Si të përdorni Microsoft Access për të krijuar një bazë të dhënash për shërbimin ndaj klientit për biznesin tuaj të vogël

Si të krijoni një bazë të dhënash për shërbimin ndaj klientit në Microsoft Access

Për bizneset e vogla që thjesht i bëjnë gjërat të thjeshta, mund të përdorni Microsoft Access dhe shabllonin e bazës së të dhënave të shërbimit të klientit për të gjurmuar detyrat, përparësinë, statusin, klientët dhe rezolucionet dhe më shumë. Ja se si.

Hapni Access, dhe pastaj klikoni New. Do të shihni një shumëllojshmëri shabllonesh, por ne po kërkojmë një bazë të dhënash për shërbimin ndaj klientit.

Klikoni në bazën e të dhënave të shërbimit të klientit për ta hapur atë dhe më pas, klikoni Aktivizo përmbajtjen në krye të ekranit.

Shtoni një rast të ri duke klikuar Rastin e ri dhe më pas plotësoni formularin që rezulton. Ka vende për titullin e çështjes, të caktuarit, klientin, përparësinë, kategoritë, statusin dhe më shumë.

Ndërsa plotësoni formularët, do të merrni njoftime kërcyese për të plotësuar gjithashtu informacionin e klientit dhe informacionin e punonjësve gjithashtu. Plotësoni këto për t'i bërë gjërat të thjeshta.

Si pjesë e çdo operacioni të biznesit të vogël, ka të ngjarë të keni nevojë të mbani gjurmët e klientëve tuaj. Zakonisht, kjo do të thotë të paguash për një sistem të bazës së të dhënave të klientit të shërbimit të klientit si Streak CRM, ose Monday.com. Këto shërbime janë vërtet të shkëlqyera pasi shpesh janë miqësore për përdoruesit dhe kanë një ndërfaqe të këndshme grafike të përdoruesit. Megjithatë, a e dini se mund të krijoni bazën tuaj të të dhënave me Microsoft Access? Në udhëzuesin e sotëm të Microsoft 365, ne do t'ju tregojmë se si.

Pse të krijoni një bazë të dhënash me Access?

Para se të fillojmë, ne do të shpjegojmë pse mund të dëshironi të krijoni një bazë të dhënash për shërbimin ndaj klientit me Access. Përgjigja është mjaft e thjeshtë. Është e lehtë për t'u bërë në vetëm disa hapa, dhe gjithçka do të paraformatohet me ju. Për bizneset e vogla që thjesht i bëjnë gjërat të thjeshta, mund ta përdorni për të gjurmuar detyrat, përparësinë, statusin, klientët dhe rezolucionet. Nëse nevojat tuaja janë më komplekse, Access mund të mos e bëjë punën për ju, por për nevoja më themelore, do të funksionojë mirë pasi është përfshirë tashmë si pjesë e pajtimit tuaj në Microsoft 365.

Krijimi i bazës së të dhënave të shërbimit ndaj klientit

Për të filluar me krijimin e bazës së të dhënave të shërbimit të klientit, do t'ju duhet të hapni Access, dhe më pas të klikoni E re. Do të shihni një shumëllojshmëri shabllonesh, por ne po kërkojmë një bazë të dhënash për shërbimin ndaj klientit. Lëvizni poshtë për ta gjetur dhe më pas kliko. Access do të krijojë bazën e të dhënave.

Pasi të krijohet, do të dëshironi të klikoni Aktivizo përmbajtjen në krye të ekranit. Më pas, mund të filloni të futni të dhënat tuaja për rastet dhe klientët tuaj. Mund të shtoni një rast të ri duke klikuar Rastin e ri dhe më pas plotësoni formularin që rezulton. Ka vende për titullin e çështjes, të caktuarit, klientin, përparësinë, kategoritë, statusin dhe më shumë. Ndërsa plotësoni formularët, do të merrni njoftime kërcyese për të plotësuar gjithashtu informacionin e klientit dhe informacionin e punonjësve gjithashtu. Plotësoni këto për t'i bërë gjërat të thjeshta.

Nëse thjesht po kërkoni të menaxhoni një listë klientësh ose punonjësish me këtë bazë të dhënash, do të dëshironi të klikoni butonat Lista e klientëve ose Lista e punonjësve. Kjo do t'i hapë ato në një skedë të re.

Qendra e Raportimit

Ndërsa plotësoni gjithnjë e më shumë të dhëna në bazën e të dhënave të shërbimit të klientit, mund të përfundoni që të dëshironi të filtroni ose gjeneroni raporte. Ju mund ta bëni këtë shumë lehtë. Ka butona filtri për kategorinë, të caktuar dhe statusin. Nëse zgjidhni këto fusha, ato do t'ju japin mundësinë të filtroni të dhënat e sakta që mund të kërkoni. Ju gjithashtu mund të përdorni funksionin e Grafikëve të Hapur për të prodhuar raporte të dobishme, të tilla si Çështjet e Hapura sipas Caktuar dhe Çështjet e Kthuara.

Qasja ka shumë më tepër!

Megjithëse sapo kemi prekur bazën e të dhënave të shërbimit ndaj klientit në Access, ka shumë më tepër që mund të përdoren dhe krijohen. Ju do të jeni në gjendje të krijoni një gjurmues thirrjesh, gjurmues të gabimeve, gjurmues të inventarit, menaxher ngjarjesh dhe shumë më tepër. Ka shumë shabllone për të eksploruar në Access, kështu që kontrollojeni tani dhe na tregoni mendimet tuaja në komente.

Ndani këtë postim: