8 trucs tecnològics essencials en el lloc de treball

Sembla que mai no s'acabarà amb els correus electrònics, les trucades i les tasques que s'han de fer en un dia. És pràcticament impossible mantenir-se al dia del vostre treball sense una mica d'ajuda. Vam fer una llista de 8 hacks essencials al lloc de treball centrats en la tecnologia per ajudar a augmentar la productivitat mantenint el vostre seny.

1. Configura el teu telèfon a "No molestar"

Gairebé tothom té l'instint de comprovar el seu telèfon immediatament quan senten la vibració a la butxaca o escolten el suau ping del seu telèfon. Simplement configurar el telèfon com a No molestar durant les parts clau del dia pot ajudar a eliminar les distraccions innecessàries.

És probable que el que sigui pugui esperar.

2. Utilitzeu "Veu a text" per dictar

Poques persones poden escriure tan ràpid com poden parlar. Mitjançant l'ús de programari com Dragon o Watson d'IBM, podreu realitzar tasques de manera molt més eficient.

Actualment, hi ha diverses versions disponibles. Així, fins i tot si us trobeu en una indústria que té una gran quantitat d'argot vernacle específic, com l'àmbit mèdic, encara podeu obtenir-ne un que reconegui cada paraula que dieu.

3. Utilitzeu filtres de llum blava o ulleres

Aquest hack pot ser un salvavides. Un nombre creixent d'  estudis  demostren que la quantitat de temps que els humans passen davant de fonts que emeten llum blava pot tenir efectes negatius. Aquests poden anar des de mals de cap i fatiga ocular fins a problemes de son.

Les ulleres de llum blava o els filtres de monitor poden ajudar a alleujar aquests problemes amb un cost mínim.

4. Utilitzeu programes de conferència en línia

Programes com Slack i Whatsapp poden ser un gran benefici per a la productivitat d'un equip. Ofereixen la possibilitat d'estar sempre connectats. Ara, no cal esperar un correu electrònic de resposta. Podeu configurar grups individuals per incloure només els membres de l'equip necessaris. Com que hi ha aplicacions d'escriptori i mòbils, podeu configurar reunions independentment d'on es trobi actualment el vostre equip.

Si es necessita una videotrucada, hi ha moltes opcions, com ara MS Team, Zooom o Skype per a empreses. Tots ells ofereixen formats fàcils d'utilitzar perquè el vostre equip pugui treballar junts.

5. Comparteix calendaris d'Outlook

Aquest hack és probablement un dels més fàcils de passar per alt. Sempre que hi hagi una reunió, intentar trobar el moment més oportú pot ser una molèstia. Simplement compartint un calendari de perspectives, tots els membres de l'equip podran veure què estan fent els altres membres. Això reduirà la quantitat de comunicació necessària per programar reunions i, com a avantatge addicional, és una manera fàcil de recordar l'aniversari de tothom.

6. Ús de macros per agilitzar el flux de treball

L'ús de macros pot ajudar realment a racionalitzar les tasques repetitives que formen part del vostre dia. Microsoft Suite i Google Docs són capaços d'executar macros personalitzades. Dedica uns minuts a aprendre què poden fer per tu i podràs veure com la teva productivitat augmenta ràpidament.

7. Creeu llistes de tasques prioritaris diàriament

Si creeu una llista de tasques pendents prioritzades per a vosaltres mateixos i el vostre equip, podeu assegurar-vos que tothom estigui a la feina.

Hi ha moltes aplicacions que us ajudaran a fer-ho. Simplement cerqueu la vostra botiga d'aplicacions preferida. A continuació, comenceu creant una llista de tot el que cal fer amb la data límit per a cada línia de comanda. A continuació, divideix els elements en categories; urgent i important, important però no urgent, urgent però no important i ni important ni urgent.

Un cop fet això, serà fàcil decidir què cal fer i què pot esperar. Admetem-ho: molt del que podem fer són les coses que poden esperar.

8. Fes pauses tecnològiques

Tot i que tècnicament no és un hack tecnològic, és un gran hack mental. Un cop per hora, feu un petit descans. Aixeca't del teu escriptori i estira't o camina fins a la nevera d'aigua. Amb només allunyar-se de la tecnologia durant uns minuts, podeu restablir i iniciar la tasca de manera molt més eficaç.

Tanmateix, hi ha una clau per a aquest pirateig. No us deixeu una pausa amb la tecnologia connectant el vostre telèfon o consultant el correu electrònic.

Això és una ruptura amb la tasca, no una ruptura amb la tecnologia. Prova-ho, i si no tens ganes de poder aixecar-te un cop per hora, prova la  regla 20-20-20 . Això és fer una pausa cada 20 minuts per centrar-se en alguna cosa que estigui a 20 peus de distància durant 20 segons. Simplement centrar-vos en una cosa més llunyana durant uns segons us pot ajudar a mantenir la concentració.

Pensaments finals

En el món d'avui, tots intentem ser tan efectius com podem. Prova aquests trucs. Veuràs absolutament un augment de la teva productivitat.