Як використовувати Microsoft Planner для відстеження завдань під час віддаленої роботи

Як використовувати Microsoft Planner для відстеження завдань під час віддаленої роботи:

Створіть план.

Створіть сегменти для представлення етапів процесу.

Створюйте завдання та перетягуйте їх між сегментами, щоб проілюструвати прогрес.

Microsoft Planner — це система керування завданнями в стилі Канбан, призначена для зайнятих команд і віддалених працівників. Планувальник може допомогти вам організувати, призначити та відстежувати завдання, коли ви не можете обговорити їх особисто.

Робота планувальника відбувається в «планах», які пов’язані з групами Office 365. Коли ви створюєте новий план, він автоматично створює нову групу (якщо ви не додасте план до наявної групи). Група існує, як і будь-яка інша в Office 365 — вона матиме власний сайт SharePoint, блокнот OneNote та інші ресурси.

На перший погляд це може здатися складним, але це допомагає покращити деякі розширені інтеграції Planner. При повсякденному використанні вам не потрібно занадто турбуватися про базову групову модель. Ви можете використовувати інтерфейс Планувальника, щоб створювати плани та додавати до них користувачів, не залучаючись до керування групами Office 365.

Плани та завдання

Увійдіть до Планувальника на tasks.office.com і натисніть «Новий план» у лівому навігаційному меню. Назвіть свій план і виберіть, чи зробити його загальнодоступним чи приватним. Загальнодоступні плани автоматично відображаються всім у вашій організації.

Завдання в планах упорядковано у стовпчасту структуру Канбан. Вони представлені у вигляді вертикальних списків («відро») карток, які відображаються горизонтально на екрані. Ви можете додати стільки відер, скільки вам потрібно.

Щоб створити завдання, клацніть будь-яке вікно та введіть назву завдання. За бажанням виберіть термін виконання та призначте завдання користувачеві. Потім це відображатиметься як завдання, яке вони повинні виконати.

Після створення завдання ви можете клацнути його, щоб відкрити додаткові параметри. До них відноситься можливість додавати примітки, контрольні списки, коментарі та вкладення. Ви також можете вказати пріоритет завдання та поточний прогрес.

Права сторона панелі дозволяє вибрати з кольорових міток, щоб додати їх до завдання – вони відображатимуться на картці на екрані дошки. Клацніть будь-яку мітку, щоб змінити її назву. Мітки допомагають розрізняти різні види завдань.

Використання Планувальника

Немає встановленого способу використання доступних опцій. Для невеликих команд може бути достатньо простого налаштування з сегментами «Зробити», «Робити» та «Готово». Потім ви можете перетягувати картки завдань між сегментами, щоб створити чіткий огляд прогресу.

Більші команди з більшим обсягом завдань можуть отримати користь від більш структурованого підходу. Плани, які представляють лінійний процес, можуть включати сегмент для кожного етапу процесу (наприклад, «Дизайн», «Розробка», «Тест» і «Випуск» для розробки програмного забезпечення або «Планування», «Запис», «Редагування» , «Огляд» для написання). Потім ви можете використовувати опцію «Прогрес» на картках, щоб вказати статус завершення.

Щоб краще зрозуміти завдання, ви можете використовувати вбудовані аналітичні можливості Planner. Натисніть вкладку «Діаграми» у верхній частині дисплея, щоб отримати візуальну розбивку вашого плану. Це повідомляє про статус завдання, сегмент і пріоритет, щоб ви могли чітко бачити, як просувається робота. На вкладці «Розклад» ви можете переглянути календар, який дає змогу побачити, коли планується завершити роботу.

Ця стаття дала вам короткий огляд основних концепцій Planner. У нас є більш детальні посібники щодо конкретних функцій, якщо ви хочете дізнатися більше. Planner відмінно вміє замінювати офісні дошки, покриті стовпцями з наклейками. Ви можете швидко побачити свої завдання, що інформує всіх навіть у розподілених командах, які працюють віддалено.