Këshilla të thjeshta por efektive për të menaxhuar emailet tuaja

Të gjithë ne marrim shumë emaile. Nga menaxherët te punonjësit e tyre, kolegët, buletinet nga shërbime të ndryshme ku jeni abonuar dhe çfarë jo!

Shitja e të dhënave të tilla voluminoze të postës elektronike është humbje kohe dhe energjie. Pse të mos rivlerësoni se si të menaxhoni emailet tuaja në mënyrë efektive.

A e dini se mund të planifikoni emailet tuaja me disa truke të thjeshta?

• Hiqni qafe mbeturinat

Le të supozojmë se ju merrni mesatarisht njëqind email në ditë, nga të cilat vetëm gjysma e postave janë të rëndësishme dhe pjesa tjetër janë 'junk'. Në rast se po përballeni me raste të përsëritura të postës së padëshiruar/junk, përdorni skedarët e padëshiruar për të kapur pjesën më të madhe të postës së padëshiruar dhe skanoni ato dy herë në ditë, për të hequr qafe emailet e padëshiruara. Do të reduktojë tridhjetë për qind të mbeturinave nga kutia juaj hyrëse.

Shihni gjithashtu:  Si të përdorni "Asistentin jashtë zyrës" në Outlook 2016, 2013, 2010 dhe 365

• Konfiguro dosjet inteligjente

Kur hapni kutinë tuaj hyrëse, do të vini re se një e katërta e emaileve janë oferta speciale, oferta zbritjeje, shaka të dërguara ose njoftime reklamash. Në thelb, gjërat e marketingut me email. Është një truk shitjesh për të tërhequr më shumë klientë. Pra, jepni përparësi email-eve tuaja në nënkategori për të mbajtur të organizuar kutinë hyrëse. Do të jetë e lehtë të zbuloni emailet në rast urgjence ose të fshini emailet e shumta së bashku.

• Çaktivizo të gjitha njoftimet me email

Email-i nuk është një mjet i menjëhershëm komunikimi. Ne përdorim telefona celularë dhe mesazhe të çastit për këtë. Email-i është i mirë për bizneset ku nuk keni nevojë për një përgjigje të menjëhershme. Pra, mos lejoni që të tjerët të pengojnë punën tuaj. Alarmet dhe bip-et me email ndërpresin përqendrimin tuaj, mund t'ju devijojnë në takime dhe biseda. Fikni dridhjen ose zhurmën e telefonit për çdo email të ri.

• Çregjistrohu nga emailet e padëshiruara promovuese

Ju kurrë nuk do të dëshironit të lexoni të gjitha emailet reklamuese dhe promovuese. Çregjistrohu nga ato të panevojshmet. Është një proces i lehtë dhe i shpejtë. Për të çregjistruar buletinet që nuk dëshironi, identifikohuni në llogarinë tuaj të emailit dhe kërkoni "çrebonohu" në postuesit nga të cilët jeni ngopur. Rishikoni rezultatet e kërkimit dhe vendosni se me cilin email dëshironi të vazhdoni. Ju gjithashtu mund të vizitoni www.unroll.me dhe të çabonoheni nga buletinet që dëshironi të hidhni në kosh. Do të organizojë kutinë hyrëse me kategori dhe dosje të ndryshme.

• Planifikoni  kohën tuaj për të lexuar dhe për t'iu përgjigjur emailit

Marrja e një alarmi ose njoftimi ju bën të mos fokusuar ndaj përgjegjësive tuaja. Edhe pse marrja në konsideratë e emaileve tuaja në kohën e planifikuar do t'ju ndihmojë në ndihmën urgjente si dhe t'ju ndihmojë në mirëmbajtjen dhe përditësimin e kalendarit tuaj rreth takimeve.
Ju gjithashtu mund të hartoni emailin tuaj për çdo urgjencë duke përditësuar numrin tuaj të kontaktit dhe duke siguruar kohën e përshtatshme për t'ju kontaktuar. Për shkak të ngarkesës së madhe të punës, ju gjithashtu mund të kontrolloni emailet tuaja çdo orë për dhjetë deri në pesëmbëdhjetë minuta ose të kontrolloni emailin tuaj 3-4 herë në ditë, si në mëngjes pasdite dhe në mbrëmje.

Lexoni gjithashtu:  Si të konfiguroni emailin në aplikacionin Outlook për Android

• Renditja e emaileve sipas kategorive

Kur merrni shumë email së bashku, mund të harroni t'i kushtoni vëmendje emaileve të rëndësishme ose ndonjëherë mund t'i fshini ato gabimisht pa i lexuar. Ndodh kur merrni të gjitha emailet në kutinë tuaj hyrëse dhe nuk ka dosje dhe kategori janë të disponueshme për të vendosur emailin në dosjet përkatëse. Ndonjëherë kur fshini mbeturinat nga kutia juaj hyrëse, përfundoni duke fshirë emailet e lidhura me punën. Megjithatë, ju mund t'i rikuperoni ato nga plehrat, por ndonjëherë nuk jeni të vetëdijshëm nëse e keni bërë këtë!

Ju gjithashtu mund të pëlqeni:  Si të përdorni Outlook me Gmail

Gjithkush ka mënyrën e vet për të trajtuar gjërat e tij. Ky është vetëm një sugjerim se si të menaxhoni emailet tuaja në mënyrë efektive dhe si mund ta bëni është i thjeshtë. Sidoqoftë, mund të gjeni një sistem që funksionon për ju.