Els 3 millors consells per convertir la vostra oficina a sense paper

Escollir convertir-se en sense paper és un gran pas per a moltes oficines avui dia. No només és una opció ecològica per al vostre negoci, sinó que també és un gran pas per organitzar i tenir cura de determinats documents a l'oficina. A continuació, es mostren alguns dels nostres millors consells per a la conversió a sense paper.

Continguts

• 1 1. Preneu-ho a poc a poc
• 2 2. Teniu el programari adequat preparat i esperant
• 3 3. Decidiu què arxivar

1. Preneu-ho a poc a poc

Una de les pitjors coses que podeu fer aquí és completar la transferència massa ràpid. Això ha de ser el més lent i metòdic possible. Si sou massa ràpid, hi ha el risc que alguna cosa es pugui perdre fàcilment. Cal anar-ho a poc a poc per estar segur que tot s'ha comptabilitzat correctament.

Podríeu decidir gestionar el departament de conversió per departament o de qualsevol altra manera que us convingui. Tanmateix, si decideixes fer-ho, assegureu-vos que no es quedi cap document. Heu d'assegurar-vos que tot es converteixi a un format sense paper. Pot ser increïblement trivial o pot ser un dels fitxers més importants de la vostra oficina. Tots mereixen la mateixa cura i atenció durant la conversió a un sistema sense paper.

2. Teniu el programari adequat a punt i esperant

Abans fins i tot d'iniciar la conversió, heu d'assegurar-vos que teniu el programari adequat. En triar alguna cosa com el programari CAFM , tindreu tot el que necessiteu per assegurar-vos que la conversió de còpia impresa a còpia digital es produeixi sense problemes.

No és tan senzill com fer el canvi sense paper. Heu d'assegurar-vos que teniu la infraestructura adequada per substituir alguns dels processos que podríeu haver gestionat prèviament en paper. Assegureu-vos que aquest programari sigui intuïtiu i fàcil d'utilitzar, i estigueu preparat per entrenar els vostres empleats sobre ell perquè la transferència passi sense problemes.

3. Decidiu què arxivar

El fet que feu un canvi a la tecnologia sense paper no vol dir necessàriament que destruïu tots els documents que es traslladen al nou sistema. Tot i que digitalitzareu molts d'ells, n'hi ha alguns dels quals també us interessa conservar les còpies en paper. Els exemples poden incloure contractes importants o altres documents similars.

Amb aquests, és important que estiguin correctament arxivats i arxivats per a la seva conservació. Si opteu per destruir un document , assegureu-vos que ho feu correctament, sobretot si el fitxer conté qualsevol tipus d'informació sensible.

Escollir convertir-se en una oficina sense paper és una gran mesura, però és una que necessitarà molta cura i planificació. Preneu-vos el temps per trobar el camí i el ritme adequats per al vostre negoci en aquest esforç, sobretot si continueu treballant com de costum mentre es produeix la conversió. Amb molt treball dur, aviat estaràs acabat i preparat per embarcar-te en aquest nou capítol sense paper de la història de la teva empresa.