Alguna vegada us heu perdut un correu electrònic important perquè la vostra safata d'entrada estava plena de missatges anteriors sense resposta? La majoria de la gent ha experimentat això i gairebé tothom sap la distracció de cinquanta correus electrònics no llegits que demanen la vostra atenció tan bon punt obriu la safata d'entrada al matí.
Segons els estudis, els treballadors passen fins a un 28 per cent de la seva setmana llegint i responent correus electrònics. Això és més d'una quarta part del teu temps a la feina. Quant més podríeu aconseguir si no haguéssiu de gestionar una pluja constant de correus electrònics?
Què és Inbox Zero?
Inbox Zero és un concepte desenvolupat per Merlin Mann, expert en productivitat. Tot i que la majoria de la gent interpreta el "zero" del nom per referir-se al nombre de correus electrònics que té una persona, originalment feia referència al temps que la gent passa a pensar en el correu electrònic. Si no tens cap correu electrònic, dediques gairebé zero temps a pensar-hi.
Aquest article us explicarà com reduir el nombre de correus electrònics no llegits a la vostra safata d'entrada al mínim mitjançant les eines que teniu disponibles a Gmail, així com les pràctiques que podeu aplicar a la vostra jornada laboral que us ajudaran a dominar l'eixam de correus electrònics que rebeu. durant tot el dia.
Conceptes bàsics de gestió del correu electrònic
El primer pas per millorar la productivitat del correu electrònic és tancar la safata d'entrada. Pot semblar contrari a la intuïció, però és millor donar-se uns períodes de temps determinats per llegir i respondre els correus electrònics que per dirigir-los a mesura que arriben. Les investigacions han demostrat que els terminis, autoimposats o no, milloren l'eficiència i redueixen el temps dedicat a un projecte.
Dediqueu cinc minuts al començament de cada hora, o potser vint minuts al començament i al final del dia, per respondre els correus electrònics . Suprimeix els correus electrònics que siguin clarament correu brossa . Si un correu electrònic requereix dos minuts o menys per respondre, respon-hi primer.
Si un correu electrònic requereix més temps per respondre, moveu-lo a una carpeta especialment designada.
Ús de Gmail per arribar a la safata d'entrada zero
Gmail és el client de correu electrònic més utilitzat del món, però la majoria de la gent no s'adona de la versàtil que és la plataforma. Gmail està ple d'eines i opcions personalitzables que us ofereixen un gran control sobre la seva aparença. Inbox Zero es fa molt més assequible quan aprofiteu aquestes eines.
Utilitzeu estrelles especials
Tothom sap sobre la capacitat de "destacar" un correu electrònic fent clic a la icona Estrella, però sabíeu que hi ha 12 estrelles diferents que es poden utilitzar? Feu clic a Configuració > Veure tots els paràmetres > General i, a continuació, desplaceu-vos fins que vegeu la subsecció Estrelles .
Hi ha diferents colors d'estrelles, però també hi ha icones com un signe d'exclamació, una fletxa d'avançament ràpid, un signe de verificació, un signe d'interrogació i una i minúscula. Per defecte, només l'estrella principal està activa, però podeu fer clic i arrossegar qualsevol de les icones a la secció En ús per activar-les.
Només apareixerà un únic símbol a Gmail. Feu-hi clic diverses vegades per passar per totes les estrelles diferents que heu seleccionat. Trieu almenys quatre símbols: l'estrella estàndard, l'estrella vermella, la i minúscula i el quadre verd.
Configura diverses safates d'entrada i filtres
És possible que ja estigueu familiaritzat amb diverses de les pestanyes disponibles per a Gmail: Promocions, Personals, Socials, etc. Aneu a Configuració > Safata d'entrada i, al costat de Tipus de safata d'entrada, feu clic al quadre desplegable i seleccioneu Diverses safates d'entrada.
Apareix una secció nova anomenada Seccions de safata d'entrada múltiples. Podeu anomenar fins a cinc seccions personalitzades per veure-les al costat de la vostra safata d'entrada principal, encara que dues s'omplen de manera predeterminada. Una secció és per als correus electrònics destacats, mentre que l'altra és per als esborranys. Aquestes seccions estan designades per les seves consultes de cerca, de manera que haureu d'aprendre com s'anomena cadascuna de les estrelles especials per tal de reservar-hi seccions.
Aquests són els noms de cada estrella:
El camp de consulta de cerca reconeix diferents operadors, de manera que podeu utilitzar les ordres OR/AND per incloure diverses estrelles dins de la mateixa secció. Al costat del camp de consulta de cerca hi ha el camp Nom de la secció . Introduïu aquí el nom específic que voleu que es digui el camp.
