Këshilla dhe truket për të përfituar sa më shumë nga Outlook.com

Me pandeminë që vazhdon ende, shumë biznese të mëdha dhe të vogla po sugjerojnë ende punonjësit të punojnë nga shtëpia. Kjo do të thotë që ka të ngjarë të shpenzoni më shumë kohë në kutinë tuaj hyrëse. Kjo është arsyeja pse ne do të shqyrtojmë disa këshilla dhe truke për të përfituar sa më shumë nga Outlook.com.

Aktivizo kutinë hyrëse të fokusuar. Zakonisht është i ndezur si parazgjedhje, por mund ta aktivizoni duke klikuar butonin e cilësimeve në këndin e sipërm të majtë të ekranit dhe më pas duke klikuar çelësin e ndërrimit për kutinë hyrëse të fokusuar. Me kutinë hyrëse të fokusuar, Outlook filtron mesazhet që mendon se janë më të rëndësishmet

Trajnoni kutinë tuaj hyrëse të fokusuar duke lëvizur mesazhet midis "Fokusuar" dhe "Tjetër". Për ta bërë këtë, klikoni mesazhin nga Tjetër dhe më pas klikoni butonin Lëviz te në krye të ekranit. Nga atje, zgjidhni "Lëviz gjithmonë te kutia hyrëse e fokusuar".

Përdorni shkurtoret e tastierës për t'ju kursyer kohë gjatë ditës tuaj të ngarkuar.

Nga çelësi i cilësimeve në këndin e sipërm djathtas të ekranit, mund të kërkoni për cilësimet e zakonshme. Kjo përfshin ndërrimin e temave, ndarjen, përcjelljen, zonat kohore dhe shumë më tepër.

Krijoni një nënshkrim dhe vendosni një njoftim jashtë zyrës në mënyrë që të mund të personalizoni përvojën tuaj të Outlook.

Pavarësisht se sa e madhe është kompania juaj, nëse jeni në bord me Microsoft 365, do t'ju duhet të vareni nga Outlook në ueb si pjesë e operacioneve tuaja. Por, me pandeminë që vazhdon ende, shumë biznese të mëdha dhe të vogla ende po sugjerojnë punonjësit të punojnë nga shtëpia. Kjo do të thotë që ka të ngjarë të shpenzoni më shumë kohë në kutinë tuaj hyrëse. Kjo është arsyeja pse, sot, ne do të shikojmë disa këshilla dhe truke për të përfituar sa më shumë nga Outlook.com

Organizoni kutinë tuaj hyrëse

Së pari në listën tonë janë disa mënyra për të organizuar kutinë tuaj hyrëse. Ne sugjerojmë të aktivizoni Inbox-in e fokusuar. Zakonisht është i ndezur si parazgjedhje, por mund ta aktivizoni duke klikuar butonin e cilësimeve në këndin e sipërm të majtë të ekranit dhe më pas duke klikuar çelësin e ndërrimit për kutinë hyrëse të fokusuar. Me kutinë hyrëse të fokusuar, Outlook filtron mesazhet që mendon se janë më të rëndësishmet. Ju do të mund të kaloni te mesazhet jo të rëndësishme në çdo kohë duke klikuar në seksionin Tjetër.

Ndërsa jeni këtu, mund të filtroni gjithashtu kutinë tuaj hyrëse. Edhe me aktivizimin e kutisë hyrëse të fokusuar, do të merrni përsëri disa mesazhe që nuk vlejnë për ju, ndaj mos ngurroni të përdorni funksionet e filtrit. Klikoni butonin Filter në këndin e sipërm djathtas të kutisë hyrëse për të filtruar mesazhet tona. Ju mund të filtroni sipas të palexuar, për mua, të shënuar, përmendje, bashkëngjitje, renditje dhe shumë të tjera.

