Как да създадете база данни в Notion

Базите данни в Notion са по същество колекции от страници, които можете да персонализирате, за да отговарят на вас или нуждите на вашата организация. Можете да вмъкнете информация, за да формирате плановете си, да управлявате данните си или да си сътрудничите с други хора.

Въпреки това, Notion може да бъде непосилна за начинаещ. Тази статия ще се опита да ви помогне да преодолеете трудностите на начинаещ в Notion и да създадете първата си база данни.

Създайте база данни с идеи

Базите данни с идеи могат да бъдат описани като интелигентни файлови шкафове, които могат да съдържат хиляди страници. Подобно на Excel и OneNote, Notion е различен в следните аспекти:

• Всеки елемент в базата данни може да бъде отворен като нова страница и съответно редактиран.
• Можете да персонализирате всеки елемент от базата данни, като добавите повече контекст към тях, като дати, крайни срокове, връзки, участници и т.н.
• Базите данни могат да се разглеждат по различни начини, не само като таблица.

За да създадете първата си база данни, ще трябва да създадете акаунт. Можете да влезете с имейл, Google акаунт или Apple акаунт. След това просто изберете за какво ще използвате Notion (лична употреба, вашия екип или училище) и сте готови.

Веднага ще ви бъдат дадени предварително направени шаблони, за да започнете. Ще се запознаете и с основите, които ще ви помогнат да създадете първата си база данни. 

Можете да създадете база данни в Notion по два начина:

• Кликнете върху „Добавяне на страница“
• Започнете да пишете “/база данни” и изберете база данни от падащото меню

Как да персонализирате вашата база данни

Сега можете да започнете да персонализирате вашата база данни, както искате.

1. Изберете една от шестте опции за оформление на база данни: таблица, дъска, списък, галерия, календар или времева линия.
   
2. В десния панел можете да изберете източник на данни, за да свържете съдържание от съществуваща база данни във вашето работно пространство или да щракнете върху „+ Нова база данни“, за да започнете отначало.
   
3. В горната част на страницата можете да дадете име на новата си база данни.
   
4. Всяко оформление на база данни вече има определени насоки и структура, които можете да попълните. Имайте предвид, че таблицата има име, тагове и дата по подразбиране, но можете да ги промените и да добавите толкова редове и колони (наречени „свойства“ в Notion), колкото са ви необходими за вашия проект.
   
5. След като добавите нов елемент (като име на участник в проекта), можете да отворите елемента като нова страница, като задържите курсора над него и щракнете върху „Отвори“.
   
6. Там можете да напишете всякакви други подробности, които не смятате за необходими в раздела на основната база данни.
   
7. Добавете тагове, коментари или свойства.
   
8. След като приключите със създаването на вашата база данни, можете да я преместите в работното си пространство или да я добавите към съществуващи страници.

Как да добавите свойства към база данни с идеи

Свойствата се отнасят до части от информация, които ще се показват за всяка страница, която съхранявате в една база данни. Те се използват предимно за сортиране и филтриране на данни. Можете да премахнете отметката кои искате да показвате и кои не. Това ви дава по-добър преглед на базата данни.

Както споменахме, можете да добавите толкова свойства, колкото имате нужда. Те се предлагат в различни форми и форми, като дати, квадратчета за отметка, формули, URL адреси и т.н. Можете да променяте и добавяте свойства като колони или да добавяте свойство за всеки запис в ред.

Ето как да добавите свойство към таблица в Notion:

1. Кликнете върху иконата „+“ в последната колона на таблицата.
   
2. Изберете тип имот.
   
3. Персонализирайте свойството, като редактирате името му, изберете или премахнете иконата му и т.н.
   

Ако изберете свойство като „Състояние“, ще можете да добавите толкова опции за състояние, колкото имате нужда, като „Не е започнало“, „В процес“ и „Готово“, да промените цвета на всяка опция за състояние, или ги покажете като квадратчета за отметка.

Можете да скриете всяко свойство, като щракнете върху него и изберете „Скриване в изгледа“. В същото контекстно меню можете да дублирате, изтриете или да ги покажете във възходящ или низходящ ред. 

След като персонализирате свойство, няма да е необходимо да натискате „Запазване“ или подобен бутон. Той ще бъде записан в таблицата, когато го направите.

Как да добавите още изгледи на база данни

Изгледите в базите данни на Notion ви позволяват да видите една и съща информация в различни подредби. Ще забележите, че това е полезна функция, докато създавате свои собствени бази данни и въвеждате все повече и повече информация с течение на времето. 

Някои оформления просто не отговарят на информацията ви след известно време. Например, ако сте започнали с оформление на таблица и сте добавили повече информация, ориентирана към датата, вероятно ще искате да преминете към оформление на календар. 

За щастие, не е нужно да създавате чисто нова база данни и да добавяте същата информация отново. Можете просто да добавите друг изглед с различно оформление, като запазите първоначалния изглед непокътнат. 

Ето как да добавите изглед към съществуваща база данни:

1. Кликнете върху иконата „+“ до името на вашия съществуващ изглед.
   
2. Въведете име на изглед и изберете оформлението на изгледа.
   
3. Персонализирайте новия изглед. 
   

Всеки изглед има собствено меню, което ви позволява да филтрирате всяка информация, която не отговаря на неговото оформление. Можете да скриете, сортирате или филтрирате определени свойства за окончателна организация на данните. Това, което променяте в един изглед, също ще бъде променено в други изгледи на същата база данни. Но начинът, по който персонализирате изглед, няма да повлияе на други изгледи.

Често задавани въпроси

Какво прави заключването на база данни в Notion?

Заключването на изглед в база данни на Notion ще попречи на другите да променят изгледите и свойствата във вашата база данни. Въпреки това, те все още могат да променят съдържанието в базата данни, както желаят. Освен това всеки с достъп до вашия акаунт може да отключи изгледа.

Кой може да редактира моята база данни Notion?

Ще намерите опции за сътрудничество на Notion, като щракнете върху бутона „Споделяне“ в горната част на страницата. Там можете да редактирате кой може да преглежда, коментира, редактира или дублира вашата база данни. След това просто трябва да копирате връзката към базата данни и да я препратите на когото искате.

Организирайте работното си пространство с идея

Базите данни Notion са идеално решение за организиране на вашето работно пространство и за справяне с ежедневните ви задачи. Можете дори да го използвате за личния си живот, за да правите планове за пътуване, да организирате събития или да следите финансите си. Notion предлага изобилие от функции, които можете да използвате, за да управлявате всеки аспект от живота си на едно място.

Опитахте ли вече да създадете база данни в Notion? Ако е така, за какво беше базата данни? Кажете ни в секцията за коментари по-долу.