Станете експерт на срещите на Microsoft Teams с тези пет най-добри практики

Колкото повече време прекарвате в Teams, толкова по-важно става да се опитате да се възползвате максимално от всички функции, достъпни за вас в услугата. Ето един поглед към някои от тези функции и най-добрите практики на Teams.

Замъглявайте фона си или използвайте фонови изображения:  Това помага да защитите поверителността си по време на срещи, като поставяте акцент само върху лицето си.

Използвайте слушалки за по-добро изживяване: Това ви помага да получите най-доброто качество на звука и микрофона по време на среща.

Планирайте срещите си с Асистент за планиране: Това гарантира, че вие ​​и вашите колеги сте на една и съща страница и че няма конфликти при планирането.

Водете бележки от срещи с функцията за бележки за срещи в Teams: Тази вградена функция на Teams ви помага да избегнете необходимостта да жонглираш между различни програми.

Записвайте срещите си: с разрешение от вашия колега, това ви позволява да имате копие от срещата за бъдещи справки.

Сега повече от всякога вероятно прекарвате повече време в срещи в Microsoft Teams. Въпреки това, колкото повече време прекарвате в Teams, толкова по-важно става да се опитате да извлечете максимума от всички налични за вас функции, така че да имате безпроблемно изживяване. Ето един поглед към някои от тези функции и някои най-добри практики, които да използвате, за да можете да станете експерт на срещи в Microsoft Teams.

Практика 1: Замъглявайте фона си или използвайте фонови изображения

Първата най-добра практика в нашия списък е тази, която е най-очевидната и най-популярна в настоящата ситуация. Това означава, че използвате възможността за замъгляване на фона в Team s или използване на фонови изображения.

С тази най-добра практика можете да проведете срещата си почти навсякъде и да прикриете всичко, което се случва на заден план около вас. Всъщност, благодарение на функцията, Teams ще постави акцент само върху лицето ви и ще скрие всичко останало. Само имайте предвид, че използва изкуствен интелект и работи само с хора. Така че може да искате да бъдете малко внимателни, ако вашите космати приятели са на заден план.

Има няколко начина да замъглите фона си или да използвате фоново изображение в Teams. Можете да направите това преди срещата или по време на срещата.

Преди срещата, на екрана за присъединяване, ще искате да щракнете върху квадратното поле вляво от компютърен микрофон и високоговорители под вашата видео емисия. Оттам ще видите опция за фонови настройки. Можете да изберете първия, който казва Blur. Или, ако искате различен фон, можете да изберете такъв от списъка. Вашата емисия ще се промени на желания фон и когато сте готови, можете да затворите прозореца с настройки на фона с X.

За да замъглите фона си по време на срещата, щракнете върху трите точки ( . . ) в горната част на прозореца на срещата. След това от там щракнете върху Прилагане на фонови ефекти. След това можете да изберете един от списъка и да щракнете върху Приложи. 

Упражнение 2: Използвайте слушалки за по-добро изживяване

Следва практика, която вашите колеги може да оценят: използване на слушалки . С тази практика в крайна сметка ще имате по-висококачествено обаждане в Teams. Няма да се притеснявате, че колегите не ви чуват или вие не ги чувате. Ето как можете да настроите такъв в Teams.

За да използвате слушалки с Teams, просто се уверете, че са включени или свързани към вашето устройство чрез Bluetooth или жак за слушалки. След като се свържете, ще искате да се уверите, че Teams е конфигуриран правилно за слушалките. Отново има два начина, по които можете да направите това, или преди срещата на екрана за присъединяване, или по време на срещата от менюто.

Преди срещата можете да конфигурирате настройките, като щракнете върху бутона PC Mic and Speakers под вашата видео емисия. След като направите това, ще видите изскачащи настройки на устройството. Не забравяйте да разгледате секциите за високоговорител и микрофон. Щракнете върху стрелката надолу и изберете слушалките си от списъка за високоговорител и микрофон. След това затворете прозореца с X.

По време на срещата можете да преминете към слушалките си, като щракнете върху трите точки ( . . ) в горната част на екрана и изберете Настройки на устройството. Оттам ще можете да изберете същите настройки, както описахме по-горе. Когато приключите, затворете прозореца с X.

