Seguiu aquests passos per gestionar millor els vostres actius digitals

Quan es tracta de dirigir un negoci, aviat descobrireu que molts aspectes requereixen una atenció i una anàlisi especials. La gestió d'actius digitals fa referència al procés d'organització de les possessions digitals d'una empresa. Això inclou el logotip, les imatges, els llibres blancs, els casos pràctics i diversos altres tipus de contingut. Com que són valuosos per a una empresa, esdevé molt essencial emmagatzemar-los i supervisar-los. És per això que us presentarem alguns consells sorprenents sobre la gestió dels actius digitals.

Continguts

• 1 1. Construeix una biblioteca
• 2 2. Manteniu la seguretat a la part superior de la llista de verificació
• 3 3. Facilita la navegació
• 4 4. Utilitzeu plantilles aprovades per l'empresa
• 5 5. Desfer-se del contingut antic
• 6 6. Consulteu el vostre equip
• 7 7. El manteniment és la clau

1. Construeix una biblioteca

Pot ser difícil trobar fitxers importants si no teniu una carpeta centralitzada que contingui totes les dades necessàries. A més, també augmenta les possibilitats d'equivocar documents que contenen informació essencial. Per tant, les marques han de construir una biblioteca i mantenir-ho tot en un sol lloc. Tanmateix, si voleu que el procés sigui encara més racional, el millor és anar amb el mantra menys és més. D'aquesta manera, podeu proporcionar un accés limitat a les dades a diferents empleats.

2. Manteniu la seguretat a la part superior de la llista de verificació

Tant si es tracta d'una targeta de visita com d'un PDF d'una empresa, cada actiu digital és igual de valuós. Per tant, és molt important protegir-los. Assegureu-vos d'invertir una bona quantitat de temps en donar accés protegit amb contrasenya als vostres fitxers i carpetes. A més, seguiu canviant les contrasenyes amb regularitat. Això garanteix que els ex-empleats no tinguin rastre d'informació sobre la vostra empresa.

3. Fes que sigui fàcil de navegar

Molt sovint, els empleats requereixen molt de temps per navegar per centenars de fitxers i carpetes només per trobar una imatge. Per tant, per evitar qualsevol confusió, assegureu-vos de gestionar i ordenar el contingut de la manera més senzilla.

Sense un sistema concret de gestió d'actius digitals, les dades sensibles de la vostra empresa poden estar en joc. Per tant, és important controlar els empleats que tenen accés als fitxers. Si voleu gestionar els actius de la vostra marca , la millor manera de fer-ho és invertint en programari que faciliti la navegació pel procés. Trobareu que hi ha opcions creïbles en línia que heu de mirar.

Això inclou afegir dates, etiquetes, paraules clau i tenir una jerarquia de carpetes òptima que facilita la personalització del contingut. Això pot ser utilitzat posteriorment pels altres membres de l'equip també.

4. Utilitzeu plantilles aprovades per l'empresa

Tant si es tracta d'una presentació de PowerPoint com d'un document de Word, cada empresa o empresa té una estructura estricta que cal seguir. El millor d'aquestes estructures és que estan preconstruïdes i, per tant, els vostres empleats no hauran de tornar-les a treballar una i altra vegada. També els manté allunyats de cometre errors importants.

Tot i tenir una plantilla aprovada per l'empresa, sempre hi ha espai per afegir una mica de gir i personalitzar les presentacions o els documents.

5. Desfer-se del contingut antic

És essencial actualitzar els actius actuals i mantenir-los fàcilment disponibles. No obstant això, moltes empreses no senten la necessitat de desfer-se de la informació obsoleta. Sobrecarreguen els sistemes, cosa que finalment afecta la productivitat dels seus empleats.

L'objectiu principal d'un sistema de gestió d'actius digitals és ajudar el vostre equip a trobar dades ràpidament. Però quan el sistema està sobrecarregat amb dades no desitjades, pot resultar una gran barrera a l'hora de complir els terminis i la finalització de les tasques. A més, també ocupa molt d'espai, cosa que alenteix encara més l'eficàcia de la cerca.

6. Consulteu el vostre equip

Abans de llançar un sistema DAM per a la vostra organització, és millor parlar-ne amb els vostres empleats. Això aclarirà els seus dubtes i tindran una millor visió de com funciona. A més, guia'ls a través de qualsevol directriu que els animi a treballar de manera intel·ligent mentre utilitzen carpetes compartides. Doneu-los una breu informació sobre qui tots poden accedir a diferents fitxers i carpetes per evitar qualsevol confusió.

7. El manteniment és la clau

Un cop el vostre sistema de gestió d'actius digitals estigui preparat per funcionar, heu de mantenir-lo. Ajuda a la detecció de problemes menors i evita que es converteixin en un gran embolic. Atès que els actius digitals no deixaran de créixer, també es recomana mantenir-se actualitzat amb la tecnologia i les possibles amenaces.

Un sistema de gestió d'actius digitals ajuda les organitzacions a prendre el control de les dades importants en temps real. Permet oferir el contingut adequat a les persones adequades. A més, els empleats poden rastrejar i comprovar fàcilment si el sistema funciona de manera eficient. Si esteu pensant a integrar-lo a la vostra organització, feu servir els passos esmentats anteriorment.