Këshilla të dobishme se si të organizoni takime virtuale në mënyrën e duhur

Takimet virtuale janë bërë më të zakonshme, veçanërisht gjatë pandemisë kur shumica e njerëzve filluan të punojnë në distancë. Disa kompani kanë zyra në të gjithë botën, kështu që ata shpesh kryejnë takime online për të komunikuar në mënyrë efektive.

Do të ishte shumë e vështirë të lidheni me kolegët, klientët ose punonjësit tuaj pa aplikacione për takime virtuale. Për të zhvilluar një takim virtual në mënyrën e duhur, duhet të merren parasysh disa gjëra, të cilat do të diskutohen në këtë artikull.

Përmbajtja

• 1 Përgatitja e një liste kontrolli të takimeve
• 2 Zgjedhja e platformës së duhur
• 3 Komunikimi dhe Angazhimi

Përgatitja e një liste kontrolli të takimit

Është e rëndësishme të hyni në takime virtuale me një plan në mendje për të shfrytëzuar kohën tuaj ashtu si do të bënit në një takim ballë për ballë. Para së gjithash, ju duhet të përcaktoni objektivat dhe synimet që dëshironi të arrini në këtë takim. Shkruani të gjitha pikat që dëshironi të mbuloni në axhendën e takimit për t'i mbajtur gjërat të organizuara dhe për të drejtuar një seancë të qetë takimi.

Shënoni se kush do ta presë takimin dhe kush do të prezantojë një temë të caktuar. Shkruani këta emra pranë çdo pike të bisedës në axhendën tuaj të takimit. Pasi të keni mbaruar, dërgojeni këtë axhendë me email për të gjithë pjesëmarrësit e mundshëm përpara kohe për t'u dhënë atyre një shans për ta shqyrtuar atë dhe për t'i inkurajuar ata të përgatisin pyetje në lidhje me ato tema.

Zgjedhja e platformës së duhur

Ka shumë programe takimesh në internet që njerëzit përdorin në mbarë botën për të kryer takimet e tyre virtuale. Për të zgjedhur atë të duhurin, duhet të merren parasysh disa faktorë. Nëse kompania juaj dëshiron të zhvillojë takime virtuale për ngjarje të mëdha, përpiquni të kërkoni për një platformë që është specifike për këtë qëllim.

Për takime të rregullta të përditshme, kërkoni për një program që ju lejon të regjistroni takimet për referencë në të ardhmen ose nëse dikush e ka humbur takimin, mund ta rishikojë më vonë. Disa programe përmbajnë një bisedë anësore për t'i bërë pyetje folësit pa ndërprerë fjalimin e tyre. Ndonjëherë, njerëzit duan të bëjnë disa pyetje në të njëjtën kohë, dhe nëse flasin menjëherë, kjo mund të prishë takimin dhe të humbasë kohë.

Një veçori tjetër e dobishme është të shihni nëse programi ju lejon të sinkronizoni oraret e takimeve me kalendarin tuaj në internet. E bën më të lehtë ftimin e njerëzve në takim dhe dërgon kujtesa automatike për secilin person.

Disa programe ju lejojnë të shtoni logon e kompanisë suaj dhe temat me ngjyra në dhomat e takimeve virtuale në mënyrë që të pasqyroni identitetin tuaj profesional kur takoheni me klientët. Karakteristika të tjera si dërgimi i kuizeve dhe lojërave për punonjësit tuaj gjatë takimit mund të ndihmojnë për ta bërë atë aktiv dhe për të inkurajuar njerëzit të angazhohen. Do t'ju duhet çdo mjet i mundshëm për të siguruar që njerëzit të marrin pjesë aktive në një takim virtual.

Komunikimi dhe Angazhimi

Për t'u siguruar që takimi të zhvillohet pa probleme, duhet të vendosni disa pika themelore të etiketës së takimit që duhet të ndjekin të gjithë të pranishmit. Së pari, vendosni se si të pranishmit mund të bëjnë pyetje kur dikush është duke folur.

A duhet të shtypin butonin "ngre dorën" apo të bëjnë pyetjet e tyre në chat? Në çdo rast, kërkojuni të pranishmëve të shtypin butonin e heshtjes kur dikush po flet për të bllokuar zhurmat e sfondit dhe të flasin vetëm kur hosti u kërkon të përfshihen në bisedë për të shmangur ndërprerjet.

Mbani në mend se mund të ketë ndryshime në shpejtësinë e lidhjes në internet, gjë që shkakton vonesa dhe ndërprerje të të folurit që mund të kërkojnë kohë. Sigurohuni që të kaloni disa minuta për të pyetur se si po ecin njerëzit përpara se të filloni takimin. Mund të përfshiheni në një bisedë miqësore për pesë minuta për t'u lidhur me punonjësit tuaj dhe për t'i lejuar ata të komunikojnë me njëri-tjetrin.

Angazhimi i të pranishmëve për të marrë pjesë në një takim virtual mund të jetë i ndërlikuar. Nëse punonjësit priren të dremisin gjatë takimeve ballë për ballë, si mendoni se do të veprojnë ata në takimet virtuale? Sigurohuni që të thërrisni çdo person me emrin e tyre për të tërhequr vëmendjen e tyre dhe për të bërë një pyetje aty-këtu.

Nëse mendoni se një person nuk përgjigjet ose nuk merr pjesë në bisedën anësore, lejojini të flasin herë pas here dhe kërkojini të përfshihen në bisedë. Kjo do t'i bëjë edhe të tjerët t'i kushtojnë vëmendje, në rast se i bëni ndonjë pyetje. Gjithashtu i bën ata të ndiejnë se ju dëshironi të dëgjoni kontributin e tyre në takim.

Gjëja e rëndësishme në çdo takim virtual është të siguroheni që çdo person të marrë pjesë disa herë ose aq sa e lejon takimi. Lejoni secilin person të flasë të paktën një herë në takim dhe inkurajojini ata të shkruajnë pyetje në bisedën anësore.

Është gjithashtu e dobishme të organizoni një takim argëtues të paktën një herë në muaj, në mënyrë që njerëzit të njihen me njëri-tjetrin, duke i bërë takimet të zhvillohen më natyrshëm.