Per aconseguir Inbox Zero, el millor és configurar algunes seccions específiques:
Podeu optar per configurar una cinquena secció segons les vostres necessitats, però aquestes quatre s'encarregaran de les tasques més bàsiques.
Arribant a la safata d'entrada zero
Ara que heu canviat la configuració de Gmail, és hora de posar-ho tot en acció. Primer, configureu els vostres filtres. Introdueixi la següent:
| Consulta de cerca | Nom de la secció |
| té: estrella groga | Necessita acció/resposta |
| té: estrella vermella | Necessita resposta urgent |
| té: blau-info | En espera de resposta |
| té: xec verd | Delegat |
Quan rebeu un correu electrònic, el primer que heu de fer és decidir si requereix una resposta o si l'heu d'eliminar. Si el correu electrònic és correu brossa o simplement no garanteix una resposta, suprimiu-lo immediatament o arxiveu-lo.
Si el correu electrònic requereix una resposta i trigarà menys de dos minuts, respon-lo. Si necessiteu més de dos minuts, feu clic a la icona d' estrella una vegada. Si el correu electrònic és urgent i hauria de ser el següent a què respongueu, feu clic a la icona dues vegades per marcar-lo amb una estrella vermella.
Un cop respongueu a un correu electrònic, si esteu esperant una resposta, feu clic a la icona d' estrella tres vegades per designar-lo com a "En espera de resposta". Si rebeu un correu electrònic que una altra persona gestiona millor, reenvieu-lo a la persona adequada i feu clic a la icona d' estrella quatre vegades per marcar-lo com a "Delegat".
Trieu quan voleu respondre al vostre correu electrònic i centreu-vos a treballar només en aquests moments. En donar-vos uns terminis i establir períodes per gestionar el correu electrònic, reduïu la quantitat de temps que passeu a la safata d'entrada per poder centrar-vos en tasques més importants. Si decidiu tractar-ho a principis de l'hora, centreu-vos a respondre primer els correus electrònics urgents i, a continuació, gestioneu la resta des d'allà.
En posar en pràctica aquests mètodes, aviat podreu aconseguir el control total de la vostra safata d'entrada. Si ja és un embolic, reserva mitja hora al dia per ordenar els correus electrònics que ja tens i determinar si són importants o no. Respon als que ho necessitin, elimina els que no.
Pot ser que trigui una mica de temps, però els filtres , les safates d'entrada designades i altres eines us ajudaran a arribar a Inbox Zero, i trobareu quines tècniques us ajudaran millor a quedar-s'hi.
Google Drive també pot ser el vostre fabricant gratuït de targetes de visita quan ho desitgeu. No us aclapararà com ho fan altres eines de disseny com Adobe InDesign o Illustrator, i els resultats poden ser igual de bons.
Alguna vegada us heu preguntat com sembla que la vostra instal·lació de Google Chrome es mantingui sempre actualitzada i pegada per si sola? Això s'aconsegueix mitjançant els processos integrats de Google Chrome que arriben als servidors de Google i garanteixen que el vostre navegador estigui pegat i segur.
Sempre que cerqueu alguna cosa a Internet, la Cerca de Google sol ser la primera opció que trieu. Però, si es tracta d'un lloc específic on abans vau buscar les indicacions, el vostre historial de cerques de Google Maps us pot ajudar.
Solia utilitzar Google Toolbar amb Firefox i Internet Explorer perquè tenia algunes funcions útils que feia servir regularment i em mantenia connectat al meu compte de Google. Tanmateix, això va ser com fa una dècada.
Si utilitzeu clients de correu electrònic habituals en un entorn corporatiu com Outlook, probablement esteu acostumats a configurar la vostra resposta fora de l'oficina. Sabíeu que també podeu configurar respostes fora de l'oficina a Gmail?
És possible que hàgiu d'accedir a diversos llocs web per a la feina, l'escola o la recerca. Abans de saber-ho, tens tantes pestanyes obertes que no pots trobar la que vols quan la necessites.
Els gràfics de barres poden ser molt útils quan es tracta de visualitzar dades. Poden mostrar un conjunt de dades o comparar diversos conjunts de dades.
Hi ha una àrea a la pàgina de Google My Activity que és especialment útil; el teu historial d'ubicacions. És útil perquè, si està activat, fa un seguiment de cada ubicació que has visitat des que vas començar a utilitzar el teu compte de Google amb un telèfon mòbil.
Google Fotos és una bona opció d'emmagatzematge al núvol per a les teves fotos, tot i que els seus dies d'emmagatzematge il·limitat s'han acabat. Els 15 GB d'emmagatzematge en línia gratuït que obteniu amb un compte de Google ara es comparteixen entre diverses aplicacions com Gmail i Google Drive.