Trajnoni kutinë tuaj hyrëse të fokusuar

Nëse kutia hyrëse e fokusuar nuk është saktësisht e fokusuar dhe mesazhet shfaqen në "Tjetër", ka një mënyrë për t'i pastruar gjërat. Për këshillën tonë të dytë, ne sugjerojmë të trajnoni kutinë tuaj hyrëse të fokusuar duke lëvizur mesazhe mes tyre. Për ta bërë këtë, klikoni mesazhin nga Tjetër dhe më pas klikoni butonin Lëviz te në krye të ekranit. Nga atje, zgjidhni "Lëviz gjithmonë te kutia hyrëse e fokusuar". Me këtë opsion të zgjedhur, mesazhet nga ky dërgues do të shkojnë gjithmonë në kutinë tuaj hyrëse të fokusuar, për ta vënë atë në pamje.

Provoni shkurtoret e tastierës

Dëshironi të kurseni kohë gjatë ditës tuaj të zënë kur përdorni Outlook.com? Pse të mos përdorni disa shkurtore të tastierës në vend që të tërhiqni miun. Ashtu si Word, Excel dhe PowerPoint, Outlook në ueb ka disa shkurtore të tastierës për funksione të zakonshme. Me këto shkurtore, do të jeni në gjendje të kurseni pak kohë dhe ndoshta të bëni më shumë punë. Hidhini një sy tabelës së mësipërme dhe shikoni listën e plotë këtu në Microsoft .

Ndjehem i humbur? Kërkoni për cilësimet për ndihmë

Nëse jeni fillestar në Outlook.com, mund të jetë e lehtë të humbisni. Ju mund të mos kuptoni se si të ndryshoni një cilësim për diçka që lidhet me kutinë tuaj hyrëse, leximin e mesazheve, dërgimin e mesazheve ose më shumë. Epo, Microsoft ka shpinën tuaj. Nga çelësi i cilësimeve në këndin e sipërm djathtas të ekranit, mund të kërkoni për cilësimet e zakonshme. Kjo përfshin ndërrimin e temave, ndarjen, përcjelljen, zonat kohore dhe shumë më tepër. Ju gjithashtu mund të klikoni lidhjen për të parë të gjitha cilësimet e Outlook. Është në dispozicion në fund.

Krijoni një nënshkrim ose vendosni një njoftim jashtë zyrës

E fundit në listën tonë janë dy gjëra që do të jenë të dobishme për ju. E para është krijimi i një nënshkrimi dhe e dyta është vendosja e një njoftimi jashtë zyrës. Krijimi i një nënshkrimi u jep email-eve tuaja një prekje personale dhe njoftimet jashtë zyrës do t'u përgjigjen automatikisht mesazheve kur nuk jeni të disponueshëm për punë.

Për të konfiguruar një nënshkrim, shkoni te menyja e cilësimeve dhe më pas zgjidhni Shiko të gjitha cilësimet e Outlook. Nga atje, klikoni Mail e ndjekur nga Shkruaj dhe përgjigjuni. Nga ajo faqe, ju do të jeni në gjendje të krijoni një nënshkrim që do të shtohet automatikisht në mesazhet tuaja të emailit. Ju mund të zgjidhni ta përfshini atë në mesazhet e reja që kompozoni, ose mesazhet që i përcillni ose u përgjigjeni gjithashtu.

Së fundi, për të vendosur një njoftim jashtë zyrës, mund të ktheheni te menyja e cilësimeve dhe të zgjidhni shikimin e të gjitha cilësimeve të Outlook. Nga atje, klikoni postën dhe më pas Përgjigjet automatike. Zgjidhni kutinë e zgjedhjes për të aktivizuar përgjigjet automatike dhe më pas futni një orë dhe datë për të dërguar përgjigjet dhe më pas futni mesazhin tuaj (për të qenë jashtë zyrës) dhe më pas klikoni Ruaj. 

Shikoni udhëzuesit tanë të tjerë për më shumë!

Gjatë vitit të kaluar, ne kemi mbuluar shumë tema të tjera të lidhura me Microsoft 365. Ne ju sugjerojmë t'i shikoni ato në qendrën tonë të dedikuar të lajmeve . Disa tema përfshijnë mënyrën se si mund të menaxhoni takimet , të përdorni Microsoft To Do me Outlook dhe më shumë. Gjithashtu, mos ngurroni të na tregoni se si po përdorni Outlook duke na lënë një koment më poshtë.