoci historie vyhledávání v Mapách Google.

Co je Google Toolbar Notifier a jak se ho zbavit

Co je Google Toolbar Notifier a jak se ho zbavit

Kdysi jsem používal lištu Google Toolbar s Firefoxem a Internet Explorerem, protože měl některé užitečné funkce, které jsem pravidelně používal, a díky nim jsem byl připojen k mému účtu Google. Bylo to však tak před deseti lety.

Jak nastavit funkci Mimo kancelář v Gmailu

Jak nastavit funkci Mimo kancelář v Gmailu

Pokud používáte běžné e-mailové klienty ve firemním prostředí, jako je Outlook, pravděpodobně jste si zvykli na nastavení odpovědi mimo kancelář. Věděli jste, že odpovědi v nepřítomnosti můžete nastavit také v Gmailu?

Jak používat skupiny karet v prohlížeči Google Chrome

Jak používat skupiny karet v prohlížeči Google Chrome

Možná budete potřebovat přístup na několik webových stránek pro práci, školu nebo výzkum. Než se nadějete, máte tolik otevřených karet, že nemůžete najít tu, kterou chcete, když ji potřebujete.

Jak vytvořit sloupcový graf v Tabulkách Google

Jak vytvořit sloupcový graf v Tabulkách Google

Sloupcové grafy mohou být velmi užitečné, pokud jde o vizualizaci dat. Mohou zobrazit jednu sadu dat nebo porovnat více sad dat.

Historie polohy v Mapách Google: 5 užitečných věcí, které s tím můžete dělat

Historie polohy v Mapách Google: 5 užitečných věcí, které s tím můžete dělat

Na vaší stránce Moje aktivita na Googlu je oblast, která je obzvláště užitečná; vaši historii polohy. Je to užitečné, protože pokud je aktivováno, zaznamenává všechna místa, která jste navštívili od doby, kdy jste poprvé začali používat svůj účet Google pomocí mobilního telefonu.

16 jednoduchých a zábavných tipů a triků pro Fotky Google

16 jednoduchých a zábavných tipů a triků pro Fotky Google

Fotky Google jsou dobrou možností cloudového úložiště pro vaše fotografie, i když dny neomezeného úložiště jsou pryč. 15 GB bezplatného online úložiště, které získáte s účtem Google, je nyní sdíleno několika aplikacemi, jako je Gmail a Disk Google.

Jak povolit Flash v Chrome pro konkrétní webové stránky

Jak povolit Flash v Chrome pro konkrétní webové stránky

Pokud jste uživatelem Chrome, což byste měli být, pravděpodobně jste si všimli, že Flash je ve výchozím nastavení v prohlížeči blokován. Google nemá rád Flash kvůli hlavním bezpečnostním chybám, které Flash vlastní, a proto dělá vše, co je v jeho silách, aby vás donutil Flash nepoužívat.

Jak nastavit hlasovou schránku ve službě Google Voice

Jak nastavit hlasovou schránku ve službě Google Voice

Google Voice je opravdu užitečná (a bezplatná) služba Google, která vám umožňuje volat a přijímat telefonní hovory, aniž byste měli pevnou linku nebo mobilní telefon. Jednou z užitečnějších funkcí ve službě Google Voice je funkce hlasové schránky.

Jak vypnout a spravovat oznámení YouTube

Jak vypnout a spravovat oznámení YouTube

Při častém používání YouTube může být množství doporučení a oznámení, které dostáváte, ohromující, zvláště pokud jste přihlášeni k odběru mnoha kanálů, které často nahrávají nová videa. Ve výchozím nastavení, když se přihlásíte k odběru nového kanálu, začnete dostávat personalizovaná oznámení.

OTT vysvětluje: Co je Google Meet a jak jej používat

OTT vysvětluje: Co je Google Meet a jak jej používat

Kanceláři, už netrpte --- nemusíte trávit hodiny svého času v dusné zasedací místnosti. Díky službám pro konferenční hovory, jako je Zoom a Skype, které jsou snadno dostupné na mobilních a stolních platformách, je nyní snazší než kdy dříve uspořádat videohovor pro práci nebo zábavu, ať už jde o hovor s přáteli nebo schůzku se šéfem.

Chcete se automaticky odhlásit z Gmailu nebo účtu Google?

Chcete se automaticky odhlásit z Gmailu nebo účtu Google?