Si sou un usuari de Chrome, com hauríeu de ser, probablement haureu notat que Flash està bloquejat de manera predeterminada al navegador. A Google no li agrada Flash a causa dels principals errors de seguretat inherents a Flash i, per tant, fa tot el possible per obligar-vos a no utilitzar Flash.
Google Voice és un servei de Google realment útil (i gratuït) que us permet fer i rebre trucades telefòniques sense tenir un telèfon fix o mòbil. Una de les funcions més útils de Google Voice és la funció de correu de veu.
Quan utilitzeu YouTube amb freqüència, la quantitat de recomanacions i notificacions que rebeu pot arribar a ser aclaparadora, sobretot si esteu subscrit a molts canals que pengen vídeos nous sovint. De manera predeterminada, quan us subscriviu a un canal nou, començareu a rebre notificacions personalitzades.
Treballadors d'oficina, no pateixis més, no cal que passis hores del teu temps en una sala de reunions atapeïda. Amb serveis de trucada de conferència com Zoom i Skype fàcilment disponibles a plataformes mòbils i d'escriptori, ara és més fàcil que mai configurar una videotrucada per feina o per plaer, ja sigui una trucada amb amics o una reunió amb el vostre cap.
Els comptes de Google formen part de la vostra vida personal i professional, especialment amb l'inici de sessió únic (SSO) que us ajuda a iniciar sessió a gairebé qualsevol plataforma o aplicació amb un sol clic. De vegades, és possible que hàgiu de permetre que un amic o familiar accedeixi al vostre ordinador.
Arxivar correus electrònics a Gmail us ofereix la possibilitat d'organitzar la vostra safata d'entrada sense suprimir fils de correu electrònic antics. Si algú renova un fil antic enviant un correu electrònic nou, tornarà a aparèixer a la vostra safata d'entrada.
Qualsevol persona que utilitzi Google Calendar en un ordinador hauria d'aprendre almenys algunes de les pràctiques dreceres del teclat de Google Calendar. Recorrerem les dreceres que us permetran veure, navegar i treballar amb el vostre calendari de manera més eficient.
Mitjançant una taula a Google Docs, podeu estructurar els detalls del document per oferir als lectors una manera més fàcil d'accedir i entendre la informació que esteu presentant. En lloc de donar format a llistes o paràgrafs, podeu introduir les vostres dades en un format de quadrícula per obtenir un aspecte net i net.
Tot i que Google Docs no està realment creat per dibuixar, hi ha opcions per als usuaris que volen afegir formes als seus documents. La majoria dels usuaris utilitzaran Google Drawings dins d'un document de Google Docs per fer-ho, però també podeu inserir imatges, utilitzar taules bàsiques i utilitzar caràcters especials per afegir formes al text.
Google utilitza diverses tècniques per evitar que el trànsit innecessari abusi del seu motor de cerca. Una tècnica que pot causar problemes és el missatge de "trànsit inusual" de Google que podeu veure, per exemple, si heu fet massa cerques en poc temps.
Gmail és un proveïdor de correu electrònic fiable el 99% del temps, però no està exempt de problemes. Un dels problemes més importants que trobareu amb Gmail és no rebre cap correu electrònic nou.
De vegades, quan esteu treballant a Chrome, no podeu accedir a determinats llocs web i apareix un error "No s'ha pogut trobar l'adreça DNS del servidor a Chrome". Aquí teniu com podeu resoldre el problema.
Com canviar la vostra contrasenya al servei de streaming de vídeo de Netflix mitjançant el vostre navegador preferit o l'aplicació d'Android.
Si voleu desfer-vos del missatge Restaura les pàgines a Microsoft Edge, tanqueu el navegador o premeu la tecla Esc.
L'enllaç profund és la tècnica de redirecció d'usuaris de tendència. Obteniu informació sobre els enllaços profunds aquí per utilitzar-los per fer créixer el trànsit del vostre lloc web o de l'aplicació.
La RA és la següent gran cosa d'Internet per a l'entreteniment, la feina o els negocis. Apreneu el núvol de RA en detalls per convertir-vos en un usuari informat.
Utilitzeu Microsoft Edge Drop i compartiu fàcilment fitxers i missatges entre dispositius seguint aquests passos senzills per a principiants.
Vegeu com de fàcil és desar i compartir rutes a Google Maps al vostre ordinador i al vostre Android. Fes una ullada a aquests passos per a principiants.
M'agrada mantenir entretinguts els meus veïns canviant la meva xarxa Wi-Fi per diferents noms divertits. Si busqueu idees per a un nom Wi-Fi divertit, aquí
Gmail és sens dubte un dels millors serveis de correu electrònic disponibles avui dia, oferint una sèrie de funcions impressionants que fan que la comunicació sigui més eficient i
Tenir un nom d'usuari de Discord és essencial per diversos motius, ja que serveix com a identificador únic a la plataforma i us permet interactuar amb altres
