Станете експерт в Microsoft Teams с тези най-добри практики за чатове

Днес ще преразгледаме нашата поредица от най-добри практики за Microsoft 365 и ще разгледаме чатовете в Teams.

Вместо да започвате нов разговор, отговаряйте на теми, за да поддържате каналите чисти

Използвайте Shift+Enter, за да вмъкнете прекъсване на ред, за да избегнете ранното изпращане на съобщения и чатове

Използвайте бутона за форматиране, за да направите съобщенията си да изглеждат по-красиви

Използвайте раздела Файлове, за да намерите лесно нужните ви файлове

Преди няколко седмици разгледахме някои от любимите ни практики за срещи в Microsoft Teams . Отбелязахме, че видео разговорите са мястото, където вероятно прекарвате по-голямата част от времето си, когато използвате услугата на Microsoft. Въпреки това, има и чатове, които също трябва да имате предвид, тъй като това е една от другите основни функции на Microsoft Teams. Ето защо днес ще преразгледаме нашата поредица от най-добри практики за Microsoft 365 и ще разгледаме чатовете в Teams.

Упражнение 1: Моля, дръжте нещата в нишка!

Първо най-важното. Teams е много по-различен от Slack по това, че е най-добре нещата да са организирани в „нишка“. С Teams, ако започнете нов разговор всеки път, когато искате да отговорите на нещо, вашето съобщение ще създаде дълъг списък в канала, което ще затрудни проследяването на това, което е важно. Ето защо е най-добре да продължите да отговаряте на съществуваща тема, стига да е по тази тема. Можете да направите това, като щракнете върху полето за отговор под тема и след това въведете своя текст и натиснете бутона за плик, за да го изпратите. Повярвайте ни, вашите колеги ще ви благодарят по-късно.

Упражнение 2: Използвайте Shift+Enter за прекъсване на реда и избягвайте ранното изпращане на съобщения

Следва още един прост съвет. Няма нищо по-лошо от това да изпратите съобщение твърде рано, преди да сте приключили с писането му. Понякога това може да се случи, защото натиснете клавиша "Enter" на клавиатурата, мислейки, че ще вмъкне нов ред. В Teams обаче това изпраща съобщението.

Това може да доведе до неудобно съобщение във вашия чат или по-лошо – непълно съобщение в публична нишка. Е, както споменахме преди, един лесен начин да избегнете ранното изпращане на съобщения е да използвате клавишите Shift+Enter на клавиатурата си, за да вмъкнете прекъсване на ред, вместо клавиша Enter. Това избягва влошаването на необходимостта от редактиране на съобщения за печатни грешки или дори изтриването им. Можете също да опитате да използвате редактора, както ще обсъдим по-нататък.

Упражнение 3: Използвайте бутона за форматиране

За нашата трета най-добра практика искаме да влезем в бутона за форматиране в Microsoft Teams. Обикновено в Teams вашите съобщения и чатове ще идват в предварително форматиран текст. Но ако се надявате да подправите външния вид на вашите съобщения и да промените шрифтове и т.н., можете да го направите наистина лесно с бутона за форматиране. Това ще ви позволи да промените цвета на шрифтовете, да зачеркнете елементите, да промените размера на шрифта и др. Това ще ви помогне да добавите повече индивидуалност към вашите съобщения.

Бутонът за форматиране също е друг начин да избегнете ранното изпращане на съобщения. Тъй като бутонът за форматиране ви дава по-богата опция за редактиране, той няма да изпрати вашето съобщение, когато натиснете клавиша „Enter“. Ще трябва ръчно да щраквате върху плика всеки път.

За да използвате формататора, просто щракнете върху бутона "A" с четка до него. Това е първият бутон в полето за чат в Teams или в полето за отговор в канал. След като го отворите, нещата трябва да изглеждат подобни на начина, по който го правят в Microsoft Word. Можете да персонализирате съобщенията си по свой вкус и да се откроите от тълпата.

Практика 4: Използвайте раздела Файлове, за да проверите вашите файлове в чата

Изпратихте ли на колегата си важен файл в Teams, но имате проблеми с намирането му? Е, Teams улеснява откриването на съдържанието, което сте изпратили по-рано. Благодарение на OneDrive и SharePoint, той съхранява всички файлове в раздела „Файлове“ в горната лента в чат или в канал. Ако щракнете върху това, ще можете да превъртате през списък с файлове, изпратени между вас и човека, с когото разговаряте. Можете да отворите съдържанието, като щракнете върху него, или да го изтеглите и споделите връзката, като щракнете с десния бутон върху името на файла.

Следете за още!

Ние винаги покриваме Microsoft Teams и това е само един малък сегмент от нашето покритие. Каним ви да разгледате нашия център на Microsoft 365 за повече новини и информация около Microsoft Teams. И моля, оставете ни коментар по-долу, ако имате още съвети, свързани с Teams или Microsoft 365.