Имате проблеми с управлението на вашите документи?

Когато сте в бизнес, управлението на документи понякога може да бъде проклятие на вашето съществуване. От големи файлове до безброй имейли, да се налага да работите с толкова много информация може да бъде трудно за управление, особено когато имате крайни срокове, летящи към вас от всички различни посоки.

Проблемът е, че на пазара има толкова много инструменти, които обещават да ви помогнат, но причиняват повече вреда, отколкото полза. Ето няколко прости начина да помогнете за намаляване на нивата на стрес и да спестите пари, като управлявате ефективно вашите документи.

Съдържание

• 1 Предимства на ефективното управление на документи
• 2 Кои са някои лесни стъпки, които да ви помогнат да управлявате по-добре документите си?
  • 2.1 1. Създайте своята процедура за управление на файлове
  • 2.2 2. Проектиране на файлов план и график
  • 2.3 3. Организирайте съществуващите файлове
  • 2.4 4. Изхвърляне на остарели и излишни файлове
  • 2.5 5. Направете планове за съхранение и изхвърляне
  • 2.6 6. Осигурете редовна поддръжка

Предимства на ефективното управление на документи

Планирането, управлението и дори организирането на задачи или документи е много работа. Има много доставчици на услуги, които могат да го отнемат от вашата чиния, но какви са ползите от използването на ефективно управление на документи?

• Предотвратяване на законови нарушения
• По-добро използване на офис пространството
• Подобрен достъп до документи
• Защита на поверителна информация
• Намалени ежедневни оперативни разходи
• Подобрена офис ефективност
• Намалени оплаквания от клиенти

Кои са някои лесни стъпки, които да ви помогнат да управлявате по-добре документите си?

Управлението на документи не е лесна задача. С навлизането на интернет вече имаме на разположение поток от информация и изобилие от комуникация. Всичко е онлайн, от изтегляне на филми до пазаруване на хранителни стоки. Поради това управлението на вашите документи стана по-трудно от всякога.

Има няколко инструмента/софтуер за управление на различни документи, използвани от всеки бизнес ежедневно. За обикновените документи имаме система за управление на документи, докато системата за управление на договори е най-подходяща за конкретни документи като договори. Тези прости стъпки обаче са ефективни за всички форми на документи.

1. Създайте своята процедура за управление на файлове

Много фирми имат много документи, които трябва да следят по всяко време, но нямат представа колко добре ги следят, да не говорим какво да правят с тях за лесен достъп, когато е необходимо. Първото нещо, което всеки бизнес трябва да направи, е да създаде процедура за управление на документи.

Това се постига чрез създаване на специфични насоки и процеси, които възнамерявате да следвате при управлението на документи. Трябва да се отдели време за внимателно обяснение на документите, които трябва да се съхраняват. документите, които се изискват ежедневно, колко дълго трябва да се съхранява даден документ или кога трябва да бъде изхвърлен.

2. Създайте план и график на файлове

За да успеете да управлявате документите си, следвайте файлов план и график. Това ще създаде последователност и ще ви помогне да станете по-продуктивни във вашия бизнес. Независимо дали работите по проблем за клиент или изпращате сметка на клиент, всички тези неща трябва да бъдат в папки. Файловете трябва да се добавят към програмата, която използвате за управление на документи възможно най-често.

3. Организирайте съществуващите файлове

Организирането на съществуващите файлове е чудесен начин да започнете да управлявате вашите документи. Независимо дали търсите софтуер или не, важно е първо да организирате съществуващите документи.

Това ще ви даде представа какви компоненти на системата за управление на документи желаете и какво точно ще направят за вас.

Освен това ще ви помогне да разберете дали имате нужда от софтуер или можете просто да разчитате на писалка и хартия, за да управлявате документите си.

4. Изхвърлете остарели и излишни файлове

Всеки обикновено има няколко файла на своите компютри, които са остарели или вече не са необходими. За съжаление обаче тези файлове са склонни да се натрупват в големи количества. Изключително важно е да се отървете от по-старите версии и да разберете къде имате запазени излишни копия . Също така е важно да избягвате да запазвате едни и същи файлове отново и отново.

5. Направете планове за съхранение и изхвърляне

За да управлявате правилно документите си, трябва да определите какво е важно и какво може да бъде временно архивирано след подходящ период от време. Ето защо трябва да правите планове за съхранение и изхвърляне, така че вашите документи да не се носят само наоколо.

6. Осигурете редовна поддръжка

Важно е да имате редовна поддръжка на вашите бизнес документи, като права на собственост и записи на договори. Тези документи са склонни да се натрупват бързо и в резултат на това би било трудно да ги намерите, когато имате нужда от тях. Следователно е необходимо да имате организирана система за управление на вашите бизнес документи.

С почти всички, които работят с компютри днес и с нарастването на мобилните телефони, важността на добре организираното и сигурно управление на документи е от първостепенно значение. Но управлението на вашите файлове ще бъде нещо, с което всички се сблъскваме. Важно е да разполагате с правилните инструменти и да съхранявате информацията си безопасно.

Може дори да не осъзнавате колко лесно е да загубите информация или че я съхранявате на грешното място в момента. Има много различни видове инструменти за управление, които да ви помогнат да съхранявате вашите файлове правилно. Ето защо е нещо, което трябва да държите под око с разрастването на вашия бизнес, за да сте сигурни, че се справяте ефективно с всички аспекти на бизнеса си – включително и с вашите файлове.