Inbox Zero: Gjithçka që duhet të dini

Kutia e postës elektronike - cila është gjëja e parë që ju vjen në mendje pasi keni dëgjuar këtë term? Epo, disa prej jush duhet të kenë filluar të paraqesin një kuti hyrëse të përmbytur me mijëra emaile promovuese që rri pezull mbi ekran, apo jo? Pra, kur ishte hera e fundit që bëtë përpjekje për të pastruar kutinë tuaj hyrëse? Shumë e-mail mesazhe vazhdojnë të qëndrojnë në kutinë tonë hyrëse për vite dhe vite, dhe fatkeqësisht ne nuk bëjmë asgjë për këtë.

Duke folur për menaxhimin e postës elektronike, Inbox Zero është një qasje e re që synon të mbajë bosh kutinë tuaj hyrëse. Dhe me bosh nuk nënkuptojmë se ka absolutisht zero numër emailesh. Në fakt, Inbox Zero është më shumë një strategji rigoroze që menaxhon në mënyrë efektive kutinë tuaj të postës elektronike për të përmirësuar dhe rritur produktivitetin tuaj. Tingëllon interesante, apo jo? Pyesni veten Çfarë është Inbox Zero dhe si mund ta arrijë atë? mos u shqetësoni! Ju keni ardhur në vendin e duhur. Në këtë postim, do të flasim për Inbox Zero dhe gjithçka tjetër që rrotullohet rreth këtij termi.

Burimi i imazhit: Ndihmë Scout

Le të fillojmë.

Çfarë është Inbox Zero?

Koncepti i Inbox Zero u prezantua në vitin 2006, nga një ekspert i njohur produktiviteti i njohur si Merlin Mann. Kur bëhet fjalë për të kuptuar qasjen ndaj Inbox Zero, së pari duhet kuptuar se Zero në termin "Inbox Zero" nuk i referohet të kesh një kuti hyrëse bosh.

Meqenëse emailet janë bërë një nga mënyrat më të fuqishme të komunikimit me kalimin e kohës, ky ndodh të jetë i vetmi burim i besueshëm dhe i besueshëm se si dikush përpiqet të kontaktojë me ju. Qofshin klientët tuaj të punës apo tregtarët promovues, pothuajse të gjithë përreth po synojnë kutinë tuaj të postës elektronike me mesazhet e tyre. Imagjinoni sa e tmerrshme është kur hapim kutinë tonë të postës elektronike pas një pushimi? Tonelata me mesazhe të palexuara të email-eve të pandërprera po mbushin kutinë tonë hyrëse duke na parë drejt e duke pritur që ne të përgjigjemi. Dhe me kalimin e kohës, numri i emaileve që merr dikush po rritet, gjë që e bën kutinë tonë të postës elektronike edhe më të rrëmujshme.

Burimi i imazhit: Kinkread Tech

Pra, çfarë është saktësisht Inbox Zero? Nëse përpiqemi ta kuptojmë me terma të thjeshtë, Inbox Zero është një strategji e menaxhimit të emailit që synon të organizojë kutinë tonë hyrëse. Objektivi përfundimtar i të paturit të një Inbox Zero është kur keni zero email të palexuar në kutinë tuaj hyrëse dhe të gjitha emailet janë përgjigjur siç duhet, lexohen, etiketohen ose çfarëdo veprimi i nevojshëm që kërkon duhet të ndërmerret në mënyrë efektive.

Shiko gjithashtu:-

Si të menaxhoni skedarin PST në Microsoft Outlook Microsoft Outlook është një mjet shumë i mirë për të sinkronizuar të gjithë llogarinë tuaj të postës elektronike në një vend. Ai ruan të gjitha informacionet...

Si mund të rrisë produktivitetin tonë Inbox Zero?

Imagjinoni veten duke pasur një ditë të ngarkuar në punë kur keni shumë detyra në pritje për të kryer gjatë ditës. Dhe më pas, sapo të hyni në llogarinë tuaj të emailit, shihni një mori email-esh që presin që ju të përgjigjeni. Ju me siguri nuk dëshironi një qershi në krye, apo jo? Edhe kur do të përpiqeni të përmbushni detyrat tuaja të tjera të punës, ato emaile të palexuara do të vazhdojnë t'ju shqetësojnë në fund të kokës.

Ndjekja e një qasjeje Inbox Zero është gjëja e duhur për të bërë kur bëhet fjalë për rritjen e produktivitetit tuaj. Nëse nuk dëshironi që produktiviteti juaj të vuajë, duhet të adoptoni strategjinë Inbox Zero. Hiqni pak kohë nga orari juaj i ngarkuar dhe kryeni veprimet e nevojshme për të hequr qafe të gjitha ato mesazhe të palexuara email nga kutia juaj hyrëse. Këtu janë disa veprime kryesore me email që mund të ndërmerrni për të arritur strategjinë Inbox Zero.

Inbox Zero Strategies

Burimi i imazhit: Tech Soup Canada

• Fshi: A është emaili i rëndësishëm për ju? As edhe një Zilch! Atëherë çfarë po pret? Prekni butonin e fshirjes dhe dërgojeni atë email në kosh menjëherë.
• Delegati: A ka të bëjë ai email përkatës me ju? Nëse po, atëherë përgjigjuni. Dhe nëse kërkon vëmendjen e dikujt tjetër, delegojeni emailin menjëherë duke ia adresuar personit në fjalë.
• Arkivi: Ka disa emaile që nuk kërkojnë vëmendjen tuaj të menjëhershme, por përmbajnë një mesazh të rëndësishëm. Për t'u marrë me emaile të tilla, veprimi më i mirë për të ndërmarrë është "Arkivi" në mënyrë që të mund t'i qaseni në të ardhmen kur të dëshironi.
• Përgjigjuni: Edhe nëse nuk keni kohë dhe nëse një email kërkon vëmendjen tuaj urgjente, mos vononi t'i përgjigjeni. Vështirë se duhen dy minuta nga koha juaj për të hartuar një përgjigje, apo jo? Pra, pse të prisni gjithë ditën për ta bërë këtë dhe të vuani produktivitetin tuaj? Bëje menjëherë!

konkluzioni

Pavarësisht se cila strategji e lartpërmendur Inbox-Zero do të përdorni, ajo patjetër do t'ju lejojë të arrini një paqe mendore. Ballafaqimi me emailet e palexuara do të rrisë produktivitetin tuaj pasi do të keni një gjë më pak për t'u shqetësuar gjatë ditës tuaj. Shpresojmë që ky postim të pastronte të gjitha dyshimet tuaja se çfarë është Inbox Zero dhe si mund ta arrini atë për menaxhimin e kutisë suaj të postës elektronike. Pra, çfarë mendoni për këtë strategji të menaxhimit të emailit? Mos ngurroni të ndani njohuritë dhe komentet tuaja në kutinë e komenteve më poshtë.