Účty Google jsou součástí vašeho osobního i profesního života, zejména díky jednotnému přihlášení (SSO), které vám pomůže přihlásit se do téměř jakékoli platformy nebo aplikace jediným kliknutím. Někdy možná budete muset povolit příteli nebo rodinnému příslušníkovi přístup k vašemu počítači.

Jak funguje archivace v Gmailu

Jak funguje archivace v Gmailu

Archivace e-mailů v Gmailu vám dává možnost uspořádat si doručenou poštu bez mazání starých e-mailových vláken. Pokud někdo obnoví staré vlákno zasláním nového e-mailu, znovu se objeví ve vaší doručené poště.

23 praktických klávesových zkratek Kalendáře Google

23 praktických klávesových zkratek Kalendáře Google

Každý, kdo používá Kalendář Google na počítači, by se měl naučit alespoň některé praktické klávesové zkratky Kalendáře Google. Projdeme si zkratky, které vám umožní prohlížet, procházet a pracovat s kalendářem efektivněji.

Jak přidat, upravit, seřadit a rozdělit tabulku v Dokumentech Google

Jak přidat, upravit, seřadit a rozdělit tabulku v Dokumentech Google

Pomocí tabulky v Dokumentech Google můžete strukturovat podrobnosti dokumentu a poskytnout tak čtenářům snazší způsob přístupu a porozumění informacím, které prezentujete. Namísto formátování seznamů nebo odstavců můžete svá data zadávat do formátu mřížky pro úhledný a čistý vzhled.

Nintendo Switch se nepřipojuje k TV? 12 způsobů, jak opravit

Nintendo Switch se nepřipojuje k TV? 12 způsobů, jak opravit

Konzole Nintendo Switch je masivně populární hybridní zařízení. Tento článek přináší 12 řešení pro opravu problému s připojením k televizoru.

Opravte Instagram „Zatím nezveřejněno. Zkuste znovu na Androidu

Opravte Instagram „Zatím nezveřejněno. Zkuste znovu na Androidu

Zjistěte, jak snadno opravit chybu Instagramu „Dosud nezveřejněno. Zkuste znovu” a publikujte své příspěvky bez problémů.

Jak se zbavit vyhledávání Yahoo v Chrome

Jak se zbavit vyhledávání Yahoo v Chrome

Útržkovité programy a únosci prohlížeče mohou měnit výchozí vyhledávač v Chrome. Naučte se, jak se zbavit vyhledávání Yahoo snadno a rychle.

Jak zobrazit soukromé profily na Facebooku

Jak zobrazit soukromé profily na Facebooku

Zjistěte, jak můžete zobrazit soukromé profily na Facebooku a jak chránit vaše osobní údaje před zneužitím.

15 nejlepších bezplatných cloudových úložišť dostupných online pro osobní i firemní účely

15 nejlepších bezplatných cloudových úložišť dostupných online pro osobní i firemní účely

Služby cloudového úložiště poskytují snadný způsob ukládání dat online. Proto máme nejlepší bezplatné cloudové úložiště pro osobní a firemní použití.

Jak zobrazit uložená hesla v prohlížečích Chrome, Opera, Edge a Firefox

Jak zobrazit uložená hesla v prohlížečích Chrome, Opera, Edge a Firefox

Zjistěte, jak zobrazit uložená hesla v prohlížečích Chrome, Opera, Edge a Firefox, abyste mohli lépe spravovat svá hesla a zabezpečit své účty.

Jak spravovat svá přihlášená zařízení na Netflixu

Jak spravovat svá přihlášená zařízení na Netflixu

Zjistěte, jak spravovat přihlášená zařízení na Netflixu a zabezpečit svůj účet.

Jak skrýt komentář na Facebooku a co se stane, když to uděláte

Jak skrýt komentář na Facebooku a co se stane, když to uděláte

Zjistěte, jak skrýt komentáře na Facebooku a co to znamená pro vaše příspěvky. Chraňte svou značku před negativními komentáři snadno a efektivně.

10 způsobů, jak opravit kód chyby Disney Plus 39

10 způsobů, jak opravit kód chyby Disney Plus 39

Objevte užitečné tipy, jak vyřešit kód chyby 39 na Disney Plus. Streamujte bez problémů!

Ovladač PS5 se nenabíjí? Vyzkoušejte těchto 15 oprav

Ovladač PS5 se nenabíjí? Vyzkoušejte těchto 15 oprav

Máte potíže s nabíjením bezdrátového ovladače PS5s DualSense? Důvodů, proč k tomu dochází, je několik. Zjistěte, jak problém vyřešit pomocí našich ověřených tipů.