Струва си да се отбележи, че можете също да използвате функцията за тестово обаждане и тук, за да сте сигурни, че всичко работи точно преди да отидете на среща.

Упражнение 3: Планирайте срещите си

Едно от най-лошите неща за срещите е да бъдат привлечени в една в последната минута или секунда. Ето защо, като най-добра практика, предлагаме да планирате и прецизирате срещите си. Можете да направите това с помощника за планиране в Microsoft Teams. Ето един поглед как да го използвате.

Първо щракнете върху иконата на Календар в страничната лента на Teams. От там щракнете върху раздела Помощник за планиране в горната част. От този раздел ще можете да насрочите среща въз основа на наличността на вашите колеги. Можете да добавяте местоположения, посетители и много други. Когато добавяте участници, вашите колеги ще се показват като налични, недостъпни или неизвестни. Асистентът изтегля информация от календара на Outlook на вашия колега, за да попълни това. Ще видите изглед на график, показващ вече насрочените им срещи в лилаво. Можете също да превъртате през дни и часове, за да намерите времето, което е подходящо за всички.

С това е свързано и възможността за споделяне на дневен ред на срещата. Можете да направите това, така че вашите колеги и всички в срещата да бъдат на една и съща страница. Когато създавате мрежова среща, ще видите това в полето за създаване. Тук ще можете да поставите своя дневен ред и той ще се появи в имейла с покана.

Упражнение 4: Водете бележки от срещата

Какво се случва, ако сте по средата на важна среща, но имате нужда от начин да си водите бележки? Мислите, че ще трябва да използвате Microsoft Word или друга програма, но знаехте ли, че Teams също има своя собствена функция за бележки за срещи ?

Това е една от другите ни най-добри практики за срещи в Teams. Причината поради която? Бележките се запазват като част от самата среща и могат да отидат навсякъде с вас и ще бъдат запазени за по-късно или за споделяне с вашите колеги.

За да използвате функцията, присъединете се към срещата, както обикновено, и след това щракнете върху бутона (. . ) за още действия, последван от Бележки за срещата. След това трябва да видите изскачащ прозорец с бележки от срещата. Оттам ще искате да щракнете върху Водене на бележки. Това ще ви даде пълен достъп до лента с инструменти за форматиране с удебелен шрифт, курсив, подчертаване и някои други неща, с които сте свикнали в Microsoft Word. Можете също да създадете нов раздел с бутона (+).

Когато срещата приключи, можете да получите достъп до бележките си от чата. Трябва да има опция, която казва Показване на бележки на цял екран. Щракнете върху него, за да видите бележките.

Практика 5: Записвайте срещите си (с разрешение, разбира се!)

Последно в нашия списък с най-добри практики е записването на среща в Teams. Едно от най-лошите неща на срещите е, когато трябва непрекъснато да молите колегите си да повтарят нещата отново и отново, защото не сте били в състояние да го запишете или да си направите бележки. Е, ако имате съгласието на всички страни в срещите, всъщност можете да запишете среща на живо, както се случва, за да сте сигурни, че можете да имате копие от срещата за справка по-късно.

За да запишете среща, можете да щракнете върху трите точки ( . . ) в горната част на екрана, последвани от бутона Старт на записа. Оттам ще видите отказ от отговорност, че срещата се записва. Можете да го игнорирате, това е само за сигурността на вашия колега. Когато срещата приключи и сте готови да спрете, можете да щракнете върху същото меню и да изберете Спиране на записа.

Когато записът приключи, ще получите имейл, който ви уведомява, че е наличен в Microsoft Stream. Можете да щракнете върху тази връзка в имейла, за да получите достъп до него и дори да изтеглите файл, за да можете да го видите офлайн.

Вижте другите ни съвети

Въпреки че фокусът на тази статия са някои от най-добрите практики за срещи на Teams, има много повече да знаете за Microsoft Teams. През последните няколко месеца се гмурнахме по-дълбоко в Teams. Темите включват как да стартирате множество екземпляри на Teams , как да използвате ботове , да управлявате известия и много други. Вижте нашия център за новини тук за повече и ни уведомете, ако имате свои собствени трикове и съвети на Teams, като ни пуснете коментар по-